給与計算は初心者には難しい？基礎知識・計算方法・注意点を解説

給与計算は企業にとって最も重要かつミスの許されない業務の1つです。しかしその計算は複雑で、専門用語も多いため、初心者には難しいとも言われます。この記事では、給与計算の基礎知識や計算方法、注意点などを初心者向けに解説します。

目次

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1. 初心者には難しいと言われる給与計算
2. 給与計算の基礎知識
3. 給与計算を行う前の準備
4. 給与計算のやり方・流れ
5. 給与計算で初心者が注意すべきポイント
6. 初心者には給与計算ソフトの導入がおすすめ
7. まとめ

初心者には難しいと言われる給与計算

給与計算は、初心者にとって難しい点が多くあります。例えば、総支給額の算出から、税金や社会保険料などの控除額を引いて手取り額を決定します。そのプロセスは複雑で、多くの手順が含まれています。

また、通勤手当・残業手当・深夜手当など、さまざまな手当はそれぞれに異なる計算方法が使われる点も給与計算を複雑にする要因となっています。さらに、毎年のように税制や社会保険制度が改正されるため、それに対応した知識のアップデートが必要です。

加えて、給与計算には多くの専門用語が使われます。例えば、「課税支給額」「非課税支給額」「標準報酬月額」など、初心者には馴染みがない用語が挙げられます。正確な計算のためには、これらの用語を理解することが求められます。

給与計算の基礎知識

初心者が給与計算に取り組むにあたり、まずは給与計算の基礎知識を押さえておくことが大切です。ここでは、給与の定義や税法に関する取り扱いなど、基礎知識について解説します。

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そもそも給与とは

給与とは、労働基準法に基づき、労働者が働いた対価として使用者から支払われる金銭のことを指します。給与には、基本給・各種手当・賞与（ボーナス）などが含まれ、これらはすべて「賃金」として扱われます。

なお、賃金とは、「賃金・給料・手当・賞与その他名称の如何を問わず、労働の対償として使用者が労働者に支払うすべてのもの」と、労働基準法で定義されています。

給与も賃金も、実質的には同じ意味を持つ言葉ですが、給与が企業の報酬体系に焦点を当てた言葉であるのに対し、賃金は法律や規制に焦点を当てた言葉として使われます。

参考：昭和二十二年法律第四十九号 労働基準法｜e-Gov 法令検索

給与に含まれるもの

給与には、従業員が毎月固定で受け取る基本給の他、役職手当や資格手当、ボーナスなどが含まれます。

基本給	従業員が毎月固定で受け取る賃金
各種手当	基本給に加えて支給される追加の賃金具体例：役職手当・家族手当・住宅手当・通勤手当・資格手当・危険手当など
変動的な給与	勤務状況や業績によって支給額が変わる賃金具体例：残業手当・休日手当・深夜手当・能率手当など
賞与	通常年に1～2回支給される一時金従業員の業績や会社の業績に基づいて支給される

非課税支給額とは

給与には、課税支給額と非課税支給額があり、それぞれ税法上の取り扱いが異なります。課税支給額とは、所得税や住民税が課される給与の部分です。基本給や各種手当（役職手当・家族手当・住宅手当など）がこれに含まれます​。

非課税支給額は、一定の条件を満たす場合に所得税が課されない部分です。通勤手当・出張手当・宿日直手当・在宅勤務手当・資格取得手当・食事手当などが該当します。

給与計算を行う前の準備

法律に則り、正確な給与計算を行うためには、事前に必要な規定や管理体制を整備しておくことが重要です。ここでは、給与計算を行う前の準備について解説します。

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就業規則・給与規程を作成しておく

就業規則や給与規定を作成しておくことは、法令遵守の上で重要です。また、労働条件を明確にすることで、トラブルの防止や迅速な問題解決を図ることにも繋がります。

就業規則は、企業内の労働条件や職場の規律を定める基本的なルールです。この規則には、労働時間・休暇・賃金・福利厚生・懲戒処分に関する規定などが含まれます。

特に従業員が10人以上（パートやアルバイトを含む）の事業所は、労働基準法に基づいて就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出る義務があります。

