【2025年最新】マニュアル作成ツールおすすめ24選を比較！タイプ別サービスや選び方のポイントも解説

企業のマニュアル作成には、マニュアル作成ツールの利用がおすすめです。マニュアル作成ツールを使えば、業務や操作の手順書はもちろん、動画マニュアルも容易に作成できます。この記事では、おすすめのマニュアル作成ツールや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

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1. マニュアル作成ツールの始め方
2. おすすめのマニュアル作成ツール24選
3. マニュアル作成ツールとは
4. マニュアル作成ツールの選び方
5. マニュアル作成ツールの導入フローと注意点
6. まとめ

マニュアル作成ツールの始め方

マニュアル作成ツールの多くはアカウント登録をすることで、利用を開始できます。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較し、気になったサービスに登録することができます。アカウント登録は無料なので、複数のサービスを比較して自社に最適なマニュアル作成ツールを選びましょう。

おすすめのマニュアル作成ツール24選

業務マニュアル向けツール

操作マニュアル向けツール

動画マニュアル向けツール

その他（AI・多言語・ナレッジ共有など）

マニュアル作成ツールとは

マニュアルとは、システムやツールの操作方法を体系的にまとめたもので、さまざまな業務を円滑に進めていくために作成します。ビジネスシーンでは、業務の手順や流れなどが記載された業務マニュアルの作成が必要です。システムの使用方法や新人育成など、認識のズレを防ぎながら業務・スキルの標準化を図ることができます。

マニュアル作成には手間と時間がかかりますが、それらを解消できるのがマニュアル作成ツールの存在です。近年では動画マニュアルやAIの活用も進んでおり、繊細な技術の伝達もより正確な形で効率的にマニュアル化することが可能です。本記事では、おすすめマニュアル作成ツールをはじめ、自社に合ったツール選びのポイントを解説します。

従来のマニュアル作成方法における課題

WordやPowerPointを利用した従来のマニュアル作成方法には、いくつかの課題があります。主に以下のようなことが挙げられます。

1. 同時編集が難しい
2. 複数人でマニュアルを作成する際にフォーマットが一貫しない
3. 修正や更新があるたびに新しいファイルを作成する必要がある
4. 特定のトピックや手順を探す際に時間がかかる
5. 動画やスライドショーなどを組み込むことが難しい

マニュアル作成ツールの導入で、これらの課題を解決し、より簡単に効果的なマニュアルを作成できます。

マニュアル作成ツールのメリット

マニュアル作成ツールには、作成負担の軽減やコストの削減などのメリットがあります。また、手軽に情報を共有できるのも大きなメリットです。

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作成にかかる負担を軽減できる

マニュアル作成ツールにはテンプレートやレイアウトが用意されており、作成にかかる負担を大きく軽減できます。マニュアルをイチから作成すると手間も時間もかかってしまうため、担当者の負担が大きくなってしまいます。

しかし、マニュアル作成ツールを使用すれば担当者の負担を軽減できるため、通常業務を圧迫する心配もありません。特に、マニュアル作成に関する専用部署がない場合には、ツールを導入して負担を軽減するのがおすすめです。

印刷代や紙代のコスト削減

ツールを導入してマニュアルを作成すると、メールやQRコードなどで簡単に共有でき、印刷代や紙代などのコストを削減できます。紙のマニュアルでは変更があった際にも、再度印刷しなければなりませんが、電子データなら送信するだけで完了です。

また、マニュアルの作成には膨大な時間がかかるケースも多く、中には残業をして作成しているケースもあります。ツールを導入して短時間で作成できるようになれば、残業を行って作成した場合の人件費削減にも繋がります。

情報共有が簡単になる

マニュアル作成ツールにはQRコード作成機能など、社内共有に便利な機能が搭載されています。そのため、ツールを使ってマニュアルを作成した場合は、共有が簡単になる点も大きなメリットです。

環境やシステムなどの変化に伴う改定があった場合でも、該当部分を修正するだけで簡単に共有できます。変更点の共有・周知するまでのスピードも早いため、ミスやトラブルの軽減にも役立ちます。

マニュアル作成ツールのデメリット

マニュアル作成ツールには負担の軽減やコストの削減など、多くのメリットがある一方で、導入目的と相性の良いツールを選定しなければ効果を得にくいといったデメリットもあります。メリットだけでなく、デメリットも正しく理解した上で、導入を検討しましょう。

マニュアル作成ツールのデメリット

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コストがかかる

1つ目のデメリットとして、一定のコストがかかる点が挙げられます。マニュアル作成ツールを導入する場合、初期費用や運用コストがかかってしまうため、自社に合うツールを慎重に選ぶようにしましょう。

ツールを選ぶ際は、費用対効果をしっかり計算し、効果の高いものを選ぶのがおすすめです。導入によって削減できるコストとかかるコストを比較し、検討しましょう。ツールの中にはトライアル期間が定められているものもあります。

