おすすめのマニュアル作成ツール10選｜選ぶ際の比較ポイントも解説

企業のマニュアル作成には、マニュアル作成ツールの利用がおすすめです。マニュアル作成ツールを使えば、業務や操作の手順書はもちろん、動画マニュアルも容易に作成できます。この記事では、おすすめのマニュアル作成ツールや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

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1. マニュアル作成ツールで手順書を簡単作成
2. マニュアル作成ツールは用途・操作性・テンプレートで選ぶ
3. マニュアル作成ツールの選び方で重要な3つのポイント
4. マニュアル作成ツールのその他の比較ポイント
5. おすすめのマニュアル作成ツール10選
6. マニュアル作成ツールの導入フローと注意点
7. まとめ

マニュアル作成ツールで手順書を簡単作成

企業におけるマニュアルの作成は、業務の標準化や新入社員の教育、業務効率の向上に不可欠です。明確で理解しやすいマニュアルがあれば、社員が正確かつ迅速に業務を実行できるようになり、作業の質と速度の両方が向上します。

マニュアル作成ツールを利用することで、手順書や業務プロセス、動画マニュアルの作成が容易になります。用途に合ったツールを選択することで、マニュアルの品質を維持し、必要な情報を的確に伝えることが可能です。

また、多くのツールでは無料トライアルが提供されているため、実際に使用してから自社に適したツールを決定できます。

従来のマニュアル作成方法における課題

WordやPowerPointを利用した従来のマニュアル作成方法には、いくつかの課題があります。主に以下のようなことが挙げられます。

1. 同時編集が難しい
2. 複数人でマニュアルを作成する際にフォーマットが一貫しない
3. 修正や更新があるたびに新しいファイルを作成する必要がある
4. 特定のトピックや手順を探す際に時間がかかる
5. 動画やスライドショーなどを組み込むことが難しい

マニュアル作成ツールの導入で、これらの課題を解決し、より簡単に効果的なマニュアルを作成することが可能になります。

マニュアル作成ツールは用途・操作性・テンプレートで選ぶ

マニュアル作成ツールを選定する際は、目的・用途に合っているか、誰でも簡単に操作できるか、テンプレートは豊富かを確認することが重要です。

このようなポイントを押さえることで、業務の効率化が実現し教育やトレーニングを円滑に進めることができます。次の章でそれぞれのポイントを詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 目的・用途に合っているか
2. 誰でも簡単に操作できるか
3. テンプレートは豊富か

【その他の比較ポイント】

1. 編集・閲覧の履歴を確認できるか
2. マニュアル活用を促す機能があるか
3. サポート体制は充実しているか
4. セキュリティ対策は十分か

マニュアル作成ツールの選び方で重要な3つのポイント

使いやすいツールは時間と労力を節約し、マニュアル作成のプロセスを効率化します。また、ユーザーが直感的に操作でき、必要な機能にすぐにアクセスできるUIは、マニュアル作成の速度と品質の向上に直接的に繋がります。

さらに、マニュアル作成の繰り返し作業におけるストレスを軽減します。そのため、ツールを選ぶ際はデモや無料トライアルを通じて、実際にツールを使用しながらUIの見やすさと使いやすさなどを確認しましょう。

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目的・用途に合っているか

業務手順書や操作手順書、動画マニュアルなど、マニュアルの種類は多岐にわたります。これらを効率的に作成するためには、作成したいマニュアルに合ったツールを使用する必要があります。

例えば、業務手順書ではプロセスの各ステップを詳細に記述し、理解しやすい形で整理する機能が必要です。また、操作手順書には、具体的な操作を視覚的に示すためのスクリーンショットや図解の挿入が欠かせません。

一方、動画マニュアルを作成する場合は、映像と音声を組み合わせて情報を伝達できるよう、動画撮影と編集機能が充実しているツールが理想的です。

誰でも簡単に操作できるか

使いやすいツールは時間と労力を節約し、マニュアル作成のプロセスを効率化します。また、ユーザーが直感的に操作でき、必要な機能にすぐにアクセスできるUIは、マニュアル作成の速度と品質の向上に直接的に繋がります。

さらに、マニュアル作成の繰り返し作業におけるストレスを軽減します。そのため、ツールを選ぶ際はデモや無料トライアルを通じて、実際にツールを使用しながらUIの見やすさと使いやすさなどを確認しましょう。

テンプレートは豊富か

テンプレートを利用することで、マニュアルの一貫性と専門性を保ちながら、ブランドのガイドラインや視覚的な一貫性を維持することができます。

また、マニュアルに必要なレイアウトやスタイルが予め設定されているため、手間なく体裁の整ったマニュアルを素早く作成することが可能です。

マニュアル作成ツールのその他の比較ポイント

マニュアル作成ツールを選定する際には、基本機能だけでなく編集・閲覧の履歴を確認できるか、マニュアルの活用を促す追加機能があるか、サポート体制が充実しているかなど、様々なポイントを考慮する必要があります。

また、特に機密情報を含むマニュアルを扱う場合には、データ保護とアクセス制御の面で十分な対策が講じられているかなど、セキュリティ体制も確認しましょう。

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編集・閲覧の履歴を確認できるか

編集・閲覧の履歴が確認できることで、マニュアルのどの部分がいつ・誰によって編集されたかを正確に追跡できるためおすすめです。マニュアルのバージョン管理が容易になるため、特に内容の更新が頻繁に行われる環境で重宝します。

