おすすめのオンプレミス型経費精算システム4選【2024年最新/比較表付き】

経費精算システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は、自社に合わせてシステムの構築・運用ができ、セキュリティが強固な特徴があります。本記事では、オンプレミス型の経費精算システムの特徴や導入がおすすめの企業などを解説しています。

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目次

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1. オンプレミス型経費精算システムの始め方
2. オンプレミス型経費精算システム4選
3. 経費精算システムにはクラウド型とオンプレミス型がある
4. オンプレミス型の経費精算システムの特徴
5. オンプレミス型経費精算システム導入が向いている企業
6. オンプレミス型経費精算システムを導入する際の注意点

オンプレミス型経費精算システムの始め方

経費精算システムの利用を開始するには、公式サイトでも資料請求が必要となる場合が多いです。本サイトでは、複数のサービスの特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。なお、資料の取り寄せは無料なので複数の資料をダウンロードして、自社に最適な電子契約システムを選ぶことができますよ！

オンプレミス型経費精算システム4選

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経費精算システムにはクラウド型とオンプレミス型がある

経費精算システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は自社のサーバーにシステムをインストールするタイプで、自社に合わせてシステムの構築・運用ができ、セキュリティが強固な点が特徴です。

オンプレミス型の経費精算システムは、導入時に高額な費用がかかりますが、導入後は保守費用がかかる程度で、月額料金は発生しません。ただし、システムの運用にあたっては、社内で保守・アップデートを行うため、専任のシステム管理者を配置する必要があります。

近年はインターネットを通じて利用するクラウド型が主流になりつつありますが、それぞれにメリット・デメリットがあるため、どちらの形態が自社に適しているか、慎重に検討する必要があります。

オンプレミス型とパッケージ型の違い

経費精算システムには、オンプレミス型・クラウド型のほかに、パッケージ型もあります。オンプレミス型と混同されやすいですが、パッケージ型は、既に出来上がっているソフトウェアを購入して自社のPCにインストールする方式です。

パッケージ型は、完成したサービスを購入する「買い切り型」のため、オンプレミス型に比べて、カスタマイズ性が低い点が特徴です。一方で、オンプレミス型より導入コストが安く、動作環境さえ整っていれば、運用まで時間がかからない点がメリットと言えます。

オンプレミス型の経費精算システムの特徴

ここからは、オンプレミス型の経費精算システムの特徴を解説していきます。コスト・運用・開発・セキュリティに着目して、メリット・デメリットも紹介していきます。

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コスト

オンプレミス型の経費精算システムは、自社のサーバー上にシステムを構築する必要があるため、導入コストが数十万円〜数百万円かかります。また、カスタマイズ費用やサーバーなどハードウェアにかかる費用も発生します。

しかし、導入後は保守費用がかかる程度で、クラウド型のような月額料金は発生しません。そのため、運用の仕方によっては、トータルの費用がクラウド型より安くなる場合もあります。

なお、サーバーなどにかかる費用は固定資産として計上することができ、減価償却の処理を行います。自社内にサーバーを用意するのは負担が大きい・サーバーの構築費用を抑えたいといった場合は、レンタルサーバーを検討してみるのもいいでしょう。

運用

オンプレミス型の経費精算システムの運用は、社内で行うことになります。アップデートも社内で行うため、専任のシステム管理者や社内SEを配置する必要があります。

システムによってはコールセンターのサポートが受けられる場合もありますが、そうでない場合は、社内のシステム管理者が対応しなければなりません。

通常業務と兼任でシステム管理を行う場合、担当者の業務効率の悪化が懸念されます。システムをスムーズに運用するためにも、導入前に管理体制を整えておくことが重要です。

開発

オンプレミス型は、自社のニーズに合わせたシステム開発が可能です。拡張性や柔軟性が高く、カスタマイズ性に優れている点がメリットと言えます。

例えば、導入後に不都合が見つかった場合は、追加・修正が可能です。オンプレミス型はユーザーの意見を反映し、改良を重ねながら運用することができるため、ユーザーの満足度が高い点もメリットと言えます。

