オンラインストレージのアクセス権限機能とは？活用時の注意点も解説

オンラインストレージでは、特定の人だけがデータ閲覧・編集できるようアクセス権限を設定できます。アクセス権限機能を適切に活用して、情報漏洩を防止しましょう。この記事では、オンラインストレージのアクセス権限機能を活用するメリットや注意したいポイントを解説します。

目次

開く

閉じる

1. オンラインストレージのアクセス権限機能とは
2. オンラインストレージのアクセス権限の主な種類
3. オンラインストレージのアクセス権限機能の活用メリット
4. オンラインストレージのアクセス権限機能を活用する際のポイント
5. オンラインストレージ選定時はアクセス権限機能の確認を
6. まとめ

オンラインストレージのアクセス権限機能とは

オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保存し、共有するためのサービスです。ユーザーは、専用のサーバー上にファイルをアップロードすることで、時間を問わずどこからでもアクセスできるようになります。

オンラインストレージは、各ユーザーに個別のアカウントが設定され、パスワードを通じて保護されます。オンラインストレージのアクセス権限機能を利用すると、ユーザーは自分のファイルをプライベートに保つことも、選択した他者と共有することもできます。

このアクセス権限機能を上手に活用することは、情報漏洩の防止や社内の統制管理の上で重要です。本記事では、オンラインストレージのアクセス権限機能の種類・メリット・活用のポイントなどを解説します。

オンラインストレージのアクセス権限の主な種類

オンラインストレージのアクセス権限は、各ファイルやデータごとに管理者が各ユーザーに付与するものであり、その権限は主に2種類に分けられます。ここでは、オンラインストレージのアクセス権限の種類について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

閲覧権限

閲覧権限とは、権限を与えられたユーザーが、特定のファイルやデータの閲覧を許可されている状態です。しかし、そのファイルやデータを編集・削除・配布することはできません。

閲覧権限は、企業や組織で情報のセキュリティを確保するために重要な権限です。情報の機密性を保ちつつ、必要な人にのみ閲覧を許可することで、データ漏洩のリスクを低減します。

閲覧権限にはさまざまな活用方法があり、新入社員に対して教育資料の閲覧権限や、経営層に対して企業の業績分析レポートの閲覧権限を付与する例が挙げられます。

編集権限

編集権限とは、特定のファイルやフォルダに対して変更を加えることができる権限を指します。これには、内容の変更・ファイル名の変更・ファイルの削除などの操作が含まれます。

編集権限は、チームでの共同作業において効率性を高めるための重要な権限です。編集権限を持つメンバーがファイルの内容を適切に更新・修正することで、内容が常に最新の状態に保たれ、チーム全体の作業効率が向上します。

ただし、誰にでも広範囲に編集権限を与えることはリスクも伴います。不適切な編集や操作ミスによる情報削除が発生する可能性があるため、オンラインストレージの管理者は慎重にアクセス権を設定する必要があります。

特に機密情報を扱う場合、編集権限は限られた信頼できるメンバーにのみ与えることが推奨されます。

オンラインストレージのアクセス権限機能の活用メリット

アクセス権限を適切に設定することには、セキュリティ性の向上や社内統制の効率化など、さまざまなメリットがあります。ここでは、オンラインストレージのアクセス権限機能を活用するメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

情報漏洩を防止できる

オンラインストレージのアクセス権限を適切に設定することにより、必要な人だけが特定のデータにアクセスできるように制限できます。これにより、故意や誤操作による情報漏洩のリスクが大幅に低減されます。

また、オンラインストレージのセキュリティ機能は通常アクセス権限だけではありません。他のセキュリティ機能との組み合わせによって、外部からの攻撃による情報漏洩を防止することができます。

例えば、アクセス権限と合わせて、二要素認証（生体認証やデバイス認証など）を利用することで、不正アクセスのリスクを一層低下させることができます。

取引先と安全にやり取りできる

オンラインストレージの活用例として、社内だけでなく取引先や外部の関係者とデータを共有することも考えられます。この場合、適切にアクセス権限を設定することで、取引先と安全かつ効率的にやり取りすることが可能になります。

