不動産業界におすすめのRPA｜導入メリットや注意点も解説

定型的な業務を自動化するRPAは、人手不足や業務過多が課題となっている不動産業界においても活用が推奨されます。RPAを導入して従業員の負担を減らし、生産性を向上させましょう。この記事では、不動産業界におすすめのRPAや導入メリット・注意点などを解説します。

目次

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1. 不動産業界でRPAが注目される理由とは
2. RPAで自動化できる不動産業務
3. RPAで自動化できない不動産業務
4. 不動産業でRPAを導入するメリット
5. 不動産業がRPAを導入する際の注意点
6. 不動産業界におすすめのRPA
7. その他のRPAの選び方
8. まとめ

不動産業界でRPAが注目される理由とは

RPAとは、ロボット技術を用いて日々のパソコン業務を自動化するシステムです。特に不動産業界では、賃貸契約の更新手続きや物件情報の入力など、繰り返し行う作業が多いため、RPAの導入が有効です。

また、RPAに向いている作業が多いということ以外にも、不動産業界を取り巻く以下のような状況からも、RPAの活用による業務の効率化が注目されています。

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人手不足による業務過多が深刻化しているため

不動産業界における業務量は非常に多く、人手不足が加速する中で業務過多によって従業員がさまざまなタスクに追われ、負担を抱えていることが深刻な問題となっています。

RPAを導入することで、例えば物件情報の登録・更新や資料作成などのタスクを自動化できます。こういった一部の業務をRPAに任せることで、不足している労働力をカバーして従業員の負担を軽減することができます。

その結果、従業員は他の業務により集中できるようになり、組織全体の業務効率化と生産性の向上にも期待できます。

デジタル化の推進が急がれているため

デジタル化の波が高まる中、不動産業界でもデジタル変革（DX）の推進が急務とされています。特に中小規模の不動産企業では、未だ多くの業務が紙ベースで行われており、これが作業効率の低下を招いています。

例えば、契約書の作成や顧客情報の管理など、多くの文書が紙で処理されているため、情報の共有や更新が煩雑になりがちです。こうした状況を解決するためのツールの1つとして、RPAが注目されています。

デジタル化という社会全体の流れに遅れを取らないためにも、業務効率化の効果が高いRPAは不動産業界において導入すべきツールの1つと言えます。

労働環境の改善が求められているため

不動産業界は、労働環境に課題が多い業界でもあります。休日や夜遅くに内見の対応をしなければならなかったり、成果を出すため、あるいは繫忙期のために残業が慢性化してしまっていたりすることが、その代表例です。

ワークライフバランスを保つことができ、従業員が働きやすいと感じる労働環境でなければ、退職者の発生や就職希望者の減少と言った問題は解決しません。

不動産業の特性上しかたのない部分もありますが、働き方改革が推し進められる中、できるだけ改善を行う必要があります。このような背景からも、作業時間や作業工数の削減に役立つRPAの導入を検討する企業が増えているのです。

RPAで自動化できる不動産業務

RPAは、不動産業界でもさまざまな業務に活用されています。以下では、不動産業界で自動化できる具体的な業務の例を挙げ、解説していきます。

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物件情報の収集

不動産業界では、多くの物件情報を扱います。RPAを利用することで、これらの物件情報を収集する作業を大幅に効率化することが可能です。

RPAは、条件に基づいて物件情報データベースから必要なデータを自動で検索し、必要な情報や写真などを抽出・整理することができます。

物件情報の登録・更新

不動産業界において、物件情報の登録や更新は手作業で行われ、多大な時間と労力が必要でした。しかし、RPAを導入することでこの作業を効率化できます。RPAツールを利用すると、物件情報のリアルタイムな登録・更新が可能になります。

RPAツールを活用することで、物件の情報が変更された際に自動でデータベースを更新し、常に最新の情報を顧客に提供できるようになります。RPAは、こういったルールベースの作業を得意としています。

