経費精算機能搭載のおすすめ勤怠管理システム7選｜メリットを解説

経費精算は、申請にかかる手間や時間がかかり、業務負担が多いことが課題です。しかし、勤怠管理と同時に使用することで業務の効率化が図れます。本記事では、勤怠管理と経費精算の課題、経費精算機能を搭載した勤怠管理システムのメリット・導入の注意点、おすすめを紹介します。

目次

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1. 勤怠管理・経費精算の課題
2. 勤怠管理と経費精算を同時に効率化させるメリット
3. 勤怠管理と経費精算を同時に効率化させる方法
4. 経費精算機能搭載のおすすめの勤怠管理システム7選
5. その他の勤怠管理システムの選び方
6. まとめ

勤怠管理・経費精算の課題

勤怠管理は、従業員がタイムカードを打刻し、勤怠管理表や勤務表を照合しながら、残業や休日出勤などの時間を算出し、給与計算を行います。

対して、経費精算は、従業員が立て替えた経費の精算を行う際、経費精算申請書に従業員が必要項目を記入します。その申請書を上司へ提出して承認された後、経理などの承認フローを経て、従業員への支払い処理を行い、会計ソフトに入力を行います。

勤怠管理と経費精算は、それぞれ業務フローが異なりますが、共通する課題もあります。ここでは、共通する課題と合わせて、勤怠管理と経費精算における課題を詳しく解説します。

担当者の負担が大きい

勤怠管理は、労働基準法の労働時間に沿った勤怠管理を行う必要があり、入念なチェックと大変な手間を要します。例えば、変動労働時間制などの場合は、残業代の算出も煩雑です。

また、勤怠管理はテレワークや出張先における管理がしにくく、タイムカードの打刻漏れや不正申告のリスクもあります。Excel（エクセル）で勤怠管理を行うことも可能ですが、入力ミスや入力漏れなどの人為的ミスが起こりやすく、担当者の業務負担が大きいです。

一方、経費精算は、申請から承認までの一連のワークフローが必要です。仮にまとめて経費精算処理を行った場合、入力漏れや入力ミスなどの人為的ミスが起こりやすく、差し戻し処理などの手間が煩雑です。

このように、勤怠管理と経費精算は、管理の徹底や承認などの一連のワークフローにおいて、多くの時間と労力を消費します。つまり、人事・総務や経理担当者の負担が大きくなる、といった課題が共通しています。

勤怠管理における課題

勤怠管理には、勤怠管理ならではのさまざまな課題があり、業務負担の原因となっています。具体的にどのような課題があるのかを解説します。

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毎月の集計作業の手間

勤怠管理に欠かせない集計作業では、毎月タイムカードの勤務時間を集計し、従業員へ支払う給与計算を個別で行います。タイムカードの集計は、勤務時間・残業時間・休日など、項目ごとに手作業で集計すると、大幅な時間と手間がかかります。

エクセルなどで勤怠管理を行っている場合も、集計作業はダブルチェックが必要です。労働基準法を遵守し、残業代の未払いなどによる従業員とのトラブルを避けるためにも、毎月の集計作業は正しく行わなければなりません。

チェック作業にかかる労力

勤怠管理は給与計算の基となる重要な書類です。そのため、集計作業も入念なチェックが求められます。また、労働基準法に沿った勤務が行われたかどうかのチェック作業も、業務において重要な作業ですが、同時に労力も増えることになります。

しかし、万が一、残業代や休日出勤手当などに不備があり、未払いが発生した場合は、企業の信用問題につながりかねません。よって、勤怠管理におけるチェック作業は、できる限り1人ではなく、複数の目でチェックするのが望ましい方法です。

労務管理が難しい

従業員の勤怠管理は、社内勤務だけでなく、出張や外出先からの直帰もあり、近年ではリモートワークも増えたことで、タイムカードの打刻が難しい場合も多くあります。また、社外での出退社は、不正申告や申告漏れなどのリスクも高いです。

なお、長期に渡る出張や出向などの場合、勤怠表をまとめて提出されてしまい、転記や集計に手間がかかり、煩雑な業務になりかねません。

資料作成にかかる時間

勤怠管理を行う際、勤怠に関わる資料の作成に多くの労力を要します。通常、勤怠表の作成にあたっては、従業員の勤務可能時間や、休日希望などを配慮しながらシフト表を毎月作成するはずです。

しかし、急なシフト変更を余儀なくされた場合などは、全体のシフト見直しでシフトの組みなおしが発生することがあります。この場合、従業員の人数が多いと業務負担が大きくなります。さらに、エクセルや手書きの勤務表を作成していると、作業時間が多くかかります。

