RPAとバッチ処理の違いとは？組み合わせるメリットも解説

RPAとバッチ処理はどちらも業務を自動化する技術ですが、適用範囲や柔軟性などが異なります。また両者は互いの制約を補完できる関係にあり、組み合わせて使うのがおすすめです。この記事ではRPAとバッチ処理の違いや組み合わせるメリット、運用時のポイントを解説します。

目次

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1. 業務を自動化するRPAとバッチ処理
2. RPAとバッチ処理の違い
3. RPA・バッチ処理に共通するメリット
4. RPAとバッチ処理を組み合わせるメリット
5. RPA・バッチ処理の導入ステップ
6. RPA・バッチ処理を運用する際のポイント
7. まとめ

業務を自動化するRPAとバッチ処理

RPAとバッチ処理は、どちらも業務を自動化するための技術です。両ツールは混同されることもありますが、適用範囲・柔軟性・プログラムの複雑さの点において大きな違いがあります。

円滑に業務を自動化するには、各ツールの特徴や違い、関係性について理解し、適切なツールを導入しましょう。本記事では、RPAとバッチ処理の違い、両者を組み合わせるメリットや運用時の注意点などについて解説します。

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RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、業務プロセスを自動化するための技術です。より具体的には、ロボットを活用して、人間がパソコン上で行う単純作業を代行させることができます。

RPAは、あらかじめ設定されたマニュアルや手順に基づき、複数のアプリケーションに渡って動作する点に特徴があります。例えば、請求書のデータを読み取って、システムに自動で入力するといった活用の仕方があります。

バッチ処理とは

バッチ処理とは、あらかじめ設定された条件下や期間内に、複数の処理や命令を一括で実行する技術です。例えば、月次の売上データを収集して処理したり、膨大な顧客データを分析して自動でレポートしたりすることができます。

毎日・毎週・毎月など、一定の周期で自動的に実行されることが多いのが特徴です。システムへの負荷が低い時間帯に実行するよう設定しておくことも可能で、膨大なデータを処理する際には、夜間に作業させるのも有効な活用方法です。

RPAとバッチ処理の違い

RPAとバッチ処理は業務の自動化を実現するためのツールですが、適用範囲・柔軟性・プログラムの複雑さにおいて、違いがみられます。適切なツールを導入するためにも、各ツールの特徴や違いについて理解を深めましょう。

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適用範囲の違い

RPAとバッチ処理では、適用範囲に大きな違いがあります。RPAは業務プロセス全体を模倣でき、複数のアプリケーションやシステムを同時に操作して、様々なタスクを処理します。

一方で、バッジ処理は特定タスクを大量に処理することに長けており、1つのアプリケーションやシステム内で動作します。つまり、RPAは業務プロセス全体を自動化できるのに対し、バッチ処理は業務プロセスの一部のみを自動化できるツールです。

RPAが得意とする業務の例

RPAは一連の業務プロセスを自動化できるため、主に以下のような業務を得意としています。

1. ExcelやCSVファイルへデータを入力する
2. 問い合わせメールに自動返信する
3. 競合他社のWebサイトから情報を収集する

RPAは人間がパソコンで行っている決まった手順の作業を代行します。あらかじめシナリオを作成することで、指示通りのプロセスで稼働しますが、シナリオに不備があると意図した結果にならないため注意が必要です。

バッチ処理が得意とする業務の例

バッチ処理は大量のデータを一括でまとめて高速処理できるため、主に以下のような業務に適しています。

1. 日毎の注文データを集計して在庫管理システムを更新する
2. 給与明細・請求書・納品書などを大量に作成する
3. システムのデータを定期的にバックアップする

バッチ処理は、人による監視が不要で尚且つ処理に時間がかかる業務に有効です。営業終了後や休日などにこういった業務をバッチ処理に任せることで、従業員の負担を大きく減らすことができます。

柔軟性の違い

RPAとバッチ処理では、柔軟性にも違いがみられます。RPAはあらかじめ設定された規則に基づいて、ある程度複雑なタスク処理や業務判断を下すことができます。また、AIとの併用によって非構造的な業務に対応できる場合もあり、柔軟性は比較的高いといえます。

対して、バッチ処理は定型作業の繰り返しに特化したツールであり、複雑な判断が必要な業務には対応できません。例えば、エラー発生時などは人の介入が必要です。このようにバッチ処理は、RPAに比べて柔軟性が低いといえるでしょう。

プログラムの複雑さの違い

RPAとバッチ処理を比べると、バッチ処理はより複雑なプログラムが必要です。大量のデータを一括で処理するバッチ処理には、これらを実現するために複雑なプログラムを構築する必要があります。

よって、バッチ処理を内製化する場合は、社内に一定程度の専門スキルを有する必要があります。

対してRPAは、ツールによってはノーコードで利用できる場合もあります。これらのツールは、プログラミングの専門知識がなくとも操作できるため、IT人材が不足している企業でも比較的導入しやすいでしょう。

RPA・バッチ処理に共通するメリット

RPAとバッチ処理はいずれも、これまで手動で行っていた業務を自動化することで、業務効率や生産性の向上、人的ミスの防止、人的リソースの有効活用などを実現します。ここからは、RPAとバッチ処理に共通するメリットについて解説します。

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業務効率・生産性を向上できる

RPAやバッチ処理の導入により、業務効率や生産性が向上するメリットがあります。RPAやバッチ処理はコンピューターであるため、人に比べて速いスピードで正確に業務をこなすことができるためです。

また、人と違って24時間365日連続で稼働でき、深夜や休日のタスク処理も可能です。つまり、RPAやバッチ処理を導入することで作業を中断させずに済むため、業務全体の処理速度が上がります。

