RPAで人事部門の業務を自動化｜導入メリット・活用ポイントも解説

定型的な業務を自動化できるRPAは、人事部門でも活用できます。特にミスが許されない人事業務では、正確な作業を可能にするRPAが多いに役立つでしょう。この記事では、RPAを人事部門に導入するメリットや自動化できる業務の具体例、また活用時のポイントを解説します。

目次

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1. RPAで人事業務も効率化
2. RPAで自動化できる人事業務の例
3. 人事部門にRPAを導入するメリット
4. 人事部門でRPAを効果的に活用するためのポイント
5. まとめ

RPAで人事業務も効率化

RPAとは、パソコンで行われる定型的な事務作業を自動化する技術です。RPAソフトウェアは特定のルールに基づいて、データの入力やファイル処理などの単純作業を自動で行います。

RPAはさまざまな業務に活用できますが、特に事務作業の多い人事業務では大いに役立つでしょう。この記事では、RPAを人事部門に導入するメリットや自動化できる業務の具体例、また活用時のポイントについて解説します。

RPAの活用が注目されている理由

人事業務をはじめとしたRPAの企業での活用が注目されている背景には、働き方改革とDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進があります。

働き方改革とは、労働者が健康で充実した生活を送ることができるよう、労働時間の短縮や柔軟な働き方を推進する国の政策です。DXは、デジタル技術を活用して業務やサービスを革新し、効率化や新たな価値の創出を目指す取り組みです。

RPAは定型的なデータ処理や書類作成などの業務を自動化するため、働き方改革に必要な労働時間の削減や労働環境の改善が進みます。また、RPAによる業務の効率化は、全体的な業務のデジタル化を加速させることが可能です。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

参考：経済産業省のDXとは｜経済産業省

RPAで自動化できる人事業務の例

RPAは、定型的で反復的なタスクを自動化するのに適しています。具体的には、明確なルールに基づいて同じ手順を繰り返すデータ入力、フォームの処理、報告書の作成などが対象です。

この技術を人事部門に導入することで、従業員の勤怠管理、通勤手当の確認・承認、入退社手続きといった時間がかかりがちな作業を自動化できます。以下では、RPAで自動化できる人事業務の例について、詳しく解説します。

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勤怠データの集計

勤怠管理における主な業務は、従業員の出勤、退勤、残業時間などを記録・集計する業務です。この作業は、手作業で行うと時間がかかり、ミスが発生する可能性もありますが、RPAの導入により、勤怠データの収集・集計を自動化することが可能です。

例えば、従業員が勤怠システムで打刻をすると、RPAはシステムからその情報を取得し、集計データベース上で勤怠記録を更新します。このようにすることで、給与計算を素早く終わらせることができます。

過重労働の検知

勤怠管理における重要な業務としては、従業員が法律や会社のルールに従って勤務しているかをチェックすることも挙げられます。中でも、残業時間の超過など長時間の労働は未然に防止しなければなりません。

RPAを使えば、勤怠データを参照して規定の労働時間の上限に達しそうな従業員を洗い出す作業を自動化できます。また、その旨を従業員本人にメールで自動通知するといったこともできます。

通勤手当の確認

RPAを導入することで、人事部門で行う通勤手当の確認作業を自動化することができます。通常、それぞれの従業員が提出する通勤経路に基づいて手当を計算する作業は時間がかかり、ミスが生じやすいです。

そこでRPAを使用すると、従業員が提出した通勤経路データをもとに、自動でインターネット上の運賃情報などを検索し、最も安い運賃を算出することができます。その結果に基づいて通勤手当が自動で計算され、適切な額で承認されます。

入退社手続き

入退社手続きは、人事部門にとって非常に時間を要する作業です。特に新しい従業員が入社する際には、様々なシステムにその従業員の情報を登録する必要がありますが、RPAを導入することで、これらの手続きを効率化できます。

RPAは、Excelなどのファイルから新入社員のデータを読み取り、それを基に各種システムに自動で情報を登録します。また、退社の際には登録された従業員情報を漏れなく削除することができます。

採用活動

採用活動における人事部の業務は多岐にわたりますが、RPAの導入によって多くの作業を自動化でき、業務効率が大幅に向上します。具体的には、応募者のデータを採用管理システムに登録する作業や、応募者へのメールの自動送信などが挙げられます。

また、求人サイトを通じてのスカウトメールの一斉送信や、採用試験の採点なども自動化することが可能です。人事担当者は単純なデータ入力やメール送信といった反復作業の負担を大幅に減らすことができます。

給与明細の作成

RPAを活用することで、毎月の給与明細の配布作業を効率化できます。具体的には、給与計算が完了すると、自動で給与明細を生成し、印刷またはデジタル化（PDF形式）するプロセスを設定することが可能です。
例えば、従業員に紙の明細を配る場合、給与計算システムから情報を取得し、自動で印刷を行えます。デジタル配布の場合は、生成されたPDFファイルを従業員個々のメールアドレスに送信することができ、メールには給与明細に関する定型文を挿入することも可能です。

派遣社員の契約更新

RPAを利用することで、契約社員の契約更新を自動化することが可能です。企業が派遣社員を採用している場合、契約の期間終了が近づくと、契約更新のための確認作業が必要になります。

