SFAの歴史｜MA・CRMとの違いやメリット・デメリットも解説

SFAとは、顧客情報や営業プロセスなどを記録し、営業活動を支援するシステムです。SFAが日本に浸透するまで時間がかかったと言われていますが、なぜでしょうか。本記事では、SFAの歴史や機能、MAやCRMとの違い、導入のメリット・デメリットを解説します。

目次

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1. SFAとは
2. SFA・MA・CRMの違い
3. SFAの歴史
4. SFAツールの機能
5. SFA導入のメリット
6. SFA導入のデメリット
7. まとめ

SFAとは

SFAは、Sales Force Automationの略称で、企業の営業活動の効率化を促進する営業支援システムです。営業活動のプロセスをシステム化することにより、営業技術の標準化や改善、商談中の顧客・営業情報の収集と分析、営業力強化などの効果が期待されています。

SFAの活用により、顧客情報や営業活動の進捗状況などをデータベースに記録し一元管理を行い、営業メンバー全員が共有できるようになります。また、データを分析し、グラフに表示するなど可視化もできる機能もあり、営業活動の効率化が推進されます。

本記事では、SFAの歴史として、誕生の背景や日本における浸透状況、SFAツールの機能やSFA導入のメリット・デメリットなどを解説します。また、SFAのように営業活動をサポートするMAやCRMなどと比較し、それぞれの機能・相違点なども説明します。

SFA・MA・CRMの違い

SFAの歴史を理解する前に、同じような営業支援システムであるMAやCRMと比較し、それぞれの違いや機能を把握することが必要です。ここでは、それぞれの機能を解説し、後半に一覧表にまとめました。

MA（Marketing Automation）は、マーケティング活動として、自社の情報提供やセミナー開催のメール送付など、従来、手作業で行っていた作業を自動化するツールです。新規の見込み客の創出から獲得後の分類・管理までを効率よく実施できるようになります。

CRM（Customer Relationship Management）は、顧客の氏名・年齢・住所・メールアドレスなどの情報を一元的に管理する顧客管理システムです。また、顧客の購買履歴や商品ページの閲覧履歴、クレームの内容などの利用状況に関するデータも閲覧・管理できます。

ツール名称	概要
SFA	営業活動のプロセスをシステム化することにより、情報の共有化や営業技術の標準化、改善、商談中の顧客・営業情報の収集と分析、営業力強化などに効果がある
MA	自社の情報提供やセミナー開催のメール送付など、従来、人手がかかっていた作業を自動化するツールで、ミスやコスト削減が期待できる
CRM	顧客の氏名・年齢・住所・メールアドレスなどの情報を一元管理するシステムで、見込み客の創出から獲得後の分類・管理までを効率よく実施できる

SFAの歴史

ここからは、SFA誕生の背景や日本におけるSFA浸透状況、CRMが輸入され、CRM/SFAが一般化された経緯などの歴史について解説します。

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SFAの誕生背景

1980年代は、米国をはじめ日本でもOA（Office Automation）が全盛の時代で、オフィス業務を効率化するシステムにより、社内のOA化が実現されていきました。一方、営業職は外出することが多く、会社外での営業活動の管理が事実上困難でした。

このような状況の中で、1993年に米国のシーベル・システムズにより、営業業務を支援し効率化するシステムとして、SFAが開発されました。しかし、当時はコンセプトが革新的過ぎたため、ほとんど活用されることはありませんでした。

現在のように、PCやスマホ、ネットワークが普及していない当時の状況では、コンピューターを使って処理し、入力した情報を可視化して参照することはできたのですが、マーケティングを支援する機能はほとんど搭載されておらず、広くは普及しませんでした。

日本におけるSFA浸透

SFAは当時の日本にも進出し、日本の企業からも営業支援システムとして注目されました。当初は、商談の進捗管理や顧客情報の収集のためのツールとして、導入されることが多かったようです。しかし、システムの導入が広がることは、当時難しかったようです。

米国と同じように、日本でもパソコンやスマホが普及していなかったため、営業マンが営業活動後に会社に戻って、情報を入力することは負担になっていました。また、導入効果も当時はあまり期待ができず、SFAの導入が広がることはなかったようです。

CRMが輸入され、CRM/SFAが一般化

SFAと並行して1990年代に米国で開発された情報系システムとして、CRM（顧客管理システム）があります。このシステムは、顧客情報を一括で管理・活用して、顧客満足度を向上させるという仕様に基づき開発され、SFAと同時期に日本にも輸入されました。

SFAとCRMは、顧客情報など共通して扱う項目が多いため、1つのデータベース上に統合して構築されるようになりました。この一体化されたものが「CRM/SFA」という考え方で、現在ではCRM/SFAとしてパッケージ化された製品も多いです。

CRM/SFAでは、営業マンがスマホやタブレットなどを使用して、外出先でも顧客情報にアクセスして確認ができ、有効に利用されています。これらの機器がCRM/SFA用のアクセスツールとして普及し一般化しているのも、IT・技術革新の潮流ともいえます。

SFAツールの機能

ここからは、SFAツールの主な機能として、案件管理機能・活動管理機能・顧客管理機能の3点について解説します。

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案件管理機能

案件管理機能は、見込み顧客に対するアプローチの段階から、受注を経て成約までのステップの中で、それぞれの案件を管理する機能です。案件の項目としては、商談日や取引先、営業担当者名、商材、商談経緯、商談内容などの、5W1Hの情報が含まれています。

これらの情報に加えて、個々の案件を受注に結びつけるためには、進捗状況や受注の確度、受注予定日、売上予測額、営業の行動履歴などを管理することが重要になります。その結果、顧客に対する提案内容や見積もりなどの関連情報を俯瞰することができます。