新制度や法改正への移行の大変さ

労働基準法の法改正や新制度が施行された場合、管理者や勤怠管理に関わる担当者は、移行に関わる研修や業務移行の対応をしなければなりません。

一例として、令和5年4月1日に施行された労働基準法では、中小企業は月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が、50％以上に引き上げられました。

また、令和6年には、建設業における時間外労働の上限規制も予定されており、比較的頻繁に法改正や新制度が発生しています。このような新しい制度が発足するたびに、勤怠管理も対応していく必要があります。

参考： 月60時間を超える時間外労働の割増賃金が引き上げられます｜厚生労働省

参考： 時間外労働の上限規制｜厚生労働省

経費精算における課題

勤怠管理と同じように、課題が問題視されているのが経費精算における業務です。具体的にどのような課題があるのかを解説します。

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申請にかかる時間と手間

経費精算は、申請から精算まで多くの手間と時間を要します。例えば、出張や営業のために利用した交通費を、従業員が立て替え払いをした場合、帰社してから経費精算申請書に利用した区間や目的地などを記入し、管理者に申請します。

管理者が内容を確認してから決裁したあと、経理担当者が承認して会計処理で仕訳を行います。その後、従業員へ払い戻しされるのが経費精算の一連の流れです。立て替えから払い戻しまで、申請・決裁・承認のワークフローに手間がかかるため、多くの時間を要します。

計算ミスや入力ミス

経費精算を紙ベースで行った場合、立て替えから払い戻しまで多くの手間と時間がかかり、数多くの人の手に渡ります。そのため、領収書のもらい忘れや申請書の紛失、会計システムへの二重入力や入力漏れなど、人為的ミスが発生するリスクも高いです。

仮に、経費精算の計算ミスや入力ミスが生じた場合、会計処理に大きく影響するため、差し戻しや払い戻しなどの手間がかかり、業務負担も大きいです。また、経費精算だけでなく、決算の数字にも大きく関わり、大きなリスクが伴う可能性もあります。

申請書類の差し戻しの発生

経費精算申請書は、特に決まったひな形はなく、会社の規定で必要事項を設定しています。しかし、申請書の記入は、経費申請を行う従業員にとって煩雑であり、記入漏れや領収書の添付漏れなどが多いのが現状です。

特に、交通費の精算では利用区間を記入し、領収書の出ない電車やバスなどの場合は、出金伝票などの記入も求められます。これらの作業を、出張先から戻ってまとめて行うと、利用区間などが曖昧になり、正確な記入ができなくなります。

また、申請書類の不備で差し戻しされた場合、立て替えて支払った経費の精算が先延ばしになるといったデメリットも発生します。

業務負荷

経費精算を行う場合は、申請・決裁・承認・払い戻しまでのワークフローに関わる人は少なからず業務負荷を感じます。経費の立て替え払いを行った従業員は、領収書と併せた経費精算申請書の記入と提出、管理者は申請書をチェックしたうえでの決裁を行います。

その後、経理担当者は承認と会計処理を行い、従業員へ払い戻しを行います。このように、紙ベースで行う経費精算は、ワークフローの一つひとつを慎重に行う必要があり、煩雑な業務であるのが現状です。

そのため、経費精算申請書の処理は時間がかかることで後回しにされやすく、まとめて処理されることでミスも起きやすい、といったデメリットが発生するケースも多い傾向にあります。

現金管理に関する手間とリスク

経費精算を小口現金で扱っている場合は、現金の管理に多くの手間を要します。経費精算の金額が少額である場合、小口現金から出金するケースも多いですが、小口現金は出金した記録を帳簿につけ、日々金額に相違ないか帳簿と合わせてチェックを行います。

そのため、小口現金で経費精算を行う場合は、領収書の紛失や帳簿との相違などのミスも起きやすく、照合や確認業務が大きな負荷になります。また、小口現金の管理も金庫から頻繁に出し入れするのが煩雑になるため、管理が甘くなりがちなのも問題です。

不正請求のリスク

経費精算を行う際、不正請求が発生する可能性もあるため注意が必要です。特に、領収書を受け取りにくい電車やバスなど、交通費の精算で不正請求が多く見られる傾向にあります。領収書がない状況で経費精算を行う際は、出金伝票の提出を求めるのが通常です。

しかし、利用区間や訪問先など、架空の報告をされるケースも少なくありません。さらに、交通費だけでなく、架空の接待交際費や水増しの領収書で経費精算を求められる場合も考えられます。

