Knowledge Suiteとは｜主な機能や特徴、導入するメリット・料金体系を解説
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- Knowledge Suiteは、SFAやCRMの様々な機能を搭載したオールインワンサービス
- 名刺CRMやオンライン名刺など、顧客管理を効率化する機能が充実している
- 顧客に関するあらゆる情報を一覧表示でき、戦略的な営業活動が可能になる
Knowledge Suiteは、SFA/CRM・問合せ管理・分析ツールなどの様々な機能を搭載したオールインワンサービスです。本記事ではKnowledge Suiteの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。
目次
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Knowledge Suiteとは
Knowledge Suiteは、営業支援システム（SFA）、顧客関係管理システム（CRM）、問い合わせ管理や分析ツールなど、様々な機能を備えたオールインワンサービスです。
名刺管理から営業支援まで、業務に必要なツールがすべて揃っているため、企業のビジネス活動をサポートします。本記事ではKnowledge Suiteの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。
Knowledge Suiteの特徴
Knowledge Suiteは、豊富な機能とマルチデバイス対応などの魅力的な特徴があり、業務を効率的にサポートします。ここからは、その特徴に注目して詳しく解説します。
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Knowledge Suiteの特徴
複数の機能が使えるオールインワンサービス
Knowledge Suiteは、グループウェアやSFA/CRM、問い合わせ管理、集計・分析ツールといった多彩な機能を備えたオールインワンサービスです。各機能は相互に連携して動作するため、部門間の情報共有がスムーズに行えます。
すべての機能に簡単にアクセスでき、タブを切り替えるだけで業務を進行できるので、業務の効率が大幅に向上します。さらに、必要のない機能はオフにして使わないようにできるため、業務に合った柔軟なカスタマイズが可能です。
ユーザー数無制限のクラウド型サービス
Knowledge Suiteは、ユーザー数が無制限で利用できます。このサービスは、独自のクラウド基盤を活用しており、従量課金制を採用しています。
つまり、使った分だけの費用が発生する仕組みになっているため、企業の導入コストを抑えつつも、必要に応じてサービスを拡大することが可能です。
たとえば、導入時や少人数での運用期間にはコストを最小限に抑え、社員数や利用者が増加しても追加の費用がかからないため、長期的なコスト負担を軽減できます。この柔軟な料金体系により、企業の成長に合わせたシステムの拡張が容易です。
マルチデバイス対応でいつでもどこでも利用可能
Knowledge Suiteは、PCやスマートフォン、タブレットなどのマルチデバイスに対応しており、どこにいてもオフィスと同じビジネス環境を実現できる特徴があります。たとえば、外出先や移動中でも簡単に利用できるため、業務の進行がスムーズになります。
働く場所に縛られず、効率的に作業を進められるので、移動時間を減らしながら生産性を向上させることが可能です。
オフィスにいない状況でも、必要な情報を確認できるため、いつでもどこでもチームの連携を保ちながら仕事を進められる点がKnowledge Suiteの大きな魅力です。
Knowledge Suiteの主な機能
Knowledge Suiteは、GRIDY 名刺CRMやGRIDY オンライン名刺など多岐にわたる機能を備えています。ここからは、Knowledge Suiteの主な機能に注目して、詳しく解説します。
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Knowledge Suiteの主な機能
GRIDY 名刺CRM
GRIDY 名刺CRMを利用すれば、名刺情報をデータ化し、管理できます。通常、名刺は担当者の机上に埋もれがちですが、GRIDY 名刺CRMでは、手書きのメモさえもデータとして蓄積できます。
名刺情報は自動的にGRIDY SFAの顧客データにリンクされ、活動予定や情報を一元管理できます。さらに、複数のOCR技術や名刺辞書を活用した半自動システムを採用しているため、効率的にデータを処理可能です。
GRIDY オンライン名刺
GRIDY オンライン名刺は、手持ちの名刺をデジタル化し、URLやQRコードを使用してオンラインで名刺交換を可能にする便利なサービスです。スマートフォンやタブレットを使って名刺を撮影し、必要なテキストを入力するだけで、簡単にデジタル名刺を作成できます。
