RPAは他システムとの連携でより便利に｜おすすめのRPA4選

RPAを他システムと連携させれば、複雑な業務の自動化や効率化を実現できます。具体的には、ERP・SFA・チャットボット・AI-OCRなどとの連携が可能です。この記事では、RPAと連携できるシステムの例やおすすめのRPA、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. RPAと他システムを連携して業務効率化
2. RPAと他システムと連携させるメリット
3. RPAと他システムと連携させるデメリット
4. RPAと連携できるシステムの例
5. RPAを導入する際の注意点
6. 連携により業務効率化できるおすすめのRPA4選
7. その他のRPAの選び方
8. まとめ

RPAと他システムを連携して業務効率化

RPAとは、パソコンで行う定型業務を自動化できるツールです。今まで人がパソコンで行っていた単純作業をRPAが代行することで、働き手不足の解消につなげられます。また、余裕のできた人員をコア業務に割り当てられるため、企業の生産性の向上も期待できます。

RPAの中には、自社が現在運用しているシステムやツールと連携できるものが多くあります。RPAがさまざまなシステムと連携することで、システムで作成したデータを利用して複雑な業務の自動化が図れ、業務の効率化が大きく進みます。

しかし、RPAのシステム連携を具体的にイメージできない人も多いでしょう。そこで本記事では、システム連携のメリットやデメリットとともに、連携できるシステムの具体例などを解説します。また、システム連携が可能なおすすめの製品をRPAの種類別に紹介します。

RPAと他システムと連携させるメリット

RPAはパソコン作業を自動化するためのツールであり、他システムと連携させることで、より大きな導入効果を発揮します。ここでは、RPAとシステムが連携するメリットを以下の2点に絞って解説します。

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自動化できる業務の幅が広がる

RPAのシステム連携とは、ほかのシステムやツールをRPAで自動操作したり、通常では連動できない異なるシステム同士をRPAで自動連動させたりすることを指します。RPAがシステムと連携して動作することで、自動化できる業務の幅が格段に広げられます。

RPAで作業を自動化するためには、作業手順を書き込んだシナリオの作成が必要です。しかし、一度シナリオを作成すれば、RPAは自動で作業を実行し続けるため、担当者はRPAの行った作業結果の確認だけで済み、業務負担を大幅に軽減できます。

RPAでの自動化は、データ数が多く何度も繰り返される作業ほど大きな効果を発揮します。多くの時間を要するシステム同士を横断する作業の自動化は、作業時間が大幅に短縮され、業務の効率化を大きく進められます。

人的ミスを予防できる

ほかのシステムと連携して行うような作業を人がパソコン上で行う場合は、パソコン画面上に複数のウィンドウを開き、入力やコピーを繰り返してデータの転記などを行います。このような手間がかかる作業は、誤入力や漏れといった人的ミスが起こりやすいです。

また、担当者は人的ミスを防ぐために神経を集中して作業に当たり、ストレスも蓄積されます。しかし、RPAはそれら作業をシナリオ通り正確に実行するため、ミスを軽減できます。

ただし、人が作成するシナリオには、人的ミスが発生する可能性があります。シナリオにミスがあれば、RPAはそのミスを繰り返し実行し、企業に大きな損失を与える場合もあります。そのため、シナリオ作成後は、その正確性を十分に検証してから運用を始めましょう。

RPAと他システムと連携させるデメリット

RPAと他システムとの連携で得られるメリットは大きいですが、デメリットもあります。RPAを導入する際には、デメリットを理解してできる限りリスクを抑えられる運用を行う必要があります。ここでは、下記の2つのデメリットについて解説します。

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業務が停止するリスクがある

RPAに限らずどのようなシステムも、何らかの影響でエラーが起こる可能性はゼロではありません。特に他システムと連携しているRPAでは、間違った動作をしたり、連携していたシステムがダウンして業務が停止したりする恐れがあります。

RPAにエラーが起こる原因には、業務手順の変更やシステムやツールのバージョンアップなどが考えられます。作業手順に変更がある場合は、事前にシナリオ変更を行い、手順変更と同時に新しいシナリオで運用しなくてはなりません。

また、バージョンアップを行う際は、事前にバージョンアップ情報を入手し、シナリオ変更の必要性を検証することが求められます。しかし、常に十分な検証ができるとは限らないので、システムが停止した場合の対応を事前に決めておくことが大切です。

たとえば、手動で作業できるマニュアルの用意や、対応する人員を決めておきましょう。加えて、RPAが間違った結果を出していないか定期的に点検することも重要です。

業務がブラックボックス化することがある

RPAのシナリオは正しく管理しなくてはなりません。具体的には、作業に変更が生じたらスムーズに修正をしたり、使わなくなったシナリオは削除したりする作業を行います。これらの作業は、ある程度の知識を持った担当者が担うのが一般的です。

