法人向けおすすめのオンラインストレージ｜選び方のポイントも解説

インターネット上にファイルを保存・管理できるオンラインストレージには、ビジネス利用に適した法人向けのサービスも多数あります。自社にオンラインストレージを導入し、業務を効率化させましょう。この記事では、おすすめの法人向けオンラインストレージや選び方を解説します。

目次

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1. 法人向けオンラインストレージで業務効率化
2. 法人でオンラインストレージを利用するメリット
3. 法人でオンラインストレージを利用する際の注意点
4. 法人向けオンラインストレージを選ぶ際のポイント
5. 法人向けおすすめのオンラインストレージ
6. その他のオンラインストレージの選び方
7. まとめ

法人向けオンラインストレージで業務効率化

オンラインストレージとは、クラウド上にあるディスクスペースで、ユーザーはインターネットを介して、ファイルを保存したり管理したりすることができます。使い勝手は、自社のパソコン内にあるストレージや社内LAN上に置かれたストレージとほとんど同じです。

オンラインストレージは、個人でもよく利用されていますが、ビジネス利用を目的とした法人向け製品も数多くあります。近年のオンラインストレージ技術の進歩で、各企業の要求に応えられる製品も多く提供されるようになり、多くの企業で導入が進んでいます。

企業はオンラインストレージの導入で、データの活用範囲を広げられ業務の効率化を進めることができます。しかし、企業向けクラウドストレージには多くの種類があり、自社に合った製品を選ぶのに迷う場合も少なくありません。

そこで本記事では、オンラインストレージのメリットや、運用上の注意点・製品の選び方を詳しく解説し、おすすめの法人向けオンラインストレージを課金タイプ別で紹介します。まず下記で、企業向けと個人向けとの違いについて解説します。

個人向けサービスとの違い

オンラインストレージには、無料で利用できるものや有料でも安価に利用できるサービスも数多くあります。それらは個人として利用するには便利ですが、法人が利用するにはセキュリティに問題があります。

法人では、顧客や従業員の個人情報や企業内の機密情報も取り扱います。それらが外部に漏れたり書き換えられたりすれば、企業としての信用は失墜し、企業に大きな損失を与える恐れがあります。 

そのようなことを防ぐためにも、セキュリティ対策がしっかりと施された法人向けオンラインストレージを導入しましょう。

法人でオンラインストレージを利用するメリット

法人がオンラインストレージを利用するメリットは、数多くあります。ここでは、以下の4つのメリットに絞って解説します。

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情報共有を円滑化できる

オンラインストレージの中には、社内外との情報共有が円滑に行えるファイル共有サービスを提供している製品が数多くあります。ユーザーは、ファイルを共有したい相手にダウンロード用のURLを知らせるだけで簡単に共有できます。

オンラインストレージはインターネットを介して利用するので、インターネット環境さえあれば、出先でもスマートフォンやタブレットなどを使ったファイル共有ができます。

また、オンラインストレージ上にあるファイルを複数人で同時に開いて、共同編集が行えるサービスもあります。共同編集ができれば、編集したいファイルを誰かが編集している場合でも、編集終了を待つことなく入力することができ、大変便利です。

低コストで導入できる

社内サーバーを保有していない法人がこれからサーバーを用意する場合は、低コストで導入できるオンラインストレージがおすすめです。情報化社会の進んだ現代では、情報を一元管理して活用しやすい環境を作ることが重要になり、そのために必要なのがサーバーです。

自社サーバーの設置には、サーバー本体・周辺機器・ソフトウェアなどの購入のほか、ネットワークの整備やサーバー構築などに費用がかかり、高額な導入費用が発生します。それに比べて、オンラインストレージは大幅に導入コストが抑えられます。

また、オンラインストレージのメンテナンスや管理はベンダーが行いますが、自社サーバーは自社に担当者を置く必要があり、人件費がかかります。したがって、低コストで導入したい法人や人件費を抑えたい法人には、オンラインストレージがおすすめです。

リモートワークを推進できる

オンラインストレージは、インターネットを利用して出先でのファイル共有が可能なため、インターネット環境があれば自宅のパソコンでもファイル共有ができます。これにより、リモートワークをしている従業員でも、社内にいるのと同じ環境で業務が進められます。

