カスタマイズ可能なおすすめの勤怠管理システム10選｜複雑な勤怠管理にも対応

勤怠管理システムをカスタマイズすることで、自社の運用ルールにより即したシステムとなり、業務の効率化や業務負担の軽減につながります。本記事では、勤怠管理システムのカスタマイズの必要性・メリット・注意点を解説し、おすすめのカスタマイズ対応可能な製品を紹介します。

カスタマイズ可能な勤怠管理システム10選

勤怠管理を行う人事担当者や経営者の方にとって、自社に最適な勤怠管理システムを判断するのは容易ではありません。勤怠管理は企業運営において極めて重要な業務であり、正確かつ効率的に行うことが求められます。

目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. 勤怠管理システムおすすめ10選
3. カスタマイズ可能なおすすめ勤怠管理システム比較一覧表
4. カスタマイズができる勤怠管理システムとは
5. 勤怠管理システムのカスタマイズのメリット
6. 勤怠管理システムのカスタマイズの注意点
7. 勤怠管理システムの選び方
8. 勤怠管理をさらに効率化！関連サービスはこちら

勤怠管理システムの始め方

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

勤怠管理システムおすすめ10選

ここでは、数ある勤怠管理システムを比較して判明した、おすすめ勤怠管理システム10選を紹介します。給与計算のタイプや目的別に紹介しているので、資料請求と合わせて是非活用してください。

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カスタマイズ可能なおすすめ勤怠管理システム比較一覧表

カスタマイズができる勤怠管理システムとは

勤怠管理システムの中には、必要な機能をカスタマイズできるタイプのものも販売されています。ただし、さまざまな機能が揃う勤怠管理システムは、使う側にとって必要ではないものも含まれている場合があります。

機能が多すぎて使いこなせない、使う側が混乱するといった状態を防ぐため、最低限の機能さえあればいいと考える企業も多いです。そのため、まずは自社に必要な機能性を備えたものを選び、後日必要な時にカスタマイズ可能なものが好評となっています。

クラウド型の勤怠管理システムはカスタマイズ性が低い

近年、主流となっているクラウド型の勤怠管理システムは、カスタマイズ機能を搭載しているものが少なく、自社にサーバーを設置するオンプレミス型と比べると自由度は低いです。

また、仮にカスタマイズ性を取り入れた製品でも、利用にはコストがかかる場合がほとんどです。そのため、安易にカスタマイズ性能の高いシステムを選ぶのではなく、本当に自社に見合ったものかどうかを見極めて、勤怠管理システムを選ぶ必要があります。

勤怠管理システムのカスタマイズの必要性

勤怠管理システムのカスタマイズ性能は、企業規模が大きいほど必要性が高くなります。その理由は、従業員数が多いほど社内で働き方の多様性が生まれ、勤務体系も複雑になり、企業独自の制度やルールが制定されている場合が多く、それに対応する必要があるからです。

従来の勤怠管理システムでは、企業内の独自のルールに対応できない場合が多く、せっかくシステムを取り入れても使えない、といった問題点がありました。

しかし、カスタマイズ性があれば、システムの変更や追加機能の必要性に柔軟に対応できるため、大企業であっても適応しやすいというメリットがあります。

制度の改正に合わせた働き方の多様化

近年は、政府の働き方改革により、労働基準法が改正された影響で、就業規則や休暇制度が複雑化・多様化しています。そんな中、企業によっては、テレワークの推進を行ったり、フレックスタイム制を取り入れたりしている企業も多いでしょう。

また、在籍する職員に外国人労働者がいる場合、言語をサポートする機能があると非常に役立ちます。このように、社員の働き方に多様化が生まれる中、時代に見合った機能をカスタマイズできる勤怠管理システムは、業務の効率化に有効です。

勤怠管理システムのカスタマイズのメリット

勤怠管理システムのカスタマイズのメリットは、主に3つです。

1. 企業固有の就業規則や管理方法にマッチしたシステムを独自に構築できる
2. 自社業務のシステム化を図ることで、より業務の効率的が期待できる
3. 不要な機能が搭載されていないため、使いやすさが増す

勤怠管理システムのカスタマイズ化は、操作性の簡素化も図れます。例えば、システムのログイン・ログオフだけで出退勤時間の打刻ができるなど、使いやすい機能ほど社員に受け入れられやすいです。

また、パッケージ化された勤怠管理システムとは違って、必要な機能のみを導入するため、余計な機能に惑わされにくく、システムが複雑化していません。使う側にとっては、機能がシンプルなほど使いやすく、使用者の働きやすさにも直結します。

勤怠管理システムのカスタマイズのデメリット

勤怠管理システムをカスタマイズするデメリットは2点あります。

1. 自社に必要な機能だけをカスタマイズするため、運用が限定される
2. 実際には活用しない機能が発生する

カスタマイズ可能な勤怠管理システムは、パッケージ版と異なり、自社に必要な機能だけをカスタマイズします。当然ながら、自社のみに運用が限定されてしまい、汎用性がないのがデメリットです。

また、せっかくカスタマイズして入れた機能が自社の体系に合わないと、実際に活用できないまま放置されてしまいます。運用後から削除することも可能ですが、途中で停止したとしても手間や料金は発生するため、不要なコストがかかってしまいます。

勤怠管理システムのカスタマイズの注意点

勤怠管理システムを導入する場合、注意しておきたいことがいくつかあります。例えば、勤怠管理システムは導入時に簡素化しすぎると、後からカスタマイズする際に勝手がわからず、時間と費用が多くかかってしまう恐れがあります。

よって、自社が必要とするのはどのような機能なのか、勤怠管理システムと合わせて使いたい機能はどれなのかなど、実際に使用する前に、機能に関して十分に吟味する必要があります。

カスタマイズ全体にかかる費用を算出する

システム自体の使いやすさは当然のこと、カスタマイズそのものにかかる費用はどれくらいなのか、導入前には事前の調査が必要です。その際、無料のトライアル期間が用意されていたら、お試し運用でどの機能が必要かを入念に検討してみると良いでしょう。

そして、有料の機能を使用したらいくらかかるのか、年間を通したランニングコストがどれくらい必要か、システムの運用・カスタマイズにおいて、トータルでかかるコストを算出するようにしてください。

仮に、便利な機能をいくつも取り入れても、コストだけがかかって上手に使えなくては本末転倒です。費用対効果を高めるためにも、システム導入前に必要な機能を把握し、今後必要になりそうな機能の確認や、ランニングコストなどを事前に把握しておきましょう。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に勤怠管理システムと言っても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。そのため自社の勤怠管理に関する課題を整理することで、必然的に必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、従業員や担当者にとって使いやすいかどうかも重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべく加工をせずに連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

カスタマイズ可能な勤怠管理システム10選

まとめ

勤怠管理システムは、事業の運営を効率的に行うために有効です。近年はカスタマイズ化できる商品も増えてきており、さまざまな使い方が提案されています。また、働き方改革に沿った事業経営をサポートしてくれるシステムとしても、広く受け入れられています。

カスタマイズ性が高いシステムのメリットは、自社に適した勤怠管理システムを、自ら構築できる点です。できるだけ運営コストを減らしたい、あまり複雑なものは使いきれない、自社に合った機能を備えたものを使いたい、などの利用者の声に見合ったものが選べます。

もし、パッケージ版の導入を諦めていたなら、カスタマイズ性がある自社に適切な機能を備えたシステムを検討してみてください。なお、導入前には運用コストの計算を行い、予算内で運用できるかどうかなど、費用対効果をしっかりと確認しておきましょう。

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