不動産業界におすすめのRPA｜導入メリットや注意点も解説

定型的な業務を自動化するRPAは、人手不足や業務過多が課題となっている不動産業界でも活用が進んでいます。RPAの導入によって従業員の負担を減らし、生産性の向上につなげましょう。本記事では、不動産業界におすすめのRPAや導入メリット・注意点などを解説します。

目次

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1. 不動産業界でRPAが注目される理由とは
2. RPAで自動化できる不動産業務
3. RPAで自動化できない不動産業務
4. 不動産業でRPAを導入するメリット
5. 不動産業でRPA導入が失敗する主な原因と対策
6. 不動産業がRPAを導入する際の注意点
7. 不動産業界におすすめのRPA
8. その他のRPAの選び方
9. まとめ

不動産業界でRPAが注目される理由とは

RPAとは、ロボット技術を用いて日々のパソコン業務を自動化するシステムです。特に、不動産業界では賃貸契約の更新手続きや物件情報の入力など、繰り返し行う作業が多いため、RPAの導入が有効です。

また、RPAに向いている作業が多いこと以外に、RPAの活用による業務の効率化が注目されている背景には、不動産業界を取り巻く以下のような状況が挙げられます。

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人手不足による業務過多が深刻化しているため

不動産業界の業務量は非常に多く、人手不足が加速する中で業務過多によって従業員がさまざまなタスクに追われ、大きな負担を抱えていることが深刻な問題となっています。

RPAを導入すれば、物件情報の登録・更新、資料作成などのタスクを自動化できます。一部の業務をRPAに任せることで、不足している労働力をカバーし、従業員の負担軽減が可能です。

そして、従業員は他の業務により集中できるようになり、組織全体の業務効率化と生産性の向上にもつなげられます。

デジタル化の推進が急がれているため

デジタル化が加速する中、不動産業界でもデジタル変革（DX）の推進が急務とされています。特に、中小規模の不動産企業では、未だ多くの業務が紙ベースで行われており、作業効率の低下を招いています。

例えば、契約書の作成や顧客情報の管理など、多くの文書が紙で処理されているため、情報共有と更新が煩雑化しやすいです。こうした状況を解決するために、RPAが注目されています。

デジタル化が進む社会全体の流れに遅れを取らないためにも、業務効率化の効果が高いRPAは不動産業界で導入すべきツールの1つです。

労働環境の改善が求められているため

不動産業界は、労働環境に課題が多い業界でもあります。例えば、休日や夜遅くに内見の対応をしなければならなかったり、成果を上げるため・繫忙期において残業が慢性化してしまっていたりすることが多いです。

不動産業界の特性上、難しい部分もありますが、働き方改革が推し進められる中、なるべく改善を行う必要があります。ワークライフバランスを保ちつつ、従業員が働きやすいと感じる労働環境でなければ、早期退職者や就職希望者の減少といった問題を解消できません。

このような背景から、作業時間や作業工数の削減に役立つRPAの導入を検討する企業が増えています。

RPAで自動化できる不動産業務

RPAは不動産業界において、物件情報の収集・登録・更新など、さまざまな業務に活用されています。ここでは、不動産業界で自動化できる具体的な業務の例を挙げて解説します。

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物件情報の収集

不動産業界では、多くの物件情報を扱います。RPAは、条件に基づいて物件情報データベースから必要なデータを自動で検索し、必要な情報や写真などを簡単に抽出・整理できます。

そのため、RPAを利用すれば、複数の物件情報の収集作業を大幅に効率化することが可能です。

物件情報の登録・更新

不動産業界において、物件情報の登録や更新は手作業で行われ、多大な時間と労力が必要でした。しかし、RPAの導入によって作業工程を減らし、物件情報のリアルタイムな登録・更新が可能になります。

RPAツールを活用することで、物件の情報が変更された際に自動でデータベースを更新し、常に最新の情報を顧客へ提供可能です。RPAは、こういったルールに基づいた作業を得意としています。

問い合わせ対応

不動産業界では顧客からの問い合わせ対応が重要ですが、その作業をRPAによって自動化できます。具体的には、自社ホームページや他のプラットフォーム上の問い合わせフォームから送信される問い合わせに対して、RPAの定型文で自動的に対応が可能です。

例えば、顧客からの一般的な問い合わせがあった場合、RPAは事前に用意されたテンプレートを基に適切な回答情報を選び、返信メールを自動で作成して送信します。

紙の資料のデータ化

不動産業界においては、今でも多くの資料が紙ベースで管理されているため、すべてをデジタル化する際は大きな労力を要します。しかし、RPAを利用すれば、紙の資料を効率的にデータ化できます。

