おすすめのオンラインストレージ10選｜選び方・比較ポイントも解説

オンラインストレージは、PCやスマホなどの端末内ではなくインターネット上にファイルを保存できるサービスです。どこからでもアクセス可能で、社内の情報共有にも役立ちます。この記事では、おすすめのオンラインストレージや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

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1. オンラインストレージを活用して情報共有を円滑化
2. オンラインストレージは保存容量・料金・同期タイプで選ぶ
3. オンラインストレージの選び方で重要な3つのポイント
4. オンラインストレージのその他の比較ポイント
5. おすすめのオンラインストレージ10選
6. オンラインストレージの導入フローと注意点
7. まとめ

オンラインストレージを活用して情報共有を円滑化

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存するサービスです。自社パソコンのデータを取り扱うのと同じ感覚で利用でき、インターネット環境さえあれば、誰でも・どこからでもデータの共有が可能になります。

情報化社会である現代では、情報の有効活用が企業の成長に大きな影響を与えます。情報の有効活用には、企業内での情報共有が重要で、業務の効率化や生産性の向上につながります。オンラインストレージは、企業にとって重要な情報共有を可能にします。

オンラインストレージに保管されている情報であれば、外出先でもモバイル端末を利用して情報の閲覧や編集が可能になります。また、リモートワークなどの働き方改革への対応も容易で、多くの企業にオンラインストレージが導入されています。

本記事ではオンラインストレージを選ぶ際のポイントを解説するとともに、おすすめのオンラインストレージをビジネス利用と個人利用に分けて紹介します。

オンラインストレージは保存容量・料金・同期タイプで選ぶ

オンラインストレージは、多くのベンダーから提供されていて、無料で利用できるプランもあります。保存容量や利用料金・保存方法は製品ごとに異なるので、自社に適した費用対効果の高いオンラインストレージを選ぶことが重要です。

以下にオンラインストレージを選ぶ際に重要な3つのポイントと、比較ポイントをまとめました。次の章では、それぞれの選択ポイントについて詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 無料の保存容量はどのくらいか
2. 料金は適正か
3. 同期型か非同期型か

【その他の比較ポイント】

1. 編集権限機能をチェック
2. プレビュー・直接編集は可能か
3. セキュリティ性を確認
4. PC・スマホとの親和性を確認

オンラインストレージの選び方で重要な3つのポイント

オンラインストレージを選ぶ際には、ストレージ容量・利用料金・同期タイプの3つが重要ポイントとなります。ここでは、この3つのポイントについて詳しく解説していきます。

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無料の保存容量はどのくらいか

多くのオンラインストレージでは、一定の容量まで無料で利用できるプランが用意されています。ただし、保存容量やアップロードやダウンロードの際の最大容量が抑えられている場合が多いので、確認が必要です。中には10GB以上の容量を持つものもあります。

個人で利用する場合には、5GB以上の無料プランがおすすめです。コストをかけずにオンラインストレージのメリットを享受できます。また、無料プランでモールスタートして、メリットを確認してからより容量の多い有料プランに移行するのも1つの方法です。

保存期間もチェック

無料プランでは、データの保存期間に制限が設けられている場合があるため、忘れずにチェックする必要があります。保存期間に制限のあるオンラインストレージは、一時的なデータ共有には利用できますが、長期間の保存が必要なデータの保管には向きません。

また、削除されたデータが復元できることはオンラインストレージのメリットですが、無料プランでは対応していないものもあります。復元できる場合も、復元できる期間が短かったりファイルサイズが小さかったりする場合もあるため、復元期間の確認もしましょう。

料金は適正か

多くのオンラインストレージの利用料は月額制で、利用可能なデータ容量や利用人数に応じていくつかのプランが用意されています。その料金が適正なものか判断するためには、容量当たりの金額を比較し、安いものを選ぶのがおすすめです。

容量が大きくなると利用料は高くなるので、自社が必要とするストレージ容量を把握した上で、オンラインストレージの容量を決めましょう。また、今後の業務規模や利用者数の変動によるプラン変更が必要になることも考え、プラン変更の容易さの確認も大切です。

同期型か非同期型か

オンラインストレージには「同期型」と「非同期型」があり、自社の導入目的に合ったものを選ぶことが重要です。中には、両方の型を利用できるものもあります。以下では、2つの違いについて解説します。

同期型

同期型のオンラインストレージは、端末で編集や更新をしたデータが、リアルタイムでオンラインストレージに反映されるタイプです。そのため、複数の人が同時に1つのデータを編集したり、共有したりする際によく利用されます。

同時編集やリアルタイムでデータ共有ができるため、常に最新データの確認が必要な部署内のスケジュール管理などに利用されています。また、保存の手間がなく常に最新の状態が保たれているので、データのバックアップとしての活用にも便利です。

非同期型

非同期型のオンラインストレージは、端末で変更や更新を加えてもオンラインストレージには同時反映されません。オンラインストレージと同期するには、ログインと保存の手間はかかりますが、ファイルの保存だけを目的とする運用でよく利用されているタイプです。

非同期のものであれば、データの編集結果を確認してからアップロードするので、データの正確性が担保されます。更新スピードよりも正確性を求めるデータは、非同期のオンラインストレージが適しています。また、更新が必要ない映像データの保管にもおすすめです。

オンラインストレージのその他の比較ポイント

オンラインストレージの選択には、重要な3つのポイント以外にも注目しておきたい比較ポイントがあります。ここでは、以下にあげた4つの比較ポイントについて詳しく解説します。

