打刻とは？打刻の正しいやり方や管理できていない場合のリスクを解説

打刻とは、出勤時間・退勤時間等をタイムカードや勤怠管理システムに記録させることを指します。打刻を行う意味は、正確な労働時間を把握し社員の健康や健全な雇用を守ることです。本記事では、打刻管理ができていない場合のリスクなど打刻管理を正確に行う重要性を解説します。

目次

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1. 打刻とは
2. 打刻を行う意味
3. 打刻管理ができていない場合のリスク
4. 打刻管理の種類とメリット・デメリット
5. 人的ミスや打刻管理を効率化する勤怠管理システム
6. 打刻忘れが起こる原因
7. 打刻忘れの対策・対処法
8. まとめ

打刻とは

打刻とは、従業員の出勤時刻と退勤時刻を正確に記録する作業です。企業によっては、休憩の開始時刻や終了時刻などを打刻する場合もありますが、いずれにしても、勤務時間を正確に記録するために行われます。

打刻を行う意味

打刻は従業員の勤務時間の把握のために必要な行為ですが、具体的には正確な給与計算や残業時間の把握などの意味も含んでいます。ここでは、打刻を行う具体的な理由について解説します。

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正確な労働時間を把握するため

労働基準法では、使用者は従業員の労働時間を適切に管理することが定められています。そのため、打刻による労働時間の正確な記録は法令遵守のためにも必要です。

厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間の正確な記録のための原則的方法を記しています。方法は使用者による確認と記録、またはタイムカードやICカードなどによる客観的な記録です。
従業員の自己申告を認めるケースもありますが条件付きであり、使用者の負担も考慮すると客観的な記録方法が推奨されます。自己申告の詳細やその他記載事項の詳細については、厚生労働省のガイドラインを確認してください。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

正しい給与を従業員に支払うため

正確な労働時間の記録は給与計算に直接的に関連します。従業員の給料は労働時間の記録に基づいて計算されるため、不正や誤った記録が行われると、支給される給与も正しくないものになります。

そのため、正しい給与を従業員に支払うためにも打刻は重要です。給与計算では、勤務時間だけでなく、残業代・遅刻早退や欠勤による控除なども集計します。同様に打刻を含む勤怠管理においても、残業や遅刻・早退・欠勤は正確に記録されなければいけません。

残業時間を把握するため

前述でも触れましたが、打刻は残業時間を記録するためにも必要な作業です。2019年4月の労働基準法の改正により、月45時間・年間360時間を超える長時間労働は禁止になりました。

そのため、打刻による労働時間の把握は、より法令遵守の意味合いも重視されており、また、従業員の健康に配慮し、モチベーションや生産性の低下を防ぐためにも重要です。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚生労働省

打刻管理ができていない場合のリスク

打刻管理が不十分な場合、さまざまなリスクを抱えることになります。確認や修正業務に時間を取られたり、正確な給与計算が困難になったりと、デメリットしかありません。適切な打刻管理のためにも、それらのリスクについて理解しておきましょう。

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業務負担が増える

従業員の打刻忘れや入力ミスなどは、打刻管理ができていれば本来不要な業務を増やすことになります。管理者は従業員に打刻データを確認し、場合によっては修正や承認の処理を行わなければいけません。従業員自身も、修正のための申請手続きが必要です。

また、ミスの発見が遅れたり、ミスが頻発したりする場合は、勤怠データに基づく給与計算の業務にまで影響が出ます。勤怠データの信頼性が問われる問題に発展する可能性があるため、打刻装置の見直し・従業員への教育・自己確認のルーティン化など対策が必要です。

未払い請求をされる場合がある

出勤打刻の異常な値は、シフトと照らし合わせると見つけやすい一方で、退勤打刻に関しては残業の可能性があるため、より厳格に管理する必要があります。退勤打刻の管理がいい加減な場合、実際の残業時間の正確な計測が困難になります。

