オンラインストレージを上手に運用するには？運用時のポイントを解説

オンラインストレージは、インターネット上にファイルを保存できるサービスです。ファイルサーバーよりも運用の手間がかからないため、多くの企業に利用されています。この記事では、オンラインストレージを効果的に運用するためのポイントなどを解説します。

目次

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1. オンラインストレージを効果的に運用しよう
2. オンラインストレージのメリット・デメリット
3. オンラインストレージを運用する際のポイント
4. まとめ

オンラインストレージを効果的に運用しよう

オンラインストレージ（クラウドストレージ）は、インターネット上にファイルを保存するサービスです。従来のファイルサーバーよりも手軽で、管理や運用の手間が少ないため、多くの企業で利用されています。

例えば、大容量のデータや重要な文書、画像、動画などを安全に保存し、必要なときにどこからでもアクセスできます。この記事では、オンラインストレージを効果的に運用するためのポイントなどを解説します。

オンラインストレージのメリット・デメリット

オンラインストレージを効果的に運用するためには、そのメリットとデメリットを理解しておくことが重要です。これらを理解し、適切な対策を講じることで、オンラインストレージを最大限に活用することが可能です。

以下では、オンラインストレージの利用におけるメリットとデメリットについて詳しく解説します。

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オンラインストレージのメリット

オンラインストレージには、場所を選ばずアクセスできることや、メンテナンス・保守の手間がかからないなどの多くのメリットがあります。

これらのメリットを十分に理解することで、効果的にオンラインストレージを活用できるでしょう。以下では、オンラインストレージの利点に焦点を当て解説します。

場所を選ばずアクセスできる

オンラインストレージに保存されたファイルは、インターネットにアクセスできるデバイスがあればどこからでも利用できます。そのため、テレワーク中や出張先でもファイルにアクセスし、必要な情報を確認・編集することが可能です。

また、複数のデバイスで同じファイルにアクセスできるため、PCやタブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスを使って作業する際にも便利です。

さらに、多様な働き方に対応しやすいため、従業員が柔軟な勤務形態を選択できる環境を整えることができます。

メンテナンス・保守の手間がかからない

オンラインストレージサービスでは、サーバーのメンテナンスや保守作業をサービス提供会社が行ってくれます。そのため、サーバーの管理にかかる時間や労力を大幅に軽減できます。

サーバーの運用やトラブル対応などの手間がかからないため、業務に集中することができます。さらに、オンラインストレージでは容量の増減も簡単に行えます。サーバーを増設・減少させるような作業は不要で、容易に容量の調整が可能です。

そのため、業務の変化やニーズの変化に応じて柔軟にストレージ容量を調整することができます。

ファイルの共有が簡単になる

オンラインストレージを利用することで、ファイルの共有が格段に簡単になります。従来の方法では、ファイルをメールで送ったり、USBドライブを持ち運んだりする必要がありました。

しかし、オンラインストレージを使えば、ファイルをアップロードするだけで誰でも簡単にアクセスできます。社内でも社外でも場所や時間を問わずファイルにアクセスできるため、業務の効率が大幅に向上します。 

また、オンラインストレージでは、複数の人が同時にファイルを編集できる共同編集機能も利用できます。

例えば、複数の人が同じドキュメントを編集している場合でも、リアルタイムでの更新が可能です。さらに、過去のバージョンを簡単に参照できるため、作業の進捗管理や修正がしやすくなります。

BCP対策ができる

BCP対策は、企業が緊急事態時に事業を継続できるようにするための計画です。オンラインストレージを利用することで、BCP対策を強化することができます。

従来のファイル保存方法では、紙の書類やサーバー内のデータがオフィス内に保存されているため、災害などの緊急事態が発生するとアクセスできなくなるリスクがあります。

しかし、オンラインストレージを活用すれば、インターネットに接続できる限り、どこからでもデータにアクセスできます。そのため、BCP対策として重要なデータや文書を安全かつ効果的に保管し、必要な場合にすばやくアクセスできるようにすることが可能です。

オンラインストレージのデメリット

オンラインストレージは便利なツールである一方、注意すべきデメリットも存在します。これらのデメリットを理解することは、オンラインストレージを適切に活用するために不可欠です。

