AI-OCR機能搭載経費精算システム6選(全10選)を比較！精度や機能も詳しく解説！

AI-OCR機能とは、画像データの文字部分を読み取る従来のOCR機能に、AI学習機能を組み合わせることで、文字の認識精度を向上させた機能です。本記事では、AI-OCR機能搭載の経費精算システムのメリットや選び方を解説しています。

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目次

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1. 経費精算システムの始め方
2. AI-OCR機能搭載の経費精算システムおすすめ6選
3. 【比較表】AI-OCR機能搭載のおすすめ経費精算システム
4. AI-OCR機能とは？
5. AI-OCR機能搭載の経費精算システムのメリット
6. 経費精算システムを選ぶ5つのポイント
7. 経費精算システムの導入で使える補助金
8. 経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3
9. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

経費精算システムの始め方

経費精算システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な経費精算システムを選びましょう。

AI-OCR機能搭載の経費精算システムおすすめ6選

ここでは数ある経費精算システムを厳選し判明した、AI-OCR機能搭載の経費精算システムおすすめ6選を紹介します。資料請求と合わせて自社に最適なサービスを選びましょう。

【比較表】AI-OCR機能搭載のおすすめ経費精算システム

AI-OCR機能とは？

AI-OCR機能とは、従来のOCRにAI技術を組み込んだものです。OCRとは、文字をデジタルカメラで読み取り、デジタルデータ化する仕組みです。主に経費精算システムに活用されています。

たとえば従来の経費精算では、金額・用途の証明のために、領収書の原本の提出が必要でした。しかし、2024年1月1日以降は「電子帳簿保存法」に則り、紙で印刷した原本ではなく電子保存する必要があります。（システム対応ができなかった場合、一定の条件下で紙での保存は可能です。）OCR対応の経費精算システムを利用すれば、領収書をカメラで撮影するだけで、日付け・品名・金額などが自動でシステムに入力されます。

参考：令和５年度税制改正の大綱

AI-OCRとOCRの違い

AI-OCRとOCRの主な違いは、精度です。従来のOCRは文字の読み取り精度はさほど高くありませんでした。そのためスキャン後は、入力ミスがないか目視で確認し、必要があれば手動で入力し直さなければなりませんでした。

従来のOCRは規定のフォーマットしか読み取れない点も不便でした。たとえば請求書は取引先ごとにフォーマットが異なるため、登録外のフォーマットの書類の読み取りは不可能でした。

対してAI-OCRは、AI技術を活用することで、文字の読み取り精度が大幅に向上しています。AI-OCRもOCR同様、使い始めは読み取りミスやエラーが発生しがちです。

しかしAIには機械学習機能があるため、スキャンを繰り返すごとに、ミス・エラーは少なくなっていきます。そのため従来のOCRと異なり、使えば使うほど、スキャン後のチェック・再入力が必要なくなります。

AIｰOCRは、事前登録不要でさまざまなフォーマットの文字に対応可能な点も大きな特徴です。取引先ごとにバラバラなフォーマットの請求書でも、日付け・項目・金額などを正確に読み取れるため、精算業務の効率化を図れます。

AI-OCR導入の費用相場

	初期費用	月額
AI-OCR	0～30万円	3,000～60万円
AI-OCR搭載の経費精算システム	10万円～	1,000～3万円

AI-OCR単体は処理可能枚数やプラン、サポート内容によって大きく金額も異なります。初期費用が大幅にかかることもあるため、検討の際には活用法や自社にとってのメリットを十分に把握する必要があります。

一方で、AI-OCRを搭載した経費精算システムであれば比較的手軽に導入できます。AI-OCR機能だけでなく、経費精算のシステムの充実度も併せて検討しましょう。

AI-OCR機能搭載の経費精算システムのメリット

近年はAI-OCR機能を搭載した経費精算システムも増えています。導入することで、申請者・経理担当者の双方が業務を効率化しやすくなるでしょう。

ここからはAI-OCR機能搭載の経費精算システムのメリットを申請者・経理担当者別にご紹介していきます。

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申請者	経理担当者
領収書情報の手入力が不要	電子帳簿保存法への対応が可能
経費申請のための出社が不要	差し戻し件数の削減
	RPAとの連携で一連業務を自動化