マネージャーは、画面に表示された案件を見ることにより、個々の案件の状況を把握でき、必要に応じて営業担当者に適格なアドバイスを出せます。また、会議でチーム全体の案件をチェックする際にも、各案件を迅速に俯瞰できるので効果的です。

活動管理機能

活動管理機能は、営業担当が行う顧客へのアポイント件数や訪問件数・訪問の内容・顧客の反応・行動予定など、活動全般を管理する機能です。この機能を利用し、日々の活動を記録・検証することにより、無駄な活動を減らして時間の有効活用ができます。

また、成績のいい営業マンの日々の活動を検証し、どの活動に重点を置いているかなどを把握し、効率的な行動パターンを構築する手段にもなります。その結果を他のメンバーにフィードバックすることにより、チーム全体の営業効率の底上げにもつながります。

営業担当の中核となる業務は、顧客とのコミュニケーションといわれています。この業務に多くの時間とエネルギーを集中することにより商談成立までの確率が高くなります。そのため、SFAの活動管理機能を有効に活用することが重要になります。

顧客管理機能

顧客管理機能は、顧客に関するすべての情報を統合して管理する機能です。顧客の基本情報や、過去のコミュニケーションの履歴、商談・購入履歴などを集約して、画面上に表示し管理が可能となります。

顧客からのトラブルの連絡やクレームが入った時に担当営業マンが不在でも、顧客管理画面を呼び出して表示することにより、相手先の情報を把握することができ、担当者以外でも的確かつ素早い対応ができるようになります。

また、営業担当が異動などにより他の営業に替わる場合でも、この機能により引き継ぎもスムーズにできるため、無用なトラブルを未然に防ぐことができます。SFAの顧客管理により、個人の顧客から自社の顧客として部署全体でケアすることが可能となります。

SFA導入のメリット

ここからは、SFA導入のメリットとして、営業データの分析や目標の明確化、外出先から記録可能、営業担当の適正な評価などの3点について解説します。

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営業データを分析でき、目標が明確になる

SFAで収集した営業データは、画面上に表示して閲覧する機能に加えて、グラフや表など視認性の高い情報として表示でき、比較検討が簡単に可能となります。そのため、営業データの分析の効率アップにも効果があります。

この機能を利用して営業データを正しく分析・把握することにより、商機を逃さない営業戦略の立案や、的確な販売予測などの構築も期待できます。特に、多くの営業マンを抱えた

マネジャーにとっても、営業活動や個々の顧客の情報を適格に把握し分析ができます。

その結果、営業部署全体の商談の成約率などが明確になり、より商談成立の確率を高くできる点も強みとなります。

外出先から記録できる

商談を成約に結びつけるためには、日々の営業情報を日報として蓄積して、参照することが重要になります。SFAで日報の情報を登録する場合には、外出先からスマホなどを使用してデータ登録ができます。

そのため、営業の隙間時間を利用して商談内容の記録や日報作成のデータ入力が可能となり、入力など事務処理のための帰社が不要となります。外出先で作業が進められると、残業代削減や私用時間の増加など、会社と営業マンの双方にとってメリットがあります。

営業担当者を適正に評価できるようになる

日々の営業マンによる営業活動の中には、活動が積極的かつ活発に行われているのにもかかわらず成約になかなか結びつかないケースも多いです。そのため、マネジメント層が営業マンを評価する段階で、適正な評価をするのが難しい状況も多く発生します。

SFAを導入することで日々の営業担当者の営業活動が可視化され、活動の内容がより具体的に見えるようになります。その結果、営業マンの活動内容や出している結果の状況が正確に把握できるようになり、妥当で適正な評価が行えます。

SFA導入のデメリット

ここからは、SFA導入のデメリットとして、コストがかかる点や、営業担当者の入力負担が増えるなどの2点について解説します。

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コストがかかる

SFAシステムのデメリットの1つは、導入のためのコストがかかることです。ただし、営業活動をサポートするために、さまざまな機能が搭載された効率化が図れるシステムにはどうしても費用がかかります。

この対策として、導入後の費用対効果を念頭に置いて考えることが重要です。また、導入前に自社の課題を充分に洗い出し、必要となる機能を設定して、最もコストパフォーマンスに優れたシステムを選択することが大事になります。

事前作業をせずに安易に導入してしまうと、システムを使いこなせないケースや費用や運用が負担となる事例も多く、導入に失敗することもよくあります。SFAの導入に先立ち、無料トライアルを利用して、自社に合うかどうか事前に確認してみるのもおすすめの方法です。

営業担当者の入力負担が増える

SFA導入の2つめのデメリットは、営業担当者が営業活動の内容をSFAシステムに入力する時間がかかり、負担が増えることです。営業情報を細かく登録しようとした場合に、営業1件の入力に10分かかるとすると、6件の営業をしただけで1時間かかってしまいます。

特にSFAを導入した直後は、営業担当者が入力するのに慣れるまで時間がかかるため、営業活動のほかに余分な時間が増えてしまい、負担となるケースが発生します。マネジメント層は、このような状況を認識しておく必要があります。

まとめ

SFAは、1993年に米国のシーベル・システムズにより、営業業務を支援し効率化するシステムとして開発されましたが、パソコンなどの普及率が低かったことからなかなか広まりませんでした。

その後、パソコンやスマホの普及により社外でも入力できるようになり、また、営業活動の効率化を促進するためのツールとして、CRMと一体化され「CRM/SFA」という考え方で注目され活用されるようになりました。

今後、SFA導入に際しては、自社の課題を充分に洗い出し、必要となる機能を抽出して、最もコストパフォーマンスのいいシステムを選択しましょう。そして、営業活動を効率化し、多くの成約に結び付けてください。