中小企業におすすめのRPA2選｜導入メリット・選び方も解説

定型的な業務をロボットにより自動化できるRPAは、中小企業にも導入が推奨されます。RPAを使えば、問い合わせ対応やデータの転記・集計といった業務の自動化が可能です。この記事では、中小企業におすすめのRPAや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 中小企業にRPAが必要な理由とは
2. RPAで自動化できる中小企業の業務例
3. 中小企業がRPAを導入するメリット
4. 中小企業がRPAを導入するデメリット
5. 中小企業がRPAを導入する際の注意点
6. 中小企業がRPAを選ぶ際のポイント
7. 中小企業におすすめのRPAツール2選
8. その他のRPAの選び方
9. まとめ

中小企業にRPAが必要な理由とは

RPAとは、ソフトウェアロボットを活用して定型的なパソコン作業を自動化できるツールです。導入により、さまざまなメリットに期待できる一方で、高額な導入コストや保守運用の難しさといった課題があることから、中小企業は導入を躊躇する傾向がみられます。

しかし実は、RPAは中小企業にこそ必要なツールともいわれています。なぜ中小企業にRPAが必要とされるのか、その理由を解説します。

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人手不足が進むことが予想されるため

近年、少子高齢化などを背景に業界や規模を問わず、慢性的な人手不足が生じています。特に規模の小さな企業ほど労働力不足の問題は顕著で、今後ますます深刻化すると予想されています。

そこで、人に代わって定型業務を行うRPAを導入することで、このような人手不足に対応できる可能性があります。

業務が属人化しやすいため

中小企業においては、人手が限られていることから、特定の従業員が決まった業務を長期にわたって担当する傾向がみられます。その結果、その業務の手順やルールを熟知している従業員が社内に1人しかいないというケースも数多くみられます。

このような属人化は業務のブラックボックス化に発展しやすく、担当者の退職などに伴って業務が停滞する恐れがあります。

一方でRPAは、人力に頼らずとも業務を遂行できるため、業務の属人化やブラックボックス化に伴うリスクを回避できます。また、ロボットであるRPAには、人のように退職の心配がない点も魅力といえるでしょう。

RPAで自動化できる中小企業の業務例

RPAと相性が良いのは、定型文による問い合わせ対応・データの転記・納品書のデータ登録といった定型業務です。ここでは、RPAで自動化できる中小企業の業務例をご紹介します。

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問い合わせ対応

Web上にRPAを活用した相談窓口を設置すると、窓口に寄せられた内容をRPAが自動で判別し、内容に応じた返信を定型文で返すことができます。例えば、新規発注や契約内容の変更といった比較的難易度の低い対応業務に活用されています。

簡単な問い合わせへの対応をRPAに代行させることで、人力による対応業務を一定程度削減できます。その結果、従業員はより高度な問い合わせへの対応に注力することができます。

データの転記

RPAの活用により、帳票などのデータの処理も自動化できます。例えば、送られてきた請求書データを会計システムなど他のシステムに転記する作業などをRPAに任せることができます。

従来のように人力での入力作業が不要となり、この分のリソースを他の重要な業務に割り当てることができます。さらに、人力作業に伴う入力ミスのリスクを減らせる点も、大きな魅力といえます。

紙類のデータ処理も可能

RPAとOCRツールを併用することで、紙で受け取った書類を電子データ化し、販売管理システムなどに入力する、といったことも自動化できます。OCRとは、紙書類の文字や図表を読み取り、電子テキスト化する技術を指します。

RPAとOCRの活用によって、人が目視で帳票や書類を確認してシステムに手入力する工程が不要となります。これにより、さらなる業務スピードの向上に期待できます。

データの集計

売上などのデータの集計も、RPAが得意とする作業です。項目や期間ごとなど、決められた条件に基づいてデータを集計し、可視化することができます。さまざまな角度から集計が行われたデータは、施策の効果検証やこれから行うべき戦略の立案に役立ちます。

