おすすめの安否確認システム4選｜選び方・比較のポイントも解説

安否確認システムとは、災害が発生した際に従業員の安否を確認できるシステムです。有事に備えて導入しておくことが推奨されますが、多くの製品があるため選定に迷う企業も多いでしょう。この記事では、おすすめの安否確認システムや選び方のポイントなどを解説します。

目次

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1. 安否確認システムで災害に備えよう
2. 安否確認システムは対象範囲・連絡手段・設定の柔軟性で選ぶ
3. 安否確認システム選びで重要な3つのポイント
4. 安否確認システムのその他の比較ポイント
5. おすすめの安否確認システム4選
6. 安否確認システムの導入フローと注意点
7. まとめ

安否確認システムで災害に備えよう

安否確認システムは、地震や津波などの自然災害やテロなどの人的災害が発生した際に、企業が従業員の安否状況を確認できるシステムです。有事に備えて、事前に導入しておくことが推奨されます。

このシステムを使うことで、災害時に従業員が無事かどうかを迅速に確認でき、必要な対応を取ることができます。しかし、市場には多くの安否確認システムが存在するため、どれを選ぶべきか迷う企業も多いでしょう。

各システムの特徴や使いやすさ、導入コストを比較し、自社に最適なものを選定することが重要です。この記事では、おすすめの安否確認システムや選び方のポイントなどを解説します。

安否確認システムは対象範囲・連絡手段・設定の柔軟性で選ぶ

安否確認システムを選ぶ際に、安否確認の対象範囲・連絡手段の種類や数・配信条件を細かく設定できるかの3つのポイントを確認することが重要です。次の章では、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 安否確認の対象範囲を確認
2. 連絡手段の種類・数をチェック
3. 配信条件を細かく設定できるか

【その他の比較ポイント】

1. 誰でも容易に操作できるか
2. 確実に動作する信頼性があるか
3. 平時にも利用できるか
4. 多言語に対応しているか

安否確認システム選びで重要な3つのポイント

災害時に企業が従業員の安全を迅速に確認するために、安否確認システムの導入は欠かせません。しかし、さまざまな製品が市場に出回っている中で、どれを選べばよいのか迷うことも多いでしょう。

以下では、安否確認システムを選ぶ際に特に重要な3つのポイントについて解説します。

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安否確認の対象範囲を確認

安否確認システム選びで重要なポイントの一つは、安否確認の対象範囲を確認することです。システムによって、対象が従業員だけなのか、それとも従業員の家族も含むのかが異なります。

企業は、災害時に従業員の安全だけでなく、その家族の安否も確認する必要があります。家族の状況を把握することで、従業員が安心して仕事に集中できる環境を整えることができます。

中には、従業員と同様に家族の連絡先も登録でき、いざという時にシステムを通じて家族の安否確認ができる便利なシステムもあります。このようなシステムを選ぶことで、より広範囲にわたる安全確認が可能となり、企業全体の安全対策を強化できます。

連絡手段の種類・数をチェック

安否確認システム選びで重要なポイントの二つ目は、連絡手段の種類と数をチェックすることです。例えば、メールや電話だけでなくアプリやSNS、自動音声ガイダンスなど、さまざまな方法で連絡を取れるシステムを選びましょう。

安否確認システムの多くは、これらの複数の連絡手段を提供しています。大規模災害時には連絡の遅延が発生しやすいため、さまざまな連絡手段を利用できるようにしておくことが重要です。

こうすることで、連絡がスムーズに取れ、迅速に安否確認が行えます。システム選定時には、どの連絡手段が利用可能かを確認し、状況に応じて使い分けることができるシステムを選ぶことを心がけましょう。

配信条件を細かく設定できるか

安否確認システム選びで重要なポイントの三つ目は、配信条件を細かく設定できるかを確認することです。勤務地域や災害の種類によって、自動配信の条件を細かく設定できるシステムを選ぶことが重要です。

例えば、特定の地域で地震が発生した場合にのみ通知を送る、あるいは特定の災害種類に応じたメッセージを自動で配信するなどの設定が可能であれば、より効果的な対応ができます。

また、気象庁から取得した最新のデータを基に、自動的に安否確認のメッセージを配信できるシステムも存在します。

安否確認システムのその他の比較ポイント

安否確認システムを選定する際には、対象範囲や連絡手段、定期的な訓練の実施などが重要なポイントですが、その他にも比較すべきポイントが存在します。以下では、安否確認システムのその他の比較ポイントについて、詳しく解説します。

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誰でも容易に操作できるか

安否確認システムの比較ポイントとして、誰でも容易に操作できるかどうかを確認しましょう。緊急事態では、全員がスムーズに操作できるシステムであることが求められます。

システムが複雑すぎると、パニック状態で正確に操作することが難しくなり、結果として迅速な安否確認ができなくなる恐れがあります。

わかりやすいインターフェースや簡単な操作手順を備えたシステムを選ぶことで、従業員全員がストレスなく利用できるようになります。特にIT知識が少ない人でも、緊急時に戸惑わずに操作できることが大切です。