給与規定は、給与の計算方法や支給条件を定めたルールです。これにより、給与計算の透明性が保たれ、従業員に公平な給与を支給することができます。このルールには、基本給の決定方法・各種手当の詳細・賞与の支給条件などが含まれます。

参考：就業規則の作成・変更・届出｜厚生労働省

保険に加入しておく

給与計算における法令遵守のためには、必要な保険に加入しておくことが重要です。雇用保険・健康保険・厚生年金・介護保険は、それぞれ加入の対象条件が決まっており、対象者の加入が義務付けられています。

例えば、雇用保険は週20時間以上働く従業員が対象です。健康保険は、すべての法人と常時5人以上の従業員を使用する個人事業主において、労働時間が20時間以上、月収が88,000円以上などの条件を満たす従業員が対象となります。

厚生年金は、70歳未満の正社員および一定の条件を満たすパートタイマーやアルバイトが対象です。介護保険は40歳以上の従業員が対象で、健康保険に加入している場合は自動的に加入されます。

保険加入の手続きは、保険によって管轄する機関が異なります。健康保険は全国健康保険協会、雇用保険はハローワークなど、各機関に必要書類を揃えて提出しなければいけません。

従業員の情報を更新しておく

給与計算は正確に行わなければいけません。そのためには、従業員の情報を最新の状態に更新しておくことが重要です。特に、役職や勤務地などの変更がある場合は、必ず更新を行う必要があります。

役職が変わると、役職手当などの給与項目が変更されることがあります。例えば、従業員が昇進して管理職になった場合、その役職に応じた手当が追加されます​。

また、勤務地が変更になると、通勤手当の額が変わる可能性があります。例えば、通勤距離が長くなると、通勤手当が増えることがあります。

さらに、扶養家族や住所に関する変更は所得税・住民税の税額に影響し、標準報酬月額（給与額に基づく保険料の計算基準）の変更は、健康保険や厚生年金に影響します。

これら以外に、些細な変更でも給与計算に影響を及ぼす可能性があるため、従業員の情報は常に最新状態を保つようにしましょう。従業員情報の更新は、明示を義務付けられている労働条件の記載内容の正確性を保つ上でも大切です。

勤怠管理の情報を用意しておく

勤怠情報は、従業員が働いた時間を正確に記録するための基本データです。出勤時間・退勤時間・休憩時間・残業時間・休日出勤などが含まれ、給与計算において必要不可欠な情報です。

給与計算では、出勤と退勤時間から総労働時間を算出して休憩時間を差し引き、残業時間や休日出勤の記録から割増賃金を計算します。有給休暇に関する情報も、賃金の計算において重要です。これらの勤怠管理の情報を整え、給与計算に備えておきましょう。

給与計算のやり方・流れ

給与計算は、効率性と正確性を向上させるために、一定の手順に沿って行うことが重要です。ここでは、給与計算のやり方・流れを解説します。

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支給する金額を計算する

給与計算では、最初のステップとして支給する金額を計算します。支給金額は、固定的な給与と変動的な給与をそれぞれ計算する必要があります。

固定的な給与には基本給と各種手当があり、基本給は従業員の昇給や降給がない限り、毎月固定の金額です。通勤手当・家族手当・住宅手当なども変更がない限り、固定となります。

変動的な給与は、勤怠状況に応じて変動する部分です。例えば、残業手当・深夜手当・休日出勤手当などが含まれます。これらは所定労働時間を超えた労働時間に基づいて計算され、割増賃金率が適用されます。

変動的な給与の計算方法

変動的な給与の中でも、代表的な手当について計算方法を以下にまとめます。

残業手当は、法定労働時間を超える労働時間に対して支給し、割増率は25%（月60時間を超える部分は50％）です。「1時間あたりの賃金 × 割増率 × 残業時間」で求められますが、1時間あたりの賃金を「固定的な給与 ÷ 月の所定労働時間」で算出する必要があります。