また、誤った情報の削除や新しい指示の追加など、変更点を明確に把握できるため、情報の整合性と正確性を保つのに役立ちます。さらに、チームメンバーがマニュアルの最新の状態を常に確認できることで、作業の重複や情報の食い違いを避けることができます。

誰が最後にドキュメントに変更を加えたかも確認でき、必要に応じてその人物に追加の質問をすることも可能です。

マニュアル活用を促す機能があるか

検索機能やQRコード作成機能、テスト機能などはユーザーのマニュアル活用を促します。例えば、検索機能があれば、ユーザーは必要な情報を迅速に見つけることができ、時間の節約と効率の向上に繋がります。

また、マニュアル内の特定のセクションへ直接アクセスできるQRコードを生成する機能は、紙のマニュアルとデジタルの内容をシームレスに連携させることが可能です。テスト機能では、マニュアルの内容を理解しているかを評価するのに役立ちます。

このように、作成したマニュアルを最大限に活用するためにも、マニュアル活用を促す機能があるか必要に応じて確認しましょう。

閲覧状況を確認できる機能もある

マニュアル作成ツールには、閲覧状況を確認できる機能を備えているものもあります。作成したマニュアルがどれだけ閲覧されたかや、ユーザーがどのくらいの時間マニュアルを読んでいるのかを把握できます。

この機能を活用することで、マニュアルの改善や適切なアップデートが可能になります。また、社員教育用のマニュアルの場合、マニュアルの習得状況からつまずいているポイントを把握し、サポートすることも可能です。

サポート体制は充実しているか

ベンダーが提供するサポート体制の充実度を確認することも非常に重要です。充実したサポート体制は、ツールの導入から日常的な使用、トラブル発生時の対応まで、ユーザーがスムーズに活用できるかどうかを左右します。

具体的には、ベンダーが提供する技術サポートのレベル、対応速度、サポートの利用可能時間、トレーニングプログラムの有無などを考慮しましょう。

このようなサポート体制は、ユーザーがツールを最大限に活用し、運用中に発生する可能性のある問題を迅速に解決できるようにするために不可欠です。

セキュリティ対策は十分か

マニュアルは、企業の貴重な知的資産を体系化したものであり、業務の効率化や品質管理、知識の共有に直接関わる重要なドキュメントです。

そのため、マニュアルに含まれる情報の機密性を保護し、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えるためには、強固なセキュリティ対策を備えたツールを選ぶ必要があります。例えば、データの暗号化やアクセス制御、ユーザー認証システムなどが挙げられます。

さらに、定期的なセキュリティ更新やパッチの提供を行っているかどうかも重要なポイントです。技術的な脅威は常に進化しているため、マニュアル作成ツールもそれに応じてセキュリティを更新し続ける必要があります。

おすすめのマニュアル作成ツール10選

マニュアル作成ツールの導入フローと注意点

マニュアル作成ツールを導入する際は、まず目的と用途を明確にすることが重要です。どのようなマニュアルを作成したいのか、どんな機能が必要なのかを具体的に定義することで、適切なツールを選択することができます。

また、多くのベンダーは操作性や機能、パフォーマンスを評価できるように無料トライアルを提供しているため、これを活用することで使いやすさなどを試せます。導入後は実際にマニュアルを作成・共有し、必要に応じて変更や更新を行いましょう。

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目的・用途を明確にする

目的と用途を明確に定義することは、どのような内容のマニュアルを作成するか、どのような情報を伝達したいかを把握するために重要です。目的を明確にすることで、マニュアルの内容が具体化し、必要な情報の範囲を決定することができます。

さらに、用途を明確にすることで、構成やデザインについての方向性を決定しやすくなります。例えば、新入社員教育用のマニュアルでは、初心者が理解しやすいように基本から段階的に情報を提供することなどが挙げられます。

無料トライアルで試す

多くのベンダーでは、無料トライアル期間を提供しています。これを活用することで、実際の業務環境でツールの使いやすさや機能を試し、費用対効果を検証することが可能です。

無料トライアルは、ツールが実際の作業フローにどのように適合するかを確かめる機会になります。この試用期間中は、マニュアルの作成から公開、共有に至るまでの一連のプロセスを体験しましょう。

マニュアルの作成・共有

マニュアル作成ツールを導入した後、実際の業務フローに沿ってマニュアルを作成し、関連するスタッフやチームと共有しましょう。ツールを使用して、具体的な業務手順やポリシー、プロセスなどをまとめ、必要に応じて図表やビデオを加えて充実した内容にします。

マニュアルを共有する際には、アクセス権限の管理や情報のセキュリティも重要です。また、業務フローや手順が変わった際には、マニュアルを速やかに変更・更新する必要があります。

まとめ

マニュアルの作成は、業務の標準化、新入社員の教育、業務効率の向上に繋がります。作成ツールを活用することで、効率的かつ迅速に適切なマニュアルの作成が可能です。ツールを選ぶ際は、機能だけでなくセキュリティやサポート体制なども確認しましょう。

また、無料トライアルを活用することで、ツールの操作性や機能を実際の業務環境で試すことができ、費用対効果を評価できます。導入後はマニュアルの作成と共有を行い、必要に応じて変更・更新する必要があります。

様々なポイントを総合的に考慮し、自社のニーズに最適なマニュアル作成ツールを選択することで、効果的なマニュアル運用が可能になります。