電子帳簿保存法対応の経費精算システム7選(全28製品)を比較！【2024年最新/比較表付き】

電子帳簿保存法の改正で、経費精算業務にも影響が及ぶ可能性があります。電子帳簿保存法の要件を確実に満たすには、経費精算システムの導入がおすすめです。本記事では、電子帳簿保存法の概要や対応するメリット、電子帳簿保存法対応に必要なシステムの機能を解説しています。

目次

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1. 電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの始め方
2. おすすめの電子帳簿保存法に対応した経費精算システム
3. 【比較表】電子帳簿保存法に対応した経費精算システム
4. そもそも「電子帳簿保存法」とは
5. 電子帳簿保存法に対応したおすすめ経費精算システムの選び方
6. 電子帳簿保存法対応の経費精算システム導入のメリット
7. 電子帳簿保存法対応の経費精算システムの主な機能
8. 電子帳簿保存法対応の経費精算システム導入時の注意点

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの始め方

経費精算システムの利用を開始するには、公式サイトでも資料請求が必要となる場合が多いです。本サイトでは、複数のサービスの特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。なお、資料の取り寄せは無料なので複数の資料をダウンロードして、自社に最適な電子契約システムを選ぶことができますよ！

おすすめの電子帳簿保存法に対応した経費精算システム

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【比較表】電子帳簿保存法に対応した経費精算システム

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そもそも「電子帳簿保存法」とは

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子データによる保存を義務付ける法律です。最初に施行されたのは1998年7月ですが、複数回の改正を経て、2022年1月にも近年のデジタル化を踏まえて、電子帳簿保存法が改正されました。

また、電子帳簿保存法では、2023年12月31日までに、電子化を終えるよう義務付けられていましたが、令和5年度の新たな税制改正により、相当の理由がある場合に限り、書面での保存が認められるようになりました。

ただし、この相当の理由に関しては詳細が記されていないため、猶予期間がある場合でも、なるべく2024年までに電子データによる保存に対応する必要があります。

電子帳簿保存法の保存区分

電子帳簿保存法の定める電子保存の方法は、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つです。

税制改正により、書面での保存が一部認められることにはなりましたが、働き方改革や業務効率の観点から、電子化が必要である状況に、依然変わりはありません。2024年1月1日からは、電子帳簿保存法によって定められた方法で電子データを保存しなければなりません。

参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存法の要件

電子帳簿保存法対応の経費精算システムには、電子帳簿保存法の要件を満たすための機能が備わっています。電子帳簿保存法の要件である「真実性の確保」「可視性の確保」を満たすことによって、電子データとしての保存が可能となります。

真実性の確保

「真実性の確保」とは、保存したデータが改ざんされるのを防ぎ、訂正・追加・削除の履歴が確認できるようにすることです。

「真実性の確保」の要件は次の3つで、①は必須要件となります。

税務署の職員から要求があった際に、電子データのダウンロードに応じることができれば、②・③の要件は不要となります。

可視性の確保

「可視性の確保」とは、保存された電子データを検索・表示できるようにすることです。

「可視性の確保」の要件は、次の2つです。

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】｜国税庁

参考：Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

電子帳簿保存法に対応したおすすめ経費精算システムの選び方

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの選び方として重要なポイントは2点あります。ここではそれらについて詳しく解説します。

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誰にとっても使いやすいか

経費精算システムは申請者や承認者、経理担当者が利用します。そのため、全ての担当者にとって使いやすい機能が備わっているかが重要なポイントです。

経費精算業務を効率化するために経費精算システムを導入したはずが、使いづらいためにかえって手間がかかってしまう場合もあります。本導入の前に各サービスの無料トライアルなどを通じて使いやすさを確認しておきましょう。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

サポート体制は充実しているか

万が一トラブルが起こった場合でも、サポート体制が充実していれば迅速にトラブルに対処することができます。メール、電話、チャットなどのサポート方法やサポート対応時間帯なども調べておくと良いでしょう。

