おすすめのPBX10選｜選び方のポイント・導入の流れも解説

社内の電話業務を効率化させるには、PBXの導入がおすすめです。しかし、PBXには複数の種類があり機能もさまざまなため、選定に迷う方も多いでしょう。この記事では、おすすめのPBXや選ぶ際のポイント、導入の流れなどを解説します。

目次

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1. PBXでオフィスの電話業務を効率化
2. PBXは種類・コスト・機能で選ぶ
3. PBXの選び方で重要な3つのポイント
4. PBXのその他の比較ポイント
5. おすすめのPBX10選
6. PBXの導入フローと注意点
7. まとめ

PBXでオフィスの電話業務を効率化

PBX（Private Branch Exchange）は、企業やコールセンターで利用される電話システムです。複数の電話回線を集約し、内線同士や外線と内線の接続を管理する装置やシステムのことをいいます。

通常、1つの電話番号に対応する電話機は1台だけですが、PBXを導入することで、複数の電話機間での着信仕分けや転送が可能になります。PBXの導入により、社内の電話業務が効率化されます。

しかし、PBXには複数の種類があり機能もさまざまなため、選定に迷う方も多いでしょう。この記事では、おすすめのPBXや選ぶ際のポイント、導入の流れなどを解説します。

PBXは種類・コスト・機能で選ぶ

PBXを選ぶ際には、種類・コスト・機能の3つの重要なポイントを確認することがおすすめです。これらのポイントを確認することで、自社に適したPBXを選ぶことができるでしょう。次の章では、その重要なポイントに注目して詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. PBXの種類を確認
2. コストをチェック
3. 必要な機能があるか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は十分か
2. サポート体制が整っているか
3. トラブルへの備えはあるか

PBXの選び方で重要な3つのポイント

PBXを選ぶ際には、まず、種類・コスト・機能に注目しましょう。これらのポイントを確認することで、自社に適したPBXを選ぶことができます。ここからは、PBXを選ぶ際に重要な3つのポイントについて詳しく解説します。

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PBXの種類を確認

PBXには主に、レガシーPBX・IP-PBX・クラウドPBXの3つの種類があります。自社に合ったPBXを選ぶためには、業務のニーズや予算、将来的な拡張性などを考慮して、適切な種類を選定することが大切です。

各種類のメリットやデメリットを比較検討し、ビジネスの要件に最適なPBXを導入することで、円滑で効率的なコミュニケーション基盤を築くことができます。ここからは、それぞれの種類について、詳しく解説します。

レガシーPBX

レガシーPBXは、企業の構内に電話線と電話機などの装置を設置するタイプの電話交換機です。レガシーPBXの特徴は、内線同士での通話が可能であることです。

同じ電話回線を共有している電話機同士なら、オフィス内であればどこでも簡単に連絡を取ることができます。広いフロアや複数の部署が離れている場合でも、内線通話がスムーズに行えます。

一方で、物理的な機器の設置が必要であり、変更や追加があるとコストが発生する点がデメリットとして挙げられます。また、柔軟性や拡張性が限られるため、近年では新しい技術への移行が進んでいます。

IP-PBX

IP-PBXは、各端末にIPアドレスを割り当てて、VoIP（Voice over IP）技術を用いて音声通話を行います。IP-PBXの特徴として、席を替えても電話番号が変わらず、パソコンとの連携が可能です。

また、拠点ごとにPBXを設置する必要がなく、内線通話により通話料金を削減できます。

しかし、導入には初期費用がかかったり、インターネット回線の品質に影響されたりする点はデメリットです。

IP-PBXには、ハードウェアタイプとソフトウェアタイプの2種類があります。以下の表にそれぞれの特徴を示します。

種類	特徴
ハードウェアタイプ	・オフィス内に専用機器を設置 ・高いセキュリティが期待できる
ソフトウェアタイプ	・ソフトウェアを自社サーバーにインストール ・専用機器が不要なため、導入コストは低い

クラウドPBX

クラウドPBXは、電話交換機能をクラウド上で利用するシステムです。クラウドPBXのメリットとして、初期費用や運用コストの軽減が挙げられます。

オフィス内の電話交換機器をクラウド上に移すことで、自社での専用機器の設置や保守作業が不要になり、それに伴うコストや手間が削減されます。ただし、クラウドPBXには毎月の利用料が発生する点や、発信できない番号がある場合があります。

また、クラウドを介するためセキュリティリスクも考慮が必要です。これらのデメリットも企業のニーズやセキュリティ対策次第で解消できる可能性があります。総合的に考えて、自社の状況に合った選択を行うことが重要です。