定められた時間を超えて労働した場合に残業代を支払うのは法的な義務です。不正確な計算によって、未払い残業代を請求される法的リスクを冒さないよう気をつけましょう。
「残業を行う場合は事前に管理者に申し出る」「事前に申請・承認した残業時間を超えてはならない」などの社内ルール作りや従業員への法的要件の周知徹底などの対策が必要です。

法律違反により罰せられる恐れがある

労働基準法では、正確な勤怠管理を義務付けており、法的な規定に基づいて労働時間の記録がされなければいけません。例えば、時間外労働の制限・残業代の支払い義務・1分単位で管理する原則などがあります。

管理者はこれらの規定を理解せずに打刻管理すると、法律違反で罰せられる可能性があります。また、違反によっては従業員が罰せられるケースもあるため、従業員にもある程度の法的要件を理解させておくことも重要です。

重大な違反や反復的な違反があると、刑事罰の対象になる場合もあるため、法令に基づく打刻管理を徹底する必要があります。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

時間外労働の上限規制

時間外労働の上限規制は、大企業では2019年4月より、中小企業では2020年4月より施行されています。この規制では、基本的に月45時間・年360時間が時間外労働の上限です。

特別な事情でこれを超える場合は一部認められますが、月100時間未満であり、年720時間以内、かつ複数月平均が80時間以内である必要があります。さらにこの特例は、年6か月以内にとどまります。

参考：時間外労働の上限規制 | 厚生労働省

年5日の年次有給休暇取得の確実な取得

年5日の年次有給休暇取得の確実な実施は、2019年4月より全企業で施行されました。これは、年10日以上の年次有給休暇が支給される従業員に適用されます。

雇用者は年次有給休暇のうち、最低でも年5日を指定して取得させなければなりません。これは管理監督者を含む従業員にも適用されます。

参考：年5日の年次有給休暇の確実な取得｜厚生労働省

打刻管理の種類とメリット・デメリット

打刻管理にはさまざまな方法があります。ここでは代表的な方法としてタイムカード・ICカード・勤怠管理システムを取り上げ、それぞれのメリット・デメリットを解説します。

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打刻管理方法	内容
タイムカード	タイムカード装置にカードを挿入して打刻する
ICカード	リーダーにICカードをかざして打刻する
勤怠管理システム（ソフト）	専用端末やPC・モバイル機器などで打刻し、システム上で管理・集計を行う

タイムカード

タイムカードによる打刻は、紙のタイムカードをタイムカード装置に挿入して打刻を行います。勤怠管理の基本的な打刻方法として広く普及しており、馴染みやすいのが利点です。操作方法も単純でトレーニング不要ですが、時間の印字(記録)以外は手作業です。

単純な仕組みなため、打刻忘れを通知する機能はなく、また、他の従業員のタイムカードでも打刻ができるなど、改ざんや不正行為の隙が多いのがデメリットです。正確な打刻は従業員に依存し、ルールの周知と組織として不正を監視する体制が求められます。

また、集計も手作業となり時間がかかるため、リアルタイムに勤怠データを把握するのが難しい面もあります。

メリット	デメリット
低コストで手軽に導入しやすい	ミス・打刻忘れに早期に気づきにくい
カードを挿入するだけで打刻できる	改ざんや不正行為のリスクがある
	集計に時間がかかる
	大量の紙カードの保管方法が課題になる

ICカード

勤怠情報の記録としてICカードが使われる場合もあり、個別の識別情報を格納したICカードをリーダー機器にかざして打刻します。打刻の操作自体は前述のタイムカード同様にシンプルで、誤った時刻を入力するリスクはありません。

通常は従業員が個々に自分のICカードを所持するため、他の従業員の打刻を勝手に行う不正も防げます。また、打刻情報はデータ化されているため、リアルタイムに確認でき、自動的に集計できる点もメリットです。

しかし、一方で前述のタイムカードよりも導入コストはかかり、リーダー機器の購入やインフラ・ネットワークを整備する必要があります。カードの紛失や破損に備えた対策も用意しておかなければいけません。

