おすすめのテレビ会議システム5選｜選び方のポイントも解説

テレビ会議システムを利用すれば、コストを抑えて会議を実施できるだけでなく、多様な働き方への対応もできます。しかし、製品によってスペックや機能はさまざまなため、自社に合ったものを選ぶ必要があります。この記事では、おすすめのテレビ会議システムや選び方を解説します。

目次

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1. テレビ会議システムで会議コストを削減 
2. テレビ会議システムは品質・同時接続数・使いやすさで選ぶ
3. テレビ会議システムの選び方で重要な3つのポイント
4. テレビ会議システムのその他の比較ポイント
5. おすすめのテレビ会議システム5選
6. テレビ会議システムの導入フローと注意点
7. まとめ

テレビ会議システムで会議コストを削減 

テレビ会議システムは、離れた場所にいる人同士が映像と音声を通じて、リアルタイムでコミュニケーションを取るためのツールです。近い距離で会話しているかのような雰囲気を実現し、画面越しに相手の姿を見ながらコミュニケーションを取ることができます。

似たシステムに「Web会議システム」がありますが、Web会議システムはインターネット環境とPCやスマートデバイスがあれば利用できます。ただし、ネットワークの混雑による影響を受けやすく、通話品質・セキュリティ・機能面で制約がある場合があります。

これに対し、テレビ会議システムは、専用機器・専用回線により、高品質な通話と安定した接続を提供します。

また、テレビ会議システムでは、相手の表情を見ながらジェスチャーを交えて会話ができる点に加え、移動にかかる時間やコストを削減できるメリットがあります。遠隔地でもスムーズにミーティングや打ち合わせが行えるため、効率的な業務運営に貢献します。

テレビ会議システムの導入により、高品質なコミュニケーションを実現するためには、システムを選ぶ際にいくつかのポイントを押さえることが重要です。本記事では、テレビ会議システムの選び方や導入フローについて解説します。

テレビ会議システムは品質・同時接続数・使いやすさで選ぶ

テレビ会議システムを選ぶ際には、映像と音声の品質・同時接続数・使いやすさを確認することが重要です。さらに、機能性やサポート体制など押さえておきたいポイントもあります。次の章でそれぞれのポイントについて詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 映像・音声の品質は良好か
2. 必要な同時接続数に対応しているか
3. 使いやすさを確認

【その他の比較ポイント】

1. 通話以外の機能もチェック
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制は充実しているか
4. コストパフォーマンスは良いか

テレビ会議システムの選び方で重要な3つのポイント

テレビ会議システムの選定は、会議の目的に関わらず円滑なコミュニケーションのために、必ず押さえておくべきポイントがあります。ここでは、テレビ会議システムの選び方における重要な3つのポイントを解説します。

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映像・音声の品質は良好か

テレビ会議の効果は、映像と音声のクリアさに大きく依存します。高品質な映像と音声は、会議の参加者がスムーズにコミュニケーションを取り、効果的な議論を行うための基本条件となります。

そのため、テレビ会議システムを選ぶ際は、映像と音声の品質が保証されているかどうかを確認することが重要です。

映像・音声の品質を確認するためには、無料トライアルを通じて接続をいくつかの拠点で実施し、音声と映像がどの程度クリアに伝わるかを試すことが推奨されます。

また、ネットワークの品質も映像と音声に直接影響を与えます。システム提供元の公式Webサイトや問い合わせなどを通じて、通信の遅延・遅延のばらつき・データの損失率などの技術的な側面を調べることも確認方法の1つです。​

必要な同時接続数に対応しているか

テレビ会議システムの選定では、会議の規模や参加者の多さに対応できるように、必要な同時接続数に対応しているかどうかを確認しましょう。特に多拠点を繋ぐ会議や多数の参加者を繋ぐ会議が多いほど、この点は重要です。

同時接続数は、多くの場合システムの公式Webサイトで確認可能です。料金プランに応じて同時接続可能な拠点数が定められているケースもあります。中には数百拠点の同時接続が可能なプランもあり、自社のニーズに合ったプランを選択することが大切です。

使いやすさを確認

扱いやすいテレビ会議システムなら、全ユーザーがスムーズに会議を進行できます。そのため、システムの使いやすさは確認しておくべきポイントです。誰でも簡単に操作できることにより、効率的なコミュニケーションと生産性の向上に直接繋がります。

使いやすさの確認方法として、無料トライアルなどを通じて実際に利用することが推奨されます。その際には操作性に加え、インターフェースのわかりやすさ・設定変更の簡単さ・リモコン操作対応の可否などを確かめておくことがおすすめです。

無料トライアル以外では、実際にシステムを利用する他企業のレビューや評判も使いやすさを判断する際の参考になります。

テレビ会議システムのその他の比較ポイント

テレビ会議システムにはさまざまなシステムがあり、機能性・サポート体制・費用などが異なります。自社に適したシステムを選ぶために、ここでは、テレビ会議システムのその他の比較ポイントを解説します。

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通話以外の機能もチェック

テレビ会議システムの主な機能は、映像と音声による通話ですが、通話以外の機能を活用することで、よりビジネスを効率化することができます。以下に、テレビ会議システムの代表的な便利機能についてまとめます。

