日報管理にはSFAがおすすめ｜機能や成功させるコツ・メリット解説

営業活動の進捗状況や顧客管理のため、日報作成をする場合はSFAの活用がおすすめです。日報作成や管理には、担当者の負担がかかるといった課題がありますが、SFAによって解決に導けます。本記事では、SFAの日報管理機能やメリット、成功させるコツや注意点を解説します。

目次

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1. 営業日報の管理にはSFAの活用がおすすめ
2. SFAの日報管理機能一覧
3. SFAで日報を作成・管理するメリット
4. SFAでの日報管理を成功させるコツ
5. SFAで日報管理をする際の注意点
6. まとめ

営業日報の管理にはSFAの活用がおすすめ

営業担当者にとって営業日報の提出は、日々の活動を会社へ報告したり、営業の進捗状況や顧客との関わりを共有したりするために欠かせません。しかし、営業担当にとっては、営業日報の作成が業務負担になっているケースも多いのが現状です。

そこで、活用したいのがSFAでの営業日報管理です。SFAを活用すれば、さまざまな業務効率化とメリットが期待できます。以下では、SFAについてと、SFAを活用した日報作成について具体的に解説します。

SFA（営業支援システム）とは

SFAは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」略して「営業支援システム」を指します。SFAの目的は、営業活動の可視化と組織内の共有です。属人化が課題となっている営業活動を可視化することで、商談の効率化が図れます。

SFAでは、日報管理が行える機能が搭載されているため、営業担当者が外出先からでも、リアルタイムでスマートフォンやタブレットから営業日報を入力できます。そのため、商談の進捗状況が組織内で共有しやすく、業務の効率化に繋がります。

日報作成の必要性

営業活動において、日報作成は仕事の進捗や問題点の可視化を共有し、業務を効率化させるために欠かせない業務です。営業担当者は、基本的に外出先で商談や顧客とのコミュニケーションを取るため、社内では状況が見えにくく、上手に連携が取れません。

しかし、営業日報を確認することで、商談の進捗状況や訪問履歴などが社内でも確認できます。また、営業担当者が適切な行動を行っているか、行動管理も兼ねています。営業日報は作成者に意味がないと思われるケースもありますが、多くの状況下で必要になる書類です。

SFAの日報管理機能一覧

SFAの日報管理には、以下にある一覧のように、さまざまな機能が搭載されています。どのような機能があるのか、具体的に解説します。

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日報テンプレートの登録

SFAには、日報テンプレートがあらかじめ搭載されています。営業日報には、特に決まったひな形はなく、自社で必要項目を設定した上で作成しますが、SFAの日報テンプレートを使用すれば、最初から項目を考える必要がありません。

また、共通の日報を社内で使用することにより、統一性が図れます。そのため、誰が見てもわかりやすく、上司や他の社員もチェックしやすいのがメリットです。他の部署も統一することにより、部署ごとの課題が見つけられやすくなります。

日報の作成

営業日報の作成は、通常営業担当者が帰社してから記入して上司へ提出するため、当日の営業内容を会社が把握できるのは当日の終業間際、または翌日以降になります。そのため、営業の進捗状況などが社内で共有されるまで、時間がかかってしまうのが課題の1つです。

しかし、マルチデバイス対応のSFAを採用した場合、スマートフォンやタブレット端末からの日報入力が可能です。そのため、外出先や出張先でも入力できます。また、入力補助機能があると、簡単に日報入力できることによって、作成者の手間がかかりません。

SFAの活用により、リアルタイムで営業報告ができるため、商談の進捗状況がタイムリーに共有できます。そして、業務時間の短縮や、営業活動の効率化が望めるのが最大のメリットです。

上長への通知・承認

SFAを利用した日報報告を、営業担当が外出先から行った際、上司はリアルタイムで営業内容を確認できます。従来までは、電話で行っていた商談の進捗状況報告も、日報を確認することでより明確な内容の共有が可能です。

そのため、上司からのフィードバックやアドバイスのやり取りも日報上で行えます。そして、以前よりも簡潔に、より生産性の高い営業活動が望めます。

日報の共有

SFAの日報は社内で共有できるため、営業担当者や上司だけでなく、総務担当者なども確認が可能です。例えば、顧客からの問い合わせが入った場合などは、外出している営業担当者へ連絡を取り、問い合わせ内容を確認したり、取り次いだりすると時間がかかります。