メリット	デメリット
ICカードをかざすだけで打刻できる	導入コストがかかる
ミスや不正のリスクを抑えられる	カードの紛失・破損時の対応策が必要になる
リアルタイムに勤怠情報を確認しやすい
自動集計で勤怠管理が効率的になる

勤怠管理システム（ソフト）

勤怠管理システムは、前述のICカードや専用の打刻装置、あるいは打刻用のパソコンやモバイル端末と組み合わせてシステム上で打刻データを管理します。システムそのものが打刻機能を備えている場合もあります。

システムによりますが、基本的には勤怠情報を一元的に管理し、従業員の個別の情報を管理できたり、勤怠に関連する申請や承認の機能を備えていたり、勤怠管理を効率化します。打刻データは自動集計され、リアルタイムにデータを管理できる点がメリットです。

また、システム上での管理は、データの正確性と信頼性を向上させ、ミスや不正のリスクを最小限に抑えます。一方で導入コストがかかり、初期設定が複雑な点やシステムトラブルの対策も考えておかなければいけません。

メリット	デメリット
打刻用の機器と組み合わせて効率的に打刻データを管理できる	導入コストがかかる
勤怠情報や従業員情報を一元管理できる	システムトラブル時の対策が必要になる
リアルタイムに情報を管理できる	システムの信頼性は製品やベンダーに依存することになる
ミスや不正のリスクを最小限に抑えられる	利用方法には学習コストがかかる場合がある
打刻忘れや異常なデータに対する通知機能がある
長時間労働への警告機能がある
勤怠に関する承認・申請手続きがシステム上でできる
自動集計で正確な情報を給与計算に反映させられる

人的ミスや打刻管理を効率化する勤怠管理システム

勤怠管理システムは、打刻管理の正確性を向上させられるだけではなく、勤怠情報を効率的に管理できるシステムです。近年はクラウドベースで比較的手軽に導入できるシステムもあります。ここでは勤怠管理システムでできることについて解説します。

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正確な打刻ができる

勤怠管理システムは、従業員の打刻データをわかりやすく可視化できるため、打刻ミスに気づきやすくなります。また、シフト管理と照合して、打刻忘れや異常な値に対して通知する機能が備わっているものもあります。

また、さまざまな打刻方法とシステムを連携させやすく、生体認証による打刻なら不正のリスクを低減できます。モバイル端末との連携なら、社外からの打刻にも対応でき、GPS機能による不正防止対策も可能です。

ただし、いかに打刻の正確性を向上させるかは、どのような打刻方法と組み合わせるか、どのようなルールを周知させるかに左右されます。従業員の勤務形態や会社のニーズ・ルールも踏まえて、最善の方法を選択しましょう。

業務が効率化される

勤怠管理システムでは、勤務時間・休憩時間・出勤日数・欠勤日数・遅刻や早退などのデータを自動集計します。手作業による集計に比べて、ミスは起こりにくく、また計算にかかる労力や時間も大幅に削減可能です。

また、誤った打刻の訂正を申請したり、申請に対する承認もシステム上でできて効率的です。有給休暇や残業の申請がシステム上でできる場合もあります。正確で効率的な勤怠管理は、勤怠情報に基づく給与計算業務の負担軽減にもつながります。

正確な労働時間の管理・把握ができる

勤怠管理システムでは、従業員の労働時間をリアルタイムに把握できるため、適切な労働時間の管理にもつながります。システムによっては、設定した労働時間を超えると警告を通知できるため、法律違反となる長時間労働を防ぐこともできます。

残業時間の正確な把握は長時間労働の防止だけではなく、正確な残業代の支給にも寄与します。もちろん残業代だけでなく、役職・深夜手当・賞与などの情報も管理して、給与計算に反映させることが可能です。

