ChatGPTで議事録を作成しよう｜メリットや注意点も解説

ChatGPTは、議事録の作成にも活用できます。手間と時間のかかる議事録作成をChatGPTに任せることで、大幅な業務効率化が可能です。この記事では、ChatGPTを議事録作成に活用するメリットや作成手順、作成時の注意点などを解説します。

目次

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1. ChatGPTを活用して議事録を作成しよう
2. 議事録作成におけるChatGPTの活用方法
3. ChatGPTで議事録を作成するメリット
4. ChatGPTを用いた議事録作成のやり方
5. ChatGPTで精度の高い議事録を作成するポイント
6. ChatGPTで議事録を作成する際の注意点
7. まとめ

ChatGPTを活用して議事録を作成しよう

ChatGPTは、自然な会話ができるチャット型のAIサービスです。このAIを使えば、手間と時間のかかる議事録の作成も簡単になります。具体的には、会議内容をChatGPTに入力すると、自動的に要点をまとめて議事録を生成してくれます。

これにより、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮でき、業務の効率化が図れます。この記事では、ChatGPTを議事録作成に活用するメリットや作成手順、作成時の注意点などを解説します。

参考：ChatGPT – OpenAI

議事録作成におけるChatGPTの活用方法

議事録作成は、会議やイベントの重要な成果を文書化し、情報の一元管理を行う上で欠かせない作業です。しかし、手作業での文字起こしや記録作業は時間と精力を要します。

そこで、ChatGPTを利用することで、議事録作成を効率化し、作業の正確性と速度を向上させることが可能です。以下では、ChatGPTを活用した議事録作成の具体的な活用方法について解説します。

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文章を要約する

会議後には大量のメモや議事録データが残りますが、これを一つひとつ確認して要約するのは大変な作業です。そこで、ChatGPTを利用することで、この手間を大幅に削減できます。

例えば、会議メモや議事録のデータをChatGPTに入力すると、AIが自動的に重要な部分を抽出し、簡潔な要約を作成してくれます。

具体的には、ChatGPTに「この議事録を要約してください」と指示するだけで、主要なポイントや決定事項を素早く取り出すことができます。時間を節約できるため、重要な情報を見逃すことなく効率的に議事録を管理できます。

要点をリストアップする

ChatGPTは、会議や議事録作成において重要な情報を効率的に箇条書きにして、リストアップすることができます。通常、会議や議事録には多くの内容が含まれるため、それらを整理するのは時間がかかる作業です。

ChatGPTを使用すると、会議のメモや議事録データを入力し、「この議事録の重要なポイントを箇条書きにしてください」と指示することで、AIが自動的に要点を抽出し、わかりやすいリスト形式で提供してくれます。

長い文章から要点を見つけ出す手間が省けるため、後から確認する際にも非常に便利です。

口語を文語に変換する

会議やインタビューの記録をそのまま文字に起こすと、話し言葉特有の曖昧さや冗長さが含まれることが多く、後で読む際にわかりにくい場合があります。そんな時、ChatGPTを使えば、口語体のテキストをより正式で明確な文語体に変換することができます。

例えば、文字起こしされた議事録をChatGPTに入力し、「この内容を文語体に変換してください」と指示すると、AIが自動的に適切な文語体に編集してくれます。これにより、読みやすく理解しやすい文章になります。

ChatGPTで議事録を作成するメリット

会議やイベントにおいて正確な議事録を作成することは重要です。しかし、手作業での文字起こしや記録作業は時間と労力がかかります。ここでChatGPTを活用することで、議事録作成を効率化することが可能です。

以下では、ChatGPTを使った議事録作成のメリットについて詳しく解説していきます。

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議事録作成の時間を短縮できる

会議の内容を文字起こしする際、ChatGPTは大量のテキスト情報を素早く処理し、必要な部分を抽出することができます。これにより、手動で文字起こしするよりも時間が大幅に短縮されます。

また、会議の要点を把握する時間も短縮できます。長い会議の記録を一つずつ読み取る必要がなく、ChatGPTが自動的に重要な情報を要約してくれるため、効率的に要点を把握できます。