こういった、不正請求を行った従業員は、解雇だけでなく罪に問われる可能性も高いため、慎重な管理を必要とします。

勤怠管理と経費精算を同時に効率化させるメリット

勤怠管理と経費精算の業務を、同時に効率化させると多くのメリットが得られます。ここでは、どのようなメリットがあるのかを具体的に解説します。

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業務の簡易化・効率化

勤怠管理と経費精算を同時に効率化させると、経費精算の不正請求を防ぐことができ、交通費などの確認もしやすくなります。例えば、交通ICカードを利用した経費精算は、ICカードのタッチだけで、外出先からでも経費精算と同時に出退社の打刻も行えます。

つまり、交通費を経費精算書の紙ベースで処理するよりも、大幅に簡素化され、正しい申請と払い戻しを行うことができます。なお、領収書を受け取りにくい電車やバスでも、交通系ICカードを利用した勤怠管理・経費精算なら、領収書の発行を請求する必要もありません。

人的コストの削減

勤怠管理と経費精算を同時に効率化させた場合、勤怠管理の集計業務やシフト作成、経費精算の申請・決裁・承認などに要した時間がすべて短縮されるため、残業代などの人的コストを削減できます。

これらのワークフローを簡素化することで、関わる人員も最低限に減らせ、業務の効率化につながります。

生産性の向上

勤怠管理と経費精算の利用により、無駄な業務を簡略化できるため、生産性が向上します。効率化を実現するには、勤怠管理と経費精算のシステムを一元化するのが理想的です。

例えば、出退社の打刻をスマホなどで従業員が行う際、経費精算の申請も同時に可能だと効率化します。また、社内の勤怠管理のデータと従業員が打刻したデータに相違があると、アラートなどで警告されるサービスもあるため、労働時間管理もリアルタイムで行えます。

勤怠管理と経費精算を同時に効率化させる方法

勤怠管理と経費精算はどのような方法で効率化させるのか、ここでは具体的にその方法を解説します。

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勤怠管理システムと経費精算システムを連携する

勤怠管理と経費精算を同時に効率化させるには、勤怠管理システムと経費精算システムを連携させる方法があります。2つのシステムを連携することにより、従業員は出退社の打刻と同時に、交通費などの経費精算申請も併せて行えます。

提供されるサービスによって、交通系ICカードや領収書読み取り機能など、さまざまな方法で経費精算を簡単に行う工夫が施されています。そのため、外出先や出張先、リモートワークの際も、滞りなく勤怠管理と経費精算の処理ができるため、大変効率が良いです。

経費精算ができる勤怠管理システムを導入する

経費精算機能を搭載した勤怠管理システムを導入すると、より大きな効率化に繋がります。例えば、交通系ICカードを採用している勤怠管理システムは、ICカードをリーダーやスマホにかざすだけで、出退社の打刻と経費精算の申請が同時に完了するのがメリットです。

その他にも、経費精算と同時に勤怠管理ができるシステムには、交通系ICカードだけでなく、スマホのGPS画面やLINEトークでの打刻にも対応したサービスもあります。

サービスによって、さまざまな方式で外出先や出張先、リモートワークにも対応した出退社・経費精算申請が一括で完結するため、各担当者の業務効率の向上や、人為的ミスの防止などにも幅広く役立ちます。

経費精算機能搭載のおすすめの勤怠管理システム7選

ここからは、おすすめの経費精算機能搭載の勤怠管理システム6選を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の規模や労働体制に合っているか、また業務効率化のために必要な機能が搭載されているか、見極めて選定する必要があります。その他にも、担当者が使いやすいか、サポート体制の充実さなども重要な比較ポイントです。

また、システムを導入することにより、どれだけ業務効率が向上するのか、費用対効果の高さを実感できるように準備や環境づくりを行いましょう。そのために、以下のようなポイントに注目してシステムの選定を行うのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 経費精算以外に必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

経費精算は、従来通り紙ベースで行った場合、経費を立て替えた従業員は、経費申請書を領収書と併せて管理者に提出し、管理者は申請内容を決裁し、経理担当者が承認・会計処理を行って払い戻しが行われるのが一連の流れです。

これらのワークフローを行うには、時間と手間が多くかかるため、経費精算の最大の課題とされています。また、一連の流れのなかで、多くの人の手に渡る際に人為的ミスが起こりやすいのも現状です。

このような、煩雑になりがちな経費精算を勤怠管理と同時に行うことで、業務を大幅に簡略化できます。自社が適切な効率化を望むなら、経費精算を搭載した勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

外出先からでも簡単に従業員が打刻できることで、経費精算と同時に複雑な勤怠管理も行えるため、適切な労働管理が望めるメリットがあります。勤怠管理システムを新たに導入する際は、自社の労働体制や規模を考慮し、経費精算を搭載したシステムを選定しましょう。