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編集権限機能をチェック

オンラインストレージは、誰でもどこからでもアクセスできるため、権限設定を厳格に行う必要があります。そのため、オンラインストレージに搭載されている権限機能で、どのような権限設定ができるかが製品導入のための比較ポイントになります。

機能制限は、個人情報や機密情報の漏えい防止、部門別情報閲覧の統制、取引先や顧客との適切な情報共有に大切な役割を果たします。そのため、アクセスレベルが細かく設定できるものがおすすめです。

特に編集や削除を許可する設定は重要で、設定がファイルやフォルダごとにできるとより安全な運用ができます。正確な権限設定を行うために、導入する前に誰にどのような権限を与えるのかを、データやフォルダごとにまとめておくことが大切です。

プレビュー・直接編集は可能か

プレビュー機能があれば、ファイルを開かなくても画像やテキストの内容を管理画面上で確認できます。ファイル名だけでは内容が想像できない場合に利用すると、一つひとつ開いて確認する手間がなくなり、作業がスムーズに進みます。

また、直接編集機能があれば、オンラインストレージからダウンロードせずに編集ができ、アップロードの必要もなく便利です。ただし、プレビュー機能や直接編集機能が利用できるファイルは指定されている場合が多いので、可能なファイル形式の確認が必要です。

セキュリティ性を確認

オンラインストレージは、外出先からも利用できて便利ですが、インターネットを介するため、セキュリティ上のリスクがあります。また、オンラインストレージのセキュリティ対策は、ベンダーに依存するのでベンダーのセキュリティ性の確認は必須です。

セキュリティ対策が弱いと、情報漏えいのリスクが高まります。情報漏えいは、長い期間かけて築いてきた取引先や顧客からの信頼を瞬く間に失い、企業に大きな損失を与える恐れがあります。そのため、自社からの情報漏えいを防止するセキュリティ対策も重要です。

ベンダーのセキュリティ対策では、アクセスログの記録やファイル暗号化、アクセス認証、IPアドレス制限、ウイルスチェックなどの機能をチェックしましょう。

PC・スマホとの親和性を確認

クラウドストレージでは、自社のパソコン以外に、従業員の自宅のパソコンや外出先で使うモバイル端末やスマホなど利用する機会も多くあります。そのため、パソコンやモバイル端末、スマホとの親和性の確認は大変重要です。

特に、オンラインストレージが対応しているOSは重要です。企業が利用する場合は、現在多くの人が利用しているパソコンやタブレット・スマホに搭載されている、WindowsやMacOS、iOS、Androidのすべてに対応しているものがおすすめです。

おすすめのオンラインストレージ10選

オンラインストレージの導入フローと注意点

オンラインストレージを導入する際には、下記のフローで進めるとスムーズな導入ができます。ここでは、それぞれのフローでの注意点などについて解説します。

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無料プランを申し込む

クラウドストレージを利用する際には、初めに無料プランを申し込んで使い勝手や機能性を確認するのがおすすめです。特に企業が導入する際には、IT機器の操作に慣れていない人もいることを想定して、直感で使える操作性の高いものがいいでしょう。

機能性では、マニュアルや事前の説明ではよく分からなかった部分の確認を中心に行います。また、パソコンやスマホとの親和性も無料プランの利用中に確認しましょう。分からない点や気になる部分は、ベンダーのサポートを利用して解決しておくことが大切です。

必要に応じて有料プランにアップグレード

無料プランで納得できたら、必要に応じて有料プランにアップグレードします。個人利用などで容量が十分であれば、そのまま無料プランで継続利用しても構いません。企業で利用する場合は、セキュリティが強化されている有料プランへのアップグレードがおすすめです。

将来的なオンラインストレージ活用の拡大や従業員の増加によって、さらにアップグレードが必要になる場合もあります。そのような場合に備え、事前にアップグレードの容易さや価格の上昇具合も確認しておくことも大切です。

設定・管理を行う

オンラインストレージにセキュリティ強化のための機能が備わっていても、その機能が上手く運用されていないとセキュリティリスクは高くなります。まず、オンラインストレージへのアクセスを許可する従業員へのIDやパスワードの登録が必要です。

IDが管理されていれば、誰がどのような操作を行ったかの特定が可能になります。また、顔認証や指紋認証が必要になる2要素認証であれば、万が一IDとパスワードが漏えいしても、本人以外のログインができなくなり、より安全性の確保ができます。

また、アクセスを許可した従業員の中で、編集・閲覧・追加などの権限をファイルやフォルダごとに設定しましょう。IDやパスワード・権限設定などを常に管理し、セキュリティを守ると同時に利用しやすい環境をつくることが大切です。

まとめ

オンラインストレージは、PCやスマホなどの端末内ではなく、インターネット上にファイルを保存できるサービスです。インターネット環境さえあれば、モバイル端末を使ってどこからでもアクセスでき、社内の情報共有が容易になり、複数の人での同時編集もできます。

そのようなオンラインストレージには、無料プランのあるものもあります。有料プランを利用する場合は、保存容量・同期タイプ・料金などを比較して選びましょう。そして、導入する際には、まず無料プランで使い勝手を試してみるのがおすすめです。

オンラインストレージを利用すれば、最近のビジネスで重視されている情報共有や働き方改革への対応などが容易にでき、時代に則した企業運営が可能になります。自社に適したオンラインストレージを見つけ、自社の企業運営の改善に取り組みましょう。