人的ミスを防止できる

RPAやバッチ処理は、定型化されたプロセスをトレースして作業を行うため、人よりも正確な作業が可能です。例えば人の場合には、入力ミスや計算ミスなどのリスクが一定程度存在します。

特に、長時間同じ業務を繰り返した場合は、疲労や集中力の低下による人的ミスのリスクが高まります。対してRPAやバッチ処理は、長時間の連続的な作業でも正確にこなすことができ、疲労によるミスの心配もありません。

つまり、RPAやバッチ処理を導入して、人の介入を必要最低限に抑えることで、人的ミスのリスクが飛躍的に低下します。正確な業務遂行を実現することで、ミスの対応にかかる時間や手間も削減され、業務効率の大幅な向上が見込めます。

人的リソースを有効活用できる

RPAやバッチ処理を導入することで、データ入力や集計作業などのような定型業務が自動化されます。そして、これらの単純作業に費やしていた人的リソースをコア業務に投入できるようになります。

コア業務とは事業活動の基盤となる重要な業務のことで、営業活動やマーケティング、接客対応などが代表的です。このような創造性の高い業務に人員を集中させることで業務の質が向上し、その結果、生産性や売上の向上にも期待できます。

RPAとバッチ処理を組み合わせるメリット

RPAとバッチ処理はそれぞれ適用範囲が異なっており、組み合わせて使うことで、より広範な業務フローを自動化できる可能性があります。また、柔軟性に欠けるバッチ処理にRPAを掛け合わせることで、システムに一定の柔軟性を与えられる点もメリットです。

例えば、日々の取引データの処理をバッチ処理で行い、エラーが出た場合にのみRPAがデータを分析して報告するといった活用方法があります。

このように、単純作業の大量処理に長けたバッチ処理と、複雑なタスク処理が可能なRPAを組み合わせることで、互いの制約を補完してより高度な業務の自動化を実現します。

RPA・バッチ処理の導入ステップ

RPA・バッチ処理は、以下のステップに沿って導入することで円滑に運用できます。

1. 自動化するビジネスプロセスの選定
2. プロセスを分析して自動化に向けた再設計
3. ツールの選定・初期設定
4. 試験運用・検証
5. 運用開始
6. 効果測定・改善

RPAやバッチ処理は定型業務の自動化を得意としており、高度な判断を要する業務には適しません。つまり、全てのプロセスに導入できるわけではないため、自動化すべきプロセスをあらかじめ選定し、自動化に適応できるよう再設計する必要があります。

また、ツールの費用対効果を最大化するには、定期的な効果測定と改善を繰り返すことが大切です。

RPA・バッチ処理を運用する際のポイント

RPA・バッチ処理を運用する際は、定期的な効果測定や改善、アップデートの実施を行うことが大切です。これらの取り組みにより、現状の業務フローに即したツール運用を実現でき、費用対効果の最大化を見込むことができます。

また、社内での定着を図るために、研修の実施やマニュアルの策定を行う必要もあるでしょう。ここでは、RPA・バッチ処理を円滑に運用するためのポイントをご紹介します。

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定期的な効果測定・改善を行う

RPAやバッチ処理の運用後は、定期的な効果測定と改善が必要です。代表的な効果測定の方法には、効果を数値で表わす「定量的効果の測定」があります。この方法では、「業務時間を◯◯時間削減した」のように、ツールの導入効果を数値化して表わします。

定量的効果を測定することで、各ツールのパフォーマンスや処理結果を客観的に把握できます。また、ツールに問題がある場合はそれを特定して、迅速な改善につなげることが可能です。

このような効果測定と改善のサイクルの積み重ねにより、ツールの精度が次第に向上し、最終的には自社の業務プロセスに即した運用が可能になります。つまり、ツールの導入効果が最大化され、高度な業務の自動化を実現できます。

アップデートで常に最新の状態を保つ

RPAやバッチ処理は、こまめなアップデートによって、常に最新の状態を保つことが重要です。特にRPAは、複数のアプリケーションやシステムと連携して動作することが一般的であるため、他システムのアップデートと足並みを合わせる必要があります。

仮にアップデートを怠った場合、最新の社内システムや業務フローに対応できず、ツールが機能不全に陥る恐れがあります。広範な業務に支障を来しかねないため、定期的なアップデートによってシステム同士の連携性を保つことが重要です。

定期的な最新の状態へのアップデートにより、最新の業務状況に即したツール運用を実現でき、業務の品質やスピードが一定に維持されるでしょう。

研修を実施する

研修の実施により、RPAやバッチ処理の操作が可能な人員を効率的に増やせます。そして、社内に活用ノウハウを蓄積できるため、業務の属人化を防ぐことができます。

例えば、担当者が退職した場合でも他の人員が代わりにツールを運用できるため、業務の安定的な遂行が可能です。これにより、企業としての生産性を一定に保てるでしょう。研修の実施に加えて、分かりやすいマニュアルを作成するのもおすすめです。

まとめ

RPAとバッチ処理は、繰り返し行う単純作業を自動化できる技術です。ただし、RPAは複数のアプリケーションにまたがって多様なタスクを実行できるのに対し、バッチ処理は1つのアプリケーション内で特定のタスクを一括処理するのに長けています。

RPAやバッチ処理の導入により、これまで人が手で行っていた業務をロボットに代行させることで、業務効率や生産性が向上し、人的ミスの防止・人的リソースの有効活用にもつながります。
人手不足や業務の非効率性などの課題を抱える企業は、RPAやバッチ処理の導入を検討するのがおすすめです。