経費精算システムの料金相場は？経費精算システムのおすすめ6選(全40製品)を徹底比較！

経費精算システムを選ぶ際には、導入コストや料金相場が企業にとって非常に気になる部分です。本記事では、経費精算システムの初期費用・月額費用の相場や、中小企業と大企業が経費精算システムを導入する際にかかる平均費用、おすすめの経費精算システムと選び方を解説します。

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目次

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1. クラウド型の経費精算システムを導入する際の相場
2. 企業規模別｜経費精算システムおすすめ6選
3. 【比較表】おすすめの経費精算システム
4. 経費精算システムとは
5. 経費精算システムにかかる費用
6. 無料の経費精算システムのメリットと注意点
7. 経費精算システムを選ぶ5つのポイント
8. 経費精算システムの導入で使える補助金
9. 経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3
10. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

クラウド型の経費精算システムを導入する際の相場

経費精算システムには、オンプレミス型とクラウド型の提供方式がありますが、現在ではサーバーや周辺機器の準備が不要なクラウド型が主流です。よって、ここではクラウド型を導入した場合の費用の相場について、大企業と中小企業を例に解説します。

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中小企業が経費精算システムを導入する際の平均費用

中小企業の場合、クラウド型を導入する際の初期費用は、無料から30万円あたりが相場と考えて良いでしょう。

月額料金は1アカウントあたり300円から800円までに設定している製品がほとんどです。そのため、従業員が50名程度なら月額で15,000円から40,000円あたりが相場です。

しかし、製品によっては取り扱う最低アカウント数が決まっていることがあります。よって、個人事業主や従業員が非常に少ない企業の場合は、1アカウントの登録から取り扱っている製品を選ぶようにしましょう。

大企業が経費精算システムを導入する際の平均費用

大企業がクラウド型の経費精算システムを導入する場合、初期費用は中小企業とそれほど変わらず、無料から数十万円で済むでしょう。

月額料金は1アカウントあたり300円から800円までが多く、仮に従業員が500名なら15万円から40万円程度が相場です。また、オプション機能を付けるとこの価格に加算されます。

ただし、従業員が1,000人以上などの大企業の場合、社内規定やフローの複雑さ、長期的な運用を考慮するとオンプレミス型の方が合っている場合もあります。システムの管理体制や自社の必要性を考慮して、さまざまなシステムを比較検討するようにしましょう。

中小企業と大企業で経費精算システムの平均費用が異なる理由

経費精算システムにおける必要費用の平均値は、特に月額費用において中小企業と大企業とで値が異なっています。それは、クラウド型では月額料金が1アカウントごとで計算されるためです。

たとえば、月額料金が500円の場合、従業員50名なら月額料金は25,000円ですが、従業員が500名になると月額料金は25万円となります。

しかし、経費精算システムの多くは、使用するアカウント数が増えるほど単価が下がる料金体系になっています。また、従業員1,000名までを対象としている製品も多く、それ以上の人数は提供会社に問い合わせの上、見積もりを必要とする場合があります。

▼1アカウントあたり500円のサービスの月額料金

従業員数	月額料金
1～10人	500～5000円
10～50人	5千～3万円
50～100人	3～5万円
100～150人	5～8万円
150～200人	8～10万円

企業規模別｜経費精算システムおすすめ6選

経費精算システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な経費精算システムを選びましょう。

大企業向け経費精算システムおすすめ2選

個人事業主・小規模企業向け経費精算システムおすすめ2選

中小企業向け経費精算システムおすすめ2選

【比較表】おすすめの経費精算システム

経費精算システムとは

経費精算システムとは、企業における重要な経理業務である経費の申請・承認から精算までを効率的に行えるよう手助けしてくれるツールです。知識のない人でも扱いやすく、今までの紙ベース・Excelベースでの業務を大幅に効率化・自動化してくれます。

経費精算は事業運営には欠かせないものですが、交通費、出張費、接待費など多くの項目の経費を1つずつ精算するのは面倒な作業で、時間もかかります。さらに、従来のやり方では知識がある人でないと難しい業務でした。そのような問題の解決に役立つのが、経費精算システムです。より詳しく経費精算システムについて知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