法改正に対応できる

労働に関係する法律は改正することがあり、法的要件を満たさなければいけない勤怠管理システムは法改正の度に修正や仕様変更が必要です。会社内にサーバーを構築しているシステムでは技術を持った従業員への負担が大きくなります。

しかしクラウドベースの勤怠管理システムの場合、法改正に対応させるのはベンダーであるため、管理者や従業員への負担は少なくて済みます。ただし、社内ルールを見直す必要性があるため、法改正で何が変わるのかについては知らなければなりません。

従業員の不正防止になる

勤怠管理システムによって、従業員の不正防止に役立つ効果に期待できます。さまざまなシステムがありますが、基本的には従業員が簡単に打刻できるように設計されているため、ミスを軽減し、正確な打刻が促進されます。

また、通知やリマインダー機能を備えている場合は、従業員に対して打刻を知らせることができ、打刻忘れも軽減できます。生体認証や二要素認証による打刻であれば、他の従業員の代わりに打刻する不正行為も防げます。

他にもGPSやIPアドレスのデータの活用によって従業員の実在性を確認したり、打刻履歴や修正の履歴を閲覧することによって、異常や規則違反を監視できます。ただしシステム自体が直接的にミスや不正を防止するわけではなく、活用の仕方次第です。

打刻忘れが起こる原因

打刻忘れの代表的な原因は、打刻のための環境に不備があったり、従業員の打刻に対する意識不足が挙げられます。また、近年はテレワークに対する打刻方法の検討が必要なケースもあります。ここでは、打刻忘れのさまざまな原因について解説します。

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打刻する場所や装置に問題がある

打刻する場所が従業員にとってアクセスしづらい場所では、打刻忘れのリスクが高まります。同じ空間でもどこに打刻用の端末を設置するかは、一見すると些細ですが、打刻は毎日行われるため、長期的には大きな影響を及ぼします。

また、打刻のための入力・操作が煩雑であることも同様に打刻忘れにつながりやすくなります。従業員数に対して打刻用の端末が少ない場合も打刻忘れのリスクが高いです。

さらに装置の故障・不具合が生じると、従業員は手動の打刻補正が必要になります。手動の作業が多くなるほど入力ミスのリスクは高まり、正確性が損なわれてしまいます。

従業員が打刻の重要性を理解していない

出勤時に必要な作業は打刻だけとは限りません。企業によって異なりますが、通達・メールチェック・引継ぎ事項の確認・清掃など始業の際の作業の中で、打刻は軽視されがちです。退勤時も同様で、急ぎの業務や重要な業務の後は打刻への意識が低くなります。

いずれも勤怠管理の重要性を理解し、日頃から意識できていれば防げる問題ですが、そのための説明や教育の機会が少なかったり、後回しにされたりしやすい点も見直さなければいけません。

打刻の軽視は、打刻忘れだけでなく、退勤の打刻をしてから仕事をする不正な残業にもつながりやすいため、特に注意が必要です。

テレワーク導入などで労働環境が変わった

テレワークによる労働環境の変化は、自宅での打刻の習慣化を難しくしてしまうケースを発生させています。その原因として、そもそも在宅勤務者向けの打刻手段が整っていなかったり、システムへのアクセスが制限されてしまうことなどが挙げられます。

特に新たにテレワークを導入する企業の場合は、在宅向けの打刻手段やアクセス権限をどうするかなど事前に検討しておかなければいけません。

また、在宅環境では労働時間・休憩時間が柔軟になりやすい反面、自己管理をしっかり行わないと、労働時間の記録が不正確なものになりやすい点も気をつける必要があります。

打刻忘れの対策・対処法

前述の通り、打刻忘れにはさまざまな要因があり、ここからは打刻忘れの対策・対処法を解説します。対策を施す際には、どれか一つの対策だけでなく、複合的に活用すると効果的です。