ここでは、デメリットについて、具体的な内容や影響について詳しく解説していきます。

セキュリティリスクがある

オンラインストレージの利用には、セキュリティリスクがつきものです。インターネット上でデータを保管して複数人で情報を共有するため、ハッキングや不正アクセスの標的となる可能性があります。

また、セキュリティ対策が不十分な場合、外部からの攻撃やウイルス感染のリスクも考えられます。情報漏洩や不正アクセスは、企業や個人にとって大きな被害をもたらす可能性があります。

そのため、オンラインストレージを利用する際には、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。

障害発生時の対応はベンダー任せになる

オンラインストレージの利用には、障害発生時の対応がベンダー任せになるというデメリットがあります。通常、オンラインストレージの運用や保守はベンダーが担当します。

そのため、何らかの障害が発生した場合、企業や個人は自社で直接対応することができません。障害の原因が何であれ、修復や復旧はベンダーに委ねられるため、対応が遅れる可能性があります。

オンラインストレージを利用する際には、ベンダーの信頼性や対応力を十分考慮しましょう。

カスタマイズ性が低い

オンラインストレージのデメリットの一つは、カスタマイズ性が低いことです。通常、オンラインストレージの料金プランには、利用できる機能が決まっています。そのため、自社のニーズや要件に合わせて、独自のカスタマイズを行うことは基本的にできません。

オンラインストレージを導入する際には、事前に自社が必要とする機能や要件をよく把握し、適切なプランを選択する必要があります。もし特定の機能やカスタマイズが必要な場合は、ベンダーとの相談やカスタム開発の検討が必要となります。

オンラインストレージを運用する際のポイント

オンラインストレージを効果的に運用するためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。データの安全性や効率性を確保するために、ここでは、運用時に留意すべきポイントを解説していきます。

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自社に合ったサービスを選ぶ

オンラインストレージを運用する際に最も重要なポイントは、自社に合ったサービスを選ぶことです。数多くのオプションがある中で、最適な選択をするためには何を重視すべきかを理解しましょう。

以下では、自社のニーズや要件に合ったオンラインストレージサービスを選ぶ際のポイントについて解説していきます。

保存容量と料金設定

オンラインストレージを選ぶ際は、保存容量と料金設定を慎重に検討する必要があります。それぞれのサービスやプランでは、提供される容量や料金体系が異なるため、将来的なニーズも考慮しながら選択することが重要です。

現在のデータ量だけでなく、今後の成長や拡大に伴って必要となる容量も見据えて、適切なプランを選択しましょう。また、料金体系も重要であり、予算内で必要な容量を確保できるかどうかも検討するポイントです。

これらの要素を考慮して、自社に最適なオンラインストレージサービスを選択しましょう。

機能と操作性

サービスやプロバイダーは、提供される機能や操作性に差があります。そのため、自社のニーズに合った機能や使いやすさを確認するために、無料トライアルなどを活用することが重要です。

無料トライアルを利用することで、実際にサービスを試してみて、操作性や必要な機能が備わっているかどうかを確認することができます。また、使い勝手やUIも重要な要素であるため、実際に操作してみて直感的に扱いやすいかどうかもチェックしましょう。

セキュリティ性の高いサービスを選ぶ

サービスやプロバイダーは、セキュリティ対策について異なるアプローチを取っているため、注意が必要です。特に注意すべきポイントは情報漏洩です。

クラウドストレージはインターネット経由で接続されることが多いため、セキュリティ対策が不十分な場合や使用方法を誤ると、不正アクセスなどの情報漏洩リスクが発生します。

そのため、セキュリティ機能やプライバシー保護措置が十分に備わっているかどうかを十分に確認し、信頼性の高いサービスを選びましょう。セキュリティに関する情報を事前によく理解して、安全性を確保するために注意深く選択することが大切です。

以下では、具体的に確認したいポイントを解説します。

認証機能

認証機能は、システムやアカウントへのアクセスを許可する前にユーザーの正当性を検証する機能であり、不正アクセスや情報漏洩を防ぐために欠かせません。例えば、二段階認証が強力な認証手段の一つです。

