予実管理とは｜予実管理機能搭載のSFAおすすめ15選(全26選)を徹底比較！予算実績管理のプロセスを解説

予実管理とは『予算実績管理』とも呼ばれ、企業の予算と実績を管理します。数値目標の達成状況を管理しながら軌道修正を行っていくための重要な指標となります。本記事では、予実管理機能搭載のSFA（営業支援システム）の選び方とおすすめ15選をご紹介。具体的な手順をはじめ、適切な予実管理を行えるSFA選びのポイントまで解説します。

目次

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1. SFA（営業支援ツール）の始め方
2. おすすめの予実管理機能搭載SFAツール15選
3. 【比較表】おすすめのSFA（営業支援ツール）
4. 予実管理とは
5. 予実管理における注意点
6. SFA（営業支援システム）の選び方
7. SFAツールを導入する際の注意点
8. その他のおすすめSFAツール
9. まとめ

SFA（営業支援ツール）の始め方

SFA（営業支援ツール）が一般化し、営業活動は経験や勘に左右されることなく、データドリブンに成果を狙える時代です。AI（人工知能）を取り入れ、SFAの分析能力が向上したことも後押しに、今後はより高度かつ柔軟で、自社の体系・ワークフローに適応したSFA（営業支援ツール）の選定が求められます。

SFA（営業支援ツール）の多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適なSFAツールを選びましょう。

おすすめの予実管理機能搭載SFAツール15選

本記事では、対象や目的別におすすめのSFA（営業支援ツール）をご紹介しています。気になるところからチェックしてみましょう。

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クラウドサービスサスケ

【比較表】おすすめのSFA（営業支援ツール）

予実管理とは

企業活動においては、年初や月初に経営目標を設定し、目標を達成するために営業活動が展開されています。予実管理とは、企業が設定した経営目標（予算）と実績を管理することを指し、予算実績管理とも呼ばれます。

経営目標としての予算に対して、どの程度達成しているのか、あるいはどの程度未達成なのか、何か問題点はないかなど、予算と実績を対比することで達成度合いや問題点を確認していく対処法です。

それにより、今後の営業活動の方針を見直したり、早期の対策を講じたりなど業績回復が不能になる前に軌道修正するといったことが目的です。

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予実管理の目的

予実管理は、会社の経営目標を予算として数値化し、従業員に対して目標までの改善策を示す役割もあります。毎月どの程度の利益を計上すればよいのか、業務は何を目標に進めるべきなのかなどが明確になるため、従業員はそれぞれの業務計画を作成しやすくなります。

また、企業の実績を把握し分析を行うことで、経営方針を判断する目的もあります。予算が達成できない場合は、その原因を探しだして、改善するために行動を見直すといった、PDCAサイクルを回すことで、企業の発展につながるでしょう。

一方で、予実管理を講じていなかった場合、予算と実績の乖離が生じた時期の特定に時間を費やしたり、原因の究明が難しくなったりします。予実管理を行うことは、スピーディーな原因究明だけでなく、自社の課題の発見にもなるため、理想的な企業経営につながります。

予算管理との違い

予実管理とは文字通り、予算と実績の管理を指します。企業では経営目標を設定して、目標を達成させるための営業活動を行います。目標に設定した予算通りに実績が達成されているのかを確認して管理するのが予実管理です。

一方で予算管理は、将来の一定期間における企業の活動計画の「予算」を策定し、その予算に基づいて経営活動を管理していくことです。企業は利益を上げるために、短期・中期・長期の目標を設定し、クリアするための営業活動を行います。

利益が出なかったり、損失が出たりした場合は、原因を究明して倒産を回避するように改善する必要があります。予算管理は、その原因を分析し、営業戦略や改善策を講じるために行います。

効果的な予実管理のプロセス

予実管理は予算を設定して達成するためには、設定後の管理プロセスが重要です。特に、予実管理のメリットを生かして成果を出すためには、以下のプロセスに沿った予実管理が重要です。ここでは、そのプロセスについて詳しく解説します。

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事前準備～予算を立てる

予算額は、企業が必要とする利益を基準に設定されますが、本当に達成が可能な予算額でなければなりません。 過去の実績や成長率から大きくかけ離れていないことや、業界・競合他社の実績や成長率からかけ離れていないことも重要です。

そのため、予算設定をするのに必要な情報を事前に集めておきましょう。 具体的な数値目標を立てるためには、過去の実績データが必要不可欠です。利益・期間・案件数・チームや顧客情報と膨大なデータの中からも、どの数値を参考にするべきか精査することも必要です。

