SFAで営業の行動管理をする｜機能・できること・注意点を解説

行動管理は、日々行っている営業活動をデータ化・可視化することで、営業での課題を明確にし、営業活動の質を高めていくことが目的です。本記事では、SFAを使った行動管理のメリットについて解説します。SFAを使った行動管理の注意点の他、おすすめの製品も紹介します。

目次

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1. SFAを使った行動管理とは
2. SFAがもつ行動管理機能
3. SFAでの行動管理でできること
4. SFAを用いて行動管理を行う際の注意点
5. まとめ

SFAを使った行動管理とは

SFAはSales Force Automationの略で、営業活動を支援するためのツールです。営業活動の進捗管理や顧客情報の管理、営業目標の管理など多くの機能を搭載しています。SFAを使った行動管理とは、SFAの機能を活用して、営業担当者の行動を管理することです。

行動管理を行うことで、営業担当者の活動状況を可視化でき、営業活動の効率化を図れます。SFAを使った行動管理は、生産性や営業目標の達成率向上に最適であり、営業担当者のスキルアップにも効果的です。

担当者の行動管理や活動状況の可視化を人の手で行うのは非常に難しいですが、SFAを導入することでスムーズに行えるようになります。SFAを上手く活用しながら、営業効率のアップを目指しましょう。

そもそも行動管理とは

そもそも行動管理とは、目標の達成に向けて必要な行動を取れているか、各フェーズを正しく行えているかどうかを管理することです。特に企業の営業部門では、売上などの目標を達成するために必要な架電数や訪問数といった具体的な行動量を管理することを指します。

企業によって管理方法はさまざまで、日報・週報で担当者に報告させたり、共有のシートに記入させたりする場合がありますが、中でも便利なのがSFAの活用です。営業担当者の活動を分析しやすいため、適切なフィードバックを行えます。

行動管理で管理する仕事内容

行動管理で管理する営業部署の仕事内容には、以下のようなものがあります。

1. コール数
2. アポイント数
3. アポイント獲得率
4. 新規訪問数
5. 新規訪問率
6. 商談数
7. 商談化率
8. 受注件数

電話をかけた中からアポイントが取れた割合、新規訪問を獲得できた割合などのほか、商談まで持っていけた数などを管理します。営業をかけた中で、どれだけのアポイントや商談を獲得できたのかがわかれば、効率よく業務を行えているかどうかが把握できるでしょう。

また、従業員ごとの受注件数や商談化率などを把握することで、目標の達成率も明確になります。目標に対して、どれだけの結果が出ているのか、何が不足しているのかを分析することで、生産性の向上が見込めます。

行動管理の手順と効果

行動管理を行う際は、PDCAと呼ばれるサイクルを使って進めます。PDCAは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の4つの頭文字をとった言葉で、目標達成のための活動を継続的に改善するものです。

行動管理にPDCAを活用することで目標設定を明確化し、改善を繰り返しながらより効果的な営業活動が行えるようになります。

PDCAを活用した行動管理の具体的な手順としては、最初に目標や計画を立ててリソースを準備します。その後、計画を実行しながら状況を記録していきましょう。記録したデータをもとに評価を行い、改善をするまでが主な流れです。

KGIとKPIの関係について

行動管理を行う際には、KGIとKPIを設定しましょう。KGIは「Key Goal Indicator」の略で、企業の最終的な目標を定量的に表した指標です。KPIは「Key Performance Indicator」の略で、KGIを達成するための中間目標となります。

先にKGIを設定し、逆算しながらKPIを段階的に定めていくのがポイントです。例えば、KGIが「売上500万円増」の場合、KPIは「新規顧客1000件獲得」などとなります。それぞれを明確にしながら、効率よく行動管理を行いましょう。