問い合わせ対応

不動産業界では顧客からの問い合わせ対応が重要ですが、その作業をRPAによって自動化することが可能です。

具体的には、自社ホームページや他のプラットフォーム上の問い合わせフォームから送信される問い合わせに対して、RPAを活用することで定型文で自動的に対応することができます。

たとえば、顧客からの一般的な問い合わせがあった場合、RPAは事前に用意されたテンプレートを基に適切な回答情報を選び、返信メールを自動で作成して送信します。

紙の資料のデータ化

不動産業界においては、今でも多くの資料が紙ベースで管理されているため、これらをデジタル化する作業は大きな労力を要します。しかし、RPAを利用することで、紙の資料を効率的にデータ化することが可能になります。

RPA単体ではデータ化は難しいですが、OCR（光学文字認識）技術と組み合わせることで、電子データ変換の自動化が実現します。OCRで紙の書類をスキャンしてテキストデータに変換し、そのデータをRPAが基幹システムに登録するという流れです。

競合他社のリサーチ

不動産業界で競合他社のリサーチを行う際、多量の情報を処理する必要が生じるため、手作業でのリサーチは非常に大きな労力と時間がかかります。

そこで、RPAの活用が推奨されます。RPAは競合の物件価格、販売戦略、市場のトレンドなどの情報をWeb上から自動的に収集し、整理・分析します。

日報や帳票の作成

フォーマットやデータの計算方法などがあらかじめ決まっていれば、日報や各種帳票、資料、レポートなどもRPAで自動作成することができます。

RPAは、Excelや社内システムからデータをダウンロードし、それを集計するなどした後に決められた欄に入力する、といった作業ができます。必要であれば、作成後にそれをメールで送る作業も自動化できます。

RPAで自動化できない不動産業務

RPAは定型的な業務を自動化できますが、適用が難しい業務もあります。不動産業務においては、以下のような業務は自動化できません。

1. 物件の価値を評価する
2. 顧客からの複雑な質問に回答する
3. 取引先に交渉する
4. 新しいマーケティング戦略を立案する

これらの業務には、経験・知識に基づく判断や状況に応じた柔軟な対応が求められます。一定のルールに沿った業務をRPAに任せ、コミュニケーション能力や創造性を必要とする業務は人間が行いましょう。それぞれの役割を明確にすることで、より効果的に活用できます。

不動産業でRPAを導入するメリット

不動産業においてRPAを導入することで、人手不足のカバーや生産性の向上などさまざまなメリットがあります。以下では、不動産業でRPAを導入することによるメリットについて解説します。

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人手不足をカバーできる

RPAの導入によって、多くの企業が人手不足の問題を解消し、従業員の労働時間を削減することができます。

例えば、不動産業界での物件情報の入力や更新、顧客からの問い合わせ対応など、時間がかかる定型的な作業をRPAが自動で行うことにより、これまで多くの時間を要していた業務を速やかに完了させることが可能です。

その結果、長時間労働や休日出勤を減らすことが可能となり、労働環境の改善につながります。

迅速・正確な作業ができる

不動産業界では、迅速かつ正確な業務遂行が求められますが、RPAの導入により、これらの要求を満たすことが可能です。RPAはプログラムされた手順に従って作業を行うため、人間に比べてミスが少なく、一定のクオリティを保ちながら手作業よりも早く業務を行えます。

例えば、日報の自動作成や物件情報の即時更新など、繰り返し発生する作業を高速で正確に処理することができます。また、RPAは24時間365日働き続けることが可能なため、人の手では実現困難な長時間の連続作業も効率的に行えます。

生産性を向上できる

RPAの活用により、企業はルーティンワークや単純作業を効率化し、従業員がより重要なコア業務に集中できるようになります。

例えば、契約書の自動作成やデータ入力、顧客情報の自動更新などが可能になるため、従業員は物件の開拓や顧客サービスの質の向上など、専門性が求められる業務に専念できるようになります。