RPA単体でのデータ化は難しいですが、OCR（光学文字認識）技術と組み合わせることで、電子データ変換の自動化が可能です。OCRで紙の書類をスキャンしてテキストデータに変換し、そのデータをRPAが基幹システムに登録するという流れです。

競合他社のリサーチ

不動産業界で競合他社のリサーチを行う際、多くの情報を処理しなければならず、手作業でのリサーチは負担が大きいです。そこで、RPAの活用がおすすめです。

RPAは競合の物件価格、販売戦略、市場のトレンドなどの情報をWeb上から自動的に収集し、整理・分析します。リサーチにかかる時間と手間が削減されれば、他の業務に空いたリソースを割り振ることができます。

日報や帳票の作成

フォーマットやデータの計算方法があらかじめ決まっていれば、日報、各種帳票、資料、レポートなどもRPAで自動作成することができます。

RPAは、Excelや社内システムからデータを自動で取得し、集計結果を指定された欄に入力します。さらに、作成したファイルをメールで送信する作業まで自動化可能です。

RPAで自動化できない不動産業務

RPAは定型的な業務を自動化できますが、適用が難しい業務もあります。不動産業務において、以下のような業務は自動化できません。

1. 物件の価値を評価する
2. 顧客からの複雑な質問に回答する
3. 取引先に交渉する
4. 新しいマーケティング戦略を立案する

これらの業務には、経験・知識に基づく判断や状況に応じた柔軟な対応が求められます。一定のルールに沿った業務をRPAに任せ、コミュニケーション能力や創造性を必要とする業務は人間が行いましょう。それぞれの役割を明確にすることで、より効果的に活用できます。

不動産業でRPAを導入するメリット

不動産業にRPAを導入することで、人手不足のカバーや生産性の向上などさまざまなメリットが得られます。ここでは、不動産業でRPAを導入するメリットについて解説します。

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人手不足をカバーできる

RPAの導入によって、人手不足の問題を解消し、従業員の労働時間を削減できます。

例えば、不動産業界での物件情報の入力や更新、顧客からの問い合わせ対応など、時間がかかる定型的な作業をRPAが自動で行うことにより、これまで多くの時間を要していた業務を速やかに完了させることが可能です。

その結果、長時間労働や休日出勤を減らし、労働環境の改善につながります。

迅速・正確な作業ができる

不動産業界では、迅速かつ正確な業務遂行が求められますが、RPAによってさまざまな要求を満たせます。RPAはプログラムされた手順に従って作業を行うため、人間と比べてミスが少なく、一定のクオリティを保ちながら手作業よりも早く業務を完了させます。

例えば、日報の自動作成や物件情報の即時更新など、繰り返し発生する作業を高速で正確に処理することが可能です。また、RPAは24時間365日働き続け、人の手では実現困難な長時間の連続作業も効率的に行えます。

生産性を向上できる

RPAの活用により、企業はルーティンワークや単純作業を効率化し、従業員はより重要なコア業務に集中できるようになります。

例えば、契約書の自動作成やデータ入力、顧客情報の自動更新などが可能になり、従業員は物件の開拓・顧客サービスの品質向上など、専門性が求められる業務へ注力可能です。

そのため、RPAの導入は単なる作業の自動化だけでなく、従業員のポテンシャルを引き出し、企業の競争力を高める重要な要素といえます。

顧客満足度を向上できる

不動産業界におけるRPAの導入は、顧客満足度を大きく向上させる効果があります。RPAを活用すると、最新のデータに基づいた作業と迅速な対応がしやすいのも特徴です。

顧客は、いつでも最新の情報や必要な対応を待つことなく得られ、信頼性と満足度が向上します。こういった顧客体験の向上は、競争力の強化にもつながるでしょう。

不動産業でRPA導入が失敗する主な原因と対策

RPAは、不動産業務の効率化や人手不足の解消につなげられますが、導入の進め方・環境整備が不十分な場合、思ったような成果が得られません。ここでは、不動産業でRPA導入が失敗する主な原因と具体的な対策について解説します。

現行業務フローの整理不足

RPAの導入で最も多い失敗が、現行業務フローの整理不足です。多くの不動産会社では、長年の業務習慣や紙ベースの手続きが根付いており、実際には不要な作業・重複している工程が存在しています。