これは、パスワードと共に追加の確認要素（SMSコードや認証アプリによるコード）を入力することで、アカウントへのアクセスを許可するものです。このような二段階認証を採用することで、不正アクセスやパスワード漏洩からアカウントを守ることができます。

さらに、生体認証（指紋認証や顔認証）も安全性の高い認証手段として利用されています。生体認証は、ユーザー固有の生体情報を使用して認証を行うため、パスワードのように忘れられたり盗まれたりするリスクが少なく、高いセキュリティがあります。

これらの認証手段を組み合わせることで、より堅牢なセキュリティ体制を構築することが可能です。

アクセス制限機能

アクセス制限は、許可されていない人からの不正なアクセスを制限するための機能であり、データの機密性やセキュリティを確保する上で欠かせません。例えば、ユーザーベースのアクセス制御があります。

この機能では、特定のユーザーまたはグループに対してファイルやフォルダーへのアクセス権限を設定することができます。

さらに、アクセス制限の細かい設定が可能なサービスでは、アクセス権限を読み取り専用や編集権限のみなど、さまざまなレベルで設定することができます。

ログ管理機能

ログ管理機能は、誰が・いつ・どのような操作を行ったのかなどの情報を記録し、後から確認や分析ができるようにする機能です。この機能のメリットは大きく2つあります。まず、セキュリティ面でのメリットです。

ログを記録することで、システムやデータへの不正アクセスや操作が行われた際に、いつ・どのような操作が行われたかを詳細に把握することができます。これにより、セキュリティ上の問題を早期に発見し、対処することが可能になります。

次に、問題発生時のトラブルシューティングや改善活動におけるメリットです。ログを分析することで、システムの異常やエラーの原因を特定し、適切な対処を行うことができます。

ファイルや通信の暗号化

ファイルや通信の暗号化は、元のデジタルデータを特定のアルゴリズムを用いて別の文字列のデータに変換して、外部から解読できないようにします。暗号化の重要性は、データの機密性を保護し、情報漏洩や不正アクセスからデータを守ることにあります。

例えば、ファイルや通信が暗号化されていない場合、不正な第三者がそのデータにアクセスして内容を閲覧したり改ざんしたりするリスクが高まります。

しかし、暗号化を施すことで、データが外部から盗み見られてもその内容を理解することは非常に困難になります。そのため、ファイルや通信の暗号化は、セキュリティ性の高いオンラインストレージサービスを選ぶ際に重要なポイントです。

監視や障害対応の体制

オンラインストレージサービスを選ぶ際には、ベンダーがサーバーの監視、障害対応などのセキュリティ対策をどの程度行っているかを確認することが重要です。

サーバーの監視により、サービスの稼働状況や異常なアクセスを検知し、早期に対処できる体制が整っているか確認しましょう。

障害が発生した際には、迅速な対応が求められるため、ベンダーが障害発生時の対応体制やサポートの品質を確認し、信頼性の高いサービスを選ぶことがおすすめです。適切な障害対応体制が整っているかどうかは、サービスを安心して利用するうえで重要なポイントです。

使い方のルールを定める

オンラインストレージを運用する際に重要なポイントは、使い方のルールを定めて周知することです。どのようなファイルをアップロードできるか、フォルダの構成、ファイル名の付け方、バックアップの頻度・範囲などのルールを文書としてまとめましょう。

これによって、業務に関連するルールを簡単に確認できるため、ミスや誤解を減らすことができます。以下では、設定すべきルール例を解説します。

フォルダの構成

フォルダ構成のルールは、データを効率的に管理して、必要な情報を迅速に見つけるために役立ちます。例えば、業務に関連するフォルダを部門やプロジェクトごとに分類し、それぞれのフォルダに関連する文書やデータを整理することが挙げられます。

さらに、フォルダ名や階層の命名規則を統一することで、検索性を高めることができます。具体的で分かりやすい命名方法を採用することで、必要なフォルダやファイルを素早く特定できるようになります。

結果として、作業効率が向上し、ユーザーのストレスも軽減されるでしょう。

ファイル名の付け方

ファイル名の付け方を統一することで、必要な情報を簡単に見つけることができます。例えば、ファイル名には以下のような情報を含めることが効果的です。

日付やプロジェクト名などの基本的な情報をファイル名に含めることで、特定のファイルを識別しやすくします。次に、ファイルの種類やバージョンなど、追加情報を付け加えることで、さらにファイルを整理しやすくなります。

