領収書のまとめ方｜おすすめの整理アイディア・保管時の注意点も解説

領収書やレシートは溜めてしまうと整理が大変になるため、定期的にファイリングしておきたいものです。この記事では領収書やレシートを見やすくまとめるアイディアや保管期間・保管時に注意したいポイント・知っておきたい電子帳簿保存について解説します。

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目次

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1. 領収書・レシートのまとめ方
2. 領収書・レシートの保管義務と保管期間について
3. 領収書・レシートの保管で注意したいポイント
4. 領収書・レシートを紛失した場合の対処法
5. 電子データの領収書は電子保存が義務
6. 請求書のまとめ方
7. 経費精算システムでペーパーレス化・電子化
8. まとめ

領収書・レシートのまとめ方

日頃の忙しさにかまけて、領収書・レシートの整理を怠ると、後で大変なことになってしまいます。領収書・レシートは、1年経つと相当な量になるため、月別・費用別にまとめておきましょう。

きれいに整理しておくと後から参照もしやすく、会計ソフトへの入力作業も容易になります。ここからは、事業を行う上で避けては通れない領収書とレシートのまとめ方を紹介します。

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月別に封筒に入れて保管する

領収書やレシートをまとめる方法として、まず挙げられるのは、月別に封筒へ入れて保管する方法です。スピーディー、かつ簡単にまとめられるため、整理に手間をかけたくない方や素早く整理したい方におすすめです。

領収書とレシートが発生したときに月別に分けた封筒に入れるスタイルは、整理が素早く済み、月度の帳簿整理の分別する必要がありません。領収書やレシートがあまり発生しないケースや事業が小規模の場合にも向いているとも言えるでしょう。

ただし、領収書・レシートを違う月の封筒に入れてしまう、封筒に入れ忘れる、などのミスがあると、帳簿整理の際に倍以上時間がかかります。月別に封筒でまとめると、領収書を見返したいときにも手間がかかります。

領収書・レシートを用紙に貼ってファイリングしたり、専用のノートに貼ったりしてまとめると、支払った金額や支払いの流れが一覧できます。しかし、封筒でまとめた場合、領収書・レシートを確認するためにはその都度取り出す必要があり、ファイルやノートで整理しているような見やすさは失われます。

専用のノートを作って貼る

専用のノートを作り、領収書とレシートが発生したタイミングで貼り付けていく方法もあります。一覧性に優れ、領収書・レシートをノートに貼り整理しておくと、支払いの流れが一目でわかります。

ノートに貼る方法は、封筒でまとめているときのように、支払った経費の領収書・レシートを封筒に入れる、確認の際に出すといった封筒からの出し入れが必要ありません。このため、領収書とレシートの紛失リスクも軽減できます。

ただし、ノートにうまく貼り付けられていないと、剥がれ落ちてしまう場合があり、領収書・レシートを紛失する可能性もあります。領収書・レシートをノートで管理するときは、剥がれ落ちないように用紙に糊でしっかり貼り付けましょう。

裏紙に貼る

領収書・レシートを裏紙に貼りつけまとめる方法もあります。会社の不要になった書類の裏面に領収書・レシートを貼り付けます。このとき、領収書とレシートを貼った裏紙とわかるように、裏面に印をつけておきましょう。

資源の再利用にもつながりますが、会社によっては機密漏洩を防止するため。裏紙の利用を禁止している場合があります。領収書・レシートの整理に裏紙を使用したいときは、上司に相談しましょう。

インデックスをつけてファイリングする

領収書・レシートにインデックスを付けてファイリングする方法は、数多くの企業が採用しています。用紙に領収書とレシートを貼り、月別・科目別・取引先別などに分け、ファイリングし、後から参照しやすいように整理しています。

企業向けに、領収書・レシートの保管に特化したファイルも販売されるようになりました。こちらは、領収書・レシートとともに関係する書類を一緒に保管できます。100円ショップで販売されているファイルも領収書・レシートの整理に役立つ商品です。

100円ショップには、ポケット付きのじゃばらファイルなども販売されており、ポケットを月別に分け領収書・レシートをまとめたり、領収書を貼ったノートを月別に保管したりと、領収書・レシートの保管に活用できます。他にも、100円ショップのクリアファイルも領収書・レシートを整理する際に便利な商品です。

クリアファイルに付箋を貼り、領収書・レシートを月ごとや費目ごとに分け、収納ボックスにまとめておく方法もあります。このように、100均で取り扱うファイルなども、アイデア次第で領収書・レシートの整理に十分役立てられます。

写真やPDFに変換して電子保存する

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件改正により、領収書やレシートを写真やPDFに変換して、電子保存できるようになりました。ペーパーレス化が叫ばれる昨今、領収書・レシートを紙で保存するコスト削減のため、電子帳簿を導入する企業も増えています。

スキャナーを使って変換した画像ファイル、スマートフォンやデジカメで撮影した画像で領収書・レシートを電子データとして、PCやサーバーに保存します。ただし、領収書・レシートの電子保存は、電子帳簿保存法の保存条件を満たさなければいけません。

