おすすめのマニュアル作成代行｜選び方のポイントも解説

業務や製品のマニュアルの作成は重要な作業の1つですが、作成のための人的リソースが足りないという企業もあるでしょう。その場合は、マニュアル作成を代行会社への外注がおすすめです。この記事では、おすすめのマニュアル作成代行や選び方のポイントを解説します。

目次

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1. マニュアル作成代行を利用して高品質なマニュアルを作ろう
2. マニュアル作成代行を利用するメリット
3. マニュアル作成代行は対応業務・セキュリティ・実績で選ぶ
4. マニュアル作成代行の選び方で重要な3つのポイント
5. マニュアル作成代行のその他の比較ポイント
6. おすすめのマニュアル作成代行
7. マニュアル作成代行の導入フローと注意点
8. まとめ

マニュアル作成代行を利用して高品質なマニュアルを作ろう

マニュアル作成とは、業務手順や製品の使用方法を分かりやすく文書化するプロセスです。一般的なステップは、全体の構成を決定して、章立てを設定した上で内容を詳細に記述します。また、必要に応じて図解や写真を挿入することで、視覚的に理解しやすくします。

このようにマニュアル作成ではさまざまな作業が生じることから、自社での内製ではなく代行会社に委託する企業も増えています。しかし、マニュアル作成を依頼できる代行会社は多く、選定が難しいと感じる企業もあるでしょう。

本記事では、おすすめのマニュアル作成代行の紹介とともに、マニュアル作成代行の選び方のポイントや、導入フロー・注意点などについて分かりやすく解説します。

マニュアル作成代行に依頼できる業務内容

マニュアル作成代行会社に依頼できる具体的な業務内容としては、マニュアルの新規作成や更新・アップデート、データ化・電子化などが挙げられます。

以下では、それぞれの業務について詳しく解説します。

マニュアルの新規作成

新規作成業務では、企業のニーズや目的をヒアリングして、対象読者や必要な内容を明確にします。その後、マニュアルの章立てなどの構成を設計して、全体の流れを決定します。

次に分かりやすく簡潔に内容を執筆し、図解や写真を挿入して視覚的にも理解しやすい形に編集します。最後に校正を行って正確性や分かりやすさを確認し、必要な修正を行い納品します。

このようにさまざまな工程を代行してくれることで、自社でのマニュアル作成の負担を削減して、精度の高いマニュアルを利用できます。

マニュアルの更新

マニュアルの更新も重要な依頼業務です。既存のマニュアルを確認して、更新が必要な箇所を特定し、必要な箇所を修正して新しい情報を追加します。図解や写真も最新のものに差し替え、変更点が正確に反映されていることを確認した上で全体の内容を再チェックします。

これにより、業務の変更に合わせて適切にマニュアルを更新でき、人的ミスの防止や業務の非効率化を防げます。

マニュアルのデータ化・電子化

マニュアルのデータ化・電子化も依頼が多い業務です。この業務では、紙媒体や古い形式のマニュアルの文章や図表をデジタル形式に変換します。必要に応じて、WordやPDFなどの指定のデジタルフォーマットに変換して、マニュアルの共有を可能にします。

マニュアルのデータ化や電子化は、マニュアルの量が多いほど手間と時間がかかる作業です。この作業を代行できることで、効率的にマニュアルのデータ化が可能になり、より効果的なマニュアルの活用に繋がります。

マニュアル作成代行を利用するメリット

自社でもマニュアルは内製できますが、代行会社を利用することでさまざまなメリットを得られます。ここでは、マニュアル作成代行を利用するメリットについて解説します。

高品質なマニュアルを作成できる

マニュアル作成にはさまざまな工程があり、業務を遂行する上で過不足なく情報をわかりやすくまとめる作業は非常に困難です。そのため、マニュアルの作成が初めての場合、精度が低いマニュアルが完成する恐れもあり、かえって業務効率が低下するリスクが生じます。

一方で代行会社に依頼することで、ノウハウや技術を持ったプロがマニュアルの作成を請け負います。これにより、自社で内製するよりも精度や品質の高いマニュアルを作成してもらうことができます。高品質なマニュアルは、スムーズな業務遂行に繋がるでしょう。

業務の効率化に繋がる

上述したように、マニュアルの作成ではさまざまな手順を踏む必要があり、作成には非常に大きな時間と手間を要します。企業によっては、通常の業務と並行して作業を行うことで、通常の業務が滞ることや残業をしなければならないケースも多いです。

しかし、代行会社にマニュアル作成を委託すると、自社の人的リソースや時間を割いてマニュアルを作成する必要がなくなり、業務の停滞を防止でき、重要な業務に振り分けられます。また、完成したマニュアルによって、業務の効率化や生産性の向上にも寄与します。

マニュアル作成代行は対応業務・セキュリティ・実績で選ぶ

マニュアル作成代行を選ぶ際には、自社が依頼したい業務に代行業者が対応しているか、マニュアルの内容に関してセキュリティ対策は万全か、これまでに信頼できる実績があるかといった3つの重要なポイントがあります。

