医療業界におすすめのRPA3選｜導入メリット・選び方も解説

定型業務を自動化できるRPAは、人員不足が深刻化している医療現場においても有用です。データ入力や予約管理といった業務を自動化すれば、人的リソースを有効活用できます。この記事では、医療業界におすすめのRPAや導入のメリット、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 医療業界における業務課題とは
2. RPAで自動化できる医療現場の業務
3. 医療業界にRPAを導入するメリット
4. 医療業界にRPAを導入する際の注意点
5. 医療業界向けRPAの選定ポイント
6. 医療業界におすすめのRPAツール3選
7. その他のRPAの選び方
8. まとめ

医療業界における業務課題とは

医療業界では、医師と看護師の不足が深刻な課題として挙げられています。これらの職種における人手不足は、医療現場の長時間勤務や過酷な労働環境を慢性化させ、さらには医療提供の質にも影響を及ぼしています。

また、人手不足であるにも関わらず、現場の医療従事者は、膨大な量の書類管理・予約管理・経理業務などに追われています。そのため、本来の業務である患者へのケアに十分な時間を割けない状況も大きな課題です。

このような課題に対応することは、患者の満足度向上や医療の質向上に加え、医療従事者の働きやすい環境を確保する上でも重要です。そのためには、少ない人員でさまざまな業務を効率的に行うことが求められています。

本記事では、医療業界の業務効率化にRPA（Robotic Process Automation）が寄与することや、導入のメリット・選定ポイントなどを解説します。

RPAで自動化できる医療現場の業務

RPAとは、これまで人間が手作業で行っていた定型的な業務を自動化する技術やツールのことです。医療現場での業務負担の軽減・効率化・医療サービスの質の向上に貢献することが期待できます。ここでは、RPAで自動化できる医療現場の業務について解説します。

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電子カルテの情報登録

電子カルテへの情報登録は、診療の記録や患者情報の更新など、繰り返し行われる業務です。RPAを利用することで、これらの情報を自動で電子カルテシステムに入力し、更新することが可能になります。

この自動化によって、医療従事者は診療記録の入力に費やす時間を削減し、患者ケアや他の専門的な業務により多くの時間を割けるでしょう。

レセプトのデータ入力・チェック

レセプト業務は、保険者に診療報酬を請求する業務であり、RPAを利用することで人的ミスを減らし、効率化を図れます。例えば、レセプトデータの入力はRPAによって自動化することができ、これによりデータの整合性が向上します。

また、RPAは定義されたルールに基づいてデータのエラーチェックを行うこともでき、問題がある場合は警告を発します。OCR（光学文字認識）技術を活用すれば、手書きのレセプトをテキストデータに変換でき、RPAによる自動入力やエラーチェックが容易になります。

検査結果の取得・記録

医療機関では、日々さまざまな検査が行われます。患者によって適切な治療方法は異なりますが、検査結果を記録・分析・共有する点は同じであり、この繰り返し作業はRPAによって自動化できます。

RPAは、患者の検査データを自動でシステムに取り込み、適切なデータベースに記録します。これには、ラボテスト結果の自動収集や分析が含まれます。

例えば、血液検査や画像診断の結果を自動で電子カルテに入力し、必要に応じて関連する医療スタッフや部門へ情報を即座に送信することが可能です​ 。

ベッドの使用状況の管理

ベッドの使用状況を管理することを「病床管理」と言い、患者の状態に応じて適切にベッドを確保するために行います。ミスなく効率的にベッドの回転率を上げることで、緊急性の高い患者を1人でも多く受け入れられるようになります。

RPAを利用することで、病院内でのベッド利用の追跡と更新を自動化し、リアルタイムでの空き状況の把握や入院期間の変更を正確に管理できます​。このような自動化によって人的ミスを減少させることができ、患者の入退院の管理がスムーズになります。

予約管理

予約管理は、患者の診療予約を管理する業務ですが、手作業で行うと予約の重複・間違い・非効率な時間割などの課題が発生しやすくなります。これにより、患者の待ち時間や医療従事者の業務負担が増える可能性があります。

RPAを利用することで、予約の入力・変更・キャンセルなどの処理を自動化し、常に最新の予約状況を保持できます。また、予約確認の自動メール送信を行うこともでき、効率的に運営をサポートします​。