セキュリティ

オンプレミス型は、ローカルネットワーク内でシステムの運用が完結するため、セキュリティの高さが魅力です。

システムが使えるのは社内PCのみで、社外からのアクセスはできません。そのため、情報漏洩やサイバー攻撃を受けるリスクが低く、強固なセキュリティを構築できます。また、自社の要件に合わせてセキュリティの仕様をカスタマイズすることも可能です。

一方で、事故や災害時はPCそのものが故障するリスクがあるため、データのバックアップを万全にしておくなど、BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）対策が必要です。

オンプレミス型経費精算システム導入が向いている企業

初期費用が高額でも、セキュリティ面を重視したい企業には、オンプレミス型の経費精算システムが向いています。

多くの顧客の個人情報を管理する企業や、セキュリティ対策が重視される行政・金融機関などでは、オンプレミス型を選択するケースが見られます。

クラウド型やパッケージ型に比べてカスタマイズ性が高いため、社内のシステムと連携させたい・複雑な組織構成に適応させたいなど、システムに求める自社独自の要件がある企業においても、オンプレミス型の導入が適しています。

なお、オンプレミス型の導入には、ある程度の時間とコストがかかり、専任のシステム管理者を配置する必要もあるため、資金力・開発力・運用体制が整っている企業が有利と言えます。

オンプレミス型経費精算システムを導入する際の注意点

オンプレミス型の経費精算システムには多くのメリットがありますが、システムを導入する際は、いくつか注意点があります。これらの注意点も考慮したうえで、どの導入形態を選ぶか検討しましょう。

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運用開始までに時間がかかる

サービス契約やPCへのインストール後はすぐに利用を開始できるクラウド型やパッケージ型と異なり、サーバー上でのシステム構築が必要なオンプレミス型は、導入期間が長くなりがちです。多くのカスタマイズを行う場合は、さらに時間が必要です。

そのため、導入計画をしっかりと立て、スムーズに運用を開始できるよう準備をしておくことが大切です。また、導入前に従業員へのレクチャーも実施しておくと良いでしょう。

テレワークには対応しにくい

オンプレミス型は、セキュリティが強固な反面、社外からのアクセスができないため、テレワークに対応しにくいのがデメリットと言えます。

社内システムと言えば以前はオンプレミス型が主流でしたが、働き方改革やテレワークの普及に伴い、近年はインターネット環境があればどこからでもアクセスできるクラウド型が主流となっています。

オンプレミス型でテレワークへの対応を進めたい場合は、リモートデスクトップやVPNを利用する必要があります。手間や時間がかかるため、テレワークへの移行も容易ではないと言えます。

予期せぬコストが発生する場合もある

オンプレミス型はランニングコストが安い点がメリットですが、システム障害やトラブルが発生した場合、その補修費用が高額になる可能性もあります。

通常のメンテナンスやアップデートであれば事前に予算を組んで行うことができますが、急な障害やトラブルの場合は予期せぬコストが発生します。

クラウド型の場合は障害やトラブルにもベンダー側が対応し、その費用も料金に含まれているため自社で追加コストが発生することはありませんが、オンプレミス型はこうした予期せぬ事態に対応しなければならないこともある程度想定しておく必要があります。

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際には、オンプレミス型・クラウド型といった導入形態以外にも、以下のようなポイントに注目することがおすすめです。自社にとって最適な経費精算システムを選ぶためにも、これらを参考に多角的な視点で比較検討を行いましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 他言語や外貨に対応しているか
2. スマホで利用できるか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

オンプレミス型経費精算システム比較一覧表

まとめ

オンプレミス型の経費精算システムは、自社に合わせてシステムの構築・運用ができ、セキュリティが強固な点が特徴です。

近年はクラウド型が主流になりつつありますが、セキュリティ面を重視する企業や、複雑なシステム構成を要する企業には、オンプレミス型がおすすめです。

一方で、オンプレミス型は社外からのアクセスができないため、テレワークに対応しにくく、アップデートは社内で行わなければなりません。システムの運用をスムーズに行うためには、専任のシステム管理者を配置することも必要です。

オンプレミス型の経費精算システムを導入する際は、この記事を参考にシステムの選定を行い、システムのメリットを実感できる環境作りを行いましょう。