自社に必要な機能を加味した上でツールを選び、トライアルなどで使用感を確認してから導入しましょう。機能やコストを考えるのはもちろん、担当者にとっての使いやすさも重要なポイントです。

導入目的とツールの相性がある

2つ目のデメリットは、導入目的を明確にしないと使いこなせない可能性がある点です。ツールを導入する際に目的を明確にし、自社のニーズに合ったものを選ばなければ、効果を最大限発揮することはできません。

マニュアルの作成自体を簡素化するだけで良いのか、社内の周知を徹底したいのかなど、先に目的を明確にしておきましょう。社内に周知することを徹底したいのであれば、QRコード生成機能などがあるツールを選ぶのがおすすめです。

マニュアル作成ツールの主な機能

マニュアル作成ツールには、テンプレート・レイアウト機能や検索機能など、さまざまな機能が備わっています。以下で、主な7つの機能を解説します。

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テンプレート・レイアウト機能

テンプレート・レイアウト機能は、ツール側で用意しているテンプレートやレイアウトを使用し、簡単にマニュアルを作成できる機能です。マニュアルの種類ごとに複数のテンプレートが用意されているため、合うものを選んで作成できます。

テンプレートやレイアウトを使用すれば、マニュアルを更新する際もレイアウトやデザインの乱れを気にする必要がありません。画像や文章の差し替えなども簡単に行えるため、こまめに更新しながら最新のマニュアルを作成できます。

検索機能

検索機能では、マニュアルのタイトル・全文検索ができるほか、マニュアルごとにタグを設定できるツールもあります。社内で使うマニュアルの数が多い場合には、検索機能があると便利です。

マニュアルを種類や部署ごとにフォルダ分けして管理でき、共有リンクを生成できるツールなら、必要な情報だけを該当の従業員に伝えられます。また、キーワードを入れるだけで調べたい内容を探せる検索機能があれば、探す手間も省けます。

自動字幕生成・翻訳機能

自動字幕生成・翻訳機能は、動画を撮影するだけでシステムが音声を認識し、字幕を作成してくれる機能です。テキストを手入力する手間が省けるため、マニュアルの作成時間を大きく削減できます。

また、中には自動で翻訳までしてくれるツールもあります。外国人の従業員がいる場合や、雇用する予定がある場合には翻訳機能に優れたものを選ぶのがおすすめです。翻訳できる言語はツールによって異なるため、使いたい言語がある場合はあらかじめ確認しましょう。

画面キャプチャー・説明文自動取得機能

画面キャプチャー機能は作業中の動きを動画として録画し、必要な部分を静止画として抜き出してくれる機能です。画面キャプチャー機能があると、マニュアル内に画像を差し込みながら作成できるため、従業員の理解度をアップさせられます。

また、説明文自動取得機能は、マニュアル化したい作業の操作を実際に行うと、システムが自動的に説明文を作成してくれる機能です。自身で文章を考えてマニュアルを作成する必要がなく、自動で分かりやすい文章を考えてくれます。

QRコード出力機能

QRコード出力機能は作成したマニュアルに対し、QRコードを作成できる機能です。各マニュアルごとにQRコードを作成すれば、社内共有がしやすくなります。作業現場に印刷したQRコードを置いておくことで、常にマニュアルを確認しながら作業できるでしょう。

また、分からないことがあった際はすぐに確認できるため、ミスやトラブルも減らせます。各現場にマニュアルのQRコードを配置すれば、間違ったマニュアルを開かず、ダイレクトにマニュアルを閲覧でき、外国人の多い現場にもおすすめです。

ナビゲーション機能

ナビゲーション機能では、システムの使用中に操作方法を表示してくれます。リアルタイムで画面上に操作方法を表示してくれるため、やり方を探しながら作業する必要がありません。ツールの利用に慣れておらず、手軽に使いたい場合におすすめです。

ナビゲーション機能がついているマニュアル作成ツールは限られているため、使用したい場合には導入前に機能の有無を確認しておきましょう。

テスト機能

テスト機能は、作成したマニュアルに対するトレーニングコンテンツを作成できる機能です。マニュアル化したい業務の動画を使用し、そのままトレーニングコンテンツとして活用でき、マニュアルの内容についてのテスト問題も作成できます。

マニュアルを配布するだけでは理解しているかどうか分かりにくく、ミスやトラブルに繋がるため、理解度や習熟度を知るためにもテストの作成ができると便利です。中には、習熟度を判定してくれるツールもあるため、積極的に活用しましょう。

マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールの導入を成功させるためには、自社に合う適切なマニュアル作成ツールを選ぶことが非常に重要です。以下では、マニュアル作成ツールを選ぶ際に注目すべき3つの重要ポイントを紹介します。より詳しく知りたい方は、「【もっと詳しく】マニュアル作成ツールの選び方」をご覧ください。