従来の方法では時間と労力がかかる作業をChatGPTに任せることで、他の重要な業務に集中できる時間が増えるでしょう。

情報共有・業務遂行がスピーディーになる

ChatGPTで議事録を迅速にできると、会議で話された重要な情報や決定事項がすぐに関係者に共有可能です。例えば、会議が終わった直後に議事録が完成すれば、チームメンバーはすぐにその内容を確認し、各自の役割やタスクを理解することができます。

また、上司や他の部門への報告も速やかに行えるため、全体の業務の流れがスムーズになります。時間やリソースの節約が図れるだけでなく、情報の伝達ミスや誤解を防ぎ、全員が同じ情報をもとに行動することができます。

議事録の品質を平準化できる

議事録の作成は、個々の作成者の主観や解釈によって品質にばらつきが生じることがあります。一方でChatGPTを使用すると、人間の主観や個人的な解釈が介入することなく、会議の内容が公平かつ客観的に文書化されます。

また、ChatGPTを使うことで、作成者が特定の言い回しやスタイルに偏るリスクも低減されます。異なる作成者間での品質の一貫性が確保されるため、チーム全体でのコミュニケーションのクオリティが向上します。

結果として、議事録の品質が平準化され、情報の誤解や混乱が減少します。

ChatGPTを用いた議事録作成のやり方

ChatGPTを使うことで、効率的で効果的な議事録を迅速に作成することが可能です。ここでは、ChatGPTを使った議事録作成の流れを詳細に解説していきます。

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1. 会議の内容を文字起こしする

ChatGPTは、文字起こしされたテキストデータを入力として受け取り、それを基にして議事録の文書化を行います。そのため、ChatGPTで議事録を作成するには、会議のメモ・録音された音声の内容を文字起こしする必要があります。

この段階でしっかりと文字起こしを行うことで、後の議事録作成の効率が向上し、会議の成果や決定事項が正確に文書化されることにつながります。

文字起こしができるChatGPT搭載ツールも

ChatGPTを搭載した議事録作成ツールでは、会議やインタビューの録音データを文字起こしする機能が提供されています。これにより、録音された音声ファイルをツールにアップロードすることで、自動的にテキストに変換できます。

ChatGPTの利用によって、人為的なミスや聞き間違いを最小限に抑えながら、時間と労力を大幅に節約できます。そのため、会議の参加者は会話に集中し、議事録の作成作業をツールに任せることができます。

また、機械学習と自然言語処理の進展により、精度も徐々に向上しており、正確で迅速な文字起こしを期待できる点も大きな利点です。

2. 文字起こしした内容を修正する

ChatGPTに読み込ませるためには、まず文字起こしした内容を修正する作業が必要です。認識ミスや聞き取りにくい部分があれば、それらを修正しましょう。

さらに、会話の中での「えー」や「えっと」などの言い差し部分や、発言者の特定が難しい箇所も削除や修正することが大切です。このように精度を高めて、読みやすく正確な情報が記録された文書を作成することが可能です。

3. ChatGPTに加工してもらう

整えた文章をChatGPTに入力する際は、具体的な指示が重要です。まず、ChatGPTにどのような議事録を作成したいかを明確に伝える必要があります。

たとえば、会議の全体像を簡潔にまとめた要約を作成してもらう場合や、特定の決定事項やアクションアイテムを強調したい場合が考えられます。また、特定の言葉遣いや表現の使用を指定することも可能です。

フォーマルな表現でまとめたり、ある特定の視点から記述するように指示したりすることで、議事録のスタイルや内容を統一できます。ChatGPTはこれらの指示に基づいて、入力されたテキストを処理し、要求された議事録を生成します。

4. 内容を確認・修正する

ChatGPTが生成した議事録のテキストを注意深く検討します。会議の重要な議題や決定事項が正確に反映されているか、また意図した通りの情報が含まれているかを確認します。

特に客観性や正確性を保つために、議事録に必要な詳細が漏れていないか、あるいは過度に一般化されていないかを細かくチェックしましょう。また、文脈に即した表現や適切なフォーマットで整えることも大切です。

修正が完了したら、最終的な議事録を既定のファイルにまとめます。このように、生成された議事録の内容を丁寧に確認し、必要に応じて修正することで、ChatGPTを活用した議事録作成が効率的かつ信頼性の高い方法となります。