アクセス権限と併せてログ管理を行うことで、いつ誰がどのデータにアクセスしたのかを把握できるようになります。これにより、取引の安全性がより向上します。

社内の統制管理ができる

社内の情報閲覧における統制管理とは、組織内のデータや情報が適切な人にのみアクセスされるように制御することです。具体的には、従業員やチームが企業の情報にアクセスする際に、各役割や責任範囲に基づいてアクセス権限を設定し管理することを指します。

この統制により、機密情報の漏洩や不正利用を防ぎつつ、情報の安全性と整合性を保つことが可能となります。オンラインストレージには、通常アクセス権限機能が備わっているため、このような社内の情報閲覧の統制管理に直接的に寄与します。

それだけではなく、誰がどの情報にアクセスできるのか、いつ誰がどの情報にアクセスしたのかをシステム上で明確に管理できるため、効率的な情報統制を実現できます。

これは、医療や金融などの一部の業界では特に重要です。これらの業界は、特定の情報に対するアクセスが法律によって制限されています。適切なアクセス権限の設定により、これらの法的要件を遵守し、違反による罰則や損害賠償のリスクを避けることができます。

誤操作を防止できる

オンラインストレージのアクセス権限機能を活用することで、誤ってファイルを上書きしたり削除したりする誤操作を防ぐことができます。

誰がどのファイルにでも変更や削除などの操作ができる状態は、共同作業においては効率性を高められる場合もありますが、誤操作や情報漏洩のリスクが高くなります。

そのため、特定の役職や信頼できるユーザー以外は、ファイルの閲覧のみを許可することにより、不用意なデータの改変や誤操作による削除のリスクを低減させることができます。

ただし、編集権限を持つユーザーに関しては、削除や情報漏洩が起こらないよう慎重にデータを扱うことが求められます。

オンラインストレージのアクセス権限機能を活用する際のポイント

アクセス権限機能は、設定の仕方次第で効果を高めることもあれば、セキュリティリスクを高める場合もあります。ここでは、安全にオンラインストレージを運用するために、アクセス権限機能を活用する際のポイントについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

権限範囲を明確化・周知する

オンラインストレージのアクセス権限機能を活用する際は、誰にどのような権限を与えるかを明確にして、周知することが重要です。これにより、データのセキュリティと効率的な情報管理の両方を保証するための基礎を築くことができます。

権限範囲を設定する際には、部署・役割・データの重要度などの基準が考えられます。以下に代表的な設定の例を挙げます。

部署・役職単位で設定する

アクセス権限の代表的な設定基準として、特定の部署や役職単位での設定が挙げられます。この基準は、組織内の情報管理を効率化し、セキュリティを強化する上で有効です。

設定方法は、組織の構造や情報の機密性を明確にして、それらに基づいて各役職や部署に適切なアクセスレベルを割り当てるようにします。

例えば、経営層には通常、組織の全情報を閲覧できる権限が与えられます。これには財務報告・戦略計画・人事情報など、会社運営に必要なすべての機密データが含まれます。

人事部門なら、従業員の個人情報や人事記録など、人事に関連する情報へのアクセス権限を付与し、財務部門なら会社の財務に関連するデータへのアクセス権限が付与されます。

これらはあくまでも一般的な設定例ですが、このように権限を部署や役職に基づいて設定することで、情報の適切な管理が可能となります。各部門が必要な情報にのみアクセスできるようにすることで、データの誤用や漏洩を防ぎつつ、業務の効率化を図ることができます。

役割・タスク単位で設定する

役割やタスク単位を基準として、アクセス権限を設定する場合もあります。この設定基準は、プロジェクトや業務の効率化を図る上で効果的です。

設定方法は、プロジェクトのリーダーやチームメンバーの役割を明確にして、それらに基づいて必要な情報へのアクセス権限を割り当てます。

例えば、プロジェクトリーダーにはプロジェクトに関連するすべてのファイルの編集権限を与えることが考えられます。これにより、プロジェクトの方向性を調整して、必要に応じてドキュメントを更新することができます。

プロジェクトメンバーには、それぞれが担当する特定のデータへの編集権限を限定的に与えることが一般的です。プロジェクト全体のファイルには閲覧権限のみを持たせることが多いです。