RPAを導入すると、契約データベースを監視し、更新が必要な契約が近づいたら自動で関係者に通知を送ることができます。

さらに、契約条件の変更があった場合、それをデータベースに自動で反映させ、必要書類を自動生成し、関連部署や派遣社員への配布を自動で行うことも可能です。

人事部門にRPAを導入するメリット

人事部門にRPAを導入することで、従業員がコア業務に集中できたり、人件費削減・生産性向上に繋がったりと、多くのメリットを得られます。ここでは、RPAが人事部門にもたらす具体的なメリットを詳しく解説していきます。

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コア業務に集中できる

人事部門にRPAを導入することには、単調で時間がかかる定型的な作業を自動化することで、人事スタッフがより重要なコア業務に集中できるようになるという大きなメリットがあります。

定型業務は単純でありながらも、工数が多く人の手で行っていると時間がかかってしまう特徴があります。RPAによって自動で処理されれば、人事担当者はこれらの作業にかかっていた時間を節約できます。

この時間を活用して、採用戦略の策定、従業員の育成計画の作成、労働環境の改善など、高度な判断が求められるコア業務に注力することが可能です。

人件費削減・生産性向上に繋がる

RPAは、データの処理を手作業よりも早く行うことができます。また、24時間365日休まずに動作することができるため、夜間や休日も含めて連続して業務を行うことが可能です。

もちろんRPAの導入にはコストがかかりますが、このような特徴から人を雇って同じ作業をするよりもコストをかけずに済むケースが多いです。作業効率が上がることで、全体的に生産性が向上するでしょう。

正確な作業が可能になる

RPAを人事部門に導入することにより、人的ミスを大幅に削減し、作業の精度を高めることができます。RPAはプログラムされた手順に従って、確実に作業を行うことができます。

人が作業をする場合、長時間労働や疲労によりミスが起こりがちですが、RPAならそのような問題がありません。その結果、手作業で発生するミスによる再作業の時間や労力も削減できます。

人手不足を解消できる

人事部門にRPAを導入することで、人手不足の問題を効果的に解消することができます。多くの企業で人手不足が深刻化している現代ですが、一部の業務をRPAで自動化することで、限られた人員でも効率的に業務を進めることができるようになります。

前述のようにRPAは人が行うよりも早く、そして時間を問わずいつでも稼働することができます。普通なら何人ものスタッフで時間をかけて行う作業も、RPA1つで行えるようになる可能性も高いです。

従業員のモチベーションが上がる

単純作業を長時間にわたって行うことは、従業員にとってストレスになることもあります。このような精神的負担が高い作業はRPAに任せ、従業員にはよりやりがいのある仕事をしてもらうことで、従業員のモチベーションもアップするでしょう。

従業員のモチベーションが下がると、離職など企業にとってもマイナスな問題に繋がります。RPAは、従業員が働きやすい環境の整備にも一役買います。

人事部門でRPAを効果的に活用するためのポイント

人事部門の作業の効率化を図るためには、RPAの導入が非常に効果的です。しかし、RPAは導入ハードルが高いと感じている企業も少なくないかもしれません。そこでここでは、人事部門でRPAを効果的に活用するための重要なポイントについて解説します。

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業務内容を棚卸しする

人事部門でRPAを導入する際には、まず最初にどの業務を自動化するかを決定することが重要です。これを効果的に行うためには、業務内容の棚卸しが必要になります。

具体的には、日常的に行われているすべての業務をリストアップし、それらがどれだけの時間を要しているか、またどの業務が反復的で単純な作業かを評価します。

自動化によって最も効率化が期待できる業務を明確にすることで、RPAの導入効果を最大限に高めることができます。

誰でも使えるツールを選ぶ

人事部門でRPAを効果的に活用するためには、専門知識がなくてもツールの設定などを行えるツールを選びましょう。

専門知識のない人事担当者でも簡単に操作できるシンプルなツールを選ぶことで、スムーズな導入と運用が可能になります。さらに、担当者が交代する場合も、誰でも簡単に扱えるツールであれば引き継ぎが容易となります。

ただし、操作方法やトラブルシューティングに関する明確なマニュアルを用意しておくことも重要です。

ベンダーのサポート体制を確認しておく

RPAをスムーズに運用開始できるよう、また、トラブルやエラーが発生したときに素早く対応できるよう、ベンダーのサポート体制を事前に確認しておきましょう。質の高いサポート体制を持つベンダーを選ぶことで、問題が生じた際にも迅速に解決してもらえます。

具体的には、導入支援サービスの内容、サポートデスクの連絡先や対応時間、緊急時の問い合わせ方法、サポート料金などの情報を事前に把握し、必要なサポートを受けられるように準備しておきましょう。

小規模な業務から導入する

RPAの導入を実行する際は、最初から大規模な業務に取り組むのではなく、まずは小規模な業務から始めるのがおすすめです。小さく始めることにより、導入初期の混乱やトラブルを最小限に抑えることができます。

日々の簡単なデータ入力や報告書作成など、比較的リスクの低い業務からRPAを利用して自動化を試みましょう。段階的な導入によって、RPAの機能と効果を実際の業務で確認し、従業員も新しいシステムに徐々に慣れることができます。

まとめ

RPAの導入は、定型的で時間のかかる事務作業が多い人事部門で有効です。また、人事業務では非常に重要な情報を取り扱うため、ミスを避けることが重要です。RPAによる業務の自動化により、こうした業務のミスを減少させることができます。

導入する際には、現在の業務内容を詳細に棚卸しして、操作が簡単か、充実したサポートがあるかなどを確認しながらRPAツールを選ぶなど、慎重な準備が必要です。本記事で挙げたポイントを踏まえ、自社に最適な形でRPAを導入しましょう。