働き手不足や働き方の多様化への対応の1つの方法として、リモートワークの推進を行っている企業は多いです。また、リモートワークの推進は、オフィスの縮小や通勤費などの経費削減などにもつなげられるメリットもあります。

BCP対策ができる

BCP対策とは、企業が自然災害・火災・テロなどに遭遇しても、事業資産の損害を最小限にとどめ、ある程度の事業継続や早期復旧ができるようにする対策のことをいいます。特に、自然災害の多い日本では重視しなくてはならない対策です。

オンラインストレージの多くは、BCP対策が施されたデータセンターでサーバーが管理され、バックアップも保管しています。そのため、社屋が大きな被害に遭ってもデータセンターにあるデータは守られ、災害後などの事業継続や復旧が素早くできます。

法人でオンラインストレージを利用する際の注意点

オンラインストレージには、さまざまな導入メリットがありますが、完璧なものではありません。その不完璧さは、自社の運用で補完する必要があります。特に、以下の2点について注意しましょう。

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運用ルールが必要

オンラインサーバーは、多くの人が共有でき便利に利用できます。しかし、その分社内情報が漏れるリスクが高いため、社内の運用ルールを作成して従業員に徹底させることが大変重要です。また、活用しやすくするためのルールも必要です。

情報漏れを防ぐルールでは、ダウンロード・ファイルの持ち出し・アクセス制限などをルール化します。活用しやすくするためのルールとしては、ファイルの保存場所・ファイル名の付け方・ファイル削除などの決まりを設けましょう。

サーバーダウンや障害のリスクがある

オンラインサーバーは、堅牢なデータセンターで管理されてはいますが、サーバーダウンや障害が起こるリスクはゼロではありません。ハードウェア上の障害やアクセス集中による障害は、機器の故障のほかにベンダーのメンテナンス中に起こる可能性があります。

また、第三者によるサイバー攻撃でベンダーのサーバーに高負荷がかかり、サービスが停止してしまう場合もあります。BCP対策やセキュリティ対策は提供ベンダーによっても差があるので、製品選択時に十分な確認が必要です。

加えて、オンラインサーバーはインターネットを介して利用しているため、インターネット回線の不具合によって利用できなくなる恐れもあるので留意しましょう。

法人向けオンラインストレージを選ぶ際のポイント

法人向けオンラインストレージは、多くのベンダーからさまざまな製品が提供されています。その中から、自社に合った製品を見つけるには、下記の6つのポイントに注目して選ぶのがおすすめです。ここでは、これらの選択ポイントについて解説します。

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保存容量・転送速度は十分か

オンラインサーバーの場合、保存容量が大きく転送速度が速いほど、月々支払う利用料が高くなる傾向にあります。そのため、自社に合った保存容量と転送速度を持った製品の選択が費用対効果の高い導入につながります。

そのためにも製品の選択に入る前に、自社に必要な最大保存容量を試算しておくことが大切です。また、転送速度はインターネット回線やネットワーク機器にも左右されるので、回線や機器が可能な転送速度以上のオンラインサーバーがおすすめです。

特に、動画ファイルや高解像度の画像・3Dデータなどのサイズが大きなファイルを取り扱う場合は、転送速度が遅いとストレスが溜まります。このような場合には、転送速度の速い製品を選択するとともに、インターネット環境の高速化も必要です。

セキュリティ対策は万全か

法人では機密情報も扱うため、高度なセキュリティ対策が必要です。しかし、オンラインサーバーでは、自社でセキュリティ対策を施すことができません。そのため、BCP対策やサーバーバックアップを含めて、ベンダーのセキュリティ対策の確認が重要です。

また、運用上のセキュリティ対策も必要であるため、オンラインサーバーに下記のような機能が備わっているかどうかのチェックもしましょう。

機能	特徴
認証機能	・外部からの不正アクセスを防ぐ機能 ・多要素認証：知識情報・所持情報・生体情報から2つ以上を用いた認証方法 ・2段階認証：知識情報・所持情報・生体情報から2つを用いた認証方法
アクセス制限機能	・アクセスできる範囲を制限する機能 ・フォルダ・ファイル・利用者ごとに編集の可不可・閲覧の可不可などを設定
ログ管理機能	・アクセスや操作など記録する機能 ・いつ誰がどのような操作したかを分析可能 ・不正アクセスの早期発見や不正持ち出しの抑止可能
バージョン管理機能	・変更前のファイルを自動保管する機能 ・誤って上書きしたファイルを元に戻せる
ディザスタリカバリー機能	・データセンターが被災した場合の災害復旧機能 ・データのバックアップを作成

