36協定のアラート機能がついた勤怠管理システム10選｜選び方を解説

従業員に法定労働時間を超えて勤務させるには、36協定の締結が必要です。そして、協定に違反しないよう、適切な勤怠管理が求められます。勤怠管理システムには、36協定対応の機能がついたものもあります。本記事では、36協定対応の勤怠管理システムについて解説します。

目次

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1. 36協定について再確認
2. 36協定の内容
3. 36協定のアラート機能がついた勤怠管理システム
4. 36協定対応のおすすめ勤怠管理システム10選
5. その他の勤怠管理システムの選び方
6. まとめ

36協定について再確認

36協定は「時間外・休日労働について企業と労働者間で結ぶ協定」のことですが、2019年から順次施行されている、働き方改革の法改正の影響も受けています。そもそも、36協定とはどのようなものなのかを見ていきましょう。

36協定とは

36協定とは、時間外労働に関する労使協定のことを指し、労働基準法第36条にもとづき、企業（使用者）と労働者代表との間で締結し、届け出されるものです。36協定を結ばずに、法定労働時間（1日8時間、1週40時間）を超えて残業することは違法になります。

ただし、労働者が10人未満の一部事業所については、法定労働時間が1日8時間、1週44時間までとなりますが、36協定は従業員が1人であっても締結して届け出る必要があります。

また、締結した36協定は、所定の用紙に記載して管轄の労働基準監督署へ届け出ることで、労働者への時間外・休日労働が正式なものとして認められます。

36協定の締結は全企業必須なのか

法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超える時間外労働や休日労働をさせないという企業であれば、36協定の締結は不要です。ですが、たった1分でも法定労働時間を超える労働をした時点で、労働基準法違反となり処罰を受ける可能性があります。時間外労働や休日労働の可能性が少しでもあるのなら、36協定の届出は行っておいた方がよいでしょう。

36協定を締結する方法

36協定は、企業と労働者代表（労働組合）とで締結されるものですが、同じ企業で複数の事業所があるときは、各事業所ごとに締結・届け出が必要になります。もし、労働組合がない場合は、労働者代表を決めなければなりません。

労働者代表を選ぶときは、労働者から過半数の信任が得られることが条件で、投票・挙手・話し合いなど民主的な選出方法であることも必要です。

36協定の締結内容は「時間外・休日労働する具体的な事由、業務の種類、労働者数、延長ができる時間、協定の有効期間」です。これらを所定の様式にて書面で残し、企業側と労働者代表の署名も記載して、管轄の労働基準監督署へ届け出を行います。

参考：36協定の締結・届出のポイント｜厚生労働省

36協定に違反した場合の罰則

36協定を届出することなく、従業員に違法な時間外・休日労働を行わせていた場合、労働基準監督署から行政指導や罰則を受けることがあります。

違法な事例として、36協定の特別条項で定める年6回までの限度時間の回数を超えて、時間外労働の事実があったことがあげられます。また、PCのログ記録と自己申告とに乖離があり、サービス残業を行わせていたことも判りました。

36協定への違反により労働基準監督署から是正勧告されても、この時点で労働状況の改善がみられるときは、罰則を受けるに至らないケースがほとんどです。しかし、状況の改善がみられない場合、6か月以下の懲役、または30万円以下の罰金が科されることもあります。

参考：監督指導事例｜厚生労働省

36協定の内容

36協定には、具体的にどのような内容を記載していくのでしょうか。以下で、5つの項目についてそれぞれ見ていきましょう。

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対象の業務と労働者数

36協定には、時間外労働をさせる従業員について、業務内容別での内訳人数を記載しなければなりません。届け出様式では「業務の種類」欄とそれぞれの「労働者数」欄へ記載します。

「業務の種類」欄へは、設計、検査、機械組み立て、経理などの具体的な業務別に分けて記載し、各労働者数と、業務別に延長することができる時間数もあわせて記入していきます。

