人事評価システムとは？機能やメリット・デメリット、選び方を解説

人事評価システムとは、人事評価業務に関するデータ管理や評価シートの作成を自動化できるシステムです。本記事では、人事評価システムをよく知らない方や導入を検討している方のために、人事評価システムの機能や選び方、メリット・デメリットを解説しています。

目次

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1. 人事評価システムとは
2. 人事評価システムの種類
3. 人事評価システムの機能一覧
4. 人事評価システムのメリット
5. 人事評価システムのデメリット
6. 人事評価システムの選び方
7. 人事評価システムを導入する際の注意点
8. まとめ

人事評価システムとは

人事評価システムとは、人事評価に関する業務を自動化するシステムのことです。人事評価のためには、評価シートの作成から従業員への配布・回収、データの分析などの作業が必要です。評価面談の際には、人員が手を取られて作業効率が下がることもあるでしょう。

人事評価システムではこれらの作業をシステムが代行し、PC上で完結できます。人事評価に関わる様々なプロセスが省けるため、人員不足やコスト削減ができるメリットがあります。

また、回収した評価シートは集計のみならず、その後も保存しておく必要があります。システム上で保存・管理ができる人事評価システムは、オフィスのスペースを取られることがないため非常に便利です。

中小企業にも人事評価システムはおすすめ

人事評価システムは、大企業のような大人数の社員を抱える会社だけでなく、中小企業にもおすすめのサービスです。人事評価システムは客観的なデータの分析により社員が公正な評価を受けられるため、モチベーションが上がります。

社員のモチベーションが上がることで生産性が上がり、結果的に組織力の向上に繋がるでしょう。業務の簡略化による作業効率の向上だけではなく、社員の満足度の向上も期待できます。

人事評価システムの種類

人事評価システムの種類には、クラウド型・オンプレミス型・パッケージ型があります。それぞれの特徴を理解し、自社の規模や組織体制と相性の良いシステムを選ぶことでより高い効果を発揮します。ここでは、それぞれのシステムの特徴を解説します。

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機能	特徴
オンプレミス型	・自社にサーバーの構築が必要 ・カスタマイズ性が高い ・自社の制度に合わせたシステムにできる ・社員が多い大企業向け
クラウド型	・インターネット上のサーバーを利用 ・カスタマイズ性が低い ・自動でバックアップできる ・複数のデバイスに対応 ・場所を問わず利用できる
パッケージ型	・PCにインストール ・カスタマイズ性が低い ・継続費用がかからない

オンプレミス型

オンプレミス型は、自身でサーバーを用意してシステムを構築していくタイプです。社内のローカルネットワークを使用して通信するため、通信速度が速くスピーディに処理できるメリットがあります。

また、社内にサーバーを設置することで情報漏洩や不正アクセスを防ぎやすく、セキュリティ面でも安心できます。一方で、関連機器を揃えたり運用の方針を決めたりなど、システムの構築や運用に付随する業務が増えて導入までに時間がかかるデメリットもあります。

それに伴い、高額な初期費用や維持費が必要になることが懸念されます。さらに、災害や通信障害が起こった際は、データの消失や自社での復旧作業が必要になるため、場合によっては余計手間がかかると感じることになるかもしれません。

メリット	デメリット
自社の人事評価制度に合わせて独自のシステムを構築できる	サーバーの構築に時間とコストが掛かる
処理スピードが速い	人手が求められる
セキュリティ面で安心	トラブル発生時は自社で対応が必要
	社外からは利用できない

クラウド型

クラウド型は、インターネット上に用意されたサーバーを用いて人事評価を運用するシステムです。データ管理がクラウド上でされるため、社員の情報や評価シートが共有しやすく、インターネット環境があれば、社外からでも利用できるメリットがあります。

また、社内で準備する関連機器やサーバーの準備が必要ないため、導入に時間がかかりません。月額費用は掛かりますが、初期費用が無料だったりメンテナンス費用まで月額に含まれていたりするため、コスト面でも大きなメリットがあります。

しかし、クラウド型のシステムでは既にパッケージ化されているシステムを利用するため、カスタマイズの自由度が低いのがデメリットと言えます。また、ネットワーク障害が起こった際やインターネット環境がない場合は、データにアクセスできないことも挙げられます。

オンプレミス型に比べると、インターネット上で情報を管理しているため、サイバー攻撃や不正アクセスによる被害に遭うリスクが高まることも懸念点です。セキュリティ面を考慮して、慎重にサービスを選ぶ必要があります。

