サービス残業の抑制に繋がる勤怠管理システム9選！選び方を解説

サービス残業など労働時間外勤務は、労働基準法に違反する可能性があります。労働基準法に違反した企業には、ペナルティや罰則が課せられます。サービス残業や労働時間の適切な管理に自信がない企業には、サービス残業の抑制に繋がる勤怠管理システムの導入がおすすめです。

目次

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1. 勤怠管理システムの導入でサービス残業をなくす
2. 従業員がサービス残業をしてしまう要因
3. サービス残業をなくすルール作り
4. 勤怠管理システム導入のメリット
5. サービス残業抑制におすすめの勤怠管理システム9選
6. その他の勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

勤怠管理システムの導入でサービス残業をなくす

2019年4月から「働き方改革関連法」が順次施行されており、この法令の大きな目的の1つが、「長時間労働の是正」となっています。これまで、企業における労働時間や残業時間は36協定による制約がありましたが、完全に遵守されている状況ではありませんでした。

そのため、働き過ぎや過労死といった状況が社会問題にもなっています。この対策の一環として、勤務時間や残業時間・休日出勤などを厳重に管理するために、勤怠管理システムの導入を検討している企業が増えています。

本記事では、残業の中でもサービス残業に焦点をあてて、サービス残業をしてしまう要因やなくすためのルール作り、勤怠管理システムの選び方やサービス残業管理のメリットなどに関して解説します。また、おすすめの勤怠管理システムも併せて紹介します。

参考：働き方改革関連法に関するハンドブック 時間外労働の上限規制等について｜厚生労働省

サービス残業としてみなされるケース

サービス残業は給与が支払われない時間外労働を指しますが、あらゆるシーンでサービス残業が発生します。サービス残業が起きがちなシーンをまとめました。

1. 実働時間よりも少ない勤務時間での勤怠報告
2. 残業時間の端数を切り捨てた勤怠報告
3. 規定よりも早い出社

何分から残業として報告すべきかといった疑問を持つかもしれませんが、1分単位で報告をしなくてはなりません。
労働時間に見合った給与の支払いには、正確な勤怠報告が必要不可欠です。「ほんの数分だから」と切り捨てることのないよう、正しい勤怠報告が行われる環境を作りましょう。

サービス残業は違法になる場合も

長時間労働は、従業員の健康の確保を難しくすることに加えて、仕事と家庭生活の両立を困難にします。また、少子化の原因になる上に、女性の職場での経験・キャリアの形成を阻害する原因や、男性の家庭での家事参加を難しくする原因にもなっています。

そのため、時間外労働は労働基準法の36条を元にした、いわゆる労使間の「36協定」により、上限が規定されています。その規定によると残業時間は、原則として月45時間・年360時間となり、臨時的な特別の事情がなければ、これを超えることはできません。

さらに、残業の中でも賃金不払い残業、いわゆるサービス残業は、違法になる場合もあるため、サービス残業をする当事者や管理者である上司は、充分注意する必要があります。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説-厚生労働省

サービス残業が行われている企業に対する罰則

社員が自発的にサービス残業した場合でも、事業主には罰則が適用されます。その理由として、社員が自発的にサービス残業しなくてはならない状況を作ったことに対して、事業主の責任が問われるためです。

サービス残業は、労働基準法第37条に違反する行為と規定されています。この労働基準法第37条に違反した事業主には、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金という刑事罰が科されます。

ただし一般的には、サービス残業をさせて、すぐに刑事罰が科されることにはなりません。サービス残業が疑われる会社に対しては、社員などの申告に基づいて、労働基準監督署による立ち入り調査が実施され、その場に臨んで検査をする「臨検」が行われます。

参考：監督指導による賃金不払残業の是正結果（令和3年度）-厚生労働省

従業員がサービス残業をしてしまう要因

ここからは、従業員がサービス残業をしてしまう要因として、会社の意識改革の問題や、

業務量が多い状況、サービス残業に繋げてしまう制度などについて解説します。

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会社の意識改革が出来ていない

サービス残業が行われる要因として、会社側が費用削減を目的にサービス残業を強要するという場合もありますが、実態はもう少し複雑な状況となっています。中でも、会社のサービス残業に対する意識の問題が大きいようです。

時間内に終わらなかった仕事は、残業をしてでも終わらせるのが当たり前、という社内の風潮や、社員側もサービス残業をして頑張っている姿を上司にアピールしてしまうケースもあるようです。

会社側が賃金を支払わずに残業を強要することは違法な行為ですが、社内の風潮として、サービス残業が当たり前にならないように、会社側の意識改革を率先して行うことが重要です。そして社員を的確に指導していくことにより、サービス残業が低減されていきます。