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経費精算システムと会計ソフトの違い

経費精算システムは、経費精算に特化したシステムであり、従業員が交通費や出張費・接待交際費など経費の精算申請を行う際に使用します。経費精算システムはを導入することによって、経費精算に必要なフローを自動化することができます。経費精算システムは経理担当者だけでなく、申請者や承認者である従業員も利用するため、誰もが使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

一方で会計ソフトとは、会社全体の売上や経費等をもとに、決算書や総勘定元帳などの会計書類を作成するものです。会計ソフトは経理担当者が仕訳を入力することで、買掛金・売掛金台帳をはじめとする得意先帳簿や総勘定元帳などの帳簿書類を自動的に作成できます。

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経費精算システムにかかる費用

経理精算システムを導入するにあたって、有料版の場合では基本的に初期費用や月額費用が必要です。また、他のシステムとの連携などをする場合における、オプション費用も考慮しなければいけません。ここでは、各費用の相場について解説します。

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初期費用(無料～数百万)

初期費用は、従業員情報の登録や初期設定など使用する前の準備にかかる費用です。この初期費用は、システムの提供方法がオンプレミス型かクラウド型かによって異なっています。

オンプレミス型は、自社で用意したサーバにシステムをインストールする、買い切り型のシステムです。オンプレミス型の場合、サーバや周辺機器を自社で準備する必要があるため、その費用を含めると、一般的に数十万円から大規模なもので数百万円かかります。

一方、クラウド型はサーバを準備する必要がないため、初期費用はかなり抑えられます。中には、初期費用無料で提供されているものもありますが、およそ10万円から30万円程度と考えていいでしょう。

オンプレミス型	数十万～数百万円
クラウド型	0円～30万円程度

月額費用(300円～数十万)

月額料金もオンプレミス型かクラウド型かによって異なります。オンプレミス型は導入後もメンテナンスなどの費用として、月に数十万円ほどかかります。しかし、自社で運用・管理ができる場合、月額費用が不要になることもあります。

対してクラウド型の場合、アカウント数分の月額料金がかかります。1アカウントの月額料金は、300円から800円が相場です。ただし、提供会社の多くはアカウント数の増加に応じて割引制度を設けているため、使用者が増えると1アカウントあたりの単価は下がります。

オンプレミス型	月額数十万円
クラウド型	1アカウントあたり月額300円～800円

オプション費用(1機能につき1000～3000円)

経費精算システムはさまざまな機能を搭載していますが、機能の中には標準搭載のものとオプションで搭載されるものがあります。また、同じ機能でも製品によって標準かオプションかは異なっています。

たとえば、会計システムなど他システムとの連携は、オプションとして本体の価格と別に設定されているものが多くみられます。オプションの価格は、1機能につき1000円から3000円あたりが相場です。

また、オプションを導入する際には、工事費や備品代も別にかかってくることにも注意しましょう。

無料の経費精算システムのメリットと注意点

経費精算システムの多くは有料ですが、中には無料で使える製品があります。しかし、使用にあたっては注意すべき点もあります。ここでは、無料の経費精算システムのメリットと注意点について解説します。

無料の経費精算システムのメリット

無料版の経費精算システムには、さまざまなメリットがあります。特に、初めてシステムを使う場合や、有料版の料金で躊躇している場合にはおすすめです。

コストがかからないため、いつでも利用開始できる

有料版の経費精算システムの場合、導入から料金を払う必要があることから、思い立ってすぐに使い始めるわけにはいきません。しかし、無料の経理精算システムなら、使ってみたいと感じた際にすぐ利用開始ができます。

また、有料版の場合は、自社に合わなかったからといってすぐに止められません。その点、無料のものなら、合わないと分かった時点で使うのを止めて、別のシステムに移ることができます。

システムの比較検討・必要な機能の把握をしやすい

一度、有料版の経費精算システムを導入してしまうと、その後で機能が自社のニーズに合わない、または操作性が悪いことに気づいてもすぐに変更することができません。そのため、事前に自社に必要な機能が何かを把握しておくことが大切です。