メリット	デメリット
低コストで始められる	カスタマイズの自由度が低い
導入時の準備や作業が少ない	インターネット環境が必須
場所を問わずアクセスできる	セキュリティ面の対策が必要

パッケージ型

パッケージ型は、必要な機能が備わったソフトウェアをPCにインストールして利用する人事評価システムです。ソフトウェアとライセンスを購入することですぐに使用できるため、導入に手間がかからないメリットがあります。

月額費用が掛からないため低コストで済み、社内のネットワークを利用して他のシステムと連携や共有ができる機能も便利です。

クラウド型と同じようにパッケージ化されたものを使用するため、自社に合わせてカスタマイズしづらいデメリットがあります。クラウド型のように、場所を問わずアクセスできるわけではなく、社外ではアクセスが制限されることもあります。

メリット	デメリット
導入が簡単	カスタマイズの自由度が低い
コストがかからない	社外からアクセスできないことがある
他のシステムと連携可能

人事評価システムの機能一覧

人事評価システムは、単に人事評価をしてデータを保存するだけではなく、様々な機能を搭載しています。ここでは、人事評価システムの機能を詳しく解説します。

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機能	主な内容
社員情報管理	・個人情報(職務経歴、保有資格など)管理 ・人事評価結果の管理 ・異動履歴の管理
目標設定・進捗管理	・目標の共有 ・目標の達成状況の管理 ・MBOやOKR ・フィードバック状況の管理 ・評価基準の共有
評価シートの作成・管理	・作成した評価シートの配布 ・評価データの保存 ・データの検索
評価・分析	・1on1ミーティング ・360度評価 ・コンピテンシー評価 ・評価データの分析
ワークフロー管理	・進捗状況を可視化 ・記載漏れや不備の発見 ・評価漏れの是正
他システムとの連携	・労災管理・採用管理・勤怠管理 ・給与計算システム・チャットツール ・他システムと組み合わせて活用

社員情報管理

人事評価システムでは社員の基本的な個人情報から職務経歴、保有資格などの様々な情報を評価結果と共にシステム上で一括管理できます。個人のデータを一括で管理することで、人事異動や業務の割り振りを考える際に適切な人材を見つけやすいです。

目標設定・進捗管理

目標設定や進捗管理は、目標の達成状況や進行の具合を知るための機能です。

従業員が自身で決めた目標の達成率や進捗に応じて人事評価を行うMBOと、企業と個人が方向性を明確にして目標を管理するOKRといった手法の評価機能などが搭載されています。評価機能を利用することで、目標の達成に向けたロードマップが見えやすくなります。

評価者は一括で目標管理しやすく、従業員は定期的に自身の進捗状況を管理できます。業務上で関わることのない人事部でも、人事評価システムの利用によりデータの集計や分析がしやすく、業務の効率化が期待できるでしょう。

評価シートの作成・管理

人事評価システムでは評価方法に合わせた評価シートの作成ができ、システム上で配布・回収・集計まで進められます。

各社員の評価データはPCやサーバー上で保存・管理されるため、必要な際は検索機能を使ってスムーズに取り出すことができます。

評価・分析

人事評価システムに搭載されている評価・分析の機能は、人が行うより客観的且つ正確に行うことができます。評価結果や分析結果は、後のレポート作成や社員教育などに活用できるでしょう。

例えば、立場の違う複数人で1人の従業員を評価する360度評価や、評価の実施後には上司と部下で定期的に行う1on1ミーティングにより評価の共有やフォローができます。

また、仕事で高いパフォーマンスを発揮している社員の行動特性を評価基準とするコンピテンシー評価も、データの分析により正確な基準を割り出せます。コンピテンシー評価は評価基準はもちろん、行動特性を例として教育の場で活用することで社員に浸透するでしょう。

ワークフロー管理

ワークフロー管理機能では、人事評価のプロセスの進み具合を可視化できます。人事評価は評価シートの作成や評価入力、集計まで多くの作業が発生します。社員が多いほど手続きは増えるため、管理を怠ると時間がかかり予定の期間内に終わらないことに繋がります。

ワークフロー管理機能により評価シートの申請状況が分かれば、不備や評価漏れを発見できるため、ミスや遅延を防ぐために役立ちます。

他システムとの連携

人事評価システムと他のシステムを連携する機能は、人事評価以外にも作業を効率化できるため便利です。会社には、給与計算システムや採用管理、勤怠管理など様々な管理システムが導入されています。