業務量が多い

社員に割り振る業務量が多いと、結果として所定労働時間内に完了しないという事態が発生し、残業が必要になります。しかし残業が多くなると、社員に支払う賃金もその分増えて、人件費の増大という経営上の問題も発生します。

また、法定労働時間を超える時間外労働に対しては、上限の規定が設定されているため、抵触しないようにすることも求められます。やるべき業務が完了できず、残業もできないことになり、その結果としてサービス残業が発生してしまいます。

管理者は、社員の業務に対する進捗状況を常に管理し、業務の再振り分けや要員の追加といった適切な処置を行い、サービス残業を減らすことが大事になります。

勤務時間外の取引先との打ち合わせ

取引先との打ち合わせによる残業が、サービス残業になっているケースが多々あります。取引先との打ち合わせも業務のため、本来は残業申請すべきです。

しかし、社外であることや直帰することを考慮し、残業申請をしない社員がいる可能性もあります。社外であっても正確な勤怠報告をし、勤務時間内に終わるよう打ち合わせ時間の調整を取引先に打診するのも手です。

サービス残業に繋げてしまう制度

ここからは、サービス残業に繋げてしまう制度として、固定残業代制度やみなし労働時間制、管理監督者制度について解説します。

固定残業代制度

「固定残業代制」とは、残業の代金として、あらかじめ給与に固定されて組み込まれている賃金体系のことを指します。この制度は法律で認められているものではなく、事業主が自社内で定めている場合が多いです。

本来、この制度は固定されている残業代として一定額を支払えば、いくら残業をさせて働かせてもいいという制度ではありません。あらかじめ残業時間を決めて、これを超えた場合には、追加の残業料金を支払うことが必要になります。

しかし、実態として、会社の中にはこの制度の内容を把握せず、低額な残業代で長時間労働を強いているケースもあるようです。

みなし労働時間制

「みなし労働時間制」とは、社員の実働時間に関係なく、1日の所定労働時間分を働いたとみなす制度のことです。このような制度が存在する理由としては、職場での時間管理や把握が難しい社員に対応するためです。

例として、外回りの営業マンやツアーガイド、社外で労働する従業員が多いようなケースです。この制度では、所定労働時間が8時間の場合、実際は7時間しか働いていなくても、8時間働いたものとみなされます。この際、給料が1時間分減らされることはありません。

逆のケースとして、実際は9時間働いても、8時間しか働いていないとみなされ、超過した1時間分の残業代は支払われないことになり、その分はサービス残業となってしまいます。

管理監督者制度

「管理監督者」は、労基法41条3号に定める職にあたるとして、法律上、残業代の対象から外し、支払う必要がないことになっています。管理監督者は人事の采配を行い、立場上、給与も高いことから、残業代不要という運用が認められています

管理監督者として、店長やマネージャー、支店長などの役職名が多数ありますが、管理職といっても、名ばかりというケースも多いようです。そのため、これらの人が、超過勤務した場合は、サービス残業となってしまいます。

参考：監視又は断続的労働に従事する者の労働時間等 に関する規定 -厚生労働省

サービス残業をなくすルール作り

ここからは、サービス残業をなくすルール作りとして、時間外労働の周知や、就業規則の見直し、正確な労働時間の把握、残業申請のルール化などによるメリットなどについて解説します。

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残業申請のルール化

残業申請とは、従業員が残業する旨を、管理者に事前に申請することです。業務が法定労働時間内に終了しなかった場合、従業員が残業することを申請して業務を実施すると、管理者は、どの程度時間外労働が行われているのかを把握し、管理しやすくなります。

また、申請に際して、管理者が業務の状況を把握し、本当に残業が必要なのかの判断もできる上に、能力や経験にあわせた的確な業務の割り振りが可能になります。

残業申請をルール化する際は、緊急のトラブル対応などで事後申請になることも考慮しましょう。直帰の多い営業職の場合はメールで申請を受け付けるようにし、簡単に申請できるようテンプレートや例文を用意しておくのもおすすめです。

就業規則の見直し

サービス残業をなくすルール作りをする場合は、会社の就業規則を今一度確認し、残業となる時間の規定などを正確に理解し、見直しておくことが重要です。そして、残業申請のルールを作成した後は、関連部署に説明会などを通して周知し、徹底することが必要です。

さらに、残業申請のルール化に際しては、この制度を就業規則にも記載し、人事評価や給料の支払いに関しても、この制度を反映するという、見直しを行うことにより、一層効果的に運用できるようになります。

時間外労働に関する周知

サービス残業を減らす対策として、社内に残業申請のルールを作成しても、社員が残業申請のルールの意義や内容を、正しく把握し理解していなければ、残業申請が的確に運用されることは望めません。

残業申請に関するルールなど、会社に新しい制度を導入する場合には、事前にそのルールに関する周知を充分に行う必要があります。対象となる部署の管理職や従業員に対して説明会を開催し、残業申請のルールを充分説明し、周知することが重要です。