申請者のメリット

申請者側にとって、AI-OCR機能搭載の経費精算システムを利用する最大のメリットは、経費精算申請が簡略化されることです。内容を詳しく解説していきます。

領収書情報の手入力が不要

AI-OCR機能搭載の経費精算システムを利用すれば、経費精算申請時の領収書の手入力が不要になります。

従来の経費精算申請では、申請者は領収書の内容（日付け・項目・金額）などを手動でシステムに入力しなければなりませんでした。手動入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクが存在します。

一方、AI-OCR機能では、領収書をモバイル端末内蔵のカメラで撮影するだけで、内容をシステムに自動登録できます。手動入力の手間を省ける点は大きなメリットです。

また、AI-OCR機能は読み取り精度が高いため、領収書の内容をほぼ正確に入力できます。従来のOCRのようにスキャン後の目視でのチェックなどが不要な点も、AI-OCR機能ならではのメリットといえます。

経費申請のための出社が不要

AI-OCR機能搭載の経費精算システムでは、社外からの経費精算申請も可能です。従来のように、経費精算書や領収書の提出のためだけに出社する必要はありません。

特に外回り営業や出張が多い従業員は、出社が大きなタイムロスになりかねません。その点、経費精算システムを利用すれば時間・場所を問わずに経費精算申請ができるため、時間を効率的に使えるようになるでしょう。

経理担当者のメリット

AI-OCR機能搭載の経費精算システムは、経理担当者に業務の効率化をもたらすほか、電子帳簿保存法への対応もサポートしてくれます。経理担当者のメリットを詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法への対応が可能

経費精算システムを利用すると、電子帳簿保存法にも対応しやすくなります。電子帳簿保存法とは、電子上での納税に関わる書類（帳簿・領収書など）保存方法を定めたものです。

経費精算システムの中には、電子帳簿保存法に対応したものも多くあります。帳簿類の電子データ化には細かいルールがありますが、経費精算システムを活用することで、法令に従った対応が可能になります。

2024年1月から、経費精算書類は電子データでの保存が義務づけられます。適切に対応するためにも、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの導入が望ましいでしょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

差し戻し件数の削減

AI-OCR機能搭載の経費精算システムを利用すれば、領収書を撮影するだけで正しい情報が入力されます。手動入力に比べると入力ミスの頻度が減るため、経理担当者には差し戻し件数を減らせるというメリットがあります。

RPAとの連携で一連業務を自動化

AI-OCRはRPAどの連携によって、経費精算の一連業務の自動化が可能です。RPAとはソフトウェアの1種で、これまで人間が手動で行っていた定型業務をAI・ロボットが代わりに行う機能です。

たとえば経費精算では、まずAI-OCR機能が領収書の内容をデータ化します。次にこのデータをRPAに渡せば、領収書の内容の入力・承認といった一連業務は自動で完了します。

経費精算には多くの工程数があるため、経理担当者の業務は膨大になりがちでした。AI-OCRとRPAを連携すれば経理業務をある程度自動化できるため、経理担当者の業務効率の向上が期待できるでしょう。

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経費精算システムを選ぶ5つのポイント

経費精算システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてからシステムを選びましょう。

前提｜経費精算に関する自社の課題を明確にする

経費精算システムを導入する際にはまず、経費精算に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に経費精算システムと言っても「機能の柔軟性」や「連携できるシステム」「サポート体制」などが各社の製品で異なります。そのため自社の経費精算に関する課題を整理することで、必然的に必要な経費精算システムの特徴が見えてきます。

課題に合わせて機能を確認

経費精算には一般経費や交通費・出張費・交際費などさまざまな種類があります。その中で「どの経費の利用頻度が高いのか」「どこを改善したいのか」を明確にし、それらの課題を解決してくれる機能が備わっているシステムを選びましょう。

例えば「交通費精算の手間を減らしたい」「請求書の支払い処理や立替業務を楽にしたい」といった具体的なニーズに対応できるシステムや機能で選ぶことが必要です。

自社の承認フローに適しているか

上長による承認や経費担当者による二重チェック、部署ごとのフローなど企業によって経費精算の承認フローは異なります。

そのため、承認の順番や権限、承認者の通知方法などをシステム内で簡単に設定できるか、またフローの変更や、追加が容易かどうかも選定のポイントです。自社の承認フローに柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、スムーズな経費精算が実現できます。