例えば、人事評価システムと給与計算システムを連携させた場合、社員の評価が給与に反映されているか、といった確認がしやすくなるでしょう。人事評価システムと他のシステムを組み合わせて活用することで、業務の簡略化を図り他の業務に人員を割くことが可能です。

人事評価システムのメリット

人事評価システムには、客観的な評価による社員の満足度向上や、プロセスの簡略化による作業の効率化など様々なメリットがあります。ここでは、人事評価システムのメリットを詳しく解説します。

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公正な評価が可能になる

人事評価システムは、社員ごとの実績や数値により客観的且つ明確な評価が可能になります。そのため、評価担当者の主観や個人的な感情が入りにくく、公正な評価ができるようになります。

「評価者によって結果が違う」「実績に見合わない評価を受けて困る」など、社員が不満を抱えにくくなるでしょう。

業務の効率化

紙の評価シートを用いた場合、シートの作成や集計、保管に手間がかかりますが、人事評価システムでは作業が自動化されるため、業務が簡略化されます。その結果業務効率が上がり、人手不足の解消や他の業務に時間を割くことができるメリットがあります。

最適な人材配置ができる

人事評価システムでは、社員それぞれの能力や経験をシステム上で一括管理できるため、スキルなどをもとに最適な人員配置を行うことが可能です。客観的な評価で社員の強みを把握できるので、社員の能力に見合った担当業務をアサインできます。

社員それぞれが自分の強みを活かして活躍できるため、組織全体の生産性の向上に繋がります。

従業員のモチベーション向上

人事評価システムによって、評価者の主観が入らず透明性の高い評価を受けられるため、社員のモチベーション向上が期待できます。社員の実績がそのまま反映されるかたちになるため、評価されるべき人が正しく評価される組織体制が構築できるでしょう。

実力が反映されやすくなるため、社員の意欲が向上して全体的な生産性が上がることも期待できます。

人事評価システムのデメリット

人事評価システムには多くのメリットがありますが、導入して効果的な利用を続けるためにはデメリットを理解しておくことが必要です。ここでは、人事評価システムのデメリットを解説します。

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自社の評価制度を見直す必要がある

人事評価システムを導入する際は、自社の人事評価制度を見直す必要があることがデメリットです。既存の評価制度と人事評価システムが合わない場合、より多くの変更点が生じると予想できます。

しかし、社内の人事制度が良い方向に変わるきっかけにもなるため、必ずしもデメリットになるとは限りません。見直しをなるべく避けたい場合は、既存の評価制度に近いものや相性の良いシステムを選ぶことで手間が省けるでしょう。

導入の際にコストがかかる

人事評価システムを導入する際は、初期費用と維持費がかかります。思ったような効果を得られなかったり、メリットを感じなかったりした場合、コストの無駄になるリスクがあるでしょう。そのため、事前の計画や料金のシミュレーションが必要です。

人事評価システムの選び方

人事評価システムを効果的に使うためには、選び方が重要です。運用後に自社に合わないと発覚したら、時間もコストも無駄になるでしょう。ここでは、人事評価システムで失敗しないための選び方を解説します。

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導入目的・必要な機能を明確にしておく

人事評価システムを導入する際は、導入する目的や自社に必要な機能を明確にしておく必要があります。人事評価システムによってどんな課題をどう解決できるか、どんな効果を期待するか洗い出しておかないと、システムを持て余す可能性があるでしょう。

そのため、自社の評価制度や企業規模、組織体制を客観的に分析し、どんなシステムが適切か調査が必要です。また、評価担当者や人事部内で話し合い、意見収集することで課題が明確化します。

自社に必要な機能を確認することで、一部の機能しか使わない、または機能やシステムをさらに追加しなければいけないというリスクを防げます。

操作性を確認

人事評価システムには多くの情報が集約されます。また、評価の内容などの複雑なデータが蓄積されるため、インターフェースに優れた操作性の高いものを選ぶのが望ましいです。

操作性が悪いと、必要な情報を見つけるのに時間がかかったり、評価項目や従業員情報の変更をスムーズに行えなかったりというデメリットが発生します。そのため、実際に操作を行う担当者がシステムを確認し、カスタマイズのしやすさや視認性の高さを見極めましょう。

コスト面を確認

人事評価システムは、使用する機能や社員の数によって料金が異なります。そのため、自社が求める機能に見合ったコストをかける必要があります。導入の目的を明確にしたら、必要な機能を具体的に洗い出す必要があるでしょう。

