個人事業主におすすめの電話代行サービス2選｜選定のポイントも解説

電話代行サービスは、個人事業主にも導入が推奨されます。予算が限られる個人事業主も、電話代行サービスを利用すればコストを抑えながら業務効率化が可能です。この記事では、個人事業主におすすめの電話代行サービスや導入メリット、選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 電話代行サービスで個人事業主の業務を効率化
2. 個人事業主が電話代行サービスを利用するメリット
3. 個人事業主が電話代行サービスを利用するデメリット
4. 個人事業主が電話代行サービスを選ぶ際のポイント
5. 個人事業主におすすめの電話代行サービス2選
6. その他の電話代行サービスの選び方
7. まとめ

電話代行サービスで個人事業主の業務を効率化

電話代行とは、自社にかかってきた電話を代行会社のオペレーターが受けて、要件を聞いたり担当者に取り次いだりするサービスです。さまざまな企業に導入されているサービスですが、条件によってはコストを抑えた導入も可能で、個人事業主の方にもおすすめです。

従業員の少ない企業の場合、多くの業務を掛け持ちしている場合も多いです。しかし、電話はいつかかってくるか分からないので、顧客からの電話に出るためには常に電話の近くに誰かがいなくてはなりません。そのようなときに、電話代行が役立ちます。

特に事務員を雇う余裕がない企業や、事務所に人がいなくなるときがある企業などで、効果的に利用されています。電話代行の導入によって電話を気にすることなく業務に集中できるようになり、効率的に業務が進められるため収益アップにもつながります。

個人事業主が電話代行サービスを利用するメリット

現在では規模の大きい企業はもちろん、個人事業主が経営する従業員の少ない企業でも、電話代行サービスの利用が進んでいます。ここでは、個人事業主が電話代行サービスを利用するメリットについて解説します。

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電話対応のスタッフを雇う必要がない

個人事業主が経営する会社の多くは従業員数が少なく、全体の人件費に対する一人の人件費の割合が高くなっています。したがって、業務量と従業員数や収益と人件費のバランスを取ることが重要で、無駄な雇用は避けなくてはなりません。

そのため、電話対応のためだけに従業員を雇用するのは、無駄な人件費となる場合が多いです。また、雇用には時間がかかる上に採用のための費用が発生したり、福利厚生面や従業員教育などの手間もかかったりします。これらの費用と手間は個人事業主に大きな負担です。

そこで、それらの費用と手間を必要としない電話代行は、個人事業主にも最適なサービスとなります。

機会損失を防げる

顧客や取引先などからかかってくる電話の中には重要な電話も多く、電話に出られなかったりするとビジネス機会の損失につながる場合もあります。問い合わせなどに適切に対応できなかった場合は、自社の信用の損失につながる恐れもあります。

電話代行を利用すると、自社にかかってきた電話はすべて電話代行業者に転送され、必ず専門のオペレーターが自社のスタッフとして対応してくれます。そして、その内容をメールや電話で報告したり、内線でつないでくれたりします。

そのため、重要な要件を逃すことがなくなり、ビジネスチャンスが広がります。また、掛け間違いの電話やセールス電話などは、電話代行で対応してくれるので自社が無駄な時間を費やすこともなくなります。

プロの対応により信頼が得られる

初めて顧客が自社に電話をかける場合、自社に対する印象は、ファーストコンタクトである電話対応で決まる場合があります。その点、電話代行サービスで電話対応をするのは、ビジネスマナーとノウハウを身につけたプロのオペレーターのため安心して任せられます。

電話代行の中には、要望に合わせて自社のイメージに沿った対応をしてくれるサービスもあります。自社で電話代行のオペレーターと同等のノウハウを身に着けさせるには、相当な時間とコストが必要です。しかし、電話代行であればすぐにプロのノウハウを利用できます。

電話対応の負担から解放される

一日に大量の電話がかかってくる規模の大きい企業と違って、個人事業主の経営では受電数もそれほど多くなく、専用オペレーターの設置は無駄になることが多いです。そのため、業務の傍らの電話対応となっているのが現状です。

その場合、受電があると業務を中断して対応することになり、業務効率の低下とともにストレスにも繋がります。セールスや迷惑電話、クレーム対応であれば、より強いストレスが長時間続くことになります。

電話代行ではそれらのストレスがほとんどなくなり、業務に集中できるようになります。また、電話代行の中には、クレームに対して一次対応してくれるサービスを提供しているところもあります。

仕事とプライベートの線引きができる

個人事業主の場合、業務時間とプライベートな時間の線引きは難しく、営業時間外にかかってきた仕事上の電話にも対応しなければならない場合があります。しかし、個人事業主も心身の健康を保つためのプライベートな時間は、大切にしなくてはなりません。

電話代行で仕事とプライベートを分けるには、さまざまな方法があります。例えば、曜日や時間を決めた契約によって、ほかの時間帯は留守電対応にする方法です。また、プライベート中はオペレーターが伝言を受け、報告をメールやLINEで受ける方法もあります。

休日の対応を避けるために、普段は自社で電話対応を行い、休日などプライベートな曜日と時間だけ電話代行サービスを利用する方法もあります。自社の営業形態に合わせて、仕事とプライベートの線引きをするのがおすすめです。

個人事業主が電話代行サービスを利用するデメリット

個人事業主の場合、取引先との会話を会社名ではなく、事業主の名前で行っている場合も多いです。しかし、電話代行のオペレーターの対応は原則会社名で行い、事業主の個人名を名乗ることができない場合が多いです。