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使用目的に合う機能があるか

マニュアル作成の目的は、業務手順の標準化、新人教育、顧客サポートなど多岐にわたります。そのため、動画マニュアル作成、画面録画、多言語対応、アクセス制限など、自社の特定のニーズに合致した機能が搭載されているかを確認することが最も重要です。必要な機能がなければ、導入しても効果を最大限に発揮できません。

例えば、複雑なシステム操作を説明するなら、画面キャプチャや操作ステップの自動記録機能が必須です。また、海外拠点での利用を想定するなら、多言語対応や翻訳機能の有無が選定の決め手となります。自社の課題を明確にし、それを解決できる機能を持つツールを選ぶことが、失敗しないための第一歩です。

誰でも使いやすい操作性か

マニュアルの作成担当者のITリテラシーは様々で、またマニュアルを利用する従業員も同様です。直感的に操作でき、特別なトレーニングなしでもマニュアル作成や閲覧ができるツールは、導入後の浸透率に大きく影響します。複雑な操作が必要なツールは、作成・更新のハードルを上げ、結果的にマニュアルの形骸化を招く可能性があります。

ドラッグ＆ドロップでの編集、テンプレートの豊富さ、シンプルなUI/UXなど、作成者・閲覧者双方にとっての使いやすさを重視しましょう。無料トライアルを活用して、実際に操作感を確かめることが重要です。使いやすいツールであれば、マニュアル作成が属人化せず、多くの人が協力して作成・改善に参加しやすくなります。

作成・更新の負担を軽減できるか

マニュアルは一度作成したら終わりではなく、業務内容の変化に合わせて継続的な更新が必要です。作成・更新に手間と時間がかかると、担当者の負担が大きくなり、マニュアルの鮮度が落ちて形骸化する原因となります。効率的な作成・更新機能を持つツールを選ぶことで、常に最新の情報を提供できるようになります。

例えば、AIによる文章自動生成機能、画面キャプチャと説明文の自動紐付け、変更履歴管理、テンプレートからの迅速な作成機能などが挙げられます。これらの機能があれば、担当者の負担を大幅に削減し、マニュアル作成業務の効率化を図ることができます。結果として、マニュアルの品質維持と運用継続に繋がります。

マニュアル作成ツールの導入フローと注意点

マニュアル作成ツールを導入する際は、まず目的と用途を明確にすることが重要です。どのようなマニュアルを作成したいのか、どんな機能が必要なのかを具体的に定義することで、適切なツールを選択することができます。

また、多くのベンダーは操作性や機能、パフォーマンスを評価できるように無料トライアルを提供しているため、これを活用することで使いやすさなどを試せます。導入後は実際にマニュアルを作成・共有し、必要に応じて変更や更新を行いましょう。

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目的・用途を明確にする

目的と用途を明確に定義することは、どのような内容のマニュアルを作成するか、どのような情報を伝達したいかを把握するために重要です。目的を明確にすることで、マニュアルの内容が具体化し、必要な情報の範囲を決められます。

さらに、用途を明確にすることで、構成やデザインについての方向性を決定しやすくなります。例えば、新入社員教育用のマニュアルでは、初心者が理解しやすいように基本から段階的に情報を提供することなどが挙げられます。

無料トライアルで試す

多くのベンダーでは、無料トライアル期間を提供しています。これを活用することで、実際の業務環境でツールの使いやすさや機能を試し、費用対効果を検証できます。

無料トライアルは、ツールが実際の作業フローにどのように適合するかを確かめる機会になります。この試用期間中は、マニュアルの作成から公開、共有に至るまでの一連のプロセスを体験しましょう。

マニュアルの作成・共有

マニュアル作成ツールを導入した後、実際の業務フローに沿ってマニュアルを作成し、関連するスタッフやチームと共有しましょう。ツールを使用して、具体的な業務手順やポリシー、プロセスなどをまとめ、必要に応じて図表やビデオを加えて充実した内容にします。

マニュアルを共有する際には、アクセス権限の管理や情報のセキュリティも重要です。また、業務フローや手順が変わった際には、マニュアルを速やかに変更・更新する必要があります。

マニュアル作成ツールの導入がおすすめな企業

マニュアル作成ツールは、スムーズな業務引き継ぎや効率的な情報共有が求められる企業に効果的です。ここでは、特に導入がおすすめな企業の特徴を2つ解説します。

従業員の入れ替わりが多い企業

従業員の入れ替わりが多い企業では、新人研修や業務の引き継ぎに時間がかかりがちです。特に小売業やサービス業など、アルバイトやパート社員が多い職場では、効率的な教育システムの構築が不可欠です。

