おすすめのビジネスフォン・IP電話2選｜選び方のポイントも解説

社内の電話業務効率化や通信コスト削減のため、ビジネスフォンやIP電話の導入を検討している企業も多いでしょう。この記事では、おすすめのビジネスフォン・IP電話や、選ぶ際の比較ポイント、導入時の流れ・注意点などを解説します。

目次

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1. ビジネスフォン・IP電話で電話業務を効率化
2. ビジネスフォン・IP電話は回線の種類・機能・通話品質で選ぶ
3. ビジネスフォン・IP電話の選び方で重要な3つのポイント
4. ビジネスフォン・IP電話のその他の比較ポイント
5. おすすめのビジネスフォン・IP電話2選
6. ビジネスフォン・IP電話の導入フローと注意点
7. まとめ

ビジネスフォン・IP電話で電話業務を効率化

ビジネスフォンやIP電話は、ともにビジネス向けの電話装置やサービスを指します。ビジネスフォンは主装置と電話端末で構成されており、複数の外線・内線と同時に通信できるのが特徴です。

複数の電話を同時に使えるため、多くの電話がかかってくる企業でも、顧客を待たせることなくスムーズに対応できるメリットがあります。対してIP電話とは、従来の電話回線ではなく、インターネット回線に接続して通信する技術です。

インターネット環境があれば簡単に導入でき、手持ちのスマートフォンを会社用の電話端末として利用することも可能です。さらに、電話先との距離に関わらず通信料金が一定のため、国内の遠隔地・海外との通話料も比較的安価です。

さまざまなメリットを持つビジネスフォン・IP電話を導入することで、ビジネスが大幅に効率化するでしょう。この記事では、ビジネスの利用におすすめのビジネスフォン・IP電話の選び方について解説します。

ビジネスフォン・IP電話は回線の種類・機能・通話品質で選ぶ

ビジネスフォン・IP電話を選ぶ際は、回線の種類・機能・通話品質の3つのポイントに注目しましょう。いずれも電話の利便性に大きく関わるポイントであり、吟味して導入しなければ、かえって電話業務の効率や生産性が低下する恐れがあります。

その上で、専用電話番号の有無・予算・スマホの内線化・操作性・サポート体制などにも注目すると、自社に適したサービスを選ぶことができます。各ポイントについて、次の章で解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. アナログ回線かインターネット回線か
2. 必要な機能を備えているか
3. 通話品質をチェック

【その他の比較ポイント】

1. 専用の電話番号を利用できるか
2. 費用は予算に見合っているか
3. スマホを内線化できるか
4. 誰でも操作しやすいか
5. サポート体制は充実しているか

ビジネスフォン・IP電話の選び方で重要な3つのポイント

ビジネスフォン・IP電話を選ぶ上で特に重要なのが、回線の種類・機能・通話品質の3つです。各ポイントについて解説します。

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アナログ回線かインターネット回線か

電話回線は、アナログ回線とインターネット回線の2種に大別されます。アナログ回線は銅線（メタル線）を利用する電話回線で、一般的な家庭用電話機のほか、従来型のビジネスフォンでも採用されています。

一方でインターネット回線とは、インターネットプロトコルを利用する回線方式であり、IP電話が代表的です。それぞれメリットとデメリットが異なるため、下記の表を参考にして、自社に適した回線を選択してください。

	アナログ回線	インターネット回線
メリット	・通信が安定している ・停電時も通話できる	・1回線で複数の通話が可能 ・導入・通信費用が比較的安い
デメリット	・原則として1回線で1通話のみ ・通信費が比較的高い	・通信障害のリスクが高い ・通話品質が比較的低い

必要な機能を備えているか

ビジネスフォンやIP電話を選ぶ際は、自社に必要な機能の有無を確認しましょう。利用できる機能は、サービスやプランによって大きく異なるためです。自社に必要な機能がない場合、利便性が悪くなり、電話業務が停滞する恐れがあります。

一方で多機能な電話は、費用が高額になる傾向があるため、自社に必要な機能を明確にした上で、料金とのバランスを見ることが大切です。電話の基本的な機能としては、内線・転送・留守番電話などがあります。

これに加えて、次のような機能があるものを選ぶと、電話業務の利便性が向上するでしょう。

機能	概要
リダイヤル発信	発信・着信履歴の電話番号にワンタッチで発信
録音機能	通話内容を自動録音
外線自動転送	外線を事前登録した電話番号に自動で転送
音声自動応答（IVR）	コンピューターによる自動音声ガイダンス
メッセージ送受信	メッセージやファイルの送受信
システム連携	CRMなど外部システムとの連携

通話品質をチェック

安定した通話品質であるかどうかも、業務用の電話を選ぶ上で重要なポイントです。通話品質が悪い場合、相手の音声が聞き取りにくかったり、電話が途中で切れたりして、商談や社内連絡に支障を来す恐れがあります。

特にIP電話は、通話品質がインターネット回線の状況に左右されやすく、災害などの緊急時に通信障害が起こりやすい傾向があります。状況に左右されずに円滑な通話を実現するには、安定した通話品質が担保されているIP電話を選ぶべきでしょう。

通話品質を確かめるには、本格導入前に無料トライアルなどを活用した試験運用がおすすめです。

ビジネスフォン・IP電話のその他の比較ポイント

ビジネスフォン・IP電話を選ぶ際は、前述の3つのポイントに加えて、専用電話番号の有無・予算・スマホの内線化・操作性・サポート体制にも注目しましょう。各ポイントについて解説します。

