中小企業におすすめのオンラインストレージ2選｜選び方も解説

オンラインストレージは無料・低料金でも利用できるため、ファイルサーバーを構築する余裕がない中小企業にも導入が推奨されます。しかし数多くのサービスがあり、迷う方も多いでしょう。この記事では、中小企業におすすめのオンラインストレージや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 中小企業もオンラインストレージでファイル管理を効率化
2. 中小企業がオンラインストレージを利用するメリット
3. 中小企業向けオンラインストレージの選定ポイント
4. 中小企業におすすめのオンラインストレージ2選
5. その他のオンラインストレージの選び方
6. まとめ

中小企業もオンラインストレージでファイル管理を効率化

オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは、インターネット上に設置された保存場所に、社内のさまざまなデータを保存するサービスです。従来のような社内サーバーやHDDなどのハードウェアは必要なく、オンライン上で社内データを一元管理できます。

オンラインストレージは低予算・少人数でも利用できることから、中小企業でも運用しやすいサービスといえます。本記事では、中小企業におすすめのオンラインストレージについて解説します。

中小企業がオンラインストレージを利用するメリット

オンラインストレージは比較的低コストで導入でき、拡張も簡単にできることから、人員や予算に課題がある中小企業でも利用しやすいでしょう。ここでは、中小企業がオンラインストレージを利用するメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

低コストで導入できる

オンラインストレージは、比較的低コストで導入可能です。オンラインストレージは機器の購入やシステム構築などが不要で、保守・運用やセキュリティ対策もベンダーが行うことが一般的であるためです。

例えば、ファイルサーバーやNASの場合、ハードウェアの購入費用のほか、システムの構築費用、機器の保守運用などの費用が必要です。さらに、セキュリティ対策も自社で行う必要があり、導入や運用にかかるコストが高額化する傾向があります。

その点、オンラインストレージはこのようなコストが不要なため、必要最低限のコストで導入できる可能性があります。そのため、予算が限られる中小企業でも利用しやすいでしょう。

簡単に拡張できる

オンラインストレージは、容量を簡単に拡張できるメリットがあります。具体的には、オンラインストレージでは、利用プランや契約内容を変更するだけで容量を拡張できることが多いです。

一方で、ファイルサーバーやNASを拡張するには、HDDなどの追加や設定の変更といった複雑な工程が必要であり、費用もかかります。オンラインストレージであれば、このような費用を抑えられるほか、容量の拡張に伴う手間も削減できます。

少ない費用と手間で柔軟に容量を拡張できることから、自社の状況に合わせて柔軟にサービスを運用できる点もオンラインストレージのメリットといえます。

例えば、予算に限りがある期間は容量が小さい無料・低料金のプランで運用し、自社の成長や必要性にあわせて容量を拡張するというような運用方法が可能です。あるいは、繁忙期のみデータの保存容量を増やすこともできます。

このように、容量の拡張に柔軟性があるオンラインストレージを導入することで、必要なときにのみ容量を拡張でき、その結果として無駄なコストの削減に貢献します。

中小企業向けオンラインストレージの選定ポイント

中小企業向けは予算が限られていることが多いため、低料金で自社の条件を可能な限り満たすオンラインストレージを選定することが大切です。ここでは、中小企業がオンラインストレージを選定する際に、注目すべきポイントをご紹介します。

以下のポイントを押さえて、自社に適したオンラインストレージを導入し、データ管理業務の最適化につなげましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

必要な容量と料金をチェック

一般的に、オンラインストレージは容量が大きくなるほど、利用料金も高額になります。中小企業は予算が限られていることが多いため、必要以上のコストを抑えるために、自社の規模に必要な容量のプランかどうか慎重に検討する必要があるでしょう。

このとき、自社が主に利用するデータの種類を考慮する必要があります。例えば、動画や画像を大量に保存したい場合は、高額でも大容量のプランの契約が望ましいでしょう。

一方で、テキスト文書の保存を中心的に行う場合は、無料・低料金のプランの容量でも対応できる可能性があります。このように、企業によって必要なデータ容量は異なります。

一概に料金や容量だけを見るのではなく、自社における運用方法を考慮しながら、サービスやプランを決定することが望ましいです。

何人で利用するか

一般的にオンラインストレージは、サービスやプランによって利用可能なユーザー数が異なります。そのため、何人の社員でオンラインストレージを利用するのかをあらかじめ確認し、対応したサービス・プランを選ぶ必要があります。

例えば、少人数で利用する場合は、ユーザー1人ごとに料金が発生するプランを利用することで、必要以上のコストを削減できる可能性があります。複数人で利用する場合は、一定のユーザー数ごとに料金が変動するプランを選ぶと、お得に運用できるでしょう。

セキュリティ性を確認

オンラインストレージでは、インターネット上に社内データを保存することから、一定のセキュリティリスクが伴います。ハッキングやウイルス感染のリスクを可能な限り回避するには、セキュリティ性の高いサービスを選ぶ必要があります。

具体的には、通信の暗号化や二段階認証、ワンタイムパスワード、アクセス権限の設定といったセキュリティ機能を備えたものが望ましいです。

無料・低料金のプランは、有料プランに比べてセキュリティ機能が乏しい傾向があるため、コスト面のメリットと、セキュリティリスクのバランスを見極めることが大切です。

誰でも簡単に操作できるか

オンラインストレージは、誰でも直感的に操作できるサービスを選ぶのがおすすめです。人員が不足している中小企業では、新サービス導入に伴う研修・教育のためのリソースを確保しづらいためです。

操作が簡単なサービスを導入することで、研修や教育の工程を減らすことができ、導入にかかる負担が必要最低限で済むでしょう。操作性や使い勝手を確認するには、無料プランや無料トライアルがあるサービスの活用がおすすめです。

併せて、操作方法や利用方法に関して、ベンダーの手厚いサポート体制があるかどうかも重要な選定基準となります。

中小企業におすすめのオンラインストレージ2選

その他のオンラインストレージの選び方

中小企業がオンラインストレージを選ぶ際は、無料の保存容量や同期型・非同期型であるかに注目しましょう。いずれも使い勝手やコストに大きく影響するポイントであるため、慎重に考慮することが大切です。

その他にも、編集権限やプレビュー・直接編集の可否、デバイスとの親和性に注目するのがおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 無料の保存容量はどのくらいか
2. 同期型か非同期型か

【その他の比較ポイント】

1. 編集権限機能をチェック
2. プレビュー・直接編集は可能か
3. PC・スマホとの親和性を確認

まとめ

オンラインストレージは、インターネット上の保存場所に社内データを保存できるサービスです。従来のようなファイルサーバーやHDDが不要であるため、導入コストが比較的安く、容量の拡張も簡単に行うことができます。

中小企業の多くはリソースや予算に限りがあるため、サービス選定の際は容量と料金、ユーザー数、セキュリティ性を確かめることが大切です。また、研修や教育といった工程を可能な限り削減するには、誰でも直感的に操作できるサービスを選ぶことが望ましいです。

今回ご紹介したポイントを踏まえて最適なオンラインストレージを選定し、中小企業におけるデータ管理業務の効率化につなげましょう。