おすすめの無料の在庫管理システム｜注意点・選び方も解説

在庫管理システムとは、在庫情報や棚卸しなどの業務に関わるデータを管理するシステムです。コストが気になって導入を躊躇っている企業もあるでしょう。本記事では、おすすめの無料で利用できる在庫管理システムと選び方、無料の利用が向いている企業の特徴を解説します。

目次

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1. 在庫管理システムは無料でも利用が可能
2. 無料の在庫管理システムを導入するメリット
3. 無料の在庫管理システムの利用が向いている企業の特徴
4. 無料の在庫管理システムを導入する際の注意点
5. 無料で利用できる在庫管理システムの比較ポイント
6. おすすめの無料で利用できる在庫管理システム
7. その他の無料で利用できる在庫管理システムの選び方
8. まとめ

在庫管理システムは無料でも利用が可能

在庫管理システムは、企業が商品や資材などの在庫を効率的に管理し、最適な供給チェーンを維持するためのツールです。在庫の量や場所、移動がリアルタイムで把握でき、在庫コストの最適化や注文の正確性向上が実現します。

一部の在庫管理ソフトウェアには、無料で提供されるフリーソフトも存在します。これらのツールは基本的な在庫管理機能を提供し、中小企業やスタートアップ企業におすすめです。

エクセルやアプリを使った在庫管理も可能

ビジネスで広く活用されているExcel（エクセル）や、無料で提供されているアプリを使うことでも、備品管理・在庫管理が可能です。エクセルの場合、テンプレートと関数・マクロを駆使することで、自社に適した在庫管理表を作成できます。

また、スマホアプリではカメラ機能でバーコードやQRコードを読み取り、製品の登録・編集・関連付けなどによって作業の効率化を図れます。

ただし、エクセルには専門的な知識と更新作業が必要となり、スマホアプリはセキュリティ面での対策が求められるなど、利用にはいくつかの注意点があります。

無料の在庫管理システムを導入するメリット

無料の在庫管理システムを導入するメリットは多岐にわたります。特に、中小企業やスタートアップ企業にとっては費用を最小限に抑えつつ、効率的な在庫管理の実現に役立ちます。ここでは、無料の在庫管理システムを導入するメリットについて解説します。

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コストの削減に繋がる

無料の在庫管理システムは、ライセンス料や購入費用が不要なため、初期投資が最小限に抑えられます。これにより、中小企業や予算に制約のある企業でも在庫管理の効率化が可能です。

また、クラウドベースの無料ソフトウェアを利用することで、サーバーの運用費用やセキュリティ対策にかかるコストも軽減できます。無料の在庫管理システムは、継続的なコスト削減とビジネスの効率化に大きく貢献します。

機能やシステムを比較検討しやすい

無料のソフトウェアは手軽に試用できて異なるオプションを比較しやすく、選択肢を絞り込むのに役立ちます。そして、ビジネスのニーズに合った最適なソリューションを見つけやすくなります。

また、無料のソフトウェアは基本的な機能を提供するため、必要な機能を確認して不要な複雑さを避けることができます。

無料の在庫管理システムの利用が向いている企業の特徴

無料の在庫管理システムは、予算に制約のある企業や効果的な在庫管理を手軽に始めたい企業にとっておすすめのツールです。ここでは、無料の在庫管理システムの利用が向いている企業の特徴について詳しく解説します。

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管理する商材の数が少ない小規模企業

小規模企業は通常、多くの商品ラインを持っていないため、在庫アイテム数が相対的に少ない傾向があります。高度な在庫管理機能を必要とせず、基本的な機能で十分な場合が多いです。

また、予算に制約がある小規模企業にとって、無料の在庫管理システムは初期投資が不要なため、コスト効率の高いツールです。

在庫管理業務がシンプルな企業

無料の在庫管理システムは、在庫管理フローがシンプルな企業に適しています。在庫の規模が小さい企業では、商品ラインが簡潔なことがほとんどであり、豊富な商品や部品を取り扱っていないため、在庫アイテムの種類が限られています。

在庫管理データの複雑性が低く受発注プロセスも単純なため、基本的な受発注手順が適しています。

無料の在庫管理システムを導入する際の注意点

無料の在庫管理システムを導入する際、いくつかの注意点があります。ここでは、無料の在庫管理システムを導入する際の注意点について詳しく解説します。

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利用できる機能に制限がある

無料のシステムは通常、有料版と比べて高度な機能やカスタマイズオプションが制限されています。無料のシステムでは基本的な在庫管理機能しか提供されず、高度な機能や予測分析などが欠けていることがあります。

システムのカスタマイズが制約されていると、特定の業務ニーズに合わせた調整が難しいです。また、利用者数やデータ容量に制限があるため、大規模な企業や多数のユーザーが必要な場合には不向きです。

これらの制約を理解し、自社の要件に合致するかどうかを検討することが重要です。無料の在庫管理システムは自社の要件に応じて選定しましょう。

登録できる商品数に制限がある

無料の在庫管理システムは通常、登録できる商品数に制限があります。登録数に制限があると、業務の拡大に対応できないことが多く、新しい商品や在庫アイテムの追加が困難など、システムの柔軟性に欠けます。

また、正確な在庫管理や需要予測に対応できず、適切な在庫レベルを維持することが難しくなります。そのため、登録商品数の制約が将来の成長と要件にどのように影響するかを検討し、慎重な選択が求められます。

サポートが手薄な場合がある

無料の在庫管無料のシステムは多くの場合、ベンダーや提供元による十分なサポートが期待できません。無料のシステムは収益を上げないため、ベンダーのサポートが手薄になることが多いです。