このオンライン名刺の利点は、物理的な名刺を持ち歩く必要がなく、名刺がすぐに共有できる点です。また、URLやQRコードを通じて、相手が簡単にデジタル名刺にアクセスできるため、名刺交換が迅速に行えます。
この機能によって、イベントやビジネスミーティングの際にも、手間をかけずに多くの人とつながることが可能です。
GRIDY メールビーコン
GRIDY メールビーコンは、顧客属性や商談ステータスに基づいて対象顧客を抽出し、メール配信を行います。配信したメールに含まれるURLがどれくらいクリックされたか、そのURLをクリックした顧客が誰かといった情報はリアルタイムでリスト化できます。
さらに、このツールは顧客データの抽出からメール配信まですべてオンラインで完結でき、ローカルにデータを保存する必要がないため、セキュリティリスクを軽減します。
顧客リストや配信履歴はデータベースに保存され、過去のメール活動を分析して今後のマーケティング戦略に役立てることができます。例えば、どの顧客がどのメールに反応したかを振り返ることで、次回のアプローチをより効果的に調整できます。
GRIDY リードフォーム
GRIDY リードフォームは、簡単にWebフォームを作成できる機能で、画面の案内に従うだけで誰でも手軽に利用できます。また、HTMLソースを加工することで、オリジナルデザインのWebフォームも作成可能です。
さらに、フォームへのアクセス数や回答数をリアルタイムで集計できるため、利用状況をすぐに把握できます。設問ごとの回答状況やその推移も簡単に分析できるため、効果的なマーケティングや顧客管理が行えるでしょう。
GRIDY SFA
GRIDY SFAは、顧客管理を中心に多くの情報を一元管理できるツールです。商談、営業報告、スケジュール、ファイルなど、顧客に関連する全ての情報が顧客詳細画面で一覧表示されるため、情報をすぐに把握できます。
商談管理機能では、進行中の案件に関する詳細情報を登録でき、チーム全員がその状況を共有することが可能です。顧客情報は簡単に入力できるため、営業報告を通じて有益な情報が蓄積されていきます。
また、顧客や商談、商品などの項目はカスタマイズ可能で、自社の業務に合わせて柔軟に管理できます。
Knowledge Suiteを導入するメリット
Knowledge Suiteを導入することで、戦略的な営業活動ができるなど多くのメリットがあります。ここからは、そのメリットについて詳しく解説します。
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Knowledge Suiteを導入するメリット
戦略的な営業活動を実現できる
Knowledge Suiteでは、顧客に関連するすべての情報を一覧表示できるため、営業活動を戦略的に行うことが可能です。商談の進捗や営業報告、スケジュール、ToDoリストなど、顧客とのすべてのやり取りが一目でわかるため、必要な情報をすぐに確認できます。
他の営業マンが担当している案件も確認できるため、情報の共有が容易になり、チーム全体の営業戦略が一層強化されます。例えば、訪問先の情報を事前にチェックすることで、顧客の過去の購入履歴や関心を持っている商品を把握できます。
この情報を基に提案を行うことで、顧客ニーズに即したアプローチが可能になり、商談がスムーズに進むでしょう。
スモールスタートで早期定着を目指せる
Knowledge Suiteでは、必要な機能だけを表示する「減らすカスタマイズ」が可能です。この機能を利用すると、企業は自社の特性やニーズに合わせて、最初は最低限の機能を選んで運用を開始できます。
初めてシステムを使う従業員が少しずつ使い方に慣れ、ストレスなく新しいツールに馴染むことができます。使い方に慣れてきたら、徐々に必要な機能を追加することで、システム全体の運用をスムーズに広げられます。
このように段階的に機能を増やすことによって、導入初期から従業員の理解が深まり、結果として早期定着につながります。また、システムの利用に対する抵抗感が減り、長期的な業務改善が期待できるようになります。
支社やグループ会社とも情報共有できる
Knowledge Suiteでは、自社内だけでなく、支社やグループ会社との情報共有が可能です。具体的には、「グループ機能」を活用することで、社内外のメンバーを簡単に招待し、まるでSNSを使う感覚で情報を共有できます。
この機能により、プロジェクトごとに必要なメンバーに適切なアクセス権限を設定でき、機密性の高い情報も安心して共有できます。たとえば、プロジェクトに関する最新の進捗状況や重要なドキュメントをリアルタイムで共有できるため、意思決定の迅速化が図れます。
自社に合わせた情報保護体制を構築できる
Knowledge Suiteを導入することで、企業は自社の情報保護ニーズに合わせた体制を構築できます。このシステムは、企業が抱えるさまざまな情報管理の課題に対して、個別の設定が可能であるため、データ漏えいや不正アクセスのリスクを低減できます。
以下では、Knowledge Suiteにどのような情報保護体制を構築できるのか詳しく解説します。
動的可視化