また、導入支援や運用支援などを実施しているサービスもあります。これらのサービスは、サービス運用を軌道に乗せるのに役立つでしょう。

電子帳簿保存法対応の経費精算システム導入のメリット

経費精算書類は、国税関係帳簿書類に該当するため、電子帳簿保存法に沿った経費精算を行うには、経費精算システムの利用がおすすめです。ここからは、電子帳簿保存法対応の経費精算システムを導入するメリットについて解説していきます。

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経費精算業務を効率化できる

経費精算システムでは、紙媒体を使用した申請書の作成・領収書の添付・仕訳作業といったアナログ業務が必要ないため、経費精算業務の効率化が図れます。

また、経費精算システムを利用すれば、申請・承認・支払いまでが一括でオンライン上で完結するため、経費精算のためだけに出社する必要はなく、テレワークにも対応できます。

なお、クラウド型の経費精算システムを使えば、スマホやタブレット端末のアプリを使って申請・承認ができるため、外出先でもすぐに経費の申請ができます。さらに、代理承認設定を活用することにより、上司の不在時も承認作業が滞ることはありません。

コスト削減

税法上、領収書などの帳簿書類は、事業年度における確定申告の提出期限の翌日から7年間保存することが義務付けられています。ただし、電子帳簿保存法の保存要件を満たし、適切に電子保存を行った場合は、原本を破棄することができます。

原本の保管が不要になれば、保管のためのスペースが不要になり、棚・キャビネット・ファイルなどで保管する際の管理コストや、書面の郵送にかかるコストも削減することができます。

さらに、帳簿書類のペーパーレス化により、書類を印刷するコストの削減、探す時間と手間を省くことにもつながり、人件費も削減することができます。また、データの共有化を行えば、拠点間での原本の郵送も不要となります。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

紛失リスク軽減・内部統制の強化

経費精算システムの利用により、データ紛失・盗難のリスクを軽減することができます。万一データを紛失してしまった場合でも、申請履歴が残るため、トラブルや不正を防止することができます。

なお、交通系ICカードとシステムを連携させれば、日時・経路・金額が一目で分かるため、カラ出張・水増し請求といった不正申請を防止することができます。これらにより、管理体制・内部統制の強化につながります。

電子帳簿保存法対応の経費精算システムの主な機能

ここからは、電子帳簿保存法対応の経費精算システムの主な機能と、電子帳簿保存法との関係について解説していきます。

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タイムスタンプ付与機能

タイムスタンプ付与機能とは、スキャンした画像をシステムにアップロードした際に、自動的にタイムスタンプが付与される機能です。「何を」「いつ」作成したものなのか、日付・時刻情報をタイムスタンプによって記します。

タイムスタンプは、時刻認証業務認定事業者の発行を経て付与されるため、データの存在事実と、データの改ざんがないことを証明する真実性の確保を満たすことができます。

なお、タイムスタンプ対応のスマホアプリをインストールすれば、スマホでタイムスタンプの付与が受けられるため、テレワークや外回りの際も、スムーズに経費精算が行えます。

検索・一括検証機能

検索機能とは、アップロードしたデータを日付・取引先・金額などの項目から検索し、必要なデータを抽出する機能です。検索機能の利用により、可視性の確保を満たすことができます。

また、一括検証機能では、アップロードしたデータが訂正・削除・編集されていないかを検証し、真実性を確保することができます。

スマホ撮影で領収書などをアップロードできる機能

電子帳簿保存法対応の経費精算システムでは、スマホ撮影で領収書などをアップロードできる機能を備えています。この機能を活用することで、外出先でもすぐに領収書のスキャンができるため、速やかにスキャナ保存が行えます。

また、スキャナ保存制度では、国税関係帳簿書類を受領後、速やかに（おおむね7営業日以内）スキャナ入力することを要件とし、タイムスタンプを付与することで完了したと認められます。