また、各業務が「1年単位の変形労働時間制」が適用されるかどうかで、記入欄を分ける必要もあります。変形労働時間制とは、週・月・年単位にて法定労働時間の範囲内で、繁忙期と閑散期とで労働時間の配分を調整できる制度です。

時間外労働

36協定には、時間外労働の具体的事由・限度時間も明記する必要があり、届け出様式においては「時間外労働をさせる必要のある具体的事由」欄になります。

記載例として、製品トラブル対応、臨時の納期変更、決算事務、棚卸などがあげられます。時間外労働の限度時間の記載は2箇所あり「1日を超え3か月以内の期間」と「1年間」の2つの期間について、それぞれ時間外労働の上限時間を明記しなければなりません。

2024年4月1日以降は、すべての業務に時間外労働の上限規制が適用されますが、現在は猶予期間中であり、建設業、研究開発業務、自動車運転業務、医師などは上限規制の適用外となります。

休日労働

36協定には、休日労働の具体的事由・限度日数についても記載しなければなりません。「休日労働」欄は、会社の所定休日のうち法定休日労働（週1日または4週4日の休日）が予定される場合に記載します。

なお、法定休日を除いた所定休日の労働については「時間外労働」欄へ記載します。時間外労働の記載と同じく、休日労働における具体的事由を明記し、限度日数は、一定期間の日数を定める方法、もしくは休日労働時間数の上限を定める方法のいずれも認められます。

36協定の有効期限

36協定には「有効期限」と「対象期間」の双方を記載することになっています。36協定が効力を持つ期間である「有効期限」は、原則1年間で見直しと再作成されることが原則です。

これは、36協定の「対象期間」が起算日から1年間と定められていて、1年ごとに内容を見直す必要がある理由からで、有効期限も期間を合わせて1年間とされることが多くなっています。

1年間の上限規制

36協定では、2019年の働き方改革の法改正により、時間外労働の上限が月45時間・年360時間までとなりました。また、臨時的な特別の事情がなければ、この上限を超えることはできず、延長時間もできるだけ短くするよう努めなければなりません。

また、月・年それぞれで上限時間を超えた場合の、時間外労働での割増賃金率を明記しておくことも必要です。もし、36協定への違反が発覚した場合、罰金・罰則などが課せられるケースがあります。

特別条項付き36協定とは

• 臨時的かつ特別で明確な事情がある場合のみ締結できる
• 健康福祉確保措置を定める
• 適用は年6回以内
• 時間外労働の上限は年間720時間以内（法定休日労働を除く）
• 休日労働時間を含む複数月平均80時間以内、単月100時間以内

働き方改革関連法の施行に伴い、2020年4月1日からは中小企業も含む全企業に対し、特別条項の新ルールが適用されました。旧ルールでは明確な上限時間の設定がなく、あくまで厚生労働省が告示する目安として扱われていましたが、新ルール適用後は明確な上限時間が法律として定められました。

特別条項付き36協定は、繁忙期など臨時的かつ特別な事情がある場合に限り、36協定で定めた「月45時間・年360時間」を超える時間外労働を認める措置になります。

特別条項を定める場合、重大なクレーム対応、機械トラブルへの対応など、残業するやむを得ない具体例や、具体的な残業時間を定めておく必要があります。

限度時間を超えた労働者に対しては、医師による面談や健康診断の実施や、代替休暇を取得させるなどの「健康福祉確保措置」をとらなければなりません。

たとえ特別条項を締結しても、労働者の健康を守るため、月45時間の超過が認められるのは、1年間で6回以内と定められています。また、1年間の時間外労働が720時間以内と定めたうえで、休日労働時間を含む2～6ヶ月の平均が80時間以内、単月では100時間以下の条件も満たさなければなりません。

36協定のアラート機能がついた勤怠管理システム

36協定のアラート機能などがついた勤怠管理システムを導入すると、36協定違反を防ぎやすくなり、残業時間の可視化ができる効果が期待されます。以下で、詳しい内容を見ていきましょう。