正確な労働時間の把握

会社には、従業員の勤怠状況として勤務時間や残業時間を正確に把握することが求められています。この勤怠状況のデータは、給料計算に不可欠なデータです。そのため、正確な勤怠管理を行い、給料計算などに的確に反映させる必要があります。

残業というと、一般的に、勤務時間が終了した後の作業というイメージがありますが、所定の出社時刻よりも早めに出勤し、業務を始めた場合も本来の残業に相当するので、早朝勤務も残業として正確に申請する必要があります。

管理者により、勤務時間や残業時間の管理が充分行われていない場合には、勤務状況や時間外労働の把握が不正確になり、その結果的確な指示が出せず、サービス残業に繋がってしまいます。

勤怠管理システム導入のメリット

正確な勤務・残業時間の把握のために、多くの企業が、勤怠管理システムの導入に注目しています。ここからは、勤怠管理システム導入のメリットとして、正確な労働時間の把握や適切な打刻管理、申請・承認の効率化、法体制への対応などを解説します。

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正確な労働時間の把握ができる

勤怠管理システムを導入する大きなメリットは、正確な労働時間が把握できる点です。勤務時間を自己申告で管理する場合、社員の記憶間違いや不正申告により、正確なデータが入手できないケースもあります。

一方、勤怠管理システムでは、パソコンのログオンやログオフで、自動的に出退勤時間を記録でき、外出先や出張先でもスマホから打刻できるので、より正確な労働時間の把握が可能です。

また、打刻された情報は、勤怠管理システムへ自動的に記録されるので、後で集計する作業が不要となります。その結果、手作業により集計作業を行わないので、ミスも発生しにくく、正確な労働時間が把握できるようになります。

適切な打刻管理ができる

勤怠管理システムの中には、不正打刻を防止するような仕組みが搭載されている製品もあります。このようなシステムを導入し利用すれば、不正打刻の防止に加えて、打刻ミスや打刻漏れの状況も防止できるようになります。

例として、打刻機能とGPS機能に対応している勤怠管理システムを利用することにより、打刻時に、位置情報も同時に取得できます。そのため、所定の場所での業務の開始や終了を確認できます。この仕組みは、特に外出勤務やリモートワークが多い企業に有効です。

申請・承認の効率化ができる

インターネットに接続できる環境で稼動する勤怠管理システムの場合は、パソコンやスマホなどのアプリから、残業時間の申請や直行直帰の申請、有給休暇取得などの申請が簡単にできます。

さらに、承認作業も、従業員からの申請メールなどを確認し、システム上で承認・否認ができるので、処理フローの効率化を図ることができます。また、複数の上司の承認が必要なケースは、承認ステップのカスタマイズができる勤怠管理システムがおすすめです。

法体制への対応ができる

「働き方改革関連法」によって、残業時間の上限や年次有給休暇の取得義務が規定されています。残業時間に関しては「休日労働を含まない時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間」となっています。そして、企業はこの規定を遵守する義務があります。

勤怠管理システムの利用により、社員の労働時間や休暇取得状況をリアルタイムで確認できます。そのため、残業時間が上限に近づいている社員に対しては、アラートを送信して注意を促し、上限時間を超えた残業やサービス残業を防止することが可能です。

同じように、有給休暇を規定通りに取得していない場合にも、アラートを送るため、義務違反をしているケースを低減できます。そして、企業と社員が一体となって社会的な良識やルールに沿って、法令遵守を行うコンプライアンスが推進されるようになります。

参考：働き方改革関連法に関するハンドブック 時間外労働の上限規制等について｜厚生労働省

サービス残業抑制におすすめの勤怠管理システム9選

ここからは、サービス残業の抑制におすすめの勤怠管理システムを特徴別に紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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残業管理が可能な勤怠管理システム4選

残業アラート搭載の勤怠管理システム5選

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、下記のようなポイントに注目することがおすすめです。その中でも、重要なポイントが3点、その他の比較ポイントが6点あり、事前に導入の候補となるシステムの機能を確認し、自社に最適な製品を選ぶことが重要です。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか
6. 法改正に対応しているか

まとめ

企業の時間外労働は労働基準法の36条を元にした「36協定」により、上限が規定されています。しかし、企業によっては従業員の労働時間を適切に管理できず、この規定が完全に遵守されていないケースも多いです。

また、残業の中でも賃金不払い残業、いわゆるサービス残業は、違法になる場合もあるため、サービス残業をする当事者や管理者である上司は充分注意する必要があります。

このように、現在、労働時間やサービス残業の実態を、適切に管理が充分できていないと感じる企業にとって、従業員の勤務時間や残業時間・有給休暇取得などの実態を適格に把握し管理できる勤怠管理システムの導入がおすすめです。