コストパフォーマンスの悪さを感じないよう、費用に対して得られる効果と料金のシミュレーションを行うことが大切です。

他システムと連携できるか

人事評価システムは、労務管理システムやチャットツールなどとのAPI連携機能により、さらに便利になります。人事評価システムで足りない部分を他のシステムで補うことができます。既存のシステムと連携できれば、コストを抑えることも可能です。

人事異動や組織改変に対応できるか

人事評価システムを導入する際は、データを素早く移行・変更して人事異動や組織改編に柔軟に対応できるか確認する必要があります。データの移行に作業時間を要すると、人手不足や各種対応が遅延する可能性があるためです。

自社の規模や評価制度に対応しているか

人事評価システムには、大企業向けや中小企業向けがあるため、自社の規模に合ったシステムを選ぶことが大切です。自社の従業員数や会社規模を確認してシステムを検討しましょう。

また、人事評価システムが自社の既存の評価制度に対応していない場合、評価制度を大幅に見直すことになるため、事前の確認が必要です。評価の見直しの程度をあらかじめ把握しておくことで、社員への事前の周知が可能になります。

サポート体制・セキュリティ対策を確認

人事評価システムを選ぶ際は、サポート体制やセキュリティ対策の内容を把握しておく必要があります。

操作ミスによるトラブルや疑問点が発生した場合、サポート係へ問い合わせが必要になります。サポート内容や対応時間を確認することで、自社で対応できる修復作業や稼働時間と合うかを確認できます。

また、人事評価システムでは社員の個人情報や会社の機密情報を扱うため、不正アクセスや情報漏洩にならないよう、セキュリティ面で対策されているシステムが安心です。

無料トライアルでテスト運用してみる

無料トライアルでテスト運用をしてみることで、担当者や社員が使いやすいか、コストと機能がバランスを取れているか確認できます。

契約しなかった場合は、トライアル期間の終了と共に自動的に使えなくなるため、注意が必要です。無料トライアルの際も、計画的に進めましょう。

人事評価システムを導入する際の注意点

人事評価システムはメリットが多いですが、思わぬ落とし穴もあります。ここでは、人事評価システムの導入や運用に失敗しないために抑えておきたい注意点を解説します。

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運用ルール・評価結果の活用方法を事前に決めておく

人事評価システムを導入する際は、管理者や権限、フローなどの運用方法を決めておくことが大切です。あらかじめ準備をしておくことで、導入後に現場が混乱することを防げます。事前に決めた事項は、導入前に社員に周知することで、よりスムーズになるでしょう。

また、社員の評価結果は管理・蓄積するだけではなくシステムを最大限に活かす方法を考えることで、会社の発展に繋がります。例えば、評価結果のデータをもとに企業の経営戦略を考えたり、社員の教育のテーマを決めたりできます。

人事評価システムの導入にこだわらず、運用方法や活用方法を柔軟に検討しましょう。

システムに頼りすぎない

人事評価システムの導入により、従来の人事評価業務を簡略化し、他の業務に時間を費やすことができるのは大きなメリットです。しかし、システムが提供する情報がすべて正しいとは限らず、その結果を基に人間が深堀りする必要があります。

そのため、人事評価システムの導入はあくまで時間などのコスト削減が主であることを忘れないようにしましょう。加えて、人事評価チェックの結果から、制度の見直しや人材配置に関しても人間が最終判断を行うことが大切です。

定期的にフィードバックを行う

人事評価は従業員個々のスキルなどを判断し、給与や報酬にも関わる重要な事項です。そのため、システムに任せきりだと従業員からの不満が発生する可能性が高く、データだけの参照では従業員からの理解を得ることが難しい場合があります。

そのため、従業員一人ひとりに対して定期的なフィードバックを行いましょう。特に、面談やミーティングなど、直接顔を合わせて現状を伝えることで、課題の解決に向けた積極的な姿勢を促すことにも繋がり、社内全体の意識改革にも貢献します。

まとめ

人事評価システムは、システム上で人事評価を完結できる手軽さや機能の多さから、作業効率の向上や公正な人事評価ができるなど様々なメリットがあります。活用方法次第で人事評価以外の業務もスムーズに行えることも、注目されている点です。

一方で、会社に合わないシステムの選択によるコストパフォーマンスの悪さや、人事評価制度の見直しに手間がかかるなどのデメリットもあります。自社を分析した上で、計画的にシステムを導入する方針を決めることが大切です。

この記事を参考いただき、自社と相性の良い人事評価システムを導入し、正しく運用することで組織力や生産性の向上を目指しましょう。