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タイムレコーダーなどを分かりやすい場所に設置する

タイムレコーダーや打刻用のパソコンなどの端末は、設置場所を工夫することで打刻忘れを軽減できます。例えば、出入口付近に設置すれば出社・退社のタイミングで従業員は打刻装置を目にすることになるため、自然と打刻のルーティン化もしやすくなります。

また、従業員によって出勤時間が異なる場合は、業務でよく使われる場所よりも、打刻専用のスペースを設けた方がいい可能性もあります。既に出社している従業員の業務を中断させることなく打刻ができて、業務効率の低下を防げるためです。

さらに、どの従業員からも見えやすい位置に打刻装置を設置することで、不正な打刻を監視する効果も生まれます。これらはあくまでも参考例で、実際のスペースや企業のニーズを考慮しながら、効果的な設置場所を検討してください。

打刻が簡単なシステムを導入する

打刻の入力や操作が簡単なシステムを導入することも打刻忘れの軽減に寄与します。シンプルな画面・メニュー・ボタン配置など、ユーザーフレンドリーなインターフェースなら、操作方法の教育に時間を割かなくても、誰でも直感的に打刻ができます。

また、従業員が特定の操作を行うと自動で打刻されるシステムがある他、予定打刻の直前に通知を送る機能を備えたシステムなども便利です。テレワークや社外で始業する場合などは、モバイル対応の打刻システムでどこからでも勤務時間を記録できます。

打刻履歴を確認できる機能があると、打刻忘れに早期に気づいて、必要な申請手続きや承認も迅速に行えます。

従業員に打刻の重要性を周知する

従業員それぞれの打刻への意識を高めるためには、教育や説明による周知徹底が重要です。勤怠管理の方針・規則・法的な要件・罰則などを含め、必要に応じてミーティングや社内メールなどの方法で定期的に発信することが理想的です。

また、労働基準法上、打刻の改ざんは使用者も労働者も罪になります。不正な記録による長時間労働では、労働契約法にも触れる可能性があり、使用者・労働者ともに法的要件は理解しておかなければいけません。

打刻を軽視する傾向が見られる場合は、コミュニケーションの強化を図る必要があります。単に法的な側面から指導するだけでなく、必要に応じて正確な給与計算や従業員の健康面など、さまざまな側面から打刻の重要性を周知させましょう。

打刻ルールを設定する

前述の従業員への周知に関連して、企業としての社内ポリシーや打刻ルールを明確にしておくことが大切です。特に打刻ルールに関しては、徹底できるように具体的で、かつわかりやすく可視化できることが求められます。

例えば、始業・終業時間ぴったりに打刻することは問題ではありませんが、実際の業務時間との差がある場合に、どのタイミングで打刻を行うのか、どの打刻方法を採用するのか、従業員が状況に応じてどの打刻方法を選択するべきかなどをルール化します。

また、打刻のミスがあった場合にどのような修正手続きが必要なのかも決めておきましょう。

ミスがあったらすみやかに訂正処理を行う

打刻忘れや打刻の入力・操作ミスがあった場合には、できるだけ早く訂正を行うのが理想的ですが、そのためにはミスを早期に発見できなければいけません。そのため、ミスを早期に発見するための方法についても検討しておくことが大切です。

例としては、勤怠管理の担当者が毎日打刻の確認を行う、あるいは従業員自身による確認を業務の一部として義務づける方法が考えられます。また、打刻忘れや異常な打刻を検知して通知する機能を持つシステムを導入するのも一つの選択です。

ミスの発見後は、必要な訂正手続きがスムーズに行えることも重要です。訂正の申請や承認がシステム上で行えると、管理者も従業員も手続きの負担が少なくて済みます。

まとめ

打刻は従業員の正確な労働時間の記録のために必要な作業です。打刻管理ができていない場合、不正確な給与支給・法律違反による罰則・従業員の健康被害などのリスクがあります。

打刻ミスや打刻忘れを防止するためには、勤怠管理システムで勤怠情報を効率的に管理するのが有効です。ルールの周知も徹底し、適切な勤怠管理を行いましょう。