オンラインストレージの仕組みとは？メリット・デメリットも解説

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存できるサービスのことです。インターネットさえあればどこからでもアクセスでき、容量の増加も簡単です。この記事では、オンラインストレージの仕組みやそれがもたらすメリット・デメリットなどをわかりやすく解説します。

目次

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1. オンラインストレージの仕組みとは
2. オンラインストレージにおけるファイル共有のやり方
3. オンラインストレージの仕組みがもたらすメリット
4. オンラインストレージの仕組みがもたらすデメリット
5. オンラインストレージの料金の仕組み
6. まとめ

オンラインストレージの仕組みとは

オンラインストレージとは、インターネット上でデータやファイルを保存できるサービスのことです。これにより、ユーザーは自身のデータを自宅やオフィスのコンピューターに限らず、インターネット経由でアクセス可能なサーバーに保存できます。

インターネットを介して、クラウド上のサーバーにデータを保存するため「クラウドストレージ」と呼ばれることもあります。ユーザーはプロバイダーのサーバーにファイルやデータをアップロードして、その後、必要に応じてインターネット経由でアクセスします。

オンラインストレージはインターネットに接続できれば、どこからでもデータにアクセスできる点が強みとなっています。本記事では、オンラインストレージの仕組みやそれがもたらすメリット・デメリット、料金などについて、分かりやすく解説します。

オンラインストレージにおけるファイル共有のやり方

オンラインストレージでは、ファイルをストレージにアップロードして、そのファイルのURLを相手に伝えることで、ファイルを共有できます。URLを受け取った相手は、そのURLをクリックしてファイルにアクセスすることができます。

多くのオンラインストレージでは、共有されたファイルに対するアクセス権限を設定できる機能が提供されます。一般的な権限には、閲覧のみ・編集可能・ファイルの共有権限などがあります。

ユーザーは、必要に応じて共有するファイルの権限を設定して、共有する相手に対して適切なアクセスレベルを与えることができます。

オンラインストレージの仕組みがもたらすメリット

オンラインストレージの仕組みがもたらすメリットは多岐に渡りますが、中でも大きなメリットは、アクセスの容易さです。データをクラウドに保存することで、インターネットに接続できれば、いつでもどこからでもデータにアクセスできます。

ここからは、オンラインストレージの仕組みがもたらすメリットについて、詳しく解説します。

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場所や機器を選ばずアクセス可能

オンラインストレージの仕組みがもたらすメリットの一つは、インターネットに接続可能であれば、スマートフォンやタブレット、ラップトップ、デスクトップなど機器を選ばずどこからでも共有ファイルにアクセスできることです。

また、テレワークやリモートワークにも対応できる点も大きなメリットです。近年、テレワークやリモートワークの需要が高まっていますが、オンラインストレージを利用することで、従業員は自宅や外出先からでも会社のデータやファイルにアクセスできます。

これにより、地理的な制約にとらわれず作業を行うことができ、業務遂行の柔軟性や生産性が向上します。また、チーム全体がオンラインストレージを共有することにより、リモートチームとして、スムーズな共同作業が可能になります。

バックアップの手間が不要

オンラインストレージのメリットの一つは、自動バックアップ機能により手間が減ることです。HDDを使用してファイルにアクセスし、保存する場合には、定期的にファイルを別のドライブやデバイスにコピーして、手動でバックアップをとる必要があります。

オンラインストレージの場合は、プロバイダーが定期的にデータのバックアップを確保して、機器のトラブルや障害に備えます。そのため、ユーザーはファイルをオンラインストレージにアップロードするだけで、手動でバックアップを作成する必要がありません。

これにより、ユーザーはバックアッププロセスの管理・運用が不要となり、時間と労力を別の業務に割り当てられます。また、自動バックアップ機能により、ユーザーは意図せずデータを失うリスクなどを最小限に抑えることができます。

大容量ファイルも共有しやすい

オンラインストレージの活用により、大容量ファイルもアップロードするだけで簡単に共有できます。従来の方法では、メールの添付ファイルやUSB、DVDなどの物理的な媒体を使用してファイルを送付する必要があり、手間がかかりました。

一方、オンラインストレージを使用すれば、これらの制限や手間を回避して、大容量ファイルが簡単に共有できます。ユーザーは自身のアカウントにファイルをアップロードするだけで、数ギガバイトから数テラバイトに及ぶ大容量データの共有が可能になります。

データの消失リスクが低い

オンラインストレージでは、物理的な損傷が少ないため、データ消失のリスクが低いこともメリットに挙げられます。従来の方法では、ハードディスクやUSBドライブ、CD、DVDなどにデータを保存するため、さまざまな障害や危険にさらされます。

一般的にオンラインストレージは、専用のデータセンターのサーバーなどにデータを保存します。ここに設置される機器は、物理的なセキュリティ対策や2重化などの冗長化されたハードウェアによって保護されています。