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専用の電話番号を利用できるか

ビジネス利用の場合は、固定の電話番号がある方が便利です。固定の電話番号を持つことで、会社の実態性を証明でき、社会的な信頼性が向上しやすくなるためです。一方でIP電話の中には、専用の電話番号不要で発着信できるサービスがあります。

このようなIP電話をビジネスに導入した場合、専用の電話番号がないため、顧客に信頼されにくいなどのリスクがあります。さらに専用の電話番号がないIP電話は、緊急通話ができないなど、発信先が制限されることもあります。

したがって、ビジネスに利用する場合は、固定的な電話番号が取得できるサービスを選ぶべきでしょう。具体的には、専用の「050」番号が発行されるサービスがおすすめです。

費用は予算に見合っているか

ビジネスフォン・IP電話の利用には、次のような費用が発生します。

1. 初期費用
2. 月額費用
3. 端末の購入費用またはレンタル費用

無理なく1つのサービスを使い続けるには、総合的な費用が予算内に収まるサービスを選ぶ必要があります。

なお、初期費用や月額費用は、電話の端末数や利用可能な機能によって変動する場合があるため、あらかじめ自社の従業員規模や電話の利用目的を明確にしておくことが大切です。

機能やサービスに見合った適正な料金であるかは、複数のサービスを比較すると判断が容易になります。

スマホを内線化できるか

ビジネスフォン・IP電話によっては、従業員の手持ちのスマートフォンを内線化できる場合があります。スマートフォンを内線化すると、専用の固定電話機を削減でき、コストの節約につながります。

さらに、社外にいる従業員とも円滑に電話できるため、出張・営業・リモートワークの利便性が向上します。このようなメリットがあることから、スマートフォンの内線化の可否についても十分に検討するのがおすすめです。

誰でも操作しやすいか

ビジネスフォン・IP電話は、通常の電話と操作方法が異なる場合があります。そのため、誰でも簡単に操作できる装置であるかは、サービスを選定する上で重要なポイントです。

操作が簡単な電話を導入することで、教育や研修にかかるコストを抑えられます。さらに、運用開始後もスムーズに利用できるため、操作方法の確認のために電話中に顧客を待たせる心配がなく、円滑なビジネスにつながります。

このような理由から、ビジネスフォンやIP電話は、誰でも操作しやすいものを選ぶことが望ましいです。操作性を確かめるには、無料トライアルなどを活用するとよいでしょう。

サポート体制は充実しているか

電話を選ぶ際は、サポート体制の充実度にも注目しましょう。例えば、導入支援やトラブル発生時における技術的な支援があると、初めてビジネスフォンやIP電話を導入する企業も安心です。

サポートサービスの料金は、ベンダーなどによって異なります。したがって、有料のサポートサービスの場合は、具体的な料金を確認しましょう。

また、サポート方法（訪問・メール・電話）やサポート対応時間についても事前に確認すると、実際にサポートが必要になった際に円滑にベンダーと連携できます。

おすすめのビジネスフォン・IP電話2選

ビジネスフォン・IP電話の導入フローと注意点

ビジネスフォン・IP電話を円滑に導入するには、事前の設置計画の立案・通信環境の整備・操作マニュアルの作成といったフローの実践が重要です。ここでは、ビジネスフォン・IP電話の導入フローと注意点を解説します。

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1. 設置の計画を立てる

ビジネスフォンやIP電話のサービスによっては、導入にあたって回線や電話端末の設置工事が必要です。一般的な工事日数は半日〜数日で、工事中は電話が使えなくなることもあります。

さらに、固定式のビジネスフォンは、電話端末の設置のために既存のオフィスレイアウトを変更する必要があるかもしれません。円滑に工事を進めるには、工事の内容や期間について事前にベンダーと打ち合わせを行い、綿密な導入計画を立案することが大切です。

2. IP電話の場合は通信環境を整えておく

IP電話の場合は、インターネット回線に通話品質が大きく左右されます。安定した通話品質を確保するために、あらかじめインターネット通信環境を整備しましょう。

IP電話に推奨される通信速度は、上り下り共に150kbpsです。光回線は比較的通信の遅延が起こりにくく、安定した通信速度に期待できるでしょう。また、知名度や実績のある事業者を選ぶと、高品質のサービス供給に期待できます。

なお、IP電話は電磁波を発生する機器のそばに設置すると、通信が妨害されて通話品質が下がる恐れがあります。そのため、IP電話の設置場所についても事前に吟味してください。

3. 導入後は操作マニュアルを作成する

ビジネスフォン・IP電話を従業員に使いこなしてもらうには、誰にでも分かりやすいマニュアルの作成が重要です。電話操作がスムーズになって円滑なビジネスに期待できるだけでなく、教育コストの節約にもつながります。

なお、050番号のIP電話によっては、119や110番への緊急通報ができないことがあります。この場合は、緊急電話のかけ方についても、あらかじめ手順を明確にしましょう。この工程により、緊急時の対応がスムーズになり、自社の損害を最小限に抑えられるでしょう。

まとめ

ビジネスフォン・IP電話は業務用の電話であり、複数回線の同時使用・電話コストの削減などのメリットに期待できます。それぞれ特徴が異なるため、電話回線・機能・通話品質などのポイントを押さえて導入しましょう。

ビジネスフォン・IP電話を円滑に導入するには、ベンダーと導入工事や計画について打ち合わせを行い、選択した電話に最適な通信環境を整備することが大切です。自社に適した電話サービスを選定し、電話業務の効率化につなげましょう。