そのため、RPAの導入は単なる作業の自動化だけでなく、従業員のポテンシャルを引き出し、企業の競争力を高める重要な要素となります。

顧客満足度を向上できる

不動産業界におけるRPAの導入は、顧客満足度を大きく向上させる効果があります。RPAを活用すると、最新のデータに基づいた作業やより迅速な対応がしやすくなります。

これにより、顧客はいつでも最新の情報や必要な対応を待たされることなく享受することができ、信頼性と満足度が向上します。顧客体験の向上は、競争力の強化にもつながるでしょう。

不動産業がRPAを導入する際の注意点

不動産業界におけるRPAの導入は、多くのメリットをもたらしますが、効果的かつスムーズな導入を実現するためにはいくつかの注意点があります。ここでは、RPA導入に際しての注意点に注目して解説していきます。

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簡単に操作できるツールを選ぶ

不動産業界では日々の業務が非常に多忙であり、専門知識を学ぶ余裕がないことが多いです。そのため、RPAを導入する際は操作が簡単で、非エンジニアでも扱えるツールを選ぶことがおすすめです。

使いやすいRPAツールを選べば、初心者でも無理なく扱うことができ、業務への組み込みがスムーズに進みます。また、操作が簡単なツールを選ぶことで、不動産業務における効率化を早期に実現し、エラー発生のリスクも低減させることができます。

サポート体制が充実しているか確認

RPAツールを導入する際は、充実したサポート体制の存在も非常に重要です。手厚いサポートがあると、初期導入時や問題が生じた際に迅速な対応を受けることができ、業務の中断を最小限に抑えることが可能です。

また、不動産業界の業務は複雑で特有の知識を要することが多いため、業界に精通したサポートスタッフがいると、専門的な問題にも適切に対応できます。

このように、手厚いサポートが整っていることでRPAツールをより効果的に活用し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。

適用範囲は徐々に広げていく

不動産業界においてRPAを導入する際は、全業務に一気に適用するのではなく、まずは一部の業務から自動化を始めることが推奨されます。これは、複雑な業務プロセスや多様な業務が絡む中で、全面的な自動化が予期せぬ問題を引き起こすリスクを抑えるためです。

初期段階では簡単かつ高頻度で繰り返されるタスクを自動化対象に選び、これによって得られる成果や問題点を評価します。その経験を基にして徐々に自動化の範囲を広げていくことで、よりスムーズに全体の業務効率を向上させることができます。

この段階的なアプローチにより、RPAの導入に伴うコストや時間の無駄も最小限に抑えることが可能です。

不動産業界におすすめのRPA

調査したところ不動産業界向けと明記されているRPAは0件でした。その他のRPAが気になる方は是非以下の記事からお気に入りのサービスを見つけてお問い合わせしてみてください。

その他のRPAの選び方

RPAツールを選ぶ際には、いくつかの重要な点を考慮することが推奨されます。まず最初に、自動化が必要な業務に対応できるかを確認します。

さらに、自社の既存システムや業務フローとの互換性がある種類（導入形態）か、そして他の使用中のツールやソフトウェアとの連携が可能かどうかも重要な判断基準です。

また、その他の比較ポイントとして、投資した費用に対して得られる効果が十分に高いか、セキュリティ対策が適切に整っているかも評価する必要があります。これらのポイントを総合的に検討し、最もコストパフォーマンスが高いRPAを選択しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な業務を自動化できるか
2. 自社に適した種類を選ぶ
3. 利用しているツールと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 費用対効果が高いか
2. セキュリティ対策は十分か

まとめ

不動産業界では定型的な業務が多く、人手不足や業務過多が深刻な問題となっています。そこで推奨されるのが、RPAの導入です。RPAを活用することで、煩雑な業務を自動化し、従業員の負担を軽減しながら生産性を大幅に向上させることが可能です。

しかし、RPAを導入する際には注意が必要です。適切なツールの選定や段階的な導入など、様々なポイントに留意しましょう。本記事で紹介したポイントを踏まえ、適切にRPAを導入し活用することで、不動産業務の効率化と質の向上が期待できます。