インボイス制度で経費精算書はどう変わる？注意点などを解説

インボイス制度により、仕入税額控除を受けるにはインボイスの保存が必要になります。経費精算書の作成においても様々な変更点や影響が生じます。本記事では、インボイス制度による経費精算業務の変更点、インボイス制度に対応するために準備しておくことなどを解説しています。

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目次

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1. そもそも「インボイス制度」とは
2. インボイス制度による経費精算の変更点・注意点
3. インボイス制度対応による経理業務への影響
4. インボイス制度に向けて準備すること
5. インボイス制度に対応した経費精算システムのおすすめ
6. まとめ

そもそも「インボイス制度」とは

インボイス制度は、2023年10月からの法改正にともなう新しい仕入税額控除の方式で、正式には「適格請求書等保存方式」といいます。インボイス制度の主な目的は、消費税の複数税率・税額を正しく把握することにあります。

2019年からの軽減税率の適用で、複数の仕入税率が混在するようになり、従来の「区分記載請求書等保存方式」では正しい税額・税率の把握がむずかしいことや、納税での不正やミスが発生する問題もありました。

それらを解消するために、商品ごとの税額と税率が明記されたインボイス（適格請求書）の発行・保存が義務付けられることになりました。

参考：国税庁「インボイス制度の概要」

仕入税額控除の要件

仕入税額控除とは「売上時に預かった消費税」から「仕入れ時に支払った消費税」を差し引いて、納税するべき消費税が二重課税されることを防ぐ制度です。

インボイス制度において仕入税額控除を受けるには、売り手からインボイス（適格請求書）が発行されることが条件となります。インボイスを発行・交付できるのは「適格請求書発行事業者」の登録申請をした課税事業者のみです。

一方、免税事業者はインボイスの発行ができず、仕入税額控除の対象外となります。今まで、課税売上高が1,000万円以下の免税事業者は、売上時に受け取った消費税分を納税する義務がないため、そのまま事業者の利益とする「益税」を得ていました。

しかし、インボイス制度をきっかけに、免税事業者との取引を控える流れが予想されるため、免税から課税に切り換える事業者が増えるとみられています。

参考：国税庁「適格請求書等保存方式の概要ーインボイス制度の理解のためにー」

インボイス制度による経費精算の変更点・注意点

インボイス制度が始まることで、経費精算においてはどのような変更点・注意点があるのでしょうか。以下に、5つの具体的な内容について解説していきます。

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立替金精算書の作成・保存の必要

従業員が経費を立替払いした際、領収書の宛名が「従業員名」になっている場合は、仕入税額控除を受けるために、インボイスに加えて「法人名」が記載された「立替金精算書」も作成・保存することが必要になります。

これは「適格請求書発行事業者の名称」がインボイスに記載する必要事項となっているためで、従業員名のインボイスと、法人名が記載された立替金精算書をあわせて保存することで、課税仕入れにかかるインボイスの保存がされたとみなされます。

取引価格3万円未満の特例はなくなる

インボイス制度の開始後は、税込3万円未満の仕入で認められていた特例がなくなります。特例とは、領収書がない場合でも帳簿の記載があれば、仕入税額控除が認められるという内容です。

ただし例外があり、税込3万円未満で領収書がない公共交通機関の旅客運賃などに関しては、請求書・領収書の発行がむずかしいことからも、従来どおり帳簿の記載のみで仕入税額控除が認められます。

免税事業者からはインボイスをもらえない

インボイス導入後において免税事業者から仕入すると、インボイスをもらえないため仕入税額控除が受けられません。

本来は「売上税額から仕入税額を引いた金額が消費税納税額」であるところが、仕入税額の控除ができなくなるため、自社にとっては間接的にコストが上がることになります。

しかし、インボイス制度開始とともに、免税事業者からの仕入において、急に仕入税額控除ができなくなるわけではありません。

免税事業者からの仕入税額控除には経過措置が設けられていて、インボイス制度が始まって最初の3年間は「課税仕入れの80%が控除」され、その後3年間は「課税仕入れの50%が控除」できます。その間に、少しずつ取引体制を整えていくとよいでしょう。