しかし、日報内容を共有することにより、営業担当者に確認しなくても、問い合わせ内容に即時回答できるケースも増えます。このように、日報の共有は、社内全体の業務効率化と、顧客対応のクオリティを向上させるメリットも持ち合わせています。

名寄せ

SFAには、顧客の二重登録を防ぐ、名寄せ機能が搭載されています。名寄せ機能を利用すると、同じ連絡先や企業名から、違う名前で登録されている顧客を一元化して管理します。そのため、案件の重複や担当者の二重登録などの防止が可能です。

商談中や急に別の顧客情報を知りたくなった際、多くの顧客情報の中から過去の取引履歴を参照することで、スピーディーな対応をすることができます。

SFAで日報を作成・管理するメリット

SFAで日報を作成・管理することで、さまざまなメリットが期待できます。どのようなメリットがあるのか、具体的に解説します。

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日報の検索・保存が可能

SFAで登録した営業日報は常時保存され、貴重なデータ資産となります。保存された日報のデータは、キーワードや日付などで簡単に検索して閲覧が可能です。過去の商談内容を確認したり、似たような案件の参考資料にしたり、幅広く活用できるデータになります。

紛失リスク軽減

SFAの営業日報は、データとしてサーバーやクラウドに保存されるため、紛失のリスクが軽減されます。なお、紙ベースで営業日報を作成した場合、多くの人の手に渡ることによって紛失のリスクが高まります。

しかし、SFAで日報を作成することにより、ペーパーレスにも繋がり、関連する見積書などの資料も併せて保存できるため、関連書類の紛失も防止できます。特に、顧客情報などが記載された日報の紛失は厳禁であるため、紛失リスクの軽減は大きなメリットです。

外出先から作成・提出が可能

従来、紙ベースや会社のパソコンから作成していた営業日報は、営業担当者が帰社後に行うため、業務負担に繋がるケースがほとんどです。このような、営業日報の作成タイミングは最大の課題ですが、SFAで日報作成することにより、大幅な効率化が望めます。

そして、スマホ対応のSFAを採用した場合、SFAアプリで簡単に外出先から作成し、即時に提出が可能です。そのため、商談の進捗状況や営業担当の行動報告なども、リアルタイムで上司が把握できます。

日報の素早い共有が可能

SFAで作成した日報は、保存すると即時に組織内で共有されます。そのため、顧客との商談内容や、売上げ見込み額など、社内で欲しい情報をリアルタイムで確認することが可能です。日報の素早い共有により、スピード感のあるマーケティング戦略が設計できます。

また、顧客からの迅速な対応が求められるケースもあります。見積書の提出など、短い期限が設けられた案件などにも、社内での素早い対応が可能です。これらのことから、営業担当者と社内の連携がしやすくなり、顧客からの評価が上がることも期待できます。

日報管理の効率化

紙ベースでの営業日報におけるワークフローは、営業担当者が日報を作成し上司へ提出します。上司が内容を確認してから承認後、総務担当者などが社内にファイリングして保存管理します。一連のワークフローが完了するまでに、多くの手間と時間がかかるのが課題です。

しかし、SFAで日報管理を行った場合、営業担当者は外出先から日報入力をし、上司が閲覧して承認入力を行います。システムに保存すればファイリングの必要もなく、いつでも簡単に検索・閲覧ができるなど、大幅に業務を効率化できるのがSFAのメリットです。

SFAでの日報管理を成功させるコツ

SFAでの日報管理で得られるメリットを解説しましたが、SFAでの日報管理を成功させるには、いくつかのコツがあります。どのような点に注目すべきかを、以下で具体的に解説します。

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日報管理機能が充実したSFAを選ぶ

SFAを選定する際は、日報管理機能の充実度によって業務の効率化の度合いも変わってきます。例えば、機能が充実しているSFAには、マルチデバイス対応でスマホ入力が可能なものや、GPS機能や他のマーケティングシステムと連携可能なものなどがあります。

機能の中でも、営業担当者が外出先からでも日報入力できる機能がないと、結局は帰社後に営業日報を作成・提出することになり、スピード感のある情報共有はできません。よって、SFAでの日報管理を最大限に生かすには、機能の充実さを重視するのがおすすめです。

日報作成を社内に浸透させる

SFAの導入後は、日報作成を社内に浸透させることが重要です。仮に、社内に浸透しない場合は、SFAの日報管理のメリットであるリアルタイムでの情報共有や、業務の効率化が実感できません。なお、従来通りの属人化状態のままでは、導入コストも無駄になります。