無料の経費精算システムは、機能の数や性能に制限があるものの、基本的な経費精算業務が行える機能を備えています。よって、実際にシステムに触れることで、自社に必要な機能が何なのかを具体的に把握することができます。

また、有料版の多くは無料トライアル期間を設けています。どの製品が良いのかすぐに判断が付かない場合は、複数の製品を試してみて、どの製品が自社に合っているかを比較検討するといいでしょう。

無料の経費精算システムの注意点

無料の経費精算システムは、料金がかからず気軽に使用できる反面注意しなければならない点がいくつかあります。ここでは無料の経費精算システムを使う上で注意すべきことを解説します。

利用できる機能・期間に制限があるシステムが多い

経費精算システムには、経費を精算することのほか、領収書の読み取りや仕訳、支払の処理など多くの機能が搭載されています。また、経費精算システムの種類によっては、会計システムなど、他システムとの連携も可能です。

しかし、無料の経費精算システムの場合、これらの機能が少なかったり、有料版より性能が落ちたりすることがよく見受けられます。また、他システムとの連携が不可能だったり、使えるユーザー数や期間に制限があったりすることもあります。

セキュリティに不安がある

無料版の経費精算システムは、誰でも気軽に使えることから、有料版ほどセキュリティが高くない製品も見受けられます。

経費精算を含む経理関係のデータは、企業にとって非常に重要な情報です。セキュリティ性が弱く、システムの運用に不安が残る場合、システムの脆弱性をついてデータを抜き取られる可能性があります。

そのため、導入する前には、データの暗号化やアクセス制限、ログ保存などのセキュリティ機能があるかをしっかりと確認しましょう。

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経費精算システムの基本機能

経費精算システムの大きな導入目的は経費精算業務の効率化ですが、それを実現するには自社に合った機能を使うことが大切です。企業によって経費の種類や業務フローは異なるため、必要とする機能もそれぞれ違います。

入力補助機能

自社の経費の種類や支払い方法とマッチした入力補助機能を使えば、経費入力を効率的かつ正確に行うことができます。次のような機能が入力補助機能の例です。

領収書のOCR読み取り	領収書を撮影するだけで自動でデータ入力できる
乗り換えサービス連携	出発駅と到着駅を選ぶだけで交通費を自動算出できる
交通系ICカード連携	ICカードから交通費明細を取得し申請できる
法人クレジットカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
プリペイドカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
スマホ決済アプリ連携	利用履歴を自動で取込み申請できる
代理入力	他の担当者が申請・承認作業を行える
外貨レート換算	海外の通貨を日本円または他の通貨に変換できる

「交通機関の利用や出張が多く交通費・旅費の精算を効率的に行いたい」「法人カードとカード連携を行いたい」「スマホの決済アプリと連携したい」など、企業によってニーズが異なるため、適切なものを選びましょう。

申請・承認機能

経費精算システムには経費の申請から承認までのワークフローをスムーズに行える機能を搭載しています。スマホ対応の経費精算システムであれば、時間や場所を問わずいつでも経費精算業務が可能です。

承認フローの自動分岐	金額や経費の種類など申請内容に応じて 承認ルートを自動で変更できる
規律違反チェック	Webブラウザやスマホアプリから 手軽に経費申請・承認ができる
アラート・通知機能	承認・差し戻しなど進捗に合わせて 自動で通知
コメント機能	申請・差し戻し時にコメントを表示

経理担当者の負担軽減機能

勘定科目ごとの自動仕訳機能やFBの作成、会計ソフトとの連携機能など、経費精算システムには経理担当者の負担を軽減する機能も備わっています。

自動仕訳	仕訳データの自動生成
FBデータの作成	FBデータの自動生成
会計ソフト連携	CSV・API・シリーズ連携

ペーパーレス化機能

書類や領収書の管理、承認プロセスをデジタル化することで、手間を省き、コストや環境負荷を削減する目的で導入されます。

申請から承認・保存・分析まで、経費精算のプロセスをデジタル化することで、経費業務を大幅に効率化できます。また紙を使わないことで、コスト削減や環境負荷の軽減にも貢献します。