コストをチェック

PBXは、選ぶ種類や製品によって発生するコストが異なり、それが企業にとって大きな影響を与える可能性があります。たとえば、導入費用やランニングコスト、メンテナンス費用はPBXの種類や仕様によって変動します。

そのため、これらを検討し、自社の予算や方針に合ったPBXを選ぶことが求められます。以下では、PBXにかかるコストについて詳しく解説します。

初期費用

初期費用はPBX導入において重要な要素です。クラウドPBXは、他のタイプに比べて初期費用を安く抑えられる特長があります。サーバーはベンダーが用意し、電話回線やインターネット回線の準備が不要であるため、月々の運用コストも相対的に低いです。

一方で、オプションや導入規模によって費用が上昇する可能性があるため、慎重な検討が必要です。レガシーPBXやハードウェアタイプのIP-PBXは初期費用が高額ですが、月々の運用コストが比較的安い特長があります。

企業の規模が大きい場合、オンプレミス型が費用面で優れることもありますが、物理的なPBX装置の購入や構築には高額なコストがかかります。しっかりとした費用の計算を行い、自社の予算やニーズに合った選択をすることが重要です。

ランニングコスト

ランニングコストも重要な選定ポイントです。クラウドPBXは初期費用だけでなく、ランニングコストも抑えやすい傾向がありますが、利用人数が増えると共にコストも高額になります。

一方、オンプレミス型PBXは、定期的な保守運用が必要で、故障や経年劣化に伴う修理やメンテナンスには手間とコストがかかります。特にレガシーPBXは事業所ごとに設置が必要になり、拠点ごとに管理・保守運用が必要です。

どちらを選ぶかは、企業の規模や運用体制によります。クラウドPBXの柔軟性を活かすか、オンプレミス型のコントロールを重視するか、注意深く検討することが必要です。

必要な機能があるか

PBXを選ぶ際には、必要に応じて自社の業務やニーズに合った機能があるか確認しましょう。たとえば、PCやスマートフォンとの連携が必要な場合、一部のPBXにはこれらの端末とのスムーズな連携が可能な機能があります。

このような機能がPBXに備わっているかどうかは、事前に確認が必要です。企業の規模や業務の性質により必要な機能が異なるため、自社のニーズにピッタリ合ったPBXを選定することが大切です。以下では、備わっていると便利な機能について紹介します。

PC・スマホとの連携

一部のPBXでは、PC・スマホの端末とのスムーズな連携が可能です。この連携によって、外出中やオフィス外でも、PCやスマートフォンを通じて社内の電話に繋げることができ、業務に柔軟に対応できます。

また、在宅勤務やリモートワーク時にも、連絡がスムーズになります。この機能を利用することで、不在時の電話取次ぎの負担を軽減でき、個人のスマートフォンを使用していてもプライバシーが保護され、仕事とプライベートの切り分けがスムーズです。

録音機能

通話を録音できる通話録音機能は、電話でのコミュニケーションにおいて生じる誤解やトラブルを解決するために重要です。オペレーターと顧客とのやり取りでは、言葉の誤解が起きやすく、トラブルの原因を正確に特定することが難しい場合があります。

通話録音機能が備わっていれば、後から内容を確認できるため、トラブルの原因を正確に把握し、スムーズな問題解決が可能です。また、通話録音は、不正な行為やコンプライアンス違反の防止にも寄与します。

情報漏洩や不法行為は通話を通じて発生することがあり、通話録音によりこれらの行為を未然に防ぐことができます。

複数人での電話会議

PBXの中には、複数人での電話会議ができるものもあります。電話会議機能は、複数の人が同時に通話できる機能で、外出中や出張中、在宅勤務中、本社と支社など異なる場所でも音声による会議が可能です。

この機能は、遠隔地からでも会議が可能なため、移動時間の節約や会議室の予約不要といった利便性があります。たとえば、社員が外出している場合でもリアルタイムで連絡を取り合い、意思疎通が円滑に行えるため、業務の効率化が期待できます。

現代のビジネスでは、様々な場所から働くスタイルが一般的となっており、電話会議機能は柔軟で効率的なコミュニケーション手段として、ますます重要性を増しています。

PBXのその他の比較ポイント

PBXを選ぶ際には、重要なポイントのほかにも検討すべきポイントがあります。コストや機能だけでなく、以下のようなポイントを比較・検討をすることがおすすめです。ここからは、その他の比較ポイントについて詳しく解説します。