深夜手当は、22:00から翌朝5:00までの労働時間に対して支給し、割増率は25%です。「1時間あたりの賃金 × 割増率 × 深夜労働時間」で算出します。

休日出勤手当は、法定休日に働いた時間に対して支給し、割増率は35%です。計算式は「1時間あたりの賃金 × 割増率 × 休日出勤時間」となります。

保険料を計算する

支給額の計算の次に行うことは、保険料の計算です。計算が必要な保険料には、雇用保険・健康保険・厚生年金保険の3種類があり、以下にそれぞれの計算方法を解説します。

雇用保険料の計算方法

雇用保険料は、給与総額に雇用保険料率を掛けて計算します。雇用保険料率は毎年見直されるため、最新の料率を確認することが重要です。計算対象となる賃金は、基本給と各種手当がありますが、役員報酬・退職金・出張旅費などは除外されます。

計算式は「雇用保険料 = 給与総額 × 雇用保険料率」です。例えば、給与総額が30万円で、雇用保険料率が0.6%の場合は、「30万円 × 0.6% = 1,800円」となります。

参考：令和６年度の雇用保険料率について｜厚生労働省

健康保険料の計算方法

健康保険料は、標準報酬月額に基づいて計算されます。標準報酬月額とは、保険料の計算基準のことで、従業員の月額給与（4〜6月の給与の平均額）に基づいて区分されます。この標準報酬月額の等級に応じて、保険料が決まります。

健康保険料は、「健康保険料 = 標準報酬月額 × 保険料率 ÷ 2」で算出できます。例えば、標準報酬月額が32万円で、保険料率が9.8%の場合は、「32万円 × 9.8% ÷ 2 = 15,680円」となります。

参考：令和6年度保険料額表（令和6年3月分から）｜全国健康保険協会

厚生年金保険料の計算方法

厚生年金保険料も、健康保険料と同様に、標準報酬月額の等級に応じて保険料が決まります。「標準報酬月額 × 保険料率 ÷ 2」を計算式とし、標準報酬月額が32万円で、保険料率が18.3%の場合は、「32万円 × 18.3% ÷ 2 = 29,280円」と計算できます。

参考：保険料額表（令和2年9月分～）（厚生年金保険と協会けんぽ管掌の健康保険）｜日本年金機構

所得税・住民税を計算する

所得税と住民税は、従業員の給与から差し引かれる税金です。所得税は国に納める税金であり、累進課税（所得が増えるほど税率が高くなる）の仕組みを持っています。住民税は地方自治体に納める税金で、所得割と均等割の2つの部分から構成されます。

所得税の計算方法は、まず、課税所得金額の計算から始まります。課税所得金額は、給与総額から各種控除（基礎控除・扶養控除・社会保険料控除など）を差し引いた額です。次に、課税所得金額に、所得に応じた税率をかけ算して、所得税額を求めます。

住民税は、「所得割 + 均等割」で計算しますが、所得割の計算方法は、課税標準額（前年の所得金額から各種所得控除を差し引いた額）に、標準税率を適用します。標準税率は都道府県民税で4％、市区町村民税で6%、合わせて10%です。

例えば、課税標準額が250万円の場合の所得割は、「250万円 × 10% = 25万円」となります。

均等割は所得に関係なく定額で課税されます。各自治体で定められた一律の金額を課税します。標準税率では、都道府県民税が1,500円、市区町村民税が3,500円、合計5,000円です。

参考：所得税のしくみ｜国税庁

参考：個人住民税｜総務省

控除額を差し引いた支給額を計算する

ここまでのステップが完了したら、最終的な支給額（差引支給額）を決定します。従業員に支払うすべての給与の合計（＝総支給額）から、控除額（各種保険料や税金）を差し引き、支給額を計算します。

本章においては、最初のステップで計算した支給額から、健康保険や厚生年金保険などの保険料と、所得税・住民税を差し引くことで計算できます。

振り込み依頼・給与明細書の準備

差引支給額が決定したら、金融機関へ振り込み依頼を行います。そのためには、振込データを作成して金融機関に提出する必要があります。このデータには、従業員ごとの振込先銀行口座情報や支給額などの情報が含まれます。

なお、給与計算システムを導入している場合、振込データをシステムから出力できる可能性が高いので確認しておきましょう。出力可能な場合、CSV形式で金融機関に提出します。振込依頼は、給与支給日の数日前には完了させておかなければいけません。