既存のシステムと連携できるか

経費精算は給与計算システムや労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。API連携なのかCSVを読み込ませるのか、システムによって連携方法は異なりますが、なるべく加工せずに連携できるものを選びましょう。

また既に導入している給与計算システムや労務管理システムがあれば、それらと同じシリーズの経費精算システムがおすすめです。共通のインターフェースでさまざまな業務に対応でき、バックオフィス全体の効率化にも繋がります。

導入・運用費用は自社に見合っているか

経費精算システムの費用相場はシステムのタイプによって異なります。以下では、初期費用や運用費用など導入にかかる費用相場をタイプ別に紹介します。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、数十万円〜数百万円程度とかなり高額です。イチからシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。運用費も数十万円程度ですが、クラウド型と違いオンプレミス型は、従業員数に関わらず運用費用は一定なため、使用する人数によっては高額とならない場合もあります。

オンプレミス型の多くは買い切りため、システム利用に関する料金はかかりません。しかし、あくまでもシステムを利用するための料金がかからないだけで、運用にはコストがかかります。費用対効果を加味しながら、導入を検討しましょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0～数十万円程度です。オンプレミス型よりも安い費用で、中には初期費用をかけずに利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。しかしクラウド型は、従業員の数に応じて運用費用が決まる従量料金制のため、長期の運用によっては費用が高額になる場合もあります。

またシステムによっては、欲しい機能がオプション機能になっている場合があります。追加料金のかからない基本機能でどこまで経費業務がカバーできるか、システムによって削減できるコストや費用対効果も考えてシステムを選びましょう。

十分なサポート体制があるか

不具合やもしものトラブルに備えてサポート体制を確認しておきましょう。特に初めて経費精算システムを導入する企業や、知見のある人が社内にいない企業は、サポートの有無がスムーズな導入・運用に影響します。

サポート体制の充実度はベンダーごとに異なります。導入やワークフローの設定、他システムとの連携まで手厚くサポートしてくれる場合もあれば、メールやチャットによる簡単な対応のみの場合もあります。どのようなサポートが受けられるのか事前に確認しましょう。

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経費精算システムのその他の選び方

ここでは「経費精算システムを選ぶ5つのポイント」では紹介しきれなかった、経費精算システムのその他の選ぶ方について解説します。

提供形態で選ぶ

経費精算システムの形態は大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。クラウド型はインターネットを介して利用するタイプ、オンプレミス型は自社のサーバを使って利用するタイプです。

クラウド型は初期費用は抑えられますが、従業員数や利用頻度に応じた月額料金がかかります。一方でオンプレミス型は、初期費用は高額なもののカスタマイズ性が高く、システムの運用費用はそれほどかからないのが特徴です。

一般的に、従業員数が多く経費の申請フローが複雑な大企業はオンプレミス型、従業員数や予算が比較的少ない中小企業はクラウド型が向いているとされています。しかし、最近は大企業向けのクラウド型システムも多く、利用が広まっています。プランの内容をよく確認することが大切です。

企業規模で選ぶ

経費精算システムのサービス内容やプランは幅広く、自社の企業規模より必要以上の機能を搭載しているシステムを導入すると、無駄なコストが発生する場合があります。そのためにはまず自社の規模に見合ったサービス・プランに絞り込むことが大切です。

従業員の多い大企業や複雑な社内規定がある場合には、「大企業向け」の経費精算システムがおすすめです。大企業向けのシステムは、カスタマイズ性に長けており、複雑な承認フローにも柔軟に対応することができます。

中小企業や従業員が比較的少ない企業であれば、「中小企業向け」の経費精算システムがおすすめです。中小企業向けのシステムは、経費精算に必要な機能をシンプルかつ、リーズナブルな価格で利用することができます。

電子帳簿保存法への対応可否で選ぶ

経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法（電帳法）に対応しているかも確認しましょう。電帳法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。情報化・ペーパーレス化の流れを受け、2024年からは電子取引を行った際のデータはオンラインで保管することが義務化されます。