料金体系を確認

法人向けオンラインストレージの料金体系には、ユーザー課金タイプとデータ容量課金タイプの2種類があるので、自社に合った方を選択しましょう。以下でこの2つの料金体系について詳しく解説します。

ユーザー課金タイプ

ユーザー課金タイプは、ユーザー数に応じて課金されるタイプです。ユーザー数1人から利用できるものから、最低ユーザー数や最大ユーザー数が定められている製品まであります。また、1ユーザー当たりの利用容量に制限がある場合もあるので、確認が必要です。

プロジェクトメンバーの中だけで運用したり、特定の部署だけで運用したりする場合には、ユーザー課金タイプがお得になることが多いです。また、従業員数が少ない小規模企業にもよく導入されています。

データ容量課金タイプ

データ容量課金タイプは、ストレージ容量に応じて課金されるタイプで、データ容量が異なる複数のプランが用意されているのが一般的です。プラン選択前に、自社に必要な容量を試算して、それに応じたプランの選択が大切です。

また、企業拡大などでストレージ容量を増やしたいときに、プラン変更が簡単にできるかの確認もしておきましょう。データ容量課金タイプは、社内ファイルサーバーをクラウド化する場合や、ユーザー数が多い企業におすすめです。

サポート体制は充実しているか

オンラインストレージでは、運用面で困ったときなどに相談できるサポート体制が整っているかどうかの確認も必要です。特にストレージ管理の専門知識を持った人材がいない企業では、サポート体制が充実したベンダーの選択がおすすめです。

サポート体制の確認では、サポート時間・サポート方法・サポート範囲などの確認を行います。また、外資系のオンラインストレージサービスを利用する場合は、電話やメール・チャットでの対応が日本語で行えるかの確認もしておきましょう。

スマホやタブレットに対応しているか

外出先でも簡単にファイル共有ができることは、オンラインストレージの魅力の1つです。しかし、オフィス内での利用に特化した製品もあるので、外出先でのデータ共有をしたい場合は、スマホやタブレットへの対応状況を確認しておかなくてはなりません。

また、従業員の自宅パソコンやスマホ・タブレットを利用する際は、それらのOSとバージョンとの親和性のチェックも必要です。個人で利用している端末のOSは、Windows・macOS・iOS・Androidがほとんどであり、すべてに対応していると安心です。

UI・操作性もチェック

オンラインストレージを導入しても、従業員にあまり利用されていないという例もあります。その原因の1つとして、オンラインストレージの使いにくさが挙げられます。特に多くの従業員が利用する場合は、UIや操作性のチェックは欠かせません。

オンラインストレージ導入のためのチームを組織する場合、多くはITに詳しくIT操作に慣れた人が選ばれます。しかし、実際に利用する従業員の中には、IT操作が苦手な人もいます。そのため、できるだけ感覚的に操作ができるUIを持った製品がおすすめです。

法人向けおすすめのオンラインストレージ

その他のオンラインストレージの選び方

今回解説したオンラインストレージの選び方のほかにも、以下のようなポイントに注目すると、自社に合ったより費用対効果の高い製品の選択ができます。

【重要なポイント3つ】

1. 無料の保存容量はどのくらいか
2. 料金は適正か
3. 同期型か非同期型か

【その他の比較ポイント】

1. 編集権限機能をチェック
2. プレビュー・直接編集は可能か

まとめ

オンラインストレージは、インターネット上でファイルを保存・管理できるストレージで、ビジネス利用に適した法人向けのサービスも多数提供されています。オンラインストレージはファイル共有が容易にでき、導入で業務の効率化の推進が図れます。

また、オンラインストレージは、リモートワークの推進とともに経費削減にもつなげられます。導入の際には、セキュリティ対策やサポート体制などを確認して、自社に最も適した製品を選び、業務の効率化や生産性の向上を目指しましょう。