請求書の記載項目が増える

インボイス制度の導入で、従来の区分記載請求書から適格請求書へと変更されることにより「適格請求書発行事業者の登録番号」と「税率ごとの消費税額」の記載が、新たに義務化される項目として加わります。

従来の区分記載請求書でも、税率ごとに区分して合計した対価の額（税込）の記載は必須でしたが、適格請求書では、税率ごとに区分した消費税額の記載も必要になります。ちなみに、消費税額の切上げ・切捨てなどの端数処理については事業者ごとの任意です。

消費税額の計算方法が増える

現行の「区分記載請求書等保存方式」では、売上税額については「割戻し計算」という計算方法のみで行われてきました。しかし、インボイス制度では、新たに「積上げ計算」も選ぶことができるようになります。

割戻し計算とは、1年間の取引総額に対する消費税を算出して税額を決める方法であるのに対し、積上げ計算は、売上のたびに消費税額を加算していき税額を算出する方法です。

積上げ計算での消費税額の算出方法が、比較的利益が出るケースが多いことから、今後、積上げ計算を選ぶ事業者が増えることが予測されています。積上げ計算は、新しい計算方法であることから、トラブル時の対応などに課題があることも懸念されています。

インボイス制度対応による経理業務への影響

インボイス制度への対応による、経理業務への影響はどのようなことがあるのでしょうか。課税事業者・免税事業者それぞれの企業においての影響を解説していきます。

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課税事業者への影響

まず、課税事業者におけるインボイス制度対応による経理業務の影響について、考えられる2つの項目を具体的に解説します。

書類がインボイスの要件を満たしているか否かの確認

インボイス制度の開始後、経理部門では、仕入先の登録番号の確認作業や、インボイスの要件を満たしているかや、どの帳票をインボイスとするかなどの確認が必要になります。また、インボイス登録事業者と免税事業者とで税額計算を分ける必要もあります。

仕入先が適格請求書発行事業者のときは従来と税額計算は変わりませんが、仕入先が免税事業者のときは、仕入税額控除の経過措置期間に対応した計算方法での調整が必要です。インボイス導入してから3年間は、免税事業者からの仕入は80%控除されます。

取引先が適格請求書発行事業者か否かによる仕訳の変更

現行の「区分記載請求書等保存方式」では、「課税仕入10%」または「課税仕入8%」の税区分別に仕訳を集計して仕入税額とすることができました。

インボイス制度の開始後は「仕入税額対象の課税仕入10%」と「仕入税額対象の課税仕入れ8%」の新しい税区分方法が出てきます。これは、取引先によって仕入税額対象か、対象外かを分ける必要ができたため、今後は、この方法に沿って仕訳を行う必要があります。

免税事業者への影響

インボイスを発行・交付できるのは課税事業者のみであるため、免税事業者はインボイスが交付できません。たとえ、自身が課税事業者であっても、免税事業者からの仕入は、仕入税額控除の対象外となるため、免税事業者との取引を控える動きが懸念されています。

インボイス制度を機に、免税事業者が課税事業者へ転換することも選択できるよう、国が「納税額を売上税額の2割に軽減」などの負担軽減措置を用意しています。

ただし、負担軽減措置が適用される条件として「前々年度の課税売上高が1,000万円以下」の免税事業者がインボイス発行事業者（課税事業者）になる場合などが定められています。

インボイス制度に向けて準備すること

インボイス制度に向けて準備することとはどのような内容なのでしょうか。課税事業者・免税事業者それぞれについて、準備することを解説していきます。

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課税事業者	免税事業者
インボイスを交付できるようにする	課税事業者になるか検討
取引全般の整理
インボイスの保存体制を整える
経費精算システムの導入・変更の検討

課税事業者が準備すること

インボイス制度に対応するために課税事業者が準備することや、受ける影響はどのようなことがあるのでしょうか。ここからは、課税事業者が準備しておきたい4つの項目について解説していきます。

