無料で使えるマニュアル作成ツールおすすめ2選｜選び方も解説

マニュアル作成ツールには、無料で利用できるものもあります。無料のツールなら、コストを抑えながら使いやすさなどを確認でき、質の高いマニュアル作成が可能です。本記事では、無料で使えるおすすめのマニュアル作成ツールや注意点、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. マニュアル作成ツールを無料で利用しよう
2. 無料で使えるマニュアル作成ツールのメリット
3. 無料で使えるマニュアル作成ツールのデメリット
4. 無料で使えるマニュアル作成ツールの選定ポイント
5. 無料で使えるマニュアル作成ツールおすすめ2選
6. その他のマニュアル作成ツールの選び方
7. 無料のマニュアル作成ツールが推奨されるケース
8. まとめ

マニュアル作成ツールを無料で利用しよう

企業には数多くのマニュアルが存在し、新入社員教育、業務の引継ぎ、業務に必要な機器やツールの使い方を調べる際などに活用されています。それらのマニュアル作成を効率的に行いながら、効果的な運用をサポートしてくれるのがマニュアル作成ツールです。

作成ツールで作ったマニュアルは遠隔地でもネット上で共有でき、すべてのマニュアルをツール上で管理可能です。そのため、マニュアル作成にWordやPowerPointなどを利用していた企業でも、マニュアル作成ツールへの移行が進んでいます。

マニュアル作成ツールは有料の製品が多いですが、中には無料で利用できるフリーソフトもあります。無料で利用できるものには、複数プランの中に無料プランが設定されているものや、一定期間無料で利用できる無料トライアルの2種類があります。

ただし、無料プランと呼ばれているサービスの中にも、利用できる期間が設定されている場合があるため注意が必要です。本記事では、期限付きプランとの区別のために、継続的に利用できる無料プランを「フリープラン」と称して解説します。

無料で使えるマニュアル作成ツールのメリット

無料で使えるマニュアル作成ソフトには、主に3つのメリットがあります。ここでは、無料で使えるマニュアル作成ツールのメリットについて具体的に解説します。

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コストを抑えて作成できる

マニュアルを作成する方法には、外注で作成する方法と自社で作成する方法があります。マニュアル制作会社に外注する場合には、高品質のマニュアルができ上がる反面、1ページあたり6,000～20,000円程度の費用が発生します。

対して、自社でWordやPowerPointなどを利用して作成する場合は、依頼にかかる費用は発生しません。ただし、ツールを利用する場合に比べてマニュアル作成に時間と手間が必要であり、人的コストがかかります。

また、有料のマニュアル作成ツールを利用すれば、作成時間の大幅な短縮が図れ、作成したマニュアルの使い勝手が良くなります。しかし、月3,000〜30万円程度の高額な利用料がかかります。

その点、無料で利用できるマニュアル作成ツールなら、コストを抑えてマニュアル作成ができます。特に、従業員数やマニュアル数が少ない中小企業には、無期限で利用できるフリープランの利用がおすすめです。

マニュアルの質を高められる

マニュアル作成ツールを使用すれば、他のWordなどで1からマニュアルを作成するよりも、高品質なマニュアルを作成できます。ツールに備わっているテンプレートやフォーマットを活用し、視覚的に見やすくわかりやすいマニュアル作成が可能です。

文章中心のマニュアルが求められることもありますが、基本的にはツールの機能を上手く活用することで、無料でも図・表・画像などを使用してマニュアル全体の質を高められます。

使いやすさや効果を確認できる

ツールの導入に不安がある場合は、フリープランでツールの使いやすさや効果を確認するのが良いでしょう。手軽に不安を解消できれば、そのままフリープランを継続して利用したり、有料プランにグレードアップしたりすることも可能です。

また、マニュアル作成ツールを導入したいものの、最終的な製品選びで悩んでいる場合は、無料トライアルで機能や使いやすさをチェックするのがおすすめです。複数の製品を確認し、自社に一番合ったものを選択できるのが無料のツールを利用する大きなメリットです。

無料で使えるマニュアル作成ツールのデメリット

低コストで利用できる無料のマニュアル作成ツールですが、有料版と比較するといくつかのデメリットもあります。導入を検討する際には、以下のような点にも留意しましょう。

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機能・容量・利用人数が限られている

マニュアル作成ツールの多くは、搭載機能や利用できるストレージ容量、ユーザー数などが異なる複数のプランが用意されています。フリープランは、一番制限の厳しいプランとなり、容量は100MB程度まで・利用人数は10人程度までのものが多いです。

一方、無料トライアルの場合は、制限の少ない製品版をお試し利用できるケースがほとんどですが、利用可能な期間が設定されています。したがって、無料トライアルや期限付き無料プランは、有料版導入のための1つのステップと考えるのが適切です。

細かな編集には一定の知識が必要

無料のツールは機能などが制限されていることに加え、機能の効果的な利用に関する説明が少ない場合があります。そのため、自社独自のカスタマイズをしたい場合や、細かなレイアウト変更・文章の編集を行う際には一定程度の知識が必要です。

例えば、項目の抜け漏れが生じた際、適切な対応ができなければ不備のある状態でマニュアルが作成されてしまいます。よって、簡単な操作性だけでなく、どのような編集ができるのか、プレビューの内容についてもしっかりと把握しておくことが大切です。

