無料で使えるマニュアル作成ツールおすすめ2選｜選び方も解説

マニュアル作成ツールには、無料で利用できるものもあります。無料のツールなら、コストを抑えながら質の高いマニュアル作成が可能です。この記事では、無料で使えるおすすめのマニュアル作成ツールや注意点、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

開く

閉じる

1. マニュアル作成ツールを無料で利用しよう
2. 無料で使えるマニュアル作成ツールのメリット
3. 無料で使えるマニュアル作成ツールのデメリット
4. 無料で使えるマニュアル作成ツールの選定ポイント
5. 無料で使えるマニュアル作成ツールおすすめ2選
6. その他のマニュアル作成ツールの選び方
7. まとめ

マニュアル作成ツールを無料で利用しよう

企業には数多くのマニュアルがあり、新入社員教育や業務の引継ぎ、業務に必要な機器やツールの使い方を調べるために活用されています。それらのマニュアル作成を効率的に行うとともに、効果的な運用をサポートしてくれるのがマニュアル作成ツールです。

作成ツールで作ったマニュアルは、遠隔地でもネット上で共有でき、すべてのマニュアルをツール上で管理できます。そのため、マニュアル作成にWordやPowerPointなどを利用していた企業でも、マニュアル作成ツールへの移行が進んでいます。

マニュアル作成ツールは有料の製品が多いですが、中には無料で利用できるものもあります。無料で利用できるものには、複数プランの中に無料プランが設定されているものや、一定期間無料で利用できる無料トライアルの2種類があります。

ただし、無料プランと呼ばれているサービスの中にも、利用できる期間が設定されている場合もあるので注意が必要です。

本記事では、無料で利用できるマニュアル作成ツールのメリットや選び方を交えて、おすすめの無料のマニュアル作成ツールを紹介します。なお、ここでは期限付きプランとの区別のために、継続的に利用できる無料プランを「フリープラン」と称して解説します。

無料で使えるマニュアル作成ツールのメリット

無料で使えるマニュアル作成ソフトには、以下のような2つのメリットがあります。ここからは、これらのメリットについて具体的に解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

コストを抑えて作成できる

マニュアルを作成する方法には、外注で作成する方法と自社で作成する方法があります。電子マニュアルをマニュアル制作会社に外注する場合には、高品質のマニュアルができ上がりますが、1ページ当たり6,000～20,000円程度かかります。

自社でWordやPowerPointなどを利用して作成する場合は、ツール導入の費用はかかりません。ただし、ツールを利用する場合に比べてマニュアル作成に時間が必要となり、人的コストがかかります。

有料のマニュアル作成ツールを利用すれば、作成時間の大幅な短縮が図れ、作成したマニュアルの使い勝手がよくなります。しかし、月3,000〜30万円程度の利用料がかかります。

その点、無料で利用できるマニュアル作成ツールを利用できれば、コストを抑えて質の高いマニュアル作成ができます。特に従業員数やマニュアル数が少ない中小企業には、無期限で利用できるフリープランの利用がおすすめです。

使いやすさや効果を確認できる

ツールの導入に不安がある場合は、フリープランでツールの使いやすさや効果を確認するのがおすすめです。これによって不安を解消できれば、そのままフリープランを継続して利用することができ、有料プランにグレードアップすることも可能です。

また、マニュアル作成ツールを導入したいものの、最終的な製品選びで悩んでいる場合は、無料トライアルで機能や使いやすさをチェックするのがおすすめです。複数の製品を確認して、自社に一番合ったものを選択しましょう。

無料で使えるマニュアル作成ツールのデメリット

低コストで利用できる無料のマニュアル作成ツールですが、有料版と比較すると以下のようなデメリットもあります。これらの点に留意して、無料ツールの利用を検討しましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

機能・容量・利用人数が限られている

マニュアル作成ツールの多くでは、搭載機能や利用できるストレージ容量、ユーザー数などが異なる複数のプランが用意されています。フリープランは、それらの中で一番制限の厳しいプランであり、容量は100MB程度まで・利用人数は10人程度までのものが多いです。

一方で無料トライアルの場合は、制限の少ない製品版が利用できる場合が多いですが、利用できる期間が設定されています。したがって、無料トライアルや期限付き無料プランは、有料版導入のための1つのステップと考えるのが適切です。

サポートが手薄であることが多い

有料版のマニュアル作成ツールと比較して、フリープランではサポートが手薄であることが多いです。そのため、ベンダーのサポート体制を確認しましょう。特に初めて導入する企業では、マニュアルの作成や運用の仕方を相談できるサポートが必要になる場合があります。