電子帳簿保存法では、一つの入力単位ごとにタイムスタンプを付与、解像度200dpi相当以上、カラーは赤・緑・青の階調が256以上（24ビットカラー）など、複数の要件が定められています。

参考：電子帳簿保存時の要件｜国税庁

領収書・レシートの保管義務と保管期間について

領収書・レシートは、会社が経費としてお金を使ったことを証明する大切な書類です。注文書や請求書といった他の国税関係書類と同様に、法律で保存期間が定められており、一定期間保存しなくてはいけません。

領収書・レシートの保存期間は、法人、個人事業主の青色申告や白色申告といった事業の規模によって異なります。ここからは、法人と個人事業主それぞれに定められている領収書・レシートの保存期間について解説します。

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法人の場合

確定申告	保管期間	欠損金の繰越控除をする場合
青色申告	7年	10年

法人は、法人税法で領収書・レシートの保存期間が7年と定められています。その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。電子帳簿も、領収書・レシートを紙の書類として管理する場合と保存期間に変わりがありません。

ただし、例外もあります。法人は、領収書・レシートを7年間保存する必要がありますが、企業が欠損金を計上した事業年度は、10年間保存しなければいけません。法人は、支払った経費の領収書・レシートは1枚残さず保存しておく必要もあります。

参考：No.5762 青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越控除｜国税庁

個人事業主の場合

確定申告	保管期間	欠損金の繰越控除をする場合
青色申告	7年	10年
白色申告	5年 （法定帳簿は7年）	5年 （法定帳簿は7年）

個人事業主は、青色申告をするか、白色申告するかによって領収書・レシートの保存期間が異なります。青色申告の場合、その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から、領収書・レシートを7年間保存する必要があります。

白色申告の保存期間は5年です。これは、白色申告の領収書・レシートがその他の書類として扱われ、青色申告の場合は、現金預金取引等関係書類とされるためです。個人事業主は法人と違い、すべての領収書・レシートを残しておく義務はありません。

ですが、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は、欠損金の繰越控除の有無に関わらず7年間の保管が必要です。他の書類の保管期間と混同しないよう気を付けましょう。

確定申告に必要になるのは、事業で支払った領収書・レシートのみで、生活に費やした領収書・レシートは関係ありません。ただし、帳簿を付けるときに面倒にならないよう、事業の領収書・レシートと生活費のそれとは明確に分類しておくことをおすすめします。

参考：個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁

領収書・レシートの保管で注意したいポイント

領収書・レシートは、確定申告時や税務調査の際に必要な書類のため、確実に保管していなくてはいけません。しかし、しっかり保管していたつもりでも、印字が消えていた、後から参照しづらいといったことも起こります。ここからは、領収書・レシートを保管する際の注意点を解説します。

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感熱紙は時間が経つと印字が消える

感熱紙が使われた領収書・レシートの保管には気を付けましょう。最近のレシートは感熱紙が使われていることが多く、保管している間に文字が消えてしまう可能性があります。感熱紙が使われた領収書も発行されます。

感熱紙は、表面に特殊な薬品を塗布した紙に熱を加え、熱で文字を発色させ印字するメカニズムです。紙の性質上、感熱紙は熱が加わると印字は滲み薄くなり、さらにひどくなると、黒ずんで文字が読めなくなってしまいます。

このため、領収書・レシートの保存には、光・熱・空気に触れないところに置く、コピーと取るなどの対策をしましょう。スマートフォンやデジカメで撮影し、電子データとして保存するのも良い方法です。

ノートや紙に貼るときは日付順に並べ、重ねない

領収書・レシートをノートや紙に貼って管理する際は、日付順に並べ、重ねないようにしましょう。領収書・レシートを日付と関係なく、ばらばら貼るよりも、日付順に左から右へと張り付けたほうが規則性があり、後から見返しやすくなります。

重ねて貼ると1ページに数多く貼り付けられますが、この方法も領収書・レシートが見づらくなってしまいます。領収書・レシートの発行が多い日でも、1枚1枚順番に並べてノートや紙に貼り付けましょう。サイズの大きい領収書は、折りたたむとノートに収まります。

領収書・レシートを紛失した場合の対処法

万が一、領収書やレシートを紛失してしまった場合は以下の方法で対処することができます。

領収書を再発行してもらう

紛失した領収書の発行元や店舗が把握できているのであれば、領収書の再発行を依頼しましょう。民法上、領収書の再発行に応じる義務は定められていませんが、再発行に応じない旨を事前に伝えられていないのであれば問題はないでしょう。

しかし、取引金額が5万円以上の領収書については200円の収入印紙が必要となり、相手方に負担をかけてしまうこともあるため、日頃から領収書を紛失しないよう注意しましょう。

レシートで代用する

領収書を紛失しても、手元にレシートが残っているのなら問題はありません。いつ、どこで、なにを購入したかが明確に記されているレシートは、明細のない領収書よりも信憑性が高い証憑になります。インボイス制度に対応した適格請求書の記載要件を満たしていれば、仕入税額控除にも対応できます。