行動管理がおすすめな業務の特徴

営業において行動管理は有効ですが、特に効果を得やすい業務の特徴を以下にまとめました。

1. 業務の手順が決まっている
2. 1つの作業が完了するまで時間がかかる
3. 複数の部署が連携して営業を行っている

また、顧客自身が簡単にリサーチできる現代において、「数を打てば当たる」といった従来の営業スタイルは向きません。営業スタイルを変えていない、かつ営業全体の成績が思わしくない場合は、営業プロセス改革の一環として、行動管理の実行がおすすめです。

SFAがもつ行動管理機能

SFAには、行動管理に関するさまざまな機能が搭載されています。ここでは、主な4つの機能を詳しく見ていきましょう。

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スケジュール管理機能

1つ目の機能は、営業担当者のスケジュール管理機能です。営業担当者は、SFAのスケジュール管理機能を使用して、商談日時・アポイントメント・出張など、営業活動に関連するスケジュールを登録・管理することができます。

SFAのスケジュール管理機能を使用すると、営業マネージャーは営業担当者のスケジュールを把握し、営業活動のサポートがしやすくなります。

案件管理機能

2つ目は、案件管理機能です。SFAの案件管理機能を活用すれば、案件のステータスや見込み客の情報、商談内容や受注金額など案件に関する情報を登録できます。案件の進捗状況を把握することで、効率的に営業活動を行えるでしょう。

また、SFAの案件管理機能を使用すると、営業マネージャーも案件の進捗状況を一緒に把握できます。営業活動をサポートすることができます。自身だけでなくマネージャーにも把握して貰うことで、より効率の良い営業活動が可能になります。

行動管理機能

3つ目の行動管理機能は、営業担当者の行動を管理するための機能であり、アポイント獲得数・提案商材数・見積件数・商談時間・商談回数などを細かく登録できます。

自分の行動を把握することで、より効率の良い営業活動ができるように意識でき、自身の営業の進捗状況を整理できます。どれだけアポイントを獲得できているのか、平均商談時間がどれくらいなのかが分かると、自身の成績も可視化できるでしょう。

ファネル分析機能

4つ目の機能は、ファネル分析機能です。SFAにおけるファネル分析機能とは、営業活動の進捗状況を把握するためのものであり、データを収集して分析してくれます。現状を把握することで、課題分析や戦略などの見直しを行えるのが大きなメリットです。

見込み客の獲得から受注に至るまでの各プロセスに対し、離脱率を分析してくれるため、どこを改善すべきか把握できます。各従業員の得意分野と苦手分野をそれぞれ把握するための機能としてもおすすめです。

得意・不得意が分かれば、従業員の能力にあわせた配置を行えます。正しい人員配置をすることで、生産性のアップにも期待できます。

SFAでの行動管理でできること

SFAの行動管理では、新人や経験の浅い社員を即戦力化しやすくなるほか、ノウハウを蓄積することも可能です。また、進捗状況を把握すれば課題も見つかりやすいでしょう。以下で、詳しい内容を解説します。

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新人や経験の浅い社員を即戦力化しやすくなる

SFAによる行動管理を行うと、新人や経験の浅い社員に対して適切な指導を行えます。客観的なデータを活用しつつ、適切な指導を行うことができれば、新人や経験の浅い社員でも即戦力化しやすくなるでしょう。

行動管理をすると苦手な部分や結果が良くないプロセス、評価すべき箇所を正確に把握できるため、各従業員の育成にも役立ちます。また、従業員本人も目標を設定することでモチベーションがアップし、課題をクリアすれば自信にも繋がるはずです。

ノウハウが蓄積できる

行動管理を行うと、優秀な成績をあげている従業員を把握できます。成績の良い従業員からノウハウや成功事例を学ぶことができれば、チーム全体にも良い影響が出るでしょう。

例えば、商談から契約に繋げるのが上手い従業員からは、コミュニケーションに関するノウハウを学べます。ノウハウを蓄積できれば、新人の教育や経験の浅い従業員に対する指導もしやすくなり、効率よく生産性をアップさせられます。