Knowledge Suiteの「動的可視化」は、情報の「見せる・見せない」を自動で制御する機能です。具体的には、共有範囲やグループを設定し、それに応じて情報を動的に表示します。
複雑な組織構造を持つ日本企業では、ヒエラルキー型やフラット型、プロジェクト型など、さまざまな形態のチームが存在しますが、動的可視化によってそれぞれのメンバーが必要な情報をスムーズに共有できるようになります。
特定のメンバーにだけ見せたくない情報があっても簡単に設定できるため、情報の安全性が確保されます。結果として、各メンバーには自分に必要な情報だけが表示され、業務がスムーズに進む環境が整います。
セキュリティ対策
Knowledge Suiteでは、非常に強力なセキュリティ対策が講じられています。まず、IPアドレスによる接続制限を採用しており、特定の固定IPアドレスからのみログインを許可することで、外部からの不正アクセスを効果的に防ぎます。
社内の重要な情報が守られるため、安心して利用できます。さらに、各ユーザーのログイン履歴やデータの編集記録を自動で取得する機能もあり、不正利用のリスクを大幅に抑制できます。
これによって、誰がいつ情報を編集したのかが明確に記録され、透明性が確保されます。こうした機能により、企業内の情報が適切に管理され、セキュリティの強化が図られています。
Knowledge Suiteの口コミ・評価
Knowledge Suiteは、企業のニーズに応じた多機能なプラットフォームとして高く評価されています。
「ユーザー数不問であるため費用を抑えやすい」という口コミがあり、企業にとって大きな魅力となっています。つまり、規模に関係なくコストを管理できる点が支持されています。
また、「コメントや指摘をもらえる機能があり、商談報告の際にとても便利」との声もあります。これはチーム内でのコミュニケーションを強化し、フィードバックを活用する機会を増やす要因となっています。
このように、Knowledge Suiteは、使いやすさや情報共有の円滑さから高く評価されています。
Knowledge Suiteの料金体系
Knowledge Suiteの料金体系は、税別で以下のようになっています。すべてのプランでID数は無制限で利用できます。SFAスタンダードは月額55,000円、SFAプロフェッショナルは月額85,000円、SFAエンタープライズは月額155,000円です。
共通サービスとしては、専用スマートフォンアプリ「GRIDY Smart Phone」が提供されており、AndroidとiOSの両方に対応しています。
また、ユーザーサポートも平日の9:00から12:00、13:00から17:30まで対応しており、国内データセンターによる運用が行われています。さらに、SSLデータ暗号化や脆弱性対応が施されており、セキュリティ面でも安心です。
| SFAスタンダード | SFAプロフェッショナル | SFAエンタープライズ |
|---|---|---|
| 月額55,000円 | 月額85,000円 | 月額155,000円 |
Knowledge Suiteの導入の流れ
Knowledge Suiteの導入は非常にスムーズで、企業が安心して利用を始められるように無料トライアルや導入支援サービスが用意されています。導入を希望する場合は公式の問い合わせフォームから申し込むと、無料トライアルを利用できます。
このトライアルにより、実際の使い勝手や機能を確認できるため、導入前に自社のニーズに合ったシステムかどうかを判断することが可能です。導入支援サービスも提供されており、システムの設定やカスタマイズについて専門のスタッフがサポートしてくれます。
Knowledge Suiteを導入する際の注意点
Knowledge Suiteを導入する際には、いくつかの注意点があります。まず、契約期間について、契約開始月から12カ月間（1年間）で自動更新されるため、長期的に利用することを考慮する必要があります。
自動更新となるため、契約終了のタイミングや更新の意思については、事前にしっかり確認しておくことが大切です。また、支払い方法に関して、Knowledge Suiteでは口座振替のみが利用可能です。
他の支払い方法を希望する場合は、事前に公式サイトやサポートに確認しておくことが求められます。特に、契約更新や口座情報の変更が必要な場合は、しっかりと手続きを行っておきましょう。
これらの注意点を踏まえて、後のトラブルを未然に防ぎ、安心してKnowledge Suiteを活用できる環境を整えることができるでしょう。
まとめ
Knowledge Suiteは、SFA/CRM・問い合わせ管理・分析ツールなど、さまざまな機能を搭載したオールインワンサービスです。特に、名刺CRMやオンライン名刺など、顧客管理を効率化する機能が充実しています。
顧客に関する情報を一覧表示でき、戦略的な営業活動が可能になります。多機能で柔軟な対応力を持つKnowledge Suiteは、業務の効率化や情報管理の強化を目指す企業にとって、非常に有用なツールです。
Knowledge Suiteを活用して、効果的な顧客管理と営業活動を実現しましょう。