感熱紙に印字されており時間経過に弱い点を踏まえ、領収書同様にレシートも保管する習慣を身につけましょう。

クレジットカード払いの場合は利用明細書で代用可能

クレジットカードの利用明細書だけでなく、通帳記録やATMの振込証明書、ネット通販の購入確認メールも支払者が改ざんできないことから、支払いを証明できる書類になります。購入証明書や支払証明書の再発行に応じてもらえる場合もあるので覚えておきましょう。

領収書やレシートに限らず、取引に関する複数の証憑を保存することは、いざという時の安心材料にもなります。取引の際は決裁記録やメールのやり取りもあわせて保存することをおすすめします。

電子データの領収書は電子保存が義務

電子帳簿保存法改正によって、電磁的方式により取引情報の授受を行う電子取引で発行・受領する書類は、電子データで保存しなければならないと法律で定められました。すべての事業者に電子取引で授受した電子データの保存が義務付けられています。

このため商品や消耗品の購入の際、メールやPDFなどで支払った経費の領収書を受け取った場合は、この電子データを電子保存しなくてはいけません。2022年1月1日の施行より2年間の猶予期間が設けられていますが、各企業は電子帳簿保存法への対応が必要です。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、書類仕訳帳や総勘定元帳、注文書、領収書といった国税関係の帳簿と書類を電子データ（電磁的記録）として保存しても良いと定めた法律です。国税関係書類の電子保存を認め、企業の業務効率化を図る目的で制定されました。

国税関係書類を電子保存できると、紙や印刷のコスト削減、書類を管理する担当者の負担軽減が実現でき、書類の保管場所も不要になります。法律で、PCで作成した国税関係の書類を一定要件の下で電子データとして保存し、紙の書類に代えられると認められました。

国税関係書類をスキャナで電子データ化し、一定の保存要件の元に保存することも許され、上述のように、電子取引で発行・受領する電子データの書類を電磁的記録として保存することも義務付けられています。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

請求書のまとめ方

企業は、領収書と同様に請求書も一定期間保存しなければいけません。原則法人は7年、個人事業主は5年間、請求書を保存します。ここからは、領収書と同じく重要な国税関係の書類である請求書のまとめ方を紹介します。

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月別にまとめる

請求書を月別にまとめる方法は、広く普及しています。請求書を月別にまとめると、一覧性が高く、その月に支払いが滞りなく行われているかどうか、月単位で支払いがどれほどあったのかの確認も容易です。

しかし、月別に請求書を分別していると、特定の取引先の請求書を探すためにひと月ごとに確認する必要が生じ、手間がかかるという難点があります。このため、取引先が多い企業は経理業務に手間がかかります。

取引先別にまとめる

請求書を取引先別にまとめる方法を採用している企業も多いようです。請求所を各取引先別にまとめると、経費や仕入れに関連する企業への支払い状況、売上に関連する企業からの支払い状況の確認が容易になります。

しかし、請求書が取引先ごとに分けられていると、全体の支払い状況を把握しづらく、書類の分類も取引先が多いほど増加し、管理に手間がかかるといったデメリットがあります。

経費精算システムでペーパーレス化・電子化

経理業務を効率化したい方は、経費精算システムの導入を検討しましょう。経費精算システムを導入し、領収書・請求書を電子化して保管すると、紙で管理していた頃のような、貼り付けやファイリング、7年間保存の手間を大幅に軽減できます。

エクセルでの領収書・レシート管理と比較しても、経費精算システムは優れています。経費精算システムには、クレジットカードや電子マネーと連携、スマホアプリで領収証を撮影し電子保存可能、会計ソフトとの連携などの便利な機能を持つ製品も登場しました。

このような便利機能が搭載された経費精算システムは、手入力と金額の確認作業を減らし、経理担当者の負担を低減できます。さまざまな便利機能が実装されている製品がありますが、経費精算システムは、電子帳簿保存法に対応した製品がおすすめです。

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムは、検索機能も秀逸で、すべての領収書・レシートを電子データ化できるため、社内のペーパーレス化も推進できます。

まとめ

領収書・レシートのまとめ方は、書類を紙で整理する方法と電子保存する方法の2種類です。領収書・レシートを紙で管理する方法には月別に封筒で保管する方法、専用のノートに貼り付ける方法、裏紙に貼る方法、インデックスを付けファイリングする方法があります。

電子保存は、領収書・レシートをスキャナやスマートフォン、デジカメで画像ファイルとして電子データで保存します。領収書・レシートの保存期間には注意が必要です。領収書・レシートの保存期間は法人の場合7年、個人事業主の場合は青色申告は7年、白色申告の場合は5年と定められています。

領収書・レシートを保管するときは、感熱紙の文字消えに注意しましょう。感熱紙が使われた領収書・レシートは熱に触れると文字の薄れや滲みを起こすため、空気に触れないように保管する、コピーを取る、スマホやデジカメで撮影して保存するなどの対策が必要です。

領収書・レシートをノートに張り付けて管理するときは、日付順に並べ、重ねないようにしましょう。重ねず、1枚1枚日付順に規則正しく貼られていると、領収書・レシートの参照が容易になります。