これらの作業を一人の担当者に任せる場合、担当者が離職や異動によりいなくなると、シナリオの変更や削除ができなくなり、業務がブラックボックス化します。これにより、RPAを適切に管理・運用できず、いわゆる「野良ロボット」が発生する恐れもあります。

野良ロボットは、修正や削除しない限り作成された当時の作業を延々と繰り返し、自社業務の遂行に悪影響を及ぼし続けます。したがって、RPAの管理業務がブラックボックス化しないような仕組みを整えることが重要です。

RPAと連携できるシステムの例

RPAでは多くのシステムやツールと連携して、作業の自動化を実現します。ここでは、下記に挙げたシステムやツールと連携することで、どのようなことができるのかを解説します。

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ERP

ERP（Enterprise Resource Planning）は、日本語で「統合基幹業務システム」などとも呼ばれ、会計管理・販売管理・在庫購買管理・生産管理・人事給与管理などの業務を統合し、一元管理が行えるシステムです。

ERPには、それぞれの業務で利用するさまざまなデータが大量に蓄積されています。それらのデータを人の手で管理するためには、大きな負担と作業時間が必要になり、作業効率低下の原因となります。

そのような作業の中にはRPAで自動化できる定型業務も多く、担当者の負担軽減が図れるとともに、EPRの活用範囲を広げられます。

SFA・CRM

SFA（Sales Force Automation）は、営業を支援するシステムで、営業活動に必要な情報を管理・蓄積・分析を行います。また、CRM（Customer Relationship Management）は顧客の氏名や所属・役職などを一元管理し、顧客との関係性を管理します。

この2つは営業活動には欠かせないシステムで、連携することで飛躍的に営業活動の効率化が図れます。たとえば、各システムが持つ顧客情報を同時に活用できるようにしたり、CRMで顧客分析を行いSFAで経営戦略を立案したりすることが可能になります。

チャットボット

チャットボットは、コンピューター上で顧客などからの問い合わせに自動対応できるツールで、最近ではAIを搭載したものも増えてきています。チャットボットは、RPAと連携して使われることも多く、サービスや手続きの自動化などで利用されています。

今まで電話対応で行っていた作業の中で、住所変更など手順が決まった作業はチャットボットとのRPA連動で自動化できます。これにより、オペレーターや担当者の業務負荷の軽減が図れるとともに、手続きの簡易化で顧客満足度の向上にもつながります。

OCR・AI-OCR

OCRとは、紙媒体の文字をイメージスキャナやデジタルカメラで読み取り、コンピューターで利用できるデジタル文字データに変換するツールです。OCRにAIを組み込んで、変換の精度を向上させたのがAI-OCRです。

特に紙媒体の伝票や帳票が多い企業では、積極的にRPA連携を行い作業の効率化を図っています。RPAと連携することで、紙媒体の注文書・請求書・伝票などの書類の取り込みから、各種帳票への入力までを自動化することができ、大幅な業務時間の短縮が期待できます。

生成AI

生成AIとは、画像や文章、動画といったコンテンツを新たに生み出すことができるAIです。人間が指示を出すと、AIがその内容を解析・学習してコンテンツを生成します。

RPAとの連携による活用方法としては、生成AIでメールマガジン用のテキストを生成し、RPAによって顧客のメールアドレスに自動で配信したり、RPAがデータを収集して、生成AIが分類し、レポートを作成したりするなどが挙げられます。

RPAと生成AIの連携は、RPAが自動化できる範囲が広がるため、さらなる業務の効率化を図れます。しかし一方で、生成AIが生み出すコンテンツは情報が担保されていない点や、著作権侵害に触れる恐れがあるため、人間が最終チェックを行うことが不可欠です。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の労働状況を管理できるシステムであり、出退勤時間の打刻・有給休暇や残業時間の管理・シフト作成などを支援します。給与にも関係する事柄も多いので、間違いのない処理が求められます。

勤怠管理システムとのRPA連携では、毎月の勤怠情報の登録作業が自動化できるとともに、自動集計した間違いのないデータを基にした給与計算ができます。また、有給休暇の取得状況や残業時間を自動取得して、必要な従業員にメールを自動送信することも可能です。

経理・会計システム

経理システムは、支払や入金の管理などの経理業務を支援するシステムです。一方で会計システムは、入出金の管理や記録のほか、仕訳や書類作成などを行うさまざまな会計業務を支援するシステムです。