低すぎる予算設定では企業の抱える課題を明らかにできず、高すぎる予算設定では企業のアドバンテージを見届けられません。社員のやる気を低下させない、努力次第で達成は不可能ではないといった予算を設定しましょう。

月ごとに決算する

予算と実績の差は刻々と変化するため、1ヶ月ごとに決算をして目標から乖離していないか、現時点で必要な対応がないかを確認する必要があります。事業の予算に対しての進捗度が分かるように管理するのがおすすめです。

さらに、1ヶ月ごとの決算情報を社員同士で共有するのも大切です。決算情報をメンバーで共有すれば、事業のプロセスや進捗状況、それに伴う努力目標を把握できます。それにより、1ヶ月ごとの課題や成功体験を教訓にできます。

予算と実績を比較する

企業や部署ごとに設定した予算に対しての実績が把握できたら、予算と実績の比較をして分析を行いましょう。

例えば、経営面では売上・売上原価・販管費・営業外損益といった区分ごとに予算と実績を照合します。その後、予算と実績が大きく乖離している部分があれば、原因を究明し、解決策を工夫しましょう。

また、予算と実績を対比した後は、誰の・どの業務が障害となって遅れているのか、進んでいるのかを判定します。さらに、事業全体で予算を達成できるように、担当業務の変更をするなどの対策が要求されます。

対策を分析して実践していく

予算と実績の相違が生じたら、原因を分析し、課題を把握したうえで対策を講じます。対策は迅速な実行が大切です。実行を先送りすれば、経営が悪化して手遅れになる可能性があります。ただし、リソースには限りがあるため、一度にすべての課題をこなすのは困難です。

まず第一に、対策の実行に優先順位をつけて、優先度の高いものから実行に移します。実行結果は必ず顧みて、さらに改善した対策を実行するといったように素早くPDCAサイクル（Plan・Do・ Check・ Actの略称）を回し、解決を試みましょう。

予実管理における注意点

ここでは、予実管理における注意点について解説します。注意点に沿った予実管理をしなければ、予実が合わなくなるなど予実管理が徒労に終わる可能性があるため、必ず把握しましょう。

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予実管理の目的へ常に焦点を合わせる

PDCAサイクルを回すなかで、行動目的のズレを完璧に防ぐことはできません。チーム内やセルフマネジメントを行う際にも、常に行動と目的の照らし合わせを行いましょう。

分析が目的となったデータ収集は、優先順位を低い数字ばかりに時間を割く原因にもなりかねませんし、予算目標の達成だけを目的としたせいで、見据えた利益さえも失うというのは失敗例でもありがちです。

導入実績が豊富なシステムの事例も積極的に活用し、目的からブレのない営業活動を行っていきましょう。

細かな数字や要素を分析をしすぎない

予算と実績の誤差が1%と10%の場合、企業の経営目標を達成するためには、どちらに重点を置くのが効率的でしょうか。

予実管理において重要なのは、予算の構成要素や優先順位を確認することです。細かな数字に固執すると、適切な予実管理の妨げになる可能性も高くなります。誤差が1%の要素を分析するうちに、10%の要素を分析する時間がなくなるかもしれません。

細かな数字に固執しないためには、どの要素にどの程度の誤差が生じたらどのように優先順位を決めるのかを準備しておくことが大切です。

集計作業を効率化させておく

予実管理の中でも、特に時間がかかるのは売上や仕入などの集計作業です。飲食店などの集計作業は日常的に行われているのが通例ですが、それでもなお作業量が膨大でいい加減になっているケースは少なくありません。

メインの調理・接客以外の業務である集計作業は、簡単に処理できるツールを使うなど業務の効率化を図りましょう。

リアルタイムな数字を把握する

予算と実績を対比する際に、できる限りリアルタイムの数字を正確に把握することが重要です。ビジネスの様態は刻々と変化するため、時間を重ねるほど環境も変わります。

そのため、可能な限り週ごとに集計した数字を比較し、問題があればスピーディーに改善しましょう。具体的な実行計画を立てそれを遂行し、そこから改善を行い、再び実行計画へ仕向けることで、PDCAサイクルも加速されます。

PDCAサイクルを活用する

PDCAとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の略称で、品質管理を改善するためのモデルです。PDCAサイクルの利用で、予実管理の目的が明確になり、それを達成するための計画を立案できるようになります。