領収書の電子保存	領収書や請求書をアップロードし 書類をデータで保存・管理
クラウドベース保存	経費精算データや領収書をクラウド上で保存し、 日付やフリーワード検索から 簡単にデータを引き出せる

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経費精算システムを選ぶ5つのポイント

経費精算システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてからシステムを選びましょう。

前提｜経費精算に関する自社の課題を明確にする

経費精算システムを導入する際にはまず、経費精算に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に経費精算システムと言っても「機能の柔軟性」や「連携できるシステム」「サポート体制」などが各社の製品で異なります。そのため自社の経費精算に関する課題を整理することで、必然的に必要な経費精算システムの特徴が見えてきます。

課題に合わせて機能を確認

経費精算には一般経費や交通費・出張費・交際費などさまざまな種類があります。その中で「どの経費の利用頻度が高いのか」「どこを改善したいのか」を明確にし、それらの課題を解決してくれる機能が備わっているシステムを選びましょう。

例えば「交通費精算の手間を減らしたい」「請求書の支払い処理や立替業務を楽にしたい」といった具体的なニーズに対応できるシステムや機能で選ぶことが必要です。

自社の承認フローに適しているか

上長による承認や経費担当者による二重チェック、部署ごとのフローなど企業によって経費精算の承認フローは異なります。

そのため、承認の順番や権限、承認者の通知方法などをシステム内で簡単に設定できるか、またフローの変更や、追加が容易かどうかも選定のポイントです。自社の承認フローに柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、スムーズな経費精算が実現できます。

既存のシステムと連携できるか

経費精算は給与計算システムや労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。API連携なのかCSVを読み込ませるのか、システムによって連携方法は異なりますが、なるべく加工せずに連携できるものを選びましょう。

また既に導入している給与計算システムや労務管理システムがあれば、それらと同じシリーズの経費精算システムがおすすめです。共通のインターフェースでさまざまな業務に対応でき、バックオフィス全体の効率化にも繋がります。

導入・運用費用は自社に見合っているか

経費精算システムの費用相場はシステムのタイプによって異なります。以下では、初期費用や運用費用など導入にかかる費用相場をタイプ別に紹介します。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、数十万円〜数百万円程度とかなり高額です。イチからシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。運用費も数十万円程度ですが、クラウド型と違いオンプレミス型は、従業員数に関わらず運用費用は一定なため、使用する人数によっては高額とならない場合もあります。

オンプレミス型の多くは買い切りため、システム利用に関する料金はかかりません。しかし、あくまでもシステムを利用するための料金がかからないだけで、運用にはコストがかかります。費用対効果を加味しながら、導入を検討しましょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0～数十万円程度です。オンプレミス型よりも安い費用で、中には初期費用をかけずに利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。しかしクラウド型は、従業員の数に応じて運用費用が決まる従量料金制のため、長期の運用によっては費用が高額になる場合もあります。

またシステムによっては、欲しい機能がオプション機能になっている場合があります。追加料金のかからない基本機能でどこまで経費業務がカバーできるか、システムによって削減できるコストや費用対効果も考えてシステムを選びましょう。

十分なサポート体制があるか

不具合やもしものトラブルに備えてサポート体制を確認しておきましょう。特に初めて経費精算システムを導入する企業や、知見のある人が社内にいない企業は、サポートの有無がスムーズな導入・運用に影響します。

サポート体制の充実度はベンダーごとに異なります。導入やワークフローの設定、他システムとの連携まで手厚くサポートしてくれる場合もあれば、メールやチャットによる簡単な対応のみの場合もあります。どのようなサポートが受けられるのか事前に確認しましょう。

経費精算システムのその他の選び方

ここでは「経費精算システムを選ぶ5つのポイント」では紹介しきれなかった、経費精算システムのその他の選ぶ方について解説します。

提供形態で選ぶ

経費精算システムの形態は大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。クラウド型はインターネットを介して利用するタイプ、オンプレミス型は自社のサーバを使って利用するタイプです。

クラウド型は初期費用は抑えられますが、従業員数や利用頻度に応じた月額料金がかかります。一方でオンプレミス型は、初期費用は高額なもののカスタマイズ性が高く、システムの運用費用はそれほどかからないのが特徴です。