データを複数の条件で細かく分類しながら集計する作業はビジネスを行う上で重要ですが、手間がかかります。こうした手間のかかる繰り返しの作業は、自動化による効果が大きいです。

メール送信

RPAを使えば、顧客などへのメール送信も自動化できます。Webサイトと連携して予約や注文の受付完了メールを送信したり、メルマガを配信したりすることが可能です。一連の作業をRPAが行ってくれるので、送信漏れなども発生しません。

メルマガに関しては、属性などをもとに顧客をグループ分けして各グループに合った内容を配信するセグメント配信が効果的とされていますが、RPAはこうした配信の振り分けもルールに基づいて行うことができます。

中小企業がRPAを導入するメリット

中小企業にRPAを導入することで、業務の効率化・人的リソースの有効活用・コスト節約といったメリットに期待できます。ここでは、中小企業にRPAを導入する主なメリットをご紹介します。

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業務を効率化できる

RPAの導入によって、業務の効率化に期待できるメリットがあります。ロボットであるRPAは、人力での作業に比べて迅速かつ正確に業務を遂行できるためです。

さらに、RPAの導入に際しては、業務フローの見直しなどを行う必要があり、この工程によって現行の業務体制における無駄を廃止できるケースも多いです。より生産性の高い業務フローを構築することで、業務効率の向上につながります。

人的リソースを有効活用できる

RPAの導入により、日々の定型業務を一定程度自動化できます。つまり、これまで定型業務に割いていた人手が浮くため、リソースを他の重要な業務に割り当てることが可能になります。

例えば、接客・営業活動・マーケティング・経営戦略の立案など、高度な判断を要する業務に人的リソースを回すことができるでしょう。創造性の高い業務に人手を注ぐことにより、生産性や売上の向上を見込むことができます。

コスト削減に繋がる

これまで人力で行っていた定型業務にRPAを導入することで、その分の人件費を削減できます。例えば、人件費・教育費用・深夜や休日の特別手当といったコストを節約できます。

RPAはロボットであるため、特別手当を支払わずとも深夜や休日の稼働が可能です。退職の恐れもないため、業務の引き継ぎに伴う教育コストなどもかかりません。

導入費用や運用保守費用などは一定程度かかりますが、人材を雇用する費用に比べると、総合的な業務コストを抑えられる可能性が高いです。

中小企業がRPAを導入するデメリット

中小企業におけるRPAの導入には、メリットだけでなくデメリットも存在します。代表的なデメリットは、高額な導入・運用費用がかかる点です。

RPAの導入・運用には年間数十万〜数千万円かかることがあり、予算の少ない中小企業においては大きな負担が伴うことになります。

さらに、RPAを導入する際には、システムの構築や初期設定などの専門的な作業も必要です。そのため、ITスキルが不足している中小企業では導入に失敗する恐れが高く、投資が無駄になる可能性があります。

中小企業がRPAを導入する際の注意点

中小企業におけるRPAの導入には、高額な導入費用や専門的な運用知識が必要である点が課題として挙げられます。ここでは、中小企業がRPAの導入に失敗しないために注意すべきポイントをご紹介します。

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業務の可視化と目標設定をしておく

RPAを導入するには、現行の業務フローを可視化し、どの工程や手順に課題・問題点があるのかを浮き彫りにする必要があります。そして、この課題や問題解決に向けたRPAの活用計画を立案することで、効果的なツール運用が可能となります。

RPAは、運用開始後も定期的な効果測定を行い、改善を繰り返し重ねることで導入効果が高まります。その時点におけるRPAの導入効果を正確に測定し、改善につなげるために、達成すべき目標を明確に設定する必要があるでしょう。

例えば、「月あたりの作業時間を〇〇時間短縮」「人件費の〇〇％削減」のような目標設定が代表的です。他者のRPA導入事例を参考にしても良いでしょう。

費用対効果を算出しておく

RPAは導入・運用コストが高額になりやすいため、あらかじめ費用対効果を算出することが大切です。

特に中小企業においては、ITスキルの不足などによりRPAの適用範囲が小規模になりやすく、コストに見合った導入効果を得られない可能性があります。そのため、事前に費用対効果を確認することが重要です。