ChatGPTで精度の高い議事録を作成するポイント

ChatGPTで精度の高い議事録を作成するには、いくつかのポイントがあります。ここからは、そのポイントについて詳しく解説します。

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テンプレートを活用する

プロンプトテンプレートを活用することは、ChatGPTを使った議事録作成において精度を向上させる重要な手段です。テンプレートが明確で具体的であるほど、AIが適切な情報を処理し、より正確で読みやすい議事録を生成することができます。

たとえば、会議の目的や議題、重要な決定事項、アクションアイテムなどを明確に定義したテンプレートを作成することで、AIに対して必要な情報を的確に伝えられるでしょう。

文字起こしは丁寧に行う

ChatGPTは文法や誤字の一部を自動的に修正する機能がありますが、完璧ではありません。そのため、人間が最終的な確認と修正を行うことが必要です。文法の間違いや誤字が残っていると、議事録の読みやすさや正確さに影響します。

さらに、誤字や文法の間違いがあると、ChatGPTが正しく解釈しにくくなります。そのため、文字起こしの際には丁寧に修正作業を行うことで、議事録の品質を確保し、意味のある文書として完成させることが重要です。

人間の目で見直し、必要に応じて修正を加えることで、ChatGPTの能力を最大限に活用し、正確で理解しやすい議事録を作成できます。

プロンプトを改良していく

プロンプトを何度も改良することは、ChatGPTをより効果的に活用し、議事録の精度向上に繋がります。初めのプロンプトは一般的なテンプレートから始め、実際の使用や必要に応じて調整していきましょう。

例えば、特定の会議フォーマットや会社の要求事項に合わせてプロンプトを修正することで、AIによる生成文書の質を向上させることができます。改良のポイントとしては、具体的な要素や特定の言い回しを指定することが重要です。

また、過去の使用経験やフィードバックを元に、プロンプトの改良を進めることで、AIがより理解しやすく、適切な要約を提供できるようになります。

ChatGPTで議事録を作成する際の注意点

ChatGPTで議事録を作成する際には、情報漏洩のリスクや文字数制限などの注意点があります。以下では、ChatGPTを使った議事録作成の際の重要な注意点を解説していきます。

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情報漏洩のリスクがある

ChatGPTを含む多くのAIサービスは、入力されたデータをサーバーに送信して処理を行うため、情報が外部に漏れるリスクがあります。特に機密性の高い情報や個人情報を扱う場合は、このリスクに対処する必要があります。

機密情報や個人情報を含むデータをChatGPTに入力するのは極力避けるべきです。もしも情報が必要である場合は、具体的な個人名や特定の機密情報を伏せるなどの対応が考えられます。

文字数制限がある

文字数制限があるため、ChatGPTを使った議事録作成は長時間の会議には向いていません。無料版の場合、一度に処理できるテキスト量には制限があり、大きな文書や複数のセッションをまとめて処理することが難しい場合があります。

この制限を超えないためには、テキストを複数のセッションに分割したり、要約して処理したりする方法が有効です。しかし、より大きな文書や詳細な議事録を作成するには、有料版を検討する必要があります。

有料版ではより長いテキストの処理が可能であり、より高度な機能やサポートも提供されることがあります。そのため、長時間の会議や複数のセッションを含む議事録作成を行う場合は、無料版の制限を考慮し、必要に応じて有料版を選択することが推奨されます。

まとめ

ChatGPTは議事録の作成に非常に有効です。従来の手作業に比べて、時間と手間を大幅に削減でき、業務効率化が可能です。具体的には、会議やイベントの内容を自動で文字起こしし、その後要約や重要なポイントのリストアップを行うことができます。

さらに、精度の高い議事録を作成するためには、テンプレートの活用が重要です。適切なプロンプトを設定し、ChatGPTに対して具体的な指示を与えることで、必要な情報を正確に収集して整理できます。

このように、ChatGPTを議事録作成に活用することで作業効率を向上させ、品質の高い文書を作成することが可能です。本記事で紹介した方法を実践し、チームの情報共有や業務効率化に役立ててください。