データの機密性・重要度で設定する

アクセス権限の設定基準として、部署や役割だけでなく、データの機密性や重要度に基づいて設定することが大切です。この設定基準は、組織における情報保護の強化と効果的な情報アクセス管理の基礎となります。

設定方法は、データごとの重要度を明確にして、それらに基づいてどのユーザーグループがアクセスできるかを設定するようにします。

例えば、社外秘や機密情報は、限られた人だけがアクセスできるように設定します。社外秘のデータには、新製品の開発データや未公開の財務情報などが挙げられます。これらのデータは、経営層や特定のプロジェクトチームのみアクセス権を与えることが一般的です。

従業員の個人情報を含むデータは、人事部門や経理部門など、必要な部署のスタッフのみがアクセスできるように設定されることが多いです。また、社内全体に共有されるべき情報については、全従業員がアクセスできるようにすることも必要です。

設定ミスに注意する

アクセス権限は、適切に設定すれば情報のセキュリティ性を高めることができますが、不適切な設定の場合、逆効果になる恐れがあります。特に注意が必要なのは、設定ミスによる情報漏洩や誤操作です。

これを防ぐためのポイントは、設定のダブルチェックを行うことです。アクセス権限の設定を行った後は、設定した人が確認するだけでなく、必ずレビューを実施して誤りがないか確認することが大切です。

また、アクセス権限は、必要最低限にとどめるべきです。特に機密情報には限られた人物のみがアクセスできるように設定し、不要なアクセスを防ぐことが重要です。

定期的に権限範囲を見直す

定期的に権限の範囲を見直し、必要のない権限を削除することは、セキュリティを保つ上で必要不可欠です。

例えば、プロジェクトの終了や業務の変更により、特定の情報へのアクセスが不要になった場合、その権限は迅速に削除する必要があります。不要な権限が残っていると、情報漏洩のリスクが高まります。

また、従業員が退職した際は、そのアクセス権限をすぐに削除することが必要です。離職した従業員のアカウントが有効のままだと、不正アクセスの入口となり得ます。退職だけでなく、異動や昇進の際にも必要に応じてアクセス権限を見直すことが大切です。

オンラインストレージ選定時はアクセス権限機能の確認を

オンラインストレージサービスを選定する際は、各サービスが提供するアクセス権限の設定の柔軟性と詳細度を確認することが重要です。サービスによって、アクセス権限機能の仕様が異なるため、自社のニーズに合った機能性であるかを確かめる必要があります。

例えば、サービスによっては細かくアクセス権限を設定できるものがあります。その場合、特定のフォルダやファイルに対して、個別のユーザーや部門ごとに異なるアクセスレベルを設定できます。

細かな設定も大切ですが、多くの従業員や複数のチームが関与する大企業では、ユーザー管理の容易さも確認すべきポイントです。ユーザーグループごとに一括でアクセス権限を管理できれば、権限を設定する手間や負担感を軽減できます。

また、不測の事態に備えるなら、監査機能を備えたサービスが理想的です。この機能により、アクセス権限の変更履歴やユーザー行動を追跡できます。それらをレポートとして生成できると、管理も効率的で迅速な対応が可能になります。

さらに、既存のセキュリティシステム（顔認証やデバイス認証だと）と連携できれば、低コストでよりセキュリティ性を高めることができます。

まとめ

オンラインストレージのアクセス権限は、データの安全性と効率的な情報管理の両方を実現します。閲覧権限や編集権限を適切に設定することで、必要な人だけがアクセスできるよう制御され、情報漏洩のリスク低減・社内の統制管理の強化が可能です。

オンラインストレージを選定する際は、アクセス権限の柔軟性と詳細度を確認することが重要です。企業のセキュリティポリシーに合わせて、最適なサービスを選ぶことが、情報漏洩を防ぎつつ、効率的なデータ管理を実現する鍵となります。

活用の際には、アクセス権限設定後の確認や定期的な見直しを怠らないことが重要です。本記事の内容を参考に、オンラインストレージのアクセス権限機能を活用して、社内の情報を効果的に管理しましょう。