例えば、高額な導入コストがかかってもそれ以上に人件費や業務コストを節約できるのであれば、導入する価値は高いといえるでしょう。費用対効果を算出するには、無料トライアルや無料プランなどを活用して、ツールを試験運用するのも1つの方法です。

運用体制を整える

RPAの導入において、専門知識を有した人材の配置やマニュアルの作成といった運用体制を整える必要があります。RPAを導入する際は、業務フローの見直し・システムの構築・初期設定などの専門的な作業が必要であるためです。

また、運用開始後もシステムのアップデートやエラー対処が定期的に必要になるでしょう。自社内でこれらを行うのが難しい場合は、ベンダーの運用サポートを受けられるツールの導入が望ましいです。

中小企業がRPAを選ぶ際のポイント

中小企業は大企業に比べて予算やITスキルが不足していることが多く、これがRPA導入の壁となる可能性があります。この課題を解決するには、次の2つのポイントに注意してツールを選定するのがおすすめです。

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導入しやすい価格設定か

RPAは製品によって機能や価格が異なります。大規模で複雑な業務にも適応できる高機能な製品であるほど、価格も高額になります。導入規模や予算が限られている中小企業の場合は、比較的シンプルな機能構成で価格もリーズナブルな製品の導入をおすすめします。

また、導入形態によっても価格は大きく変わってきます。サーバー型・デスクトップ型・クラウド型の3種類の導入形態がありますが、小規模な利用にも向いていて初期費用も抑えられるデスクトップ型やクラウド型を選ぶと良いでしょう。

簡単に操作できるか

RPAは、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。操作が難しいツールは敬遠されやすく、せっかく導入しても社内に定着しない恐れがあるためです。

特に社内にITエンジニアがいない企業では、現場の従業員達が自力でツールの操作方法を習得しなければならず、ツールの定着が遅れる可能性が高いです。RPAを現場で積極的に活用してもらうためにも、誰でも使いやすく利用しやすいツールを選ぶ必要があります。

例えば、シンプルなUI/UXのツールは直感的な操作がしやすく、ITツールに不慣れな人でも操作しやすいでしょう。無料トライアルや無料プランが提供されているツールならば、現場で試験運用して操作性を確かめることができます。

サポート体制の充実度を確認する

RPAを選ぶ際は、ベンダーのサポート体制の充実度に注目することも大切です。例えば、初めてITツールを導入する企業では、導入支援や操作方法の研修サポートといったサービスがあるツールを選ぶと安心でしょう。

また、システムトラブル時の対応の有無も重要な選定基準です。社内にIT人材が不足している場合、自社内でエラーに対処できず、システムが停止する恐れがあります。

時には業務の完全停止に発展する恐れもあるため、トラブル時の対応方法は事前に必ず確認しましょう。

中小企業におすすめのRPAツール2選

その他のRPAの選び方

RPAを選定する際には、上記で挙げた選定ポイント以外にも、必要な業務を自動化できるかや自社既存のツールと連携できるかを確認することが大切です。併せて、セキュリティ性にも注目しましょう。

業務の大幅な効率化や生産性の向上といったRPAの導入効果を最大化するには、あらゆる角度からRPA製品を比較検討する必要があります。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な業務を自動化できるか
2. 利用しているツールと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は十分か

まとめ

RPAは、人に代わって単純作業を自動で行う技術・仕組みです。主に大手企業での導入が進んでおり、中小企業においても人手不足や業務の属人化といった中小企業ならではの課題解決に役立つことが期待されています。

一方で、RPAの導入には高額なコストや高度なITスキルが必要であるため、二の足を踏む中小企業も多くみられます。RPAを円滑に導入するには、明確な導入目標の設定や費用対効果の算出、運用体制の整備に取り組むことが大切です。

併せて、自社にとって使いやすいツールを選定する必要があります。本記事でご紹介したポイントを押さえて、自社に最適なRPAを導入し、業務の効率化や生産性の向上につなげましょう。