PDCAサイクルの継続的な反復で、予実管理の品質向上に期待が持てます。短期間での改善では効果が見込めないため、長期間での改善が必要です。

予実管理を行う4つの方法

中小企業や個人事業主などが予実管理を行う場合、エクセルを使ったり、用紙に書いたりして手作業による管理をする例も多く存在します。

しかし、入力の手間やヒューマンエラーといったリスクを考慮すると、事業規模の拡大に合わせて予算管理システム・予実管理システム・SFA（営業支援ツール）などのシステムを活用すると効率化が図れます。ここでは、システムごとの主な機能を解説します。

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予実管理表Excel（エクセル）で作成

Excelを使用して予実管理表を作成するためには、表の中に必要項目を入力します。必要項目は企業によってさまざまですが、基本的には予算・実績・差額などがあります。

必要項目を作成したら、これらのデータを集めて入力していきます。前期や前年との比較・競合他社・業界との比較をしながら予実管理を行う場合は、項目をさらに追加します。

表を作成したら、数値を入力しましょう。月ごとの数値を計算して予実管理を算出するためには、実績の推移を毎月入力する必要があります。デメリットとして、データの共有に時間がかかる・データ集計に時間がかかる・ミスが起こりやすいなどが挙げられます。

BIツールを活用

BIツールは、ExcelやCSVなどのファイル、基幹系やクラウドやWebサービスなどサーバー上のデータベースへの接続により、必要なデータを抽出し、各担当者が見やすいように可視化ができます。

一般的に、社内には複数のツールやデータベースが存在しており、それぞれのデータを相互接続するには、それぞれの環境に合わせたデータ変換が必要になる場合もあります。しかし、BIツールを導入した場合、データを1ヶ所にまとめられ、一元管理が可能になります。

予実管理システム・予算管理システムの活用

予実管理システムは、予算と実績の管理を特定したシステムを指します。事前に設定された予算を記録し、実績の入力を行うことで、予実の状況把握ができます。自動的に図や表にまとめる機能もあるため、視覚的情報として予実の状況が目視できます。

また、予算管理システムは、予算の設定から実績の管理・分析まで一連の業務の一元管理が行えるシステムを指します。システムの種類によっては、シミュレーション機能があり、予算計画に基づいてシミュレーションを行うことで、計画の実現性が分かります。

SFAの活用

SFAは営業支援システムツールのことで、営業活動における情報管理や業務手順の自動化などを支援します。また、SFAの中には予実管理機能が搭載されたシステムもあります。それにより、SFAを導入することで予実管理の効率化が実現できます。

SFAは、顧客や案件ごとに商談履歴・受注件数・受注金額などの管理が可能なため、予実管理とのマッチングは良いと言えます。受注確率や見込み金額の設定もできるため、予算の予測をするのにも役立つでしょう。

予実管理にSFAを使うメリット

SFAには、過去の商談履歴・顧客情報・案件情報などが蓄積されています。これらのデータを分析することで、過去の売上実績や傾向を把握でき、より現実的で精度の高い予算を立てることが可能です。

SFAに蓄積されたデータは、様々な角度から分析できます。例えば、担当者別・案件別・商品別などで予算と実績を比較・分析すれば、差異の原因を特定しやすくなり、適切な改善策を講じることができます。

SFA（営業支援システム）の選び方

SFA選びを失敗しないための重要な比較ポイントを4点紹介します。より詳しく知りたい方は、「【もっと詳しく】SFAの選び方」をご覧ください。

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コストと予算が見合っているか

SFAツール選びでは、コストと予算が見合っているかどうか、費用対効果の高さが特に重要な比較ポイントです。自社の規模や使用する従業員数などで導入・運用コストは変化し、クラウド型かオンプレミス型かでも、初期費用やライセンス利用料が大きく変わります。

仮に初期費用を抑えられるクラウド型を導入しても、従業員が多くなれば費用が高額になるケースも考えられます。そして、初期費用が大きくかかるオンプレミス型の方が費用対効果が高い可能性もあります。　

したがって、初期費用だけでなく、運用費用などコストと予算が見合っているかどうかを確認することが重要です。

自社サービスに合ったスペック・機能なのか

SFAのシステムにより搭載している機能は異なります。営業活動における自社の課題や問題点の解決のために必要な機能を考えて選びましょう。また、今後の事業拡大なども視野に拡張性・カスタマイズ性を考慮するのも重要なポイントです。