マニュアル作成ツールを導入することで、誰でも同じ内容の研修を受けられるようになり、教育にかかる時間を減らしながら、研修の質も保てるようになります。

また、ベテラン社員の経験や知識を分かりやすい形で残しておくことで、人材が入れ替わっても業務品質の低下を防ぐことができます。

業務手順が頻繁に更新される企業

製品やサービスの改定が多い企業、または法規制の変更に迅速な対応が求められる業界では、業務手順の更新が頻繁に発生します。

マニュアル作成ツールを活用することで、内容の更新作業が効率化され、最新情報を全従業員にリアルタイムで共有することが可能になります。また、変更履歴管理機能を使えば、誰がいつ、どこを変更したかを明確に記録できるため、改訂時の混乱を防ぐことができます。

【もっと詳しく】マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールを選定する際には、基本機能だけでなく編集・閲覧の履歴を確認できるか、マニュアルの活用を促す追加機能があるか、サポート体制が充実しているかなど、様々なポイントを考慮する必要があります。

また、特に機密情報を含むマニュアルを扱う場合には、データ保護とアクセス制御の面で十分な対策が講じられているかなど、セキュリティ体制も確認しましょう。

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編集・閲覧の履歴を確認できるか

編集・閲覧の履歴が確認できることで、マニュアルのどの部分がいつ・誰によって編集されたかを正確に追跡できます。マニュアルのバージョン管理が容易になるため、特に内容の更新が頻繁に行われる環境で重宝します。

また、誤った情報の削除や新しい指示の追加など、変更点を明確に把握できるため、情報の整合性と正確性を保つのに役立ちます。さらに、チームメンバーがマニュアルの最新の状態を常に確認できることで、作業の重複や情報の食い違いを避けることができます。

誰が最後にドキュメントに変更を加えたかも確認でき、必要に応じてその担当者に確認を取ることも可能です。

マニュアル活用を促す機能があるか

検索機能やQRコード作成機能、テスト機能などはユーザーのマニュアル活用を促します。例えば、検索機能があれば、ユーザーは必要な情報に素早くアクセスでき、時間と手間を大幅に削減できます。

また、マニュアル内の特定のセクションへ直接アクセスできるQRコードを生成する機能は、紙のマニュアルとデジタルの内容をシームレスに連携できます。テスト機能では、マニュアルの内容理解度を評価することができます。

このように、作成したマニュアルを最大限に活用するためにも、マニュアル活用を促す機能があるか必要に応じて確認しましょう。

閲覧状況を確認できる機能もある

マニュアル作成ツールには、閲覧状況を確認できる機能を備えているものもあります。作成したマニュアルがどれだけ閲覧されたかや、ユーザーがどのくらいの時間マニュアルを読んでいるのかを把握できます。

この機能を活用することで、マニュアルの改善や適切なアップデートが可能になります。また、社員教育用のマニュアルの場合、マニュアルの習得状況からつまずいているポイントを把握し、必要に応じてサポートすることもできます。

サポート体制は充実しているか

ベンダーが提供するサポート体制の充実度を確認することも非常に重要です。手厚いサポート体制は、導入段階から日常的な使用、トラブル発生時の対応まで、ユーザーがスムーズに活用できるかどうかを左右します。

具体的には、ベンダーが提供する技術サポートのレベル、対応速度、サポートの利用可能時間、トレーニングプログラムの有無などを確認しましょう。

このようなサポート体制は、ユーザーがツールを最大限に活用し、運用上の課題を迅速に解決するために不可欠です。

セキュリティ対策は十分か

マニュアルは、企業の貴重な知的資産を体系化したものであり、業務の効率化や品質管理、知識の共有を支える重要なドキュメントです。

そのため、マニュアルの大切な情報を守り、不正アクセスや情報漏洩のリスクを抑えるには、しっかりとしたセキュリティ機能を持つツールを選ぶことが重要です。例えば、データの暗号化や利用者の制限、ログイン認証の仕組みなどが必要になります。

また、セキュリティの更新やパッチ適用が定期的に行われているかも確認しましょう。技術的な脅威は常に進化しているため、マニュアル作成ツールもそれに応じてセキュリティを更新し続ける必要があります。

まとめ

マニュアルの作成は、業務の標準化、新入社員の教育、業務効率の向上につながります。作成ツールを活用することで、効率的かつ迅速に適切なマニュアルの作成が可能です。ツールを選ぶ際は、機能だけでなくセキュリティやサポート体制なども確認しましょう。

また、無料トライアルを活用することで、ツールの操作性や機能を実際の業務環境でテスト運用でき、費用対効果を評価できます。導入後はマニュアルの作成と共有を行い、必要に応じて変更・更新する必要があります。

様々なポイントを総合的に考慮し、自社のニーズに最適なマニュアル作成ツールを選択することで、効果的なマニュアル運用につながります。