また、無料のシステムはコミュニティベースで提供されることが多く、迅速なサポート対応が困難となります。仮に問題が発生しても、適切な対応を期待できない点に留意しましょう。

セキュリティが脆弱な場合がある

無料のシステムは通常、セキュリティに対する投資やリソースが限られているため、専門的なセキュリティ対策が不足している可能性があります。セキュリティ対策が十分でない場合、機密情報や顧客データが外部に漏れる可能性が高いです。

また、セキュリティが脆弱なシステムは、ハッカーなどの危険性に晒されやすくなります。重要なデータや業務に深刻な影響を及ぼす可能性があり、企業の信頼性と評判に損害を与えることも考えられます。

無料のシステムでは、セキュリティの維持に必要な要素であるセキュリティの脆弱性を修正するアップデートやパッチが、適切に提供されないことも多いです。企業はセキュリティリスクを最小限に抑えるため、対策を検討する必要があります。

無料で利用できる在庫管理システムの比較ポイント

無料で利用できる在庫管理システムを比較する際、効果的な在庫管理を実現するため、いくつかのポイントを考慮しましょう。ここでは、比較ポイントについて解説します。

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導入形態を確認

無料の在庫管理システムを導入する際は、自社に合った導入形態を選びましょう。導入形態には主に、クラウドベースのオンラインシステムとパッケージ型があります。以下では、この2つの導入形態について詳しく解説します。

クラウド型

クラウド型の在庫管理システムは、オンライン上でデータを管理する形態です。アクセスの容易さ・柔軟性・スケーラビリティの高さから、場所を選ばずにデータへアクセスでき、リモートによって迅速な情報共有も可能です。

ただし、インターネット接続が必須となり、オンライン上でデータ管理するためセキュリティ対策を徹底しなければなりません。また、長期的に利用する場合、サブスクリプション料金がかかることもあります。

パッケージ型

パッケージ型の在庫管理システムは、専用のソフトウェアを自社のサーバーやコンピューターにインストールする形態です。この形態のメリットは、オフラインでも使用可能であり、データが自社内で完結するためセキュリティリスクが低いことです。

一方、デメリットとしてはインストールしたパソコンからしか利用できず、リモートアクセスに制限があります。また、定期的なバージョンアップやセキュリティ対策はユーザー自身で行わなければなりません。

管理方法が商材に適しているか

各企業の商品や商材は異なり、在庫管理の方法も多様です。無料のシステムを選ぶ際、自社の商材に適した在庫管理方法をサポートしていることを確認することで、効率的な在庫管理が行えます。

例えば、一括管理や分散管理、バーコードスキャニングなど、自社の商品特性に応じた管理方法が必要です。

選択肢が多い中で、自社の商材にマッチするシステムを選ぶことで、在庫の正確な把握や適切な補充、効率的な発注が可能となり、コスト削減やカスタマーサービス向上につながります。

既存システムと連携できるか

企業では、すでにERPや財務システム、ECプラットフォームなどのビジネスアプリケーションを運用していることが多いでしょう。その場合、既存のシステムと在庫管理システムを連携させることで効果的な運用が実現します。

無料の在庫管理ソフトウェアがAPIやデータ連携の機能を提供し、既存システムとのスムーズなデータの受け渡しや同期が可能かを確認しましょう。

これにより、双方のシステム間でリアルタイムの情報共有やデータ一元管理が実現でき、在庫の正確性や業務効率が向上します。

セキュリティ対策が万全か

セキュリティ対策は、機密性・データの保護・不正アクセスからの防御など、ビジネスにおける重要な要素の1つです。

安全な在庫管理を確保するために、選択した無料システムがデータの暗号化やアクセス制御、セキュリティパッチの定期的な適用など、セキュリティに関する最新の標準を満たしているかを確認しましょう。

セキュリティが万全でない場合、機密情報が漏洩する危険性があるため、厳格なセキュリティ対策が行われているかが重要です。

おすすめの無料で利用できる在庫管理システム

その他の無料で利用できる在庫管理システムの選び方

無料の在庫管理システムを選ぶ際には、「自社に適した機能が搭載されているか」「対応できる検品方法は何か」の確認がおすすめです。各企業の在庫管理ニーズは異なるため、システムが必要とする機能や検品方法も異なります。

自社の業務プロセスに合った機能がシステムに搭載されていることを確認し、検品方法がビジネスに適しているかも検討します。これにより、在庫の正確性や効率性を向上させることができます。

また、その他の比較ポイントとして「スマホに対応しているか」「サポート体制が充実しているか」についても考慮することで、より利便性の高い在庫管理が行えます。

【重要なポイント】

1. 自社に適した機能が搭載されているか
2. 対応できる検品方法は何か

【その他の比較ポイント】

1. スマホに対応しているか
2. サポート体制が充実しているか

まとめ

在庫管理システムは、企業が商品や資材の在庫を効率的に追跡・管理するためのソフトウェアで、一部無料で利用できるものもあります。無料の在庫管理システムのメリットとしては、コストの削減と比較のしやすさが挙げられます。

複数の無料システムを比較することで、自社に適したものを選びやすいです。システムを選ぶ際には、クラウド型とパッケージ型のどちらが自社に適しているか、導入形態を確認しましょう。

また、管理方法の適合性も考慮し、在庫の種類や業界に合った管理方法が提供されているかの確認が必要です。セキュリティや連携性にも注意しながら、自社のニーズに合った在庫管理システムを選択しましょう。