そのような状態でRPAを導入すると、本来削減すべき業務まで自動化の対象となってしまい、効率化の効果が出ません。また、フローが複雑すぎるとRPAのシナリオ作成でエラーが発生しやすくなり、修正に手間がかかります。

そのため、導入前に現行業務を一つひとつ可視化し、必要な作業と不要な作業を明確に区分しておくことが重要です。フローの整理によってRPAの投資対効果を最大化できます。

現場担当者の関与不足

RPAの設計や導入を経営層とシステム部門だけで進めると、現場の実務にそぐわないシナリオが作られてしまうことがあります。例えば、物件情報の更新や問い合わせ対応など、日々変化する実務の詳細を反映せずに自動化した場合、作業の正確性・効率性が損なわれます。

その結果、現場担当者が使いにくい・手作業の方が楽と判断し、RPAが定着しにくいです。導入を成功させるためには、導入初期段階から現場担当者を巻き込み、日常業務で発生する例外や特有のケースを設計に反映させることが不可欠です。

現場の声を反映することにより、RPAが単なる作業補助ではなく、実際の現場における負担軽減につながるツールとして効果を発揮します。

不動産業がRPAを導入する際の注意点

RPAの導入は多くのメリットをもたらしますが、不動産業で効果的かつスムーズな導入を実現するためにはいくつかの注意点があります。ここでは、RPA導入における注意点について解説します。

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簡単に操作できるツールを選ぶ

不動産業界は日々の業務が非常に多忙であり、専門知識を学ぶ余裕がないことが多いです。そのため、RPAを導入する際は操作が簡単で、非エンジニアでも扱いやすいツールを選ぶのがおすすめです。

操作性の高いRPAツールは初心者でも無理なく扱うことができ、業務への組み込みがスムーズに進みます。また、不動産業務における効率化を早期に実現し、エラー発生のリスクも低減させることができます。

サポート体制が充実しているか確認

RPAツールを導入する際は、充実したサポート体制の存在も重要です。手厚いサポートがあると、初期導入時や問題が生じた際に迅速な対応を受けることができ、業務の停止を最小限に抑えることが可能です。

また、不動産業界の業務は複雑かつ特有の知識を要することが多いため、業界に精通したサポートスタッフがいると、専門的な問題にも適切に対応できます。

このように、手厚いサポートが整っていれば、RPAツールをより効果的に活用し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

適用範囲は徐々に広げていく

不動産業界でRPAを導入する際は、全業務に一気に適用するのではなく、まずは一部の業務から自動化を始めましょう。これは、複雑な業務工程や多様な業務が絡む中において、全面的な自動化が予期せぬ問題を引き起こすリスクを抑えるために必要です。

初期段階では、簡単かつ高頻度で繰り返されるタスクを自動化の対象とし、得られる成果や問題点を評価します。評価結果を基に、徐々に自動化の範囲を広げていくことで、スムーズに全体の業務効率を向上させることができます。

段階的なアプローチにより、RPAの導入に伴うコストや時間の無駄も最小限に抑えることが可能です。

不動産業界におすすめのRPA

調査したところ不動産業界向けと明記されているRPAは0件でした。その他のRPAが気になる方は是非以下の記事からお気に入りのサービスを見つけてお問い合わせしてみてください。

その他のRPAの選び方

RPAツールを選ぶ際には、まず最初に自動化が必要な業務に対応できるかを確認します。さらに、自社の既存システムや業務フローとの互換性がある種類（導入形態）か、すでに使用中のツール・ソフトウェアとの連携が可能かどうかも重要な判断基準です。

また、その他の比較ポイントとして、投資した費用に対して得られる効果が高いか、セキュリティ対策が適切に整っているかも評価する必要があります。これらのポイントを総合的に検討し、最もコストパフォーマンスが高いRPAを選択しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な業務を自動化できるか
2. 自社に適した種類を選ぶ
3. 利用しているツールと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 費用対効果が高いか
2. セキュリティ対策は十分か

まとめ

不動産業界では定型的な業務が多く、人手不足や業務過多が深刻な問題となっています。そこで推奨されているのが、RPAの導入です。RPAの活用によって煩雑な業務を自動化し、従業員の負担を軽減しながら生産性を大幅に向上させることが可能です。

しかし、RPAを導入する際には、適切なツールの選定や段階的な導入など、いくつかの注意点も存在します。本記事で紹介したポイントを踏まえて、適切なRPAの導入と活用を検討し、不動産業務の効率化と対応品質の向上につなげましょう。