そのため、SFAの日報管理は、社内全体のモチベーションアップや業務の効率化に繋がるといった、導入のメリットを社内に浸透させましょう。SFAの目的や操作の仕方を、従業員に熟知してもらい、SFAを中心とした業務にシフトしていくのが重要です。

日報を共有する場を設ける

SFAで蓄積された日報は、貴重なデータ資産となります。過去の成功事例や、分析結果を資料として、従業員同士で共有する場を設けると、モチベーション維持にもなり、社内全体の業務における品質向上が望めます。

また、ミーティングの資料として共有するだけでなく、従業員同士の日報に対するフィードバックなども効果的です。定期的にフィードバックすることで、商談成功へのヒントや知識が得られます。日報を担当者内で共有できると、目標達成への近道にもなります。

日報データを分析に役立てる

SFAを活用して日報作成を効率化しても、ただデータを作成しただけでは効果が低くなってしまいます。そのため、作成した日報が見やすいのか、どのように営業活動に役立っているのか、実際に集約した日報データを分析して、さらに役立てることが必要です。

それぞれの顧客情報を記した日報データには、いくつもの営業に関するヒントが隠されています。それらのデータから、既存顧客に対するアフターフォローや、新規顧客獲得に向けたヒントを見つけ出し、効率的に活用していくようにしましょう。

SFAで日報管理をする際の注意点

SFAを導入して日報管理をする際には、いくつか確認しておくべき事項があります。SFAでの日報管理をした際に、多くのメリットを実感できるように、これらの事項にも注意して選定することが重要です。

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入力のしやすさ・使い勝手を確認

SFAを導入する際は、従業員が入力しやすいかどうか確認が必要です。例えば、入力補助機能などがあると、外出先の時間がないときでも入力漏れが軽減できます。また、スマホ入力の際、SFAアプリで簡単に入力・送信・承認が可能なものが理想的です。

仮に、使い勝手が悪くて従業員が使いこなせない場合は、日報作成が社内に浸透しにくく、SFA導入の意味がなくなります。そのため、できるだけ入力事項が簡素化され、検索機能やフィードバック機能なども手間がかからないものを選定しましょう。

スマホやタブレット端末対応か確認

SFAでの日報作成は、営業担当者が外出先からいつでもできる点が最大のメリットです。そのためには、スマホやモバイル端末に対応したSFAであることが、選定する際に優先すべき事項になります。

スマホやタブレット端末から日報作成ができれば、営業担当者が帰社後に作成する手間と時間が省けるため、業務の効率化と人件費のコスト削減にも繋がります。また、リアルタイムで共有できるため、スピード感のあるマーケティング戦略が設計できるのがメリットです。

よって、導入してから個々のスマホ・タブレット端末のOSに対応していなかった、とならないように、事前に対応しているのかを調べておきましょう。

日報は課題改善に役立てる

SFAで作成した日報は、一度入力したら終わりではなく、補足やフィードバックがあればさらに充実したデータ資産になります。継続して情報を更新していくと、顧客の購買行動の傾向や、競合他社との比較に役立ちます。

また、営業活動における課題を発見し、改善へと役立てるための貴重な資料としても役立ちます。発生した事案はその都度入力していくと、顧客とのコミュニケーションも充実し、ニーズに合った戦略設計が望めるため、日報はできる限り有効活用していきましょう。

まとめ

SFAは、営業の属人化を可視化し、組織内での共有を目的とする営業支援システムです。営業活動における営業日報の作成は、営業担当者だけでなく、携わる人員すべてが多くの手間と時間を要する業務であることが、課題の1つになっています。

しかし、SFAで日報作成を行うことで、それらの課題を解決へと導くことが可能です。SFAはスマホやタブレット端末に対応しているサービスであれば、営業担当者が外出先からいつでも手の空いたタイミングで入力し、日報の作成ができます。

外出先から入力された日報は、リアルタイムで社内共有されるため、商談の進捗状況の確認や、商談に対するフィードバックができます。その結果、スピード感のあるマーケティング戦略が設計でき、社内でのモチベーション維持にも貢献します。

SFAの活用で、業務の効率化や人員コストの削減といったメリットを実感できるように、使いやすさやサポートの充実したサービスの選定が重要です。また、導入においては、日報作成に関して、社内への浸透やルール設定など、社内での環境づくりを徹底しましょう。