確実に動作する信頼性があるか

緊急時に安否確認システムが確実に動作しなければ、導入する意味がありません。信頼性を確認するためには、システムが過去にどれだけ安定して動作していたかや、データセンターの場所や数を調べることが有効です。

信頼性の高いシステムは、日常的な業務の効率性を向上させるだけでなく、災害時における安全性を保証する重要な役割を果たします。以下では、信頼性を確認できるポイントを詳しく解説します。

稼働実績

安否確認システムの信頼性を確認するためには、過去の災害時に実際に動作した実績があるかどうかを比較しましょう。システムが過去の災害でしっかりと機能した実績があれば、信頼性が高いと言えます。

例えば、「震度◯以上の地震が発生したら、全従業員に安否確認の連絡を一斉送信する」といったように、震度や地域の条件に応じて自動配信できる機能があると安心です。

このような機能があるシステムなら、災害時にも迅速かつ確実に対応できます。過去の稼働実績を確認することで、システムの信頼性を判断しやすくなります。

データセンターの場所や数

安否確認システムを選ぶ際には、データセンターの場所や数を確認しましょう。例えば、一つのデータセンターが地震や洪水などでダウンしても、他の地域にあるデータセンターがシステムを維持できれば、安否確認が途絶えることなく続けられます。

分散型のデータセンターは、システムの信頼性と耐久性を大幅に向上させます。分散型データセンターの有無をチェックすることで、より安全で信頼性の高い安否確認システムを選ぶことができるでしょう。

平時にも利用できるか

一部の安否確認システムは、災害時の安否確認だけでなく、日常の連絡ツールとしても機能します。例えば、体調確認のための検温報告や勤務予定の確認などにも対応しており、日常使いから非常時の対応まで幅広い使い方が可能です。

このようなシステムを導入することで、企業は日常的な業務管理を効率化し、災害時の迅速な対応も行えるようになります。また、一つのシステムで管理できるため、情報の一元化が図れる点もメリットの一つです。

多言語に対応しているか

安否確認システムを選ぶ際に、多言語に対応しているかどうかも重要なポイントです。外国人の従業員も災害時に迅速に安否確認を受けることができるようにする必要があります。

多言語対応のシステムでは、各従業員が理解しやすい言語で通知を受け取ることが可能です。例えば、英語や中国語、スペイン語など、広範な言語に対応しているシステムであれば、多様な文化背景を持つ従業員に対応できます。

おすすめの安否確認システム4選

安否確認システムの導入フローと注意点

安否確認システムを導入する際には、正しいフローと注意点を把握することが重要です。従業員の安全を確保し、災害時の迅速な対応を可能にするために、システムの選定から導入までをスムーズに進めることが目的です。

以下では、安否確認システムを導入する際の手順や留意点について詳しく解説します。

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1. 自社に必要な製品を選定する

安否確認システムを選定する際は、上記の選び方を参考に、自社に必要な要件を洗い出して製品を選びましょう。また、予算や導入後のサポート体制も考慮に入れましょう。

コスト対効果を考慮しつつ、導入後の定期的なトレーニングやサポートが充実しているかどうかも確認することが大切です。

これらの要件を明確にし、それに基づいて安否確認システムを選定することで、災害時の迅速な対応と従業員の安全確保をしっかりと行うことができます。

2. 無料トライアルで試す

無料トライアルを活用することで、安否確認システムの選定をより確かなものにすることができます。多くの製品が無料トライアルを提供しており、実際にシステムを操作してその使い勝手や機能性を試すことができます。

緊急時には迅速な操作が求められるため、実際のシナリオを想定してシステムがどれだけ使いやすいかを確認しましょう。無料トライアルでは、通知の送信や受信、情報の更新などの操作を実際に行い、その直感性や操作性を体験することができます。

3. 定期的に訓練を実施する

安否確認システムを導入した後は、定期的な訓練や研修を実施することが重要です。これにより、従業員はシステムの操作方法や災害時の適切な対応を定着させることができます。

定期的な訓練は、緊急時に迅速かつ効果的に安否確認を行うための準備を整えると同時に、従業員の意識を高める効果もあります。また、異なるシナリオや条件下での訓練を通じて、災害時の変化にも柔軟に対応できるよう訓練しましょう。

まとめ

安否確認システムは、災害時に迅速に従業員の安全状況を確認するための重要なツールです。災害や緊急事態が発生した際、従業員やその家族の安否確認を円滑に行うことができるため、企業にとっては導入が推奨されます。

しかし、多種多様な製品が存在するため、適切なシステムを選定することは容易ではありません。安否確認システムの選定にあたっては、システムがどれだけ広範囲な対象をカバーできるか、また連絡手段や設定の柔軟性がどれほどあるかを確認することが必要です。

自社のニーズに合わせて最適な製品を選び、選定後は定期的な訓練を通じてシステムの使い方を徹底的に理解させることで、緊急時に迅速かつ効果的な対応が可能となります。