その他、システムによっては、アップロードした証憑書類から、金額・取引先・日時を自動で認識してデータ化する機能もあります。

クレジットカード・ICカード連携機能

電子帳簿保存法対応の経費精算システムは、クレジットカード・ICカードとの連携が可能であるものがほとんどです。連携機能を使えば、クレジットカード・ICカードの利用明細を一括取り込みできるため、手入力によるミスを防ぐことができます。

また、取り込んだデータは、そのまま電子データとして保存することができるため、入力にかける時間や人的ミスを減らしながら、担当者の業務負担を大幅に削減することができます。

電子帳簿保存法対応の経費精算システム導入時の注意点

電子帳簿保存法対応の経費精算システムには多くのメリットがありますが、システムを導入する際は、以下の項目にも注意が必要です。

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スキャンの精度・機能を確認

スキャンした画像がスキャナ保存の要件を満たしていない場合、税法上、電子データとして認められない可能性があります。よって、スキャナ保存の要件を満たした機器を用意することや、スキャンデータの調整機能があるか、なども導入前にしっかりと確認しましょう。

例えば、システムの導入にあたっては、スキャナーやスマホアプリのスキャン機能の精度が以下の要件を満たしているか、確認しておく必要があります。

スキャナ保存の要件は、次の2つです。

1. 解像度200dpi（A4サイズで約387万画素相当）以上による読み取りができること。
2. 赤色・緑色・青色の階調度がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）であること。

※一般書類のスキャナ保存を行う場合は、グレースケールでも可。

システムによっては、スキャナ保存の要件を満たしているか、自動でチェックする機能があります。確実に要件をクリアするためには、スキャナの機能についても確認しておくといいでしょう。

データを適切に管理する

2022年に改正された電子帳簿保存法では、税務署長の事前承認制度の廃止・タイムスタンプ要件の緩和など、事業者の負担軽減のための大幅な見直しが行われました。

その一方、スキャナ保存された電子データに不正があった場合、重加算税の加重措置が課されるなど、税務処理上の不備に対する罰則が強化されました。

社内で電子データの保存場所が複数ある場合、申告漏れや可視性の確保がクリアできない可能性があります。そのため、データを格納・保存する場所は一元管理し、必要なデータはすぐに抽出できるように準備しておきましょう。

電子帳簿保存法をしっかり理解する

電子帳簿保存法に適切に対応するには、経費精算システムの導入だけでなく、システムを利用する従業員一人ひとりが、法令の内容を理解しておく必要があります。

法令の解釈を間違えたまま運用していると、知らない間に法令違反を犯してしまう可能性もあります。もし、法令の理解に不安がある場合は、サポートサービスを利用したり、専門家に相談することも検討しましょう。

社内周知を徹底するため、システムの導入にあたっては、電子帳簿保存法の内容を正しく理解し、法令に沿った運用ができるよう、社内ルールを作成しておく必要があります。

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際には、以下のようなポイントに注目することがおすすめです。最適な経費精算システムを選ぶためにも、ぜひ参考にしてください。

【重要なポイント】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 必要とする機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 他言語や外貨に対応しているか
2. スマホで利用できるか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

その他の電子帳簿保存法に対応した経費精算システム

電子帳簿保存法に対応した経費精算システム比較一覧表

まとめ

電子帳簿保存法に対応することは、経費精算業務の効率化や、コスト削減に繋がります。電子帳簿保存法対応の経費精算システムには、タイムスタンプ付与・検索機能・交通系ICカード連携機能などが備わっています。

また、電子帳簿保存法対応の経費精算システムを導入する際は、スキャンの精度・機能を確認し、データを適切に管理する必要があります。電子帳簿保存法の内容を正しく理解し、法令に沿った運用ができるよう、社内ルールを作成しておかなければなりません。

経費精算システムの導入を検討する際は、この記事を参考にシステムの選定を行い、メリットを最大限に活かせる環境作りを行いましょう。