また、その他にもいくつかの注目すべき比較ポイントがあります。次の章からは、代行業者を選ぶ場合のチェックポイントについて詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 依頼したい業務に対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 信頼できる実績があるか

【その他の比較ポイント】

1. 外注費用をチェック
2. 希望する形式で納品してもらえるか
3. 多言語に対応しているか

マニュアル作成代行の選び方で重要な3つのポイント

マニュアル作成代行を選ぶ際は、以下の3つのポイントに注目することが重要です。ここからは、これらのポイントについて詳しく解説します。

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依頼したい作業に対応しているか

一口にマニュアル作成代行サービスといっても、カバーする業務の範囲はさまざまです。例えば、マニュアルの新規作成や更新のみを行う業者や、マニュアルのデータ化・電子化を専門としている業者など多様なサービス形態があります。

そのため、自社が依頼したい業務に対応しているマニュアル作成代行業者を選定することが重要です。また、マニュアル作成以外にどのような業務に対応できるかも確認しましょう。

将来的にマニュアル作成以外の業務も委託したい場合、同じ業者に依頼することによってコミュニケーションをスムーズに進められます。マニュアル作成以外にも幅広い業務に対応できる業者を選ぶことにより、依頼業務の幅も広がるため効率的です。

セキュリティ対策は万全か

マニュアル作成代行を選ぶ際には、セキュリティ対策が極めて重要なポイントとなります。特にマニュアルには、企業の機密情報や独自のノウハウが含まれることが多いため、これらの情報が適切に保護されることを確認することが不可欠です。

そのため、代行業者のデータの保護ポリシーや情報の保存・管理方法、データの暗号化対応などを確認する必要があります。また、適切なセキュリティ認証として、ISO/IEC 27001のような国際的なセキュリティ基準の保有などもチェックポイントです。

さらに、契約書には、セキュリティ対策に関する具体的な条項を盛り込みましょう。例えば、業者が機密情報を第三者に漏らさないことの保証や、万が一データ漏洩が発生した場合の対応策や責任範囲の明確化を含めることが大切です。

信頼できる実績があるか

マニュアル作成代行業者を選定する際には、これまでの実績や事例などを確認することも大事です。これにより、業者の信頼性や得意分野を把握して、自社のニーズに最適な業者を選ぶことができます。

多くの業者のウェブサイトなどには、成功事例や実績が掲載されています。例えば、具体的なプロジェクトの詳細や達成された成果や、クライアントからのフィードバックや口コミなどが載っていることが多いです。

また、業者ごとに得意分野が異なります。したがって、自社が必要とするマニュアルの種類や業界に特化したノウハウを持つ業者を選ぶことで、より高品質なマニュアル作成を依頼できるでしょう。

マニュアル作成代行のその他の比較ポイント

自社に適したマニュアル作成代行を選ぶ場合には、以下のような比較ポイントをチェックすることも大事です。これらのポイントに注目して充分に確認することで、自社のニーズにマッチした最適なマニュアル作成代行サービスを選べます。

ここからは、マニュアル作成代行のその他の比較ポイントについて詳しく解説します。

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外注費用をチェック

マニュアル作成代行を選定して依頼する場合は、企画構成や原稿作成、図・画像作成、PDF化・HTML化・製本などさまざまな工程に費用が発生します。そのため、自社の予算に合わせて検討することがポイントになります。

ここでは、外注費用の具体的な中身について詳しく解説します。

企画構成

企画構成の費用は、どのようなマニュアルを作るかといった企画段階での打ち合わせなどにかかる費用です。費用相場は概ね10万円〜30万円前後であり、打ち合わせ時間や担当人数、必要工数などによって費用は大きく変動します。

他の工程に比べると企画構成費用は高額になることが多いですが、これはマニュアルの全体像を決める大事な工程になるためです。したがって、綿密な打ち合わせを重ね、自社と業者が合意して意図するマニュアル構成を確立することが求められます。

原稿作成

原稿作成費用は、マニュアルの内容を記述・作成する作業にかかる費用です。費用相場はA4サイズ1ページあたり5千円〜1万5千円ほどになり、記述内容の専門性が高くなるほど費用も高額になる傾向があります。

また、専門知識に加えて特別な知識が必要な場合には、調査費や取材費などの費用が別途発生することもあります。このようなケースでは、通常の1ページあたりの単価に加え、追加費用が発生します。

図・画像作成

図・画像作成費用は、本文を補足するための図・画像・グラフ・イラストなどを作成するために生じる費用です。費用相場は、1点あたり2千円〜1万円程度となります。

挿入するイラスト・画像に関して、イラストレーターにオリジナルのイラストを依頼する場合や、専門のカメラマンが撮影した画像を使用する場合は別途費用が発生します。そのため、全体の費用が高額になる傾向があります。

その他（PDF化・HTML化・製本など）

上記の費用に加え、印刷製本の費用やマニュアルのPDF化・HTML化などの電子化費用、それに伴う基本設計費用、CMS(コンテンツ管理システム)およびテンプレート作成費用などが発生します。