インボイスを交付できるようにする

インボイス制度の開始前には、売上先にインボイスの交付方法を共有しておくことが大切です。交付方法は、紙・電子データのどちらでも可能です。税務署から登録通知が来ていれば、インボイス開始前であっても交付書類に登録番号を記載できます。

紙でインボイスを発行する場合、Webで配布されている雛形を活用するのもよいでしょう。また、現行で社内で使用している雛形がある場合、インボイスへ登録番号などの必要事項を追記しておきましょう。

電子データでインボイスを発行すると、人為的なミスや改ざん防止にもなりファイリングへの手間や保管場所への心配がなく、コスト削減にもつながります。

取引全般の整理

インボイスが確実に受け渡しできるために、取引先とは、適格請求書発行事業者の登録の確認をはじめ、以下の項目も確認しておきましょう。

売り手側では、インボイス発行事業者の登録申請の他にも、インボイスの雛形の改訂・保存体制を整えることや、税額計算方法の確認も必要になります。

買い手側でも、支払通知書（仕入明細書）をインボイスとする場合は、雛形の改訂が必要です。また、取引先が免税事業者から課税事業者へ変わった場合、消費税の負担を考慮した販売価格の見直し・調整も必要になるでしょう。

インボイスの保存体制を整える

インボイス制度では、適格請求書の発行事業者・受け取った事業者ともに、7年間の保存義務があります。紙での請求書の保存方法は、紙での保存とスキャンして電子データで保存の2つから選択できます。

紙の請求書をスキャンして電子データで保存後は、紙の請求書原本を廃棄することが法律上認められています。また、電子データで保存する要件として「変更履歴が確認できること」もしくは「タイムスタンプの付与」のいずれかが必須です。

いずれかの機能を持つことで適格請求書の「真実性の確保」が証明できるとされます。また、税務署からのダウンロードを求められたら、すぐに応じられることも電子データで保存することの必要条件です。

経費精算システムの導入・変更の検討

インボイス制度は、そもそも適格請求書を電子化する目的も持っています。インボイス制度に対応した経費精算システムを導入することで、業務効率化を促進して経理業務の負担を軽くすることができるでしょう。

経費精算システムでは、国内で規格統一された電子インボイスを管理できますので、取引先が異なるシステムを利用しているケースでも、データのやり取りが自動で行えます。また、手計算ではむずかしい仕入税額控除の計算もシステムで簡単にでき、時間短縮も可能です。

免税事業者が準備すること

インボイス制度は、免税事業者にとって不利といわれていますが、免税事業者のままでいるか、課税事業者になるかをどうするかを検討する基準について解説していきます。

課税事業者になるか検討

これまで、消費税の課税期間における基準期間で、課税売上高が1,000万円未満の事業者であれば、免税事業者として消費税の納税が免除されてきました。

しかし、インボイス制度の開始後は、売上先の消費税額の負担が増えてしまい、先方にとっては取引にデメリットが感じられるため、適格請求書発行事業者になることが求められる状況になるといえます。

一方、適格請求書発行事業者へなることは課税事業者になることでもあり、消費税の申告納税が必要になるなど、経理業務が増えるといった側面もあります。インボイス制度の登録は任意となりますが、取引先との関係性も踏まえて慎重に検討することが必要でしょう。

インボイス制度に対応した経費精算システムのおすすめ

インボイス制度に効率よく対応していくために、経費精算システムを導入して利用していくことをお勧めします。ここでは、インボイス制度に対応したおすすめの経費精算システムをご紹介します。

まとめ

インボイス制度は、2023年10月からの新しい仕入税額控除の方式で、正式には「適格請求書等保存方式」といいます。インボイス制度の主な目的は、消費税の複数税率・税額を正しく把握することにあります。

仕入税額控除とは、納税するべき消費税が二重課税されることを防ぐ制度で、インボイス制度において仕入税額控除を受けるには、適格請求書発行事業者からインボイスが発行されることが条件となります。

インボイスを発行できるのは課税事業者のみで、免税事業者との取引は仕入税額控除の対象外となるため、今後、免税事業者が課税事業者への転換が増えると考えられます。インボイス制度の登録は任意となりますので、あらゆる角度から慎重に検討することが大切です。