フリープランでもサポートが受けられるツールもありますが、受けられるサポートはベンダーによって異なります。したがって、フリープランで受けられるサポートの種類や、有料版のサポートとの違いを確認することが大切です。

無料トライアルの場合は、有料版の製品の導入検討が主な目的となっているため、丁寧なサポートが受けられる場合が多いです。

無料で使えるマニュアル作成ツールの選定ポイント

無料で使えるマニュアル作成ツールは、自社に合わなければいつでも別のツールに導入し直すことができます。しかし、製品変更の繰り返しは、運用に慣れるまでに長い期間がかかってしまい無駄が多くなります。

そこで、ここでは自社に適した無料ツールを選ぶためのポイントを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

必要なスペックを備えているか

上述したようにフリープランのマニュアル作成ツールは、容量やユーザー数が限られていることが多いです。そのため、必要なスペックが備わっているか確認しましょう。特に動画を頻繁に利用する場合、大きなストレージ容量が提供されているものを選択しましょう。

また、作成したいマニュアルが手軽に作成できる製品の選択も重要です。システムやツールの操作マニュアルなら、画面キャプチャ機能が搭載されたツール、手順書形式のマニュアルであれば、テンプレートやレイアウトにしたがって手軽に作成できるものがおすすめです。

無料で使える期間をチェック

無料トライアルの場合は、20～30日間程度の利用期間が設定されています。しかし、無料プランと呼ばれるものの中には、3か月程度の利用期間が設定されている場合と、無期限で利用できる場合の2種類があるため注意しましょう。

無料トライアルや期限付きの無料プランを利用する場合は、その期間内にチェックしておくべきポイントを事前にまとめておくと、期限終了後に契約するプラン選択がしやすくなります。チェック事項の中には、サポートの丁寧さなども含めておくのがおすすめです。

有料版にデータを移行できるか

無料で使えるマニュアル作成ツールを選択する際には、作成したデータを有料版に移行できるかどうかの確認が重要です。利用期限が設定されている場合もデータ移行ができれば、その期間で行った作業を無駄にしなくてすみます。

継続的に利用できるフリープランでは、いつ有料プランにグレードアップしてもデータが引き継げるようになっていれば、安心して利用できます。

また、マニュアル作成ツールには、PowerPointやWordで作成したマニュアルやPDF化されたマニュアルなどをインポートできる製品もあります。そのようなツールを利用すれば、今まで運用してきたマニュアルもツール内で管理できるようになり便利です。

セキュリティ対策を確認

マニュアル作成ツールは、インターネット環境さえあればどこからでもマニュアルを共有でき、効率的に運用できます。しかし、同時に予期せぬ書き換えが行われたり、悪意のある第三者からのアクセスを受けたりしやすい環境にあるというリスクも生じます。

そのため、フリープランの場合も十分なセキュリティ対策が施されたツールの導入が必要です。特にフリープランはセキュリティ性が低いケースもあるため、重要なチェックポイントになります。セキュリティのチェックは、ベンダーとツールの両面から行いましょう。

ベンダーのセキュリティチェックでは、国際規格のISMS認証（ISO27001）や日本規格のプライバシーマーク（Pマーク）などのセキュリティ認証を受けたベンダーかどうかを調べるのもチェック方法の1つです。

ツールのセキュリティチェックでは、マニュアルの共有設定などを確認します。マニュアルの閲覧ができる人・条件付きで閲覧できる人・編集できる人、またはダウンロードの可否などをできるだけ細かく設定できると安心です。

無料で使えるマニュアル作成ツールおすすめ2選

その他のマニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールは、多くのベンダーから数多くの製品とプランが提供されています。その中から自社に合ったツールを選択するのは難しいですが、下記のポイントに注目して選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 目的・用途に合っているか
2. 誰でも簡単に操作できるか
3. テンプレートは豊富か

【その他の比較ポイント】

1. 編集・閲覧の履歴を確認できるか
2. マニュアル活用を促す機能があるか

まとめ

マニュアル作成ツールとは、マニュアルを簡単に作成できるだけでなく、マニュアルの運用や実用化もサポートしてくれるツールです。さまざまなベンダーから多くの製品が提供されていますが、中には無料で利用できるツールもあります。

無料のツールには、利用期限のある無料トライアルと、完全無料でずっと利用できるフリープランがあります。フリープランにはさまざまな利用制限がありますが、条件さえ合えばコストを抑えながら質の高いマニュアル作成ができるおすすめのツールです。