また、ファイル名には使用できる文字や文字数に制限があるため、簡潔でわかりやすい名前を付けることも大切です。

例えば、「2024年4月21日_プロジェクト名_ver1」のような形式でファイル名を付けることで、どのファイルがどのプロジェクトのものか、またどのバージョンかが一目で分かります。

バックアップの頻度・範囲

データのバックアップは、重要な情報を失わないために欠かせません。バックアップの頻度を定めることで、定期的に変更されるデータや重要な情報を保護することができます。

バックアップの範囲も重要であり、すべてのデータをバックアップするのではなく、重要なデータや必要なデータのみを対象にすることが効率的です。これにより、バックアップの手間や負担を軽減しつつ、必要な情報を確実に保護することができます。

バックアップの頻度と範囲を適切に設定することで、データの損失や災害に備えることができます。重要な情報を安全に保護するために、バックアップを慎重に考えて実行しましょう。

権限の設定基準や承認プロセス

オンラインストレージを運用する際、権限の設定基準や承認プロセスを定めることは非常に重要です。閲覧や編集などの権限を明確に設定することで、データの保護や機密情報の管理を効果的に行うことができます。

ファイルの削除などの重要な操作についても、承認プロセスを設けることで不正な操作を防ぎます。定めた権限設定基準や承認プロセスは定期的に見直す必要があります。

業務状況や役割の変化に応じて、権限設定や承認プロセスを適宜更新することで、データのセキュリティを維持することができます。

アクセス環境の制限

公共Wi-Fiや共有端末は、セキュリティリスクが高まる可能性があります。公共Wi-Fiは一般にセキュリティが脆弱であり、データが傍受されるリスクがあります。

また、共有端末では他のユーザーが使用した状態であるため、個人のデータが漏洩する可能性があります。これらの環境では、個人情報や機密データの取り扱いは避けるべきです。

セキュリティ上のリスクを最小限に抑えるためには、安全なネットワーク環境を利用することが重要です。自宅やオフィスなど、信頼できるプライベートネットワークを使用し、セキュリティ対策が十分な端末からアクセスすることを推奨します。

複雑なルールを採用しない

上記のようなルール設定は重要ですが、複雑すぎると反対に効率を下げる可能性があります。複雑なルールは、誤解やミスを招きやすく、管理や運用が煩雑になります。結果として、業務効率が低下する恐れがあります。

また、複雑なルールが増えると、適用や変更にかかる時間や手間も増えます。そのため、ルールは、シンプルで明確なものが良いでしょう。ルールを簡潔にまとめ、実践的なガイドラインとして提供することで、自然にルールを遵守しやすくなります。

パスワードの設定や管理を厳重にする

パスワードの設定や管理は、オンラインストレージを運用する際に非常に重要です。適切なパスワードを設定することで、不正アクセスや情報漏洩を防ぐことができます。

一般的な単語や簡単な数字の組み合わせは避け、大文字小文字や記号を含む複雑なパスワードを設定しましょう。また、パスワードを定期的に変更し、他のサービスと同じパスワードを使わないようにすることも重要です。

パスワードの管理も慎重に行う必要があります。パスワードをメモしたり他人と共有したりしないようにして、安全な場所に保管しましょう。

まとめ

オンラインストレージは、インターネット上にファイルを保存できる便利なサービスです。手軽に利用できるため、多くの企業が活用しています。しかし、利用する際にはメリットとデメリットを理解することが大切です。

利点としては、手軽さや運用の手間が少ないことが挙げられます。オンラインストレージを利用することで、サーバーの保守やデータのバックアップなどの手間が省けます。

一方で、セキュリティリスクや障害時の対応がベンダーに委ねられるなどのデメリットも存在します。セキュリティリスクには、情報漏洩や不正アクセスの可能性が含まれます。

また、障害が発生した際には、自社で直接対応することができず、ベンダーに依存することになります。これらのポイントを把握し、適切な対策を講じることが重要です。オンラインストレージを運用する際は、本記事で紹介したポイントを押さえて適切に活用しましょう。