したがって、相手からすると個人に掛けた電話に会社名で対応されるので、導入当初は違和感が生じる場合があります。電話代行サービスを導入する前に、取引先に電話代行を導入することを伝えて、理解してもらうのがおすすめです。

個人事業主が電話代行サービスを選ぶ際のポイント

数多くある電話代行サービスから、自社に合ったサービスを選ぶのは難しいこともあります。まずは、以下の5つのポイントに注目して選択するのがおすすめです。

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コストは適正か

電話代行サービスの費用は、導入時にかかる初期費用と毎月かかる月額利用料です。初期費用には、オペレーターのアサイン手数料や研修費・マニュアル作成費などが含まれ、1～3万円程度が相場です。

月額利用料は、基本的に毎月受けるコール数で異なる場合が多いので、自社の受電数を把握して、無駄のないプランを選択することでコストを抑えられます。基本は、折り返しの案内や伝言の預かりで、ほかにさまざまなオプションが用意されています。

予算が限られる個人事業主は特に、事業規模やニーズに適したプランとオプションの選択が重要です。小規模な利用向けに安いプランがあるサービスもあるので、事前に費用対効果などを考えて適切な導入を行いましょう。

対応範囲がマッチしているか

電話代行サービスでは、サービス提供業者によってサービスの対応範囲が異なるので、事前のチェックが必要です。チェックの基本は、自社の業種や事業規模に適切なサービスなのかと、自社の課題解決ができるかの2点です。

たとえば、自社と類似した業種の個人事業主への導入実績が多い業者は、自社をよく理解できる業者だと判断できます。また、事前に電話代行を導入する目的を明確にし、その目的を達成できる対応を提供している業者の選択も重要です。

活用シーンの例

個人事業主が電話代行サービスを活用するシーンの例としては、以下のようなものが挙げられます。

1. 電話代行が相手の要望を聞き、事業主が内容確認後に折り返す
2. 受注や予約の窓口として電話代行が対応する
3. 特に忙しい時間や営業時間外に電話代行が一時的な対応をする
4. 電話代行が秘書として、事業主の指示に従って対応全般を担う

活用の仕方によっては事業内容を詳細に理解していないと対応できない場合もあるので、どのくらいのレベルの対応ができるのかはきちんと確認しておく必要があります。

受電報告のツールは何か

電話代行サービスが受電した内容は、さまざまなツールを用いて事業主に伝えられます。できるだけ、事業主が利用しやすいツールで報告があると、事業主はストレスなく確認できます。したがって、受電報告のツールの種類も業者選択の重要なポイントになります。

最近では受電通知の手段として、SlackやLINEなどのチャットツールの利用が多くなっています。チャットツールを利用すれば、パソコンでもスマートフォンでもリアルタイムでコミュニケーションが図れます。

電話番号の貸し出しがあるか

個人事業主の中には、個人の固定電話やスマートフォンの電話番号をそのまま利用している場合も多くあります。しかし、仕事とプライベートの境目がなくなったり、顧客に不安感を与えたりする場合もあるため、あまり好ましい状態ではありません。

電話代行サービスの中には、プランやオプションの中で電話番号の貸し出しを行っているところがあります。会社専用の電話番号ですので安心して使え、個人の電話番号を利用している個人事業主の方にはおすすめのサービスです。

すぐに利用開始できるか

電話代行事業者によって、契約から運用できるようになるまでの期間は異なり、1週間程度かかる場合もあれば、即日で運用できるようになるサービスもあります。したがって、電話代行事業者を決定する際に、いつから運用できるかの確認は必要です。

特に事業主に急な出張が入った場合や、事業主が体調を壊して急遽電話代行サービスを利用したい場合などには、すぐにでも利用開始できる電話代行サービスの選択がおすすめです。対外的な周知のことも考慮して、運用開始時期の決定をしましょう。

事前に転送設定が必要

電話代行サービスでは、自社の受電を電話代行事業者に自動転送する仕組みになっています。転送は電話代行のサービスでなく、契約している通信事業者のサービスであり、電話代行サービスを受ける前に、通信事業者に転送サービスの申し込みが必要です。

固定電話の転送サービスは有料の場合が多く、電話代行サービスにかかる費用とは別に事業主が負担する必要があります。また、転送が可能になるまで数日かかるケースもあるので、電話代行サービスを契約する前に申し込んでおくのがおすすめです。

携帯電話の受電を代行業者に転送する場合は、自分で設定変更するだけで済み、申し込みの必要がないケースが多いです。また、転送費用もかかりません。

個人事業主におすすめの電話代行サービス2選

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを提供する事業者は、数多くあります。その中から、個人事業主が自分の業種に適合した利用しやすいサービスを探すのは大変です。選定に迷ったときは、以下のようなポイントにも注目するのがおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 必要とする時間に対応しているか
2. オペレーターの品質をチェック

【その他の比較ポイント】

1. クラウド電話と連携できるか
2. 録音データの提供はあるか
3. 対応の柔軟性を確認

まとめ

会社にかかってきた電話をプロのオペレーターが対応してくれる電話代行サービスは、業種を問わず導入する企業が増えています。そのような電話代行は、予算が限られている個人事業主の利用もおすすめのサービスで、コストを抑えながらも業務の効率化を可能にします。

今まで電話に出られずに逃していたビジネスチャンスも、いつでも対応可能な電話代行の利用で獲得できる可能性が高まり、自社収益の向上にもつながります。また、個人の電話番号を使っている事業主の方には、電話番号の貸し出しが可能な代行会社もおすすめです。