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セキュリティ対策は十分か

セキュリティ性において、レガシーPBXやハードウェアタイプのIP-PBXは高い水準を誇ります。これらのシステムはインターネットに接続されず、オフラインで運用されるため、外部からの不正アクセスのリスクが低減します。

企業が重要な顧客情報を管理する際など、セキュリティが最優先の場合は、これらのオプションが適しています。一方で、クラウドPBXはベンダーによるセキュリティ対策が不可欠です。情報漏洩のリスクが存在するため、信頼性の高いベンダーの選定が重要です。

これらのセキュリティ対策を考慮しながら、企業の要件や信頼性をしっかりと確認し、最適なPBXを選択することが重要です。

サポート体制が整っているか

ベンダーによるサポートが充実しているかどうかを確認することは重要なポイントです。万が一の際に24時間365日の体制でサポートが受けられるか、操作マニュアルが用意されているか、導入時には適切な支援を受けられるかなどを確認しましょう。

また、トラブルが発生した際にどのような対応をしてもらえるかも確認しておくと安心です。これらの点を考慮することで、導入後のトラブルにも迅速に対処でき、円滑な業務運用が期待できます。

トラブルへの備えはあるか

PBXを導入する上で、トラブルへの備えも忘れてはなりません。停電時やシステムトラブルが発生した際にも、スムーズな運用を確保するための対策が求められます。

停電時にシステムが停止せずに稼働できるかどうかは、メモリやCPUが多重化されているかどうかにかかっています。また、バッテリーの持続時間も確認が必要で、停電時に備えて何時間も運用できるかが重要です。

さらに、クラウドPBXや一部の製品では、位置情報が取得しにくいため、緊急電話への発信に対応していないことがあります。トラブル時に備えて、緊急時の通話が可能かどうかを確認しておくことが重要です。

おすすめのPBX10選

PBXの導入フローと注意点

PBXの導入を図るにはいくつかのポイントに留意する必要があります。以下に、PBXの導入フローと注意点を解説します。

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自社に合ったPBXの種類を選択する

PBXの導入において、まずは自社に最適なPBXの種類を選択することです。主な選択肢には、レガシーPBX・IP-PBX・クラウドPBXがあります。レガシーPBXは物理的な機器を用い、内線通話が得意な一方、設置や変更にはコストがかかります。

IP-PBXはデジタル通信を採用しており、柔軟性がある一方で初期費用がかかります。クラウドPBXはクラウド上で運用され、柔軟性とコスト効率がありますが、セキュリティ対策が必要です。

これらの特徴を踏まえ、自社の予算やニーズに合ったPBXを選ぶことが重要です。規模や業務の性質によって最適な選択が異なるため、慎重な比較検討が必要です。

無料トライアルで試す

PBXを導入する際には、無料トライアルを有効活用することがおすすめです。無料トライアルでは、実際の運用に先立ち、音質、費用感、機能などを詳細に比較検討することが可能です。

音質はビジネス通話において欠かせない要素で、無料トライアルでその品質を確かめることが重要です。同時に導入に伴う費用感も確認して、予算内であることを確認します。

また、機能面においても自社のニーズに合った機能が提供されているかどうかを確認することが大切です。これらの比較検討を通じて、最適なPBXの選択が可能となります。

導入・利用開始

クラウドPBXの導入・利用開始には、メーカーとの契約を結び、必要な手続きを完了する必要があります。契約が完了した段階で、クラウドPBXの利用が可能です。ただし、最短であってもクラウドPBXの導入には1〜3ヶ月ほどの期間がかかることが一般的です。

導入作業や設定、トレーニングなどを行い、システムが円滑に動作するようにするための時間が必要です。十分な計画と余裕をもって進めることが大切です。

まとめ

PBXは、企業やコールセンターで利用され、複数の電話回線を集約し、内線同士や外線と内線の接続を管理する電話システム・装置です。社内の電話業務を効率化させるには、PBXの導入がおすすめです。

ただし、複数の種類や機能の違いから、選定は慎重に行う必要があります。PBXを選ぶ際には、種類、コスト、機能の3つのポイントを確認しましょう。それだけでなく、セキュリティ対策やサポート体制、トラブルへの備えなども考慮が必要です。

無料トライアルで実際の利用感やコストを確かめ、適切なPBXを選択しましょう。本記事で紹介したポイントをしっかり確認し、自社に最適なPBXを導入することで、円滑なコミュニケーション環境を整えることができるでしょう。