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アラート機能で36協定違反を未然に防ぐ

36協定のアラート機能では、日・月・年ごとの時間外労働時間それぞれにおいて、アラートの設定ができます。また、時間外労働の上限を超過した回数や、上限値・警告値などアラートの通知が行われるかの設定も、自社ルールに沿って自由に変えられます。

さらに、アラートの通知範囲も柔軟に対応でき、特定の従業員については複数の管理者に通知するといった機能や、特別条項付き36協定にも対応しているサービスもあります。

アラートでの通知で、時間外労働をより把握しやすくなるため、メンタルヘルスの不調が起こる可能性がある従業員に対しては、労働時間の調整や、医師の面談・診察などを実施を行うことで、過重労働による過労死なども未然に防ぐことに役立ちます。

36協定のチェックレポートの活用

36協定に対応した勤怠管理システムには、残業時間のチェックレポート機能を持つものもあります。チェックレポート機能では、従業員の残業時間・警告・違反などを一覧で管理できるため、上限時間内に収まっているかも視認化しやすくなります。

残業時間の状況をリアルタイムに把握できるため、長時間労働の可能性をいち早く把握でき、従業員への業務時間の指示もタイミングを逃さず適切に行えるでしょう。

残業申請・承認の可視化

36協定に対応した勤怠管理システムでは、残業申請・承認の可視化を促進する効果も期待できます。システムの「未申請残業通知機能」は、従業員が残業申請をしていないときや、残業申請がされているにも関わらず未承認のときなどに通知される機能です。

マルチデバイス対応しているサービスが大半のため、どこからでも残業申請ができます。また、通知先も柔軟に設定ができるため、従業員への通知の有無や、複数の部署への通知なども自由に変更が可能です。

残業時間の可視化

36協定に対応した勤怠管理システムでは、一定期間別の残業時間の管理もダッシュボードにより、グラフ上で可視化しやすくなります。36協定にもとづく、2～6か月の残業時間・特別条項の適用は年6回以内などのチェックも簡単にできるようになります。

また、勤怠管理システムとPCのログ時間を連動させることで、管理者が打刻時間と実労働時間との乖離から実労働時間を把握しやすくなり、違法な働き方を防ぐことにもつながります。

36協定対応のおすすめ勤怠管理システム10選

ここからは、36協定対応のおすすめ勤怠管理システムを特徴別で紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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36協定チェックレポート機能がある勤怠管理システム3選

残業申請・承認フローが分かりやすい勤怠管理システム3選

残業アラート機能がある勤怠管理システム4選

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の業務や企業規模・勤務形態に合っているかに加えて、打刻方法が適しているかも大切な要因となります。また、36協定対応機能以外に、自社に必要な機能が搭載されているかも、注目したいポイントです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 36協定対応機能以外に必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

自社に合った勤怠管理システムを選ぶポイントとして、実務担当者だけではなく、システムに関わる多くの従業員にも使いやすいかと、費用対効果に見合った料金体系であるかも意識するとよいでしょう。

また、外国人従業員が在籍するとき、場合によっては複数言語に対応可能なシステムを検討する必要も出てくるでしょう。無料トライアルで使用感を確かめられるかと、運用後のトラブルに備えて、サポート体制の内容も確認しておくことも大切です。

まとめ

36協定とは、時間外労働に関する労使協定のことを指し、労働基準法第36条にもとづき、企業と労働者代表との間で締結・届出されるものです。36協定を結ばずに、法定労働時間（1日8時間、1週40時間）を超えて残業することは違法になります。

とくに、時間外労働や休日出勤がある36協定を締結している企業においては、法令を遵守した勤怠管理を行うためにも、36協定のアラート機能などがついた勤怠管理システムの導入がおすすめです。

システムを導入する際は、担当者・従業員ともに使いやすいことが前提で、事前に無料トライアルで使用感を確かめることもよい方法でしょう。運用後のトラブルを想定して、サポート体制が充実したサービスを選ぶことも大切なポイントです。