機能	概要
ファイル共有	会議中に資料（ファイル）を参加者同士で共有できる機能
画面共有	自分の画面を他の参加者と共有できる機能
テキストチャット	テキストメッセージでコミュニケーションを取る機能
録音・録画	会議の内容を録音・録画し、後から確認できる機能

セキュリティ対策は万全か

テレビ会議は、不正アクセス・アカウントの乗っ取り・情報漏洩などのリスクを防ぐために、さまざまな対策が必要です。これらのリスクを回避することで、重要な資料の流出や参加者のプライバシー保護を図ることができます。

テレビ会議システムのセキュリティ対策には、パスワードによる認証・通信の暗号化・IPアドレスによるアクセス制御などがあります。

システムによってセキュリティ対策は異なるため、会議の性質や扱う資料などを考慮して、適切な対策がされたシステムを選ぶことが重要です。

サポート体制は充実しているか

テレビ会議システムのサポート体制には、メーカーが直接対応するものから、メールや電話・現地対応・リモート対応など、さまざまな対応方法があります。

システム利用時に問題が発生しても迅速に対応できるよう、これらの対応方法やサポートの内容を確認しておくことが重要です。特に深夜や早朝に会議を行う可能性がある場合は、サポート対応の時間帯を確認しておきましょう。

また、海外拠点とテレビ会議する場合は、時差や言語の壁など特有の課題も考慮する必要があります。こうした状況下で発生するトラブルに対しても、適切にサポートしてもらえるかどうかを事前に確認しておくことが大切です。

コストパフォーマンスは良いか

テレビ会議システムの導入では、初期費用としてまとまった金額を用意しておく必要があります。これには、専用機器の購入・回線の利用料・会議室の確保など、通信を開始するために必要な費用が含まれます。また、運用には毎月の通信費も発生します。​

料金体系は、同時接続数や機能性によってさまざまなプランがあります。また、クラウド型（オンラインでサービスを利用）やオンプレミス型（自社にサーバーを構築）によっても料金は異なります。

例えば、クラウド型では、1拠点あたり月額数千円程度で利用できますが、それでも初期費用として十数万円以上必要になる場合もあります。

このように、テレビ会議は簡単なシステムでもある程度まとまった費用が必要になるため、コストパフォーマンスを確認することが大切です。

コストパフォーマンスについては、初期投資のみで済むシステムか、月額利用料金が発生するかを確認し、費用対効果を検討する必要があります。自社における使用頻度や必要機能を考慮して、利便性と費用のバランスの取れたシステムを選ぶようにしましょう。

おすすめのテレビ会議システム5選

テレビ会議システムの導入フローと注意点

テレビ会議システムは、費用や設備投資にかかる時間などが大きいため、導入は計画的に行うことが重要です。ここでは、テレビ会議システムの導入フローと注意点について解説します。

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必要な要件の洗い出し

自社に合ったシステムを選定するためには、選定前に必要な要件を洗い出すことが重要です。そのためには、まず自社の課題やテレビ会議システム導入の目的を明確にしましょう。

目的が明確になることで、必要な機能や拠点数などを洗い出しやすくなります。また、予算・システムの操作性やセキュリティを考慮することも大切です。

自社にとって、予算内で最適な機能を提供するシステムの要件を定めておくことで、自社に最適なテレビ会議システムを選びやすくなります。

無料トライアルなどで品質を確認する

テレビ会議システムの中には、無料トライアルを提供しているものも多くあります。無料で実際にシステムを試すことは、システムが自社の要件に合っているかどうかを確かめる最も有効な手段の1つです。

トライアルを通じてテレビ会議システムの品質を確認する際は、音声と映像のクリアさ・操作性・接続の安定性・必要な機能の有無と性能などを試すことが重要です。

実際に利用しながら、システムが実際の使用環境で期待通りの性能を発揮するかを評価しましょう。また、ベンダーのカスタマーサポートの対応速度や対応品質もこの機会に確認しておくことを推奨します。

利用環境を整えて導入する

テレビ会議システムを導入する際には、専用回線や専用機器、会議を行う場所の準備が必要です。これらを準備しておくことは、高品質な音声と映像を確保し、安定した接続で利用するために重要です。

専用回線を用意することでデータ通信の混雑を避け、遅延や中断のリスクを低減できます。専用機器は、専門的な機能や高いセキュリティを確保し、効率的な会議運営をサポートします。

会議を行う場所は、静かでプライバシーが保たれ、参加者が集中できる環境を整えることが大切です。これらを準備するためには、事前にベンダーとの相談を通じて、自社のニーズに合った設備を選択することが推奨されます。

まとめ

テレビ会議システムは、高品質な映像と音声による通話、地理的な制約を超えたコミュニケーションが可能になるツールです。移動にかかる時間や費用を削減することで、より多くの時間を本質的な業務に割くことが可能になります。

導入を検討する際は、通話の品質・同時接続数・使いやすさを主要な選択基準として考慮する必要があります。また、通話以外の機能・セキュリティ対策・サポート体制・コストパフォーマンスも比較ポイントであり、自社に最適なシステムを見極めることが大切です。

必要な要件の洗い出し・無料トライアルを通じた品質の確認など、計画的な導入フローを踏むことで、システムが企業の業務フローに無理なく組み込まれます。本記事の内容を参考に、ビジネスの可能性を広げるテレビ会議システムを選びましょう。