また、振り込み依頼と併せて、従業員が自分の給与の内訳を確認するための給与明細書の準備も必要です。給与明細書には、総支給額・各種手当・控除額・差引支給額の詳細を記載します。

給与明細書は紙で印刷して配布する方法と、電子明細としてオンラインで提供する方法があります。

最近では、従業員がインターネット経由で明細を確認できるようにする企業が増えています。いずれにしても、給与明細書の発行後は、従業員に通知して確認を促すことが大切です。

保険料・所得税・住民税の納付

給与支払い後、企業は各種税金や保険料を納付する義務があります。社会保険料（健康保険や厚生年金保険など）は、納付期限が納付対象月の翌月末までです。納付期限までに各機関に納付しましょう。

所得税は国税庁に納付しますが、その際は「給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書」を作成し、税務署に提出する必要があります。納付方法は、現金納付・インターネットバンキングからのオンラインでの納付・クレジットカード・e-Taxなどがあります。

住民税は、市区町村に納付します。納付方法には、特別徴収と普通徴収の2種類があります。企業が納税者の代わりに納付する特別徴収の納付期限は、給与支給日から翌月10日までです。従業員が10人未満の場合は、納期の特例により年2回の納付が可能です。

自営業者や個人事業主など、自分で住民税を納付する普通徴収では、納税者に送付される納付書に指定された期日までに支払う必要があります。

給与計算で初心者が注意すべきポイント

給与計算は初心者であっても正確に行うことが重要です。これは、不正確な計算やミスが法律違反や信用失墜のリスクに繋がるためです。ここでは、給与計算で初心者が注意すべきポイントを解説します。

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「賃金支払の五原則」を守る

賃金支払いの五原則とは、従業員に対する賃金の適切な支払いを保証するための基本的なルールです。このルールは労働基準法に基づいており、遵守することが求められます。

賃金支払いの五原則は、通貨払いの原則・直接払いの原則・全額払いの原則・毎月1回以上払いの原則・一定期日払いの原則で構成されます。この五原則において賃金は、日本円の現金で労働者本人に直接全額を支払わなければいけません。

また、毎月1回以上に一定の期日に支払う必要があります。この五原則は、中間搾取を防ぎ、労働者が確実かつ定期的・安定的に報酬を受け取れるように保証するものです。

参考：賃金の支払方法に関する法律上の定めについて教えて下さい。｜厚生労働省

最低賃金以上かどうかを確認する

最低賃金を下回る給与を支払うことは法律違反であり、従業員の生活を保障するために最低賃金の遵守は必須です。最低賃金は都道府県ごとに異なり、毎年改定されます。最新の情報は厚生労働省のWebサイトや各都道府県の労働局で確認できます。

従業員の勤務地に応じた最低賃金を確認しましょう。月給制の従業員の場合、1ヶ月の所定労働時間で割って時給換算し、それが最低賃金を下回らないかを確認します。

参考：地域別最低賃金の全国一覧｜厚生労働省

残業代を正確に計算する

残業代の計算において、時間外労働・休日労働・深夜労働などは、それぞれ割増率が異なるため、初めての給与計算では、特に注意が必要なポイントです。

例えば、時間外労働は割増率25％ですが、月60時間を超える部分については50％となるため、労働時間に気をつけなければいけません。

また、複数の割増が重なるケースも存在します。休日労働かつ深夜労働の場合、割増率は60%（35%+25%）となります。

参考：しっかりマスター 割増賃金編｜厚生労働省

パート・アルバイト従業員にも控除が発生する

給与計算においては、パート・アルバイト従業員にも控除が発生するケースが存在することについて注意しなければいけません。一定の条件を満たす場合に、パート・アルバイトでも社会保険に加入する必要があります。

その条件とは、週の所定労働時間が20時間以上・月額賃金が88,000円以上・2ヶ月を越えて継続雇用される見込みがあることが挙げられます。また、社会保険の被保険者数が101人以上（2024年10月からは51人以上）の企業であることも条件です。