そのために、どんなスペックや機能があるのかしっかりと把握してから導入することが必要です。オーバースペックにならないように、自社の社員が使いこなせるかどうか見極めて機能を選択しましょう。

誰でも直観的に操作できるか

SFAのデメリットでも挙げられたのが、操作に関する問題点です。社員誰でも使いやすく、業務負担にならないことが重要になります。システムによっては細かい入力項目が設定されているものもありますが、できるだけ直感的な操作で情報を一元化してくれるシステムが理想的です。

単純に営業日報・顧客情報だけをSFAに求める場合など、重要視する機能を絞って入力項目を少なくし、シンプル操作で済むSFAを選びましょう。

外部サービスと連携できるか

外部サービスと連携が可能か確認することも重要です。例えば、CRM（カスタマーリレーションシップマネジメント）、MA（マーケティング・オートメーション）と連携することにより、SFA活用の幅は大きく広がります。

その他にも、受注管理システムなどの外部サービスをすでに導入している場合は、既存のシステムやデータと連携できるかを確認しておくと、移行作業もスムーズに完了します。

SFA導入成功へ導く4つのポイント

システムの導入だけでは、SFAの効果を実感することはできません。SFAの導入はあくまでスタートラインであり、以降の活動次第で営業プロセスを改善していけるかが大きな分岐点となるでしょう。

それではSFA導入を成功へと導くためには何に着目していくべきなのか、自社の課題とあわせて確認し、より綿密な活動計画を練っていきましょう。

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研修やサポート体制を整える

SFAの導入には社員研修を行い、全員が使用できる環境を整える必要があります。また、マネージャーや上司は操作をより熟知し、部下への質問に答えられるように社内でのサポート体制も準備しておくようにしましょう。

SFAの管理者として万全なスキルを身に付けたいなら、SFA管理者研修を受講するのもひとつの手段です。SFAの全体像から運用方法、機能の活用方法から業務改革に至るまでSFAのすべてを熟知できます。

社員にSFAを使用するメリットを理解してもらう

SFAを導入する際は、社員に導入の目的や、使用するメリットを理解してもらう必要があります。営業担当者の業務負担・残業の軽減や、商談進捗状況・顧客情報の確認を共有できるため、効率化できるメリットを伝え、社員に周知しておくことも重要です。

SFAを営業活動の中心に据える

SFAの導入を成功させるポイントは、SFAを営業活動の中心に捉えることです。常にSFAを意識して取り組めばシステムを最大限活用でき、質の高い情報収集が行えます。また、データを活用してKPI（重要業績評価指標）を設定し、PDCAサイクルを回すことが重要です。

営業活動の属人化を解決し、共有化した営業活動に移行できれば、さまざまな進捗状況が自動的にデータ化され、リアルタイムで分析が可能です。SFAイコール営業のツールとして活用していくことが目標達成へのマネジメントに繋がります。

PDCAを継続し続ける

SFAを導入したからといって、すぐに営業プロセスが改善できるわけではありません。前述した対策を講じても、習慣化したプロセスやマネジメントが影響し、正しいプロセスで営業活動し続けることは難しいものです。

常に改善へつなげPDCAサイクルを回し続けるために、外部のコンサルティングや支援サービスを活用することも効果的です。既存の営業プロセスやマネジメントの改善へもフォーカスし、課題解決のための周期的なマネジメントを行っていきましょう。

SFAツールを導入する際の注意点

SFAツールを導入する前に、注意点も必ず確認しましょう。注意点も含めてSFAを選ぶことでトラブルを回避できるでしょう。

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導入目的を明確にする

SFAツールを導入する際は、導入目的を明確にすることが重要です。目的が曖昧な状態では、軌道に乗らずツールが機能しないといった結果を招きかねません。一般的に、SFAは「売上の最大化」を目的とします。

そのため、自社の営業活動の課題を洗い出してから、SFA導入後の方向性を明確にし、会社全体に周知させる必要があります。導入目的を明らかにすることで、会社全体のモチベーション維持につながり、事業の取り組みの一体化にも期待できます。

費用対効果の高さを見極める

SFAツールの導入によって、業務効率化で人件費を削減したり、パフォーマンス向上で利益を高めたりなど、コスト面での効果が望めます。しかし、その一方で、初期費用・月額利用料金・人件費といった費用も発生します。

よって、SFAツールを選ぶ際は費用対効果を重視する必要があります。費用対効果が合わない状態では導入が失敗につながりやすくなるため、自社の業務形態や規模に合った費用対効果の高いツールを選定しましょう。