どちらも金銭に関わる間違いが許されない業務であるため、RPAで自動化することで、担当者の負担軽減が図れるとともに、大きな効率化が期待できます。

具体的には、注文書・請求書の作成や送付の自動化や、交通費や収支の申告に間違いがないかのチェックの自動化などが可能になります。

タスクマイニングツール

タスクマイニングツールは、従業員が行ったパソコン操作の履歴を分析して、業務の改善点などを分析するツールです。パソコンの操作履歴から、パソコンを使って繰り返し行われている単純作業や効率の悪い作業を抽出できます。

そこで抽出された作業は、RPAで自動化できる作業と判断できます。RPA導入時に想定していた作業の自動化が完了したら、タスクマイニングで抽出された作業を自動化することで、よりRPAツールを効果的に利用できるようになります。

各種クラウドサービス

RPAは、各種クラウドサービスとの連携も可能です。一般的にクラウドサービスを他のシステムと連携させる場合には、APIを通して行います。しかし、中にはAPI連携が提供されていないサービスや、連携の設定が難しいケースもあります。

その点、RPAと各種クラウドサービスとの連携では、APIの有無に関わらず簡単に行うことができます。特にクラウド型RPAは、RPA自体がクラウドサービスであるため、各種クラウドサービスの連携に優位性があります。

RPAを導入する際の注意点

RPAは各種のシステムやツールと連携することで、幅広い業務の自動化ができるツールです。しかし、導入する際には下記の2点について注意する必要があります。

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既存システムと連携できるか確認

RPAは上記のようなシステムと連携できますが、導入する際には自社の既存システムやツールと連携が可能かどうか確認が必須です。そのため、本格導入の前に無料トライアルなどを活用して、実際に連携できるか確認をするのがおすすめです。

無料トライアルとは、一定の間無料でツールを利用できる期間のことです。これにより、ツールの操作性や細かい機能など公式サイトだけではわからない面も評価でき、自社にツールが適しているかをより細かく判断できます。

自社に合ったRPAの種類を確認

RPAには、サーバー型・デスクトップ型・クラウド型の3種類の導入形態があります。それぞれの形態で異なる特徴やメリット・デメリットを持っているため、自社にあった導入形態を選ぶことが重要です。

以下の表に、それぞれの特徴とメリット・デメリットをまとめたため、自社に適した種類を確認しましょう。

	サーバー型	デスクトップ型	クラウド型
特徴	自社サーバーにインストールして運用	各パソコンにインストールして運用	クラウド上にあるベンダーのサーバーで運用
メリット	・サーバー上の各システムと連携可能 ・自社でセキュリティ対策が可能	・1台から導入できる ・コストが安め	・クラウドサービスと連携が容易 ・サーバー管理が不要
デメリット	・導入費用が高額 ・サーバー管理が必要	・1台のパソコンで完結する自動化しかできない ・システム連携は限定的	・月々の利用料が必要 ・セキュリティはベンダーに依存

セキュリティ対策が万全か

他システムとRPAを連携させる場合、顧客や取引先、自社の従業員などさまざまな情報を自動で処理や管理することになります。しかし、システムに脆弱性や設定したシナリオに不備がある場合、サイバー攻撃に遭いやすく情報漏洩が発生するリスクに繋がります。

情報漏洩が起こると、企業の信頼性に悪影響が出たり、損害賠償や法的問題に発展したりする恐れがあります。さらに、不正にアクセスされてRPAツールが乗っ取られるケースもあり、システムの破壊や業務停止に追い込まれることも考えられます。

したがって、RPAを導入・連携する際は、ベンダーのセキュリティ対策を確認することが重要です。具体的には、データの暗号化や作業ログが残るかなどをチェックしましょう。また、自社でも部署ごとに権限の付与や、アップデートを欠かさないなどの対策が大切です。

連携により業務効率化できるおすすめのRPA4選

その他のRPAの選び方

自社に合ったRPAを選ぶ際には、RPAの導入形態以外にも機能やベンダーの対応などさまざまな確認ポイントがあります。その中でも以下のポイントに注目して選択するのがおすすめです。

【重要なポイント】

1. 必要な業務を自動化できるか

【その他の比較ポイント】

1. サポート体制は充実しているか
2. 費用対効果が高いか
3. 誰でも簡単に操作できるか

まとめ

RPAはパソコンで行う定型作業を自動化するツールであり、さまざまなシステムやツールと連携させることが可能です。他システムと連携できると、複雑な業務の自動化や効率化が実現でき、企業の生産性の向上につなげられます。

RPA連携ができるものには、ERP・SFA・チャットボット・OCRなどがあります。導入の際には、自社で既に運用しているシステムやツールと連携できるかの確認が重要です。本記事を参考に自社に合ったRPAを導入して、多くの作業の自動化を図りましょう。