また、これらの施設は防災設備やバックアップ電源などの設備を備え、データの安全性と可用性を確保するための厳格な基準を満たしています。そのため、物理的な破損によるデータの消失リスクが低減され、ユーザーは安心してデータを保存できます。

容量を簡単に増加できる

オンラインストレージは、料金を支払うことで容量を増加できるため、増設作業も必要なく簡単に容量を増やせます。従来はデータ領域を増やすために、新しいハードディスクやサーバーを購入してインストールする必要があり、手間がかかりました。

一方、オンラインストレージでは、このような手間やコストをかけることなく、簡単に容量を増やすことが可能です。ユーザーは業務のニーズに合わせて料金プランを変更して、必要に応じて容量をアップグレードすることができます。

また、ユーザーがプランを変更して容量をアップグレードすることで、追加の容量がすぐに利用可能になります。これにより、ビジネスの成長や急なデータ増加に迅速に対応できるため、柔軟性や利便性が向上します。

複数人で共同編集できる

オンラインストレージでは、ファイルがアップロードされると、オンラインストレージ上のすべてのデバイスやユーザーの間で自動的に同期されます。これにより、特定のデバイスや場所に依存せずに、最新のファイルにアクセスして編集することができます。

オンラインストレージの自動同期機能により、ファイルが常に最新の状態で共有され、複数人での同時編集が可能になります。これにより、チームによる作業の生産性が向上して、効率的な業務遂行が実現されます。

オンラインストレージの仕組みがもたらすデメリット

オンラインストレージには、便利さと共に利点も多いですが、その仕組みがもたらすデメリットについても知っておく必要があります。特にセキュリティ面や使い勝手の点で注意が必要です。

ここからは、オンラインストレージの仕組みがもたらすデメリットについて詳しく解説します。

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セキュリティ面での注意が必要

オンラインストレージのデメリットの一つは、データがインターネット上に保存されるため、不正アクセスやセキュリティ侵害へのリスクが生じる点です。例えば、ハッカーや悪意のある第三者が、保存されたデータにアクセスしようとする可能性があります。

そのため、オンラインストレージサービスを利用する場合には、強力なパスワードの使用や二段階認証の有効化など、セキュリティ対策を充分に行うことが重要です。また、セキュリティ対策はベンダーに依存するといった点もユーザーにとっては弱みになります。

すべてのベンダーが強化されたレベルのセキュリティ対策を行っているとは限りません。そのため、信頼性の高いベンダーを選択して、定期的なセキュリティアップデートやセキュリティ対策をチェックすることが大事です。

カスタマイズ性は低い

オンラインストレージは、クラウドサービスの一種である「SaaS（Software as a Service）」に該当します。SaaSは、ユーザーが利用するソフトウェアやアプリケーションをベンダーが提供して、ユーザーはその機能を利用する形態を指します。

一般的にSaaSは、広範なユーザーのニーズに合わせてデザインされているケースが多いです。これにより、特定のユーザーの要求や業務フローに合わせて細かなカスタマイズを行うことが難しい場合があります。

そのため、自社の業務ニーズや特定の要件に合わせて柔軟に対応する必要がある場合には、自社要件に最も適したオンラインストレージサービスを選択して、カスタマイズの可能性や制限などを充分に確認することが必要です。

オンラインストレージの料金の仕組み

オンラインストレージサービスでは、基本的に容量や利用人数に応じた月額料金が発生する料金体系が採用されています。

利用可能なデータ容量、もしくはアカウント数で料金が決まるため、利用規模が大きいほど料金は高くなります。しかし、利用規模が大きければそれだけ一定の容量あたり、人数あたりの割引率も高くなります。

容量と利用人数でどちらで料金が決まる方がお得か、またどのサービスがより低価格で利用できるのか、各サービスを比較しましょう。

個人向けには無料プランもある

オンラインストレージは、ターゲットとなるユーザー層によって個人向けと企業向けの大きく2種類に分けることができます。同じサービスの中で、個人向けのプランと企業向けのプランが設けられている場合もあります。

個人向けのサービスやプランは無料のものも多く、気軽に利用できます。一方、企業向けのサービス・プランではより大容量のデータを保存できるほか、高度なセキュリティ機能や管理機能を利用することができます。

まとめ

オンラインストレージは、インターネットを介してデータを保存・共有する仕組みです。ユーザーはクラウド上のサーバーにデータをアップロードして、必要に応じてインターネット経由でアクセスします。

そのため、ユーザーはデータを自宅やオフィスのコンピューターに限らず、インターネット経由でアクセス可能なサーバーに保存できます。また、インターネットに接続できれば、いつでもどこからでもデータにアクセスできる点も強みになります。

オンラインストレージを利用する場合には、無料や有料プランがありますが、セキュリティ面では、有料プランの方が高レベルのセキュリティ対策に期待できるため、自社のニーズに合ったプランを選んで、安全かつ効率的にデータを保存しましょう。