スモールスタートから始める

SFAツールを導入する際は、最初から大規模プロジェクトを組むよりも、少人数のチームで安いSFAから取り入れるなど、スモールスタートするのがおすすめです。無料で使えるオープンソースのクラウド型などもあるため、試験的な運用から始められます。

新しいシステムを導入する際は、トラブルの発生も少なくありません。導入後の混乱を避けるためにも、少ないチームで運用を開始し、徐々に会社全体に導入していくと、ルールの設定がしやすくなります。

そして、スモールスタートで得た課題をピックアップすることで、自社が求める機能や規模を把握できます。システム導入にかかる無駄な費用を抑えつつ、より一層効率的なパフォーマンス向上を目指すことが可能です。

その他のおすすめSFAツール

ここでは、記事冒頭では紹介しきれなかったサービスをご紹介しています。気になるところからチェックしてみましょう。

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【もっと詳しく】SFAの選び方

SFAツール選びでは先述した他、以下のような比較ポイントがあります。自社のニーズを把握し、最適なシステムを選びましょう。

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スマホ・タブレットなどのマルチデバイス対応か

SFAツールは、営業担当者が外出先から利用できるのが魅力です。そのため、パソコン以外のデバイスでも利用できるかを確認しましょう。スマホやタブレット端末でSFAを入力できれば、移動中などの時間を有効活用できます。

また、リアルタイムな進捗状況の共有により、社内にいる上司からのフィードバックを受けながら営業活動の精度向上が見込めます。なお、SFAツールの中にはスケジュール管理機能が搭載されたものもあるため、手帳がなくても行動管理が可能です。

サポート体制は手厚いか

オンプレミス型のSFAを運用する場合は、トラブルが発生した際にベンダーのサポート体制が整っているか事前に確認しておくと安心です。また、ベンダーが休日にサポートを行っているか把握しておきましょう。

また、クラウド型のSFAをはじめて導入する際も、準備や導入後のアフターフォローやトラブルへの対処方法などサポート体制がどんな仕組みになっているか確認し、できるだけ充実したサービスを提供しているシステムを選ぶと良いでしょう。

セキュリティ対策は万全か

特にクラウド型のSFAの場合、顧客情報を扱うため、ロック機能やアクセス制限・プライバシーマークの取得などは、セキュリティリスクを避けるために確認すべきポイントです。社外で使用するケースが多い場合は、画面の覗き見対策として、特定の端末以外からアクセスできなくなるような機能があると安心です。

また、オンプレミス型のSFAを運用している場合は、自社で独自のセキュリティレベルを設定することで対策を立てられます。

導入実績は豊富か

SFAを選ぶにあたって、システムの導入実績はなによりも信用に値する判断基準です。営業力強化のためにSFAを導入し実際に効果を得るためには、試行錯誤のもとPDCAを継続し続ける必要があります。

導入実績が多いほどツールの安定性は高く、効果を実感するまでのノウハウも蓄積されているということになります。掲げる課題や規模が近い企業の導入実績も参考にしながら、自社の営業プロセス改善に着手していきましょう。

無料トライアルの有無

操作性がシステム導入の重要な要素となり得るように、無料トライアルも実際のシステムに触れられる貴重な機会です。説明から魅力を感じた機能も、実際に使用し複雑な操作が伴うのであれば、導入後の営業活動に活用される機会は減ってしまいます。

機能内容の確認だけでなく、マネージャーや営業担当、利用する社員全員が扱えるツールとなるよう、複数のトライアルで試用し比較することも大切です。

まとめ

予実管理の目的は、会社が将来に得たい売上目標や利益目標の数値があり、時間の経過に伴い、目標の数値を達成しているかどうかを定量的に分析し、目標の数値と乖離しているのであればその理由と対策を考えることです 

予実管理の必要性・予実管理の実施で、自社の状況を具体的に分析できます。予算を達成できそうにないといった漠然とした理解ではなく、何がどれほど足りないのかが数値で具体的に把握できます。一方で、目標に対し良い成果が得られたときの要因分析にも役立ちます。

予実管理を効率的に行うには、SFAの導入がおすすめです。SFAとは営業支援システムツールを指し、顧客や案件別に商談履歴・受注件数・金額などを管理できるため、予実管理との相性は良いと言えます。受注確率や見込み金額設定も可能なため、予算の予測も容易です。