印刷製本費用は、ページ数や印刷部数、使用する用紙の種類などによって大きく異なるため、事前に見積もりを取っておくと無駄なコストを抑えられるでしょう。PDF化の費用相場は1ページあたり数百円程度、HTML化は1ページあたり5千円前後です。

さらに、基本設計やCMS・テンプレートなどの作成を依頼する場合、15万円〜30万円程度を見積る必要があります。このようにマニュアル作成にはさまざまな費用がかかるため、トータルコストを算出して、どこまでの業務を委託するかを検討することが重要です。

希望する形式で納品してもらえるか

マニュアル作成代行業者を選定する際は、自社が希望する形式で納品してもらえるかも確認しましょう。特にPDFやWord、動画などの形式での納品が挙げられます。

業者が過去に制作したPDF・Word・動画などのサンプルを提供してもらうことにより、クオリティや形式が自社の要求に適合しているかを確認できます。これによって、納品後のマニュアルの具体的なイメージを把握でき、自社に適しているかを適切に判断できます。

多言語に対応しているか

自社に多数の外国人従業員が在籍している場合、必要な言語でマニュアルを作成してもらえるかをチェックしましょう。外国人従業員が多く働いている企業では、母国語で記載されたマニュアルを使用することで、業務内容や手順の理解度が大幅に向上します。

ひいては、ミスやトラブルの減少にも寄与するでしょう。多言語で記述されたマニュアルの品質は、マニュアルの有用性に直接影響します。そのため、翻訳において専門知識を持っているか、ネイティブによる校正が行われているかなどの点を確認することが大事です。

おすすめのマニュアル作成代行

マニュアル作成代行の導入フローと注意点

マニュアル作成代行業者を選ぶ際には、適切な導入フローと注意点を事前に把握することが成功の鍵です。これにより、自社におけるマニュアル作成がスムーズに進み、期待通りの成果を得ることができます。ここからは、具体的な導入フローと注意点について解説します。

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見積もりを依頼する

上述した選定方法を参考にして、複数のマニュアル作成代行業者から見積もりを依頼しましょう。複数の見積もりを比較することで、自社のニーズに最適な業者を効果的に絞り込めます。

各業者から提供された見積もりを受け取ったら、作成費用や追加作業費用、経費など総費用の内訳を検討しましょう。また、提出された納期が自社のスケジュールに適合するか、提供されるマニュアル作成の詳細として修正回数、サポート体制などの確認も必要です。

業者を選定して、見積もりを比較するプロセスを確実に実施することで、自社のニーズに最適な業者を決定し、高品質なマニュアルを作成できます。また、各ステップでの注意点を押さえながら、計画的に進めることが成功の鍵となります。

コンテンツを決める

マニュアル作成代行の選定・契約を経て、代行会社の担当者と協議し、マニュアルのコンテンツを決定します。このプロセスでは、マニュアル作成の目的や目標、対象読者、全体的なスコープなどを共有します。

次に具体的なコンテンツの詳細を決定するために、マニュアルに必要な情報をすべて抽出します。これには、業務の流れを示す業務手順書や製品やサービスに関する技術的な詳細情報、社内トレーニング資料、従業員からの意見や改善点などが含まれます。

代行会社と資料共有を最大限に行うことで、自社の目的に合致した正確かつ詳細なマニュアル作成が可能となります。共有の対象となる資料は、現行マニュアルやガイドライン、業務プロセスや手順を示す資料、製品やサービスに関する詳細情報などが該当します。

修正・納品

代行会社からマニュアルの初版が提供されたら、細かくレビューを行い、修正や改善点を洗い出しましょう。この段階では、不明確な部分や追加情報が必要な箇所を明示して、代行会社に適切に伝えることが重要です。

代行会社は、修正依頼に基づいてマニュアルを修正します。修正が完了して提供された後は、再度レビューを行い、修正が適切に行われたかどうかを確認しましょう。修正版が要求に応えるかどうかを確認したら、最終的な承認を行います。

マニュアルが承認されると、正式な納品が行われます。業者によっては、納品後に発見された修正点や新規の追加項目などに対応していない場合や、追加費用が発生するケースもあります。これらの点も考慮して、自社のニーズに適した代行会社を選びましょう。

まとめ

マニュアル作成代行は、企業が効率的かつ専門的なマニュアルを作成するための重要なサービスです。代行会社に委託することで、自社のニーズに適した品質の高いマニュアルを作成できます。

マニュアル作成代行を選ぶ際は、明確な要件定義やフィードバックの提供、継続的なコミュニケーションの重要性などがポイントとして挙げられます。代行会社と良好な関係を構築することで、高品質なマニュアルの作成や社内業務プロセスの効率化にも繋がります。

また、マニュアル作成代行を利用する場合には、複数の業者から見積もりを取得し比較検討を行うことが重要です。本記事の内容を参考に自社の要件に適した業者を選定して、高品質なマニュアル作成を目指しましょう。