一般的に、従業員数が多く経費の申請フローが複雑な大企業はオンプレミス型、従業員数や予算が比較的少ない中小企業はクラウド型が向いているとされています。しかし、最近は大企業向けのクラウド型システムも多く、利用が広まっています。プランの内容をよく確認することが大切です。

企業規模で選ぶ

経費精算システムのサービス内容やプランは幅広く、自社の企業規模より必要以上の機能を搭載しているシステムを導入すると、無駄なコストが発生する場合があります。そのためにはまず自社の規模に見合ったサービス・プランに絞り込むことが大切です。

従業員の多い大企業や複雑な社内規定がある場合には、「大企業向け」の経費精算システムがおすすめです。大企業向けのシステムは、カスタマイズ性に長けており、複雑な承認フローにも柔軟に対応することができます。

中小企業や従業員が比較的少ない企業であれば、「中小企業向け」の経費精算システムがおすすめです。中小企業向けのシステムは、経費精算に必要な機能をシンプルかつ、リーズナブルな価格で利用することができます。

電子帳簿保存法への対応可否で選ぶ

経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法（電帳法）に対応しているかも確認しましょう。電帳法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。情報化・ペーパーレス化の流れを受け、2024年からは電子取引を行った際のデータはオンラインで保管することが義務化されます。

電子帳簿保存法にどこまで対応しているかは製品によって異なります。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかが、対応の有無を判断する1つの目安となるでしょう。

2023年10月から開始したインボイス制度では、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号が記載されます。この登録番号の有無によって仕訳区分を変更する際、システムがインボイスに対応していなければ、仕訳区分の手直しが別途発生します。経理担当者の負担を増やさないためにも、電子帳簿保存法・インボイスに対応したシステムなのか確認が必要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：JIIMA認証情報リスト｜国税庁

まずはお試し無料トライアル！

一度導入した経費精算システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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経費精算システムの導入で使える補助金

小規模法人や中小企業の場合、経費精算システムを導入する際に国からの補助金・助成金の支援を受けることができます。導入の際に合わせて確認しておきましょう。

IT導入補助金

IT導入補助金は、ITツールを導入する中小企業・小規模事業者支援のために中小企業庁が行う補助金制度です。補助金にはソフトウェアの種類や目的によって大きく5種類に分かれており、経費精算システムの導入は「通常枠」または「インボイス枠（インボイス対応類型）」になります。

通常枠の補助額はソフトのプロセス数により異なり、最低5万円から最大450万円までで、補助率は1/2以内です。また「インボイス対応類型」の補助額は50万以下から最大350万円までで、補助率は3/4以内、4/5以内、2/3以内と変わります。

参考：IT導入補助金2024

経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3

経費精算システムの中で導入企業社数の多いものをランキングにしました。第1位は、18,000社以上の導入実績がある楽楽精算です。多くのランキングで1位を獲得しており、電子契約サービス市場において、非常に高い知名度を誇っています。第2位は、マネーフォワードクラウド経費とジョブカン経費精算です。マネーフォワードクラウド経費は、経費精算システムでは4,000社、シリーズ累計では10万社を超える実績があります。ジョブカン経費精算は。経費精算システムでは、4,000社、シリーズ累計では20万社を超える実績があります。

多くの導入実績や導入事例があれば、安心して利用することができますよね。ぜひ経費精算システム選びにご活用ください！

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まとめ

経費精算システムの導入には、基本的に初期費用と月額費用がかかり、搭載機能によってオプション費用が必要なことがあります。有料版を利用する際にも、事前に無料トライアルなどで比較検討し、必要な機能を具体化しておきましょう。

クラウド型の場合、初期費用は無料から30万円程度、月額料金は1アカウントが300円から800円までです。オンプレミス型は初期費用が高額なものの、月額費用は運用の仕方によってほぼかからなくなることもあります。

従業員が多い大企業は、オンプレミス型の方が合う場合もありますが、クラウド型でも多くの製品がアカウント数が増えるにつれ割引を設けているため、数が多いほど単価が減る傾向です。製品によって特徴はさまざまであるため、複数の製品を比較検討していきましょう。

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