サポートが手薄であることが多い

有料版のマニュアル作成ツールと比較して、フリープランではサポートが手薄であることが多いです。そのため、ベンダーのサポート体制を確認しましょう。特に、初めて導入する企業では、マニュアルの作成や運用の仕方を相談するサポートが必要になる場合があります。

フリープランでもサポートが受けられるツールはありますが、受けられるサポートの内容はベンダーごとに異なります。したがって、フリープランで受けられるサポートの種類や、有料版のサポートとの違いを確認することが大切です。

無料トライアルの場合は、有料版の製品への導入を検討させるのが主な目的となっているため、丁寧なサポートが受けられる場合が多いです。

無料で使えるマニュアル作成ツールの選定ポイント

無料で使えるマニュアル作成ツールは、自社に合わなければいつでも別のツールへと移行できます。しかし、製品変更の繰り返しは、運用に慣れるまでに長い期間がかかり無駄が発生してしまいます。ここでは、自社に適した無料ツールの選定ポイントを解説します。

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必要なスペックを備えているか

フリープランのマニュアル作成ツールは、容量やユーザー数が限られていることが多いです。そのため、必要なスペックが備わっているかを確認しましょう。特に、動画を頻繁に利用する場合、大きなストレージ容量が提供されているものを選択しましょう。

また、作成したいマニュアルが手軽に作成できるような製品の選択も重要です。例えば、システムやツールの操作マニュアルなら画面キャプチャ機能が搭載されたツール、手順書形式であれば、テンプレートやレイアウトに沿って手軽に作成できるものがおすすめです。

無料で使える期間をチェック

無料トライアルの場合は、20～30日間程度の利用期間が設定されています。しかし、無料プランと呼ばれるものの中には、3か月程度の利用期間が設定されている場合と、無期限で利用できる場合の2種類があります。

無料トライアルや期限付きの無料プランを利用する場合は、その期間内にチェックしておくべきポイントを事前にまとめておくと、期限終了後に契約するプラン選択がしやすくなります。なお、チェック事項の中には、サポートの丁寧さなども含めておくのがおすすめです。

有料版にデータを移行できるか

無料で使えるマニュアル作成ツールを選択する際には、作成したデータを有料版に移行できるかどうかの確認が重要です。利用期限が設定されていても、データ移行ができれば利用期間で行った作業を無駄にせずに済みます。

また、継続的に利用できるフリープランでは、有料プランにグレードアップした際にいつでもデータが引き継げるようになっていれば、安心して利用できます。

マニュアル作成ツールには、WordやPowerPointで作成したマニュアル、PDF化されたマニュアルなどをインポートできる製品もあります。そのようなツールを利用すれば、今まで運用してきたマニュアルもツール内で管理できて便利です。

セキュリティ対策を確認

マニュアル作成ツールは、インターネット環境さえあればどこからでもマニュアルを共有でき、効率的に運用できます。しかし、予期せぬ書き換えが行われたり、悪意のある第三者からのアクセスを受けたりしやすいという、リスクも持ち合わせています。

そのため、フリープランの場合も十分なセキュリティ対策が施されたツールの導入が必要です。特に、フリープランはセキュリティが弱いケースが多く、重要なチェックポイントといえます。セキュリティのチェックは、ベンダーとツールの両面から行いましょう。

ベンダーのセキュリティチェックでは、国際規格のISMS認証（ISO27001）や日本規格のプライバシーマーク（Pマーク）など、セキュリティ認証を受けたベンダーかどうかを調べるのもチェック方法の1つです。

ツールのセキュリティチェックでは、マニュアルの共有設定などを確認します。例えば、マニュアルの閲覧、条件付きでの閲覧と編集、ダウンロードの可否などをできるだけ細かく設定できると安心です。

無料で使えるマニュアル作成ツールおすすめ2選

その他のマニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールは、数多くのベンダーからさまざまな製品とプランが提供されています。その中から自社に合ったツールを選択する際には、下記のポイントに注目して選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 目的・用途に合っているか
2. 誰でも簡単に操作できるか
3. テンプレートは豊富か

【その他の比較ポイント】

1. 編集・閲覧の履歴を確認できるか
2. マニュアル活用を促す機能があるか

無料のマニュアル作成ツールが推奨されるケース

無料で使えるマニュアル作成ツールには前述のように機能制限がありますが、以下のような場合には利用が推奨されます。

1. 簡易的なマニュアルを作成したい場合
2. 小規模なチームで作成したい場合
3. 初めてマニュアル作成ツールを利用する場合

無料ツールでは、複雑なレイアウトのマニュアル作成は難しいこともありますが、簡易的なマニュアルを作るなら、凝ったデザインにできなくても問題ないでしょう。コスト削減のためにも、無料ツールで作成するのがおすすめです。

また、無料ツールは同時に編集できる人数が限られていることもありますが、作成担当者が1人しかいないような少人数チームや個人利用であれば、十分に対応できます。

まとめ

マニュアル作成ツールとは、マニュアルを簡単に作成できるだけでなく、マニュアルの運用や実用化もサポートしてくれるツールです。さまざまなベンダーから多くの製品が提供されていますが、中には無料で利用できるツールもあります。

無料のツールには、利用期限のある無料トライアルと、完全無料で長期間利用できるフリープランがあります。フリープランにはさまざまな利用制限がありますが、条件さえ合えばコストを抑えながら質の高いマニュアル作成ができます。

本記事の内容を参考に、自社の利用目的や活用方法に合わせて、適したツールを選択しましょう。