営業課題を分析できる

SFAの行動管理機能を活用すると、営業課題が見えてきます。営業担当者の行動や進捗状況を把握することで従業員の行動を把握し、不足している部分や改善が必要な部分を可視化できるでしょう。

例えば、集めたデータを分析した際、アポイント獲得数が少ない場合には見込み客へのアプローチ方法に問題がある可能性があります。また、アポイントは獲得できているものの、商談や契約に繋がらない場合はニーズを把握できていないケースが多いでしょう。

このような課題を行動管理機能で可視化することで、適切な改善策を打てるため、より質の高い営業活動に近付けます。

目標設定がしやすくなる

行動管理を行うと、営業における目標設定がしやすくなります。例えば、アポイント獲得数が少ない場合には、アポイント獲得数をアップさせることを目標にするのがおすすめです。

また、商談数や契約数が不足している場合には、提案商材数を増やし、顧客とのコミュニケーションに注力しましょう。明確な目標を設定すると従業員のモチベーションも上がり、チーム全体で同じ目的に向かって努力することができます。

迅速にフォローができる

SFAによる行動管理はリアルタイムな進捗が把握できるため、予定より遅れている部分などのフォローを素早く行えます。大きな問題に発展する前に、リカバリーを入れることも可能です。

素早いフォローは従業員の成長につながる上に安心して働ける要因にもなるため、進捗管理と迅速なフォローによって得られるメリットは大きいと言えます。

人事評価に役立つ

SFAを用いた行動管理は営業活動の効率化を図るだけでなく、人事評価にも役立ちます。どの従業員が、どれだけの成果を上げているのか把握しやすくなり、正しい人事評価が行えるでしょう。

また、各従業員が成果を上げているプロセスが把握できるため、正しい人事評価によるモチベーションや生産性のアップにも期待できます。

SFAを用いて行動管理を行う際の注意点

SFAを用いて行動管理を行う際には、共有の流れが作れているか、営業プロセスがシンプルかなどを確認しましょう。以下で、特に気を付けたい3つのポイントを解説します。

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共有の流れは作れているか

スムーズにSFAを導入するためには、チーム内で営業プロセスやシステムの使い方を共有しておく必要があります。SFAの導入目的や行動管理の必要性などを説明した上で内容を共有し、チーム全体が共通認識を持てるようにしましょう。

全員にしっかりと共有しない限りは、SFAを使った行動管理は定着しません。操作方法やデータの入力方法など、細かな使い方の周知も必要です。また、営業プロセスの各フェーズについても共有し、チーム内でズレが生じないようにしましょう。

営業プロセスはシンプルか

営業プロセスは、できるだけシンプルにしておくのがおすすめです。例えば、問い合わせから商談までのプロセスを細分化しすぎてしまうと、SFA上で管理する際に必要以上の時間がかかってしまいます。結果として、業務効率が悪化するケースもあるでしょう。

そのような事態を避けるためにも、営業担当が一目で分かるような営業プロセスを意識するのがおすすめです。情報量が多くなると混乱し、営業活動がスムーズにいかないだけでなく、柔軟性がなくなる場合もあります。

定義は明確か

従業員同士で認識のズレが生じないように、営業プロセスでの定義を明確にしておくことも大切です。「見込み客の獲得」のプロセスの場合、テレアポ・メール・Web広告など、どの媒体で獲得を狙うのかを明確にしましょう。

認識にズレが生じると、チーム内で営業の方向性に違いが出たり、効率の良い営業活動ができなくなったりします。定義については、各プロセスで明確にしておくことが大切です。

まとめ

行動管理は営業の活動状況を把握し、生産性の向上や効率の良い営業活動を行うために欠かせないものです。SFAを活用すれば簡単に行動管理を行うことができ、生産性のアップや営業担当者のスキル・能力の評価に繋げられます。

また、行動管理を行うことで目標が明確になり、達成できる可能性もアップさせられるでしょう。営業担当者のモチベーションを向上させる効果も期待できるため、ぜひ本記事を参考にしながらSFAによる行動管理の導入を検討してみてください。