これらの条件をすべて満たす場合、社会保険の加入が必要です。なお、学生アルバイトは社会保険加入の対象外ですが、卒業後も働く予定がある場合は加入の対象になります。

ミスが発覚したらすぐに訂正・謝罪する

給与計算においてミスが発覚した場合、迅速に対応することが重要です。すぐに正しい給与を再計算し、必要に応じて新しい給与明細を作成します。過払いの場合は返金手続きを、不足があった場合は速やかに追加支給を行います。

従業員に対してはミスの内容を明確にし、正式な謝罪を行います。謝罪文やメールで謝罪し、誠意を持って対応することが重要です。また、再発防止策を講じることを従業員に説明することも大切です。

給与計算上のミスを防止するためには、いくつかの対策があります。例えば、手作業での計算ミスを減らすためには、給与計算システムの導入が推奨されます。自動化機能により、業務の効率性と正確性が向上します。

他にも、ダブルチェック体制の構築も有効な対策です。社会保険料率や税率の改定時期、昇給月などを年間スケジュールとして管理し、重要な変更点を事前に把握しておくこともミスを防止する上で効果的です。

個人情報の取り扱いに気をつける

給与計算では、従業員の個人情報を取り扱う必要性が生じます。しかし、万が一個人情報が流出すると法律違反となり、会社の信用を失うリスクに繋がります。そのため、個人情報は適切に取り扱わなければなりません。

個人情報を取得する際には、利用目的を明確にし、従業員に通知するか公表する必要があります。例えば、「給与計算や税務処理のため」などのように具体的に伝えます。

また、取得した個人情報は、通知した利用目的以外で使用することはできません。例えば、給与計算のために取得した情報をマーケティング目的で使用することは違法です。

個人情報は適切に保管し、外部への流出や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策を講じましょう。紙媒体であればロック付きのキャビネットに保管し、電子データであればパスワード保護や暗号化を行います。

個人情報の適切な取り扱いは、法令遵守と従業員の信頼を得るために不可欠です。これらのポイントを押さえ、安全な給与計算を実施しましょう。

初心者には給与計算ソフトの導入がおすすめ

給与計算ソフトは、従業員の給与を自動的に計算し、各種税金や社会保険料の控除、給与明細の発行などを効率的に行うためのツールです。これにより、給与計算の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

このツールでは、労働基準法や税法の改正に対応し、最新の法律に基づいて自動計算されます。また、勤怠管理システムとの連携により、従業員の出勤・退勤データを自動で取り込み、正確な給与計算が可能です。

給与明細書を自動で作成し、電子明細として配布することができます。データ暗号化やアクセス権限などのセキュリティ機能が充実している場合も多く、安全に利用できる点も魅力です。

給与計算の初心者にとっては、ミスなく効率的に業務を行うことができ、信頼性向上に繋がるため、ツールの導入が推奨されます。

初心者が給与計算ソフトを選ぶ際のポイント

給与計算ソフトには、様々なタイプや機能があります。初心者が選ぶ際には、社会保険料の手続きや年末調整など、専門的な知識を要する業務がカバーできる製品がおすすめです。

また、正確に労働時間を集計し、給与に反映させるために、勤怠管理システムと連携できるものを選びましょう。

その他、ベンダーによるサポート体制も重要なポイントです。初心者は操作に迷うことも多いため、電話やメールで気軽に質問できる体制が望ましいです。特に、月末や年末など業務が立て込む時期に連絡がつきやすいかを確認しておきましょう。

まとめ

給与計算は、複雑な計算方法・専門用語の多さ・毎年変わる法制度などの理由から、初心者には難しいと言われています。また、総支給額の算出から税金や社会保険料の控除まで、多くのステップが含まれ、正確な知識と手続きが求められます。

給与計算を始める前に、給与には基本給や各種手当などについて理解する必要があります。就業規則や給与規程を整備するなどの準備も欠かせません。給与計算は、支給額の計算・各種保険料と税金の計算・最終的な支給額の確定など、順を追って進めることが大切です。

これらを手作業で行うのは大変ですが、給与計算ソフトを導入することで、初心者でも効率的かつ正確に給与計算を行うことができます。本記事の内容を参考に、初めての給与計算をミスなくスムーズに進めましょう。