電子帳簿保存法にどこまで対応しているかは製品によって異なります。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかが、対応の有無を判断する1つの目安となるでしょう。

2023年10月から開始したインボイス制度では、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号が記載されます。この登録番号の有無によって仕訳区分を変更する際、システムがインボイスに対応していなければ、仕訳区分の手直しが別途発生します。経理担当者の負担を増やさないためにも、電子帳簿保存法・インボイスに対応したシステムなのか確認が必要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：JIIMA認証情報リスト｜国税庁

まずはお試し無料トライアル！

一度導入した経費精算システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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経費精算システムの導入手順

経費精算システムを導入する際には以下のような大まかな手順を踏み、それぞれの工程で見逃した点がないように導入手順を進めましょう。

1.自社の課題を洗い出す

経費精算システム選びでは、自社が必要とする機能が備わっているかが重要な比較ポイントですが、「自社が必要とする機能とは一体何か」を明確にするために、まずは経費精算業務における課題の洗い出しを行います。

課題を洗い出すことで、解決の優先度やシステム導入で実現したいこと、つまり導入の目的が見えてきます。欲しい機能に優先順位をつけてシステムの比較を行いましょう。

2.費用対効果を見極める

経費精算システムの導入・運用にはコストがかかります。初期費用やランニングコストの見積もりを出し、運用のシミュレーションを行いましょう。システム導入により発生するコストと、業務効率化で削減できるコストや生産性の向上度を見比べて、効果が見込めるシステムを選びます。

3.テスト運用で導入を判断する

利用したいシステムが選定できたらお試し期間を活用してテスト運用を行い、本導入の判断のために次のような点を確認しましょう。

1. 予定通り運用できるか
2. 操作性や使い勝手は良いか
3. 実際に業務効率化は実現できているか

従業員の感想や意見も集めて社内評価を行い、利用するプランや機能についても改めて検討するのがおすすめです。

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経費精算システムの導入で使える補助金

小規模法人や中小企業の場合、経費精算システムを導入する際に国からの補助金・助成金の支援を受けることができます。導入の際に合わせて確認しておきましょう。

IT導入補助金

IT導入補助金は、ITツールを導入する中小企業・小規模事業者支援のために中小企業庁が行う補助金制度です。補助金にはソフトウェアの種類や目的によって大きく5種類に分かれており、経費精算システムの導入は「通常枠」または「インボイス枠（インボイス対応類型）」になります。

通常枠の補助額はソフトのプロセス数により異なり、最低5万円から最大450万円までで、補助率は1/2以内です。また「インボイス対応類型」の補助額は50万以下から最大350万円までで、補助率は3/4以内、4/5以内、2/3以内と変わります。

参考：IT導入補助金2024

経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3

経費精算システムの中で導入企業社数の多いものをランキングにしました。第1位は、18,000社以上の導入実績がある楽楽精算です。多くのランキングで1位を獲得しており、電子契約サービス市場において、非常に高い知名度を誇っています。第2位は、マネーフォワードクラウド経費とジョブカン経費精算です。マネーフォワードクラウド経費は、経費精算システムでは4,000社、シリーズ累計では10万社を超える実績があります。ジョブカン経費精算は。経費精算システムでは、4,000社、シリーズ累計では20万社を超える実績があります。

多くの導入実績や導入事例があれば、安心して利用することができますよね。ぜひ経費精算システム選びにご活用ください！

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まとめ

AI-OCR機能は従来のOCR機能に比べて、文字の読み取り精度が高い点が特徴です。領収書を撮影するだけで正確な内容が入力されるため、手動入力によるヒューマンエラーをなくしたい企業は、ぜひAI-OCR機能搭載の経費精算システムの導入をご検討ください。

AI-OCR機能搭載の経費精算システムを利用すれば、申請者は場所・時間を問わずに経費精算の申請が可能になります。入力ミスが少ないため、経理担当者側にとってもチェックが簡単になるというメリットがあります。
また、AI-OCR機能搭載の経費精算システムの多くは電子帳簿保存法に対応しています。2024年からは帳簿の電子保存が必須となるため、AI-OCR機能搭載の経費精算システムを活用しながら、適切に対応していきましょう。

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