勤怠管理・給与管理

医療従事者の勤怠状況や給与を管理する業務には、定型的な作業や繰り返しの作業が多く含まれ、これはRPAによって自動化することができます。

勤怠管理においてRPAは、労務管理の効率性を大きく向上させます。具体的には、勤怠データの自動集計・アラート機能による残業超過や打刻漏れの防止・自動での残業代や休日出勤手当の計算などが可能になります。

​給与管理では、RPAは給与計算の自動化・給与明細の発行・賃金台帳の作成などを効率化できます。また、給与情報の一元管理が可能になり、会計ソフトとのデータ連携もスムーズに行えます。

このような自動化は、単調な繰り返し作業からの解放により、人手不足の解消・生産性の向上・人件費の削減などのメリットを得ることに繋がります。

経理業務

経理業務では、請求書の処理・支払い管理・月次や年次決算などの定型的で反復的な作業が多く存在します。これらはRPAによって自動化することができ、人的ミスを減らし、作業の迅速化に寄与します。

例えば、RPAを利用すると伝票や請求書のデータを自動で経理システムに入力できるようになるため、データ入力の時間を大幅に短縮できます。

また、RPAは経費精算申請を自動で処理し、関連情報の確認と共に承認フローを自動で進められます。さらに、定期的な財務報告書の生成を自動化できるため、報告の一貫性と正確性の確保に繋がります。

医療業界にRPAを導入するメリット

医療業界にRPAを導入することは、人手不足の解消・人的ミスの削減・生産性向上など、さまざまなメリットに繋がります。ここでは、医療業界にRPAを導入するメリットについて解説します。

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人手不足を解消できる

RPAは定型業務や繰り返し業務を自動化でき、24時間365日稼働し続けられます。医療現場においては、予約管理・処方箋の管理・検査の手配など、さまざまな業務を自動化できます。

これらの業務は定型的でも日々繰り返し行われ、時間のかかる業務です。RPAがこれらの業務を担うことで、医療従事者は大部分の定型的な業務から解放されます。これにより、医療機関は少ない人員でも効率的に運営していくことが可能になります。

このように、RPAの導入は、医療現場における人手不足の解消に寄与する効果に期待できます。

コア業務に集中できる

RPAに定型的な業務を任せることにより、医療従事者はコア業務に集中できるようになります。医療現場におけるコア業務とは、患者ケアを中心とした専門性の高い業務のことです。このような業務に集中できることにより、医療サービスの質の向上に期待できます。

専門的な知識・技術を持つ医療従事者を、その専門性を活かせる業務に割り当てられることは、人手不足の解消と共に人的リソースを有効活用できる点でも大きなメリットです。

医療従事者にとっても単純作業の負担から解放され、自身のスキルを活かせる業務を行うことでモチベーションが向上するメリットに期待できます。

ヒューマンエラーを防止できる

RPAは、プログラムされた手順に従って正確にタスクを実行することができます。そのため、手作業からRPAに切り替えることで、人間の疲労や注意散漫によるエラーを排除できます。

RPAの一貫した正確性は、データ入力や情報の更新などの作業におけるミスを削減します。例えば、患者情報の入力・処方箋の処理・診療報酬の請求など、正確性が求められる作業にRPAを利用することで、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。

医療現場では、誤った情報によって患者に対して深刻な問題を引き起こす可能性があります。そのため、正確に業務を行うことは、患者の安全性を高める上で重要な課題です。RPAの正確な業務は、このような問題を防止することに寄与します。

また、RPAで医療従事者の負担や疲労が軽減されることにより、医療従事者が行う業務の正確性向上にも期待できます。

人件費削減・生産性向上

上述したようにRPAは、繰り返し行われる単純なタスクを自動化でき、24時間365日稼働可能です。これは人間による労働と比較してコスト効率が高く、人的リソースの必要性が減少することで、結果として人件費が削減されます。

また、RPAはタスクを迅速かつ間違いなく実行できるため、業務プロセスの効率化を図れます。医療従事者は単純作業から解放され、より価値の高い活動に集中できるようになり、全体的な生産性が向上します。

RPAによる正確性の向上によって、手作業によるミスを修正するための作業も減ります。さらに、正確なデータは、コンプライアンスや患者の安全性を高めることにも繋がり、医療機関としての信頼性の確保に寄与します。

医療業界にRPAを導入する際の注意点

RPAは。プログラムによってさまざまな業務を自動化できるメリットがありますが、注意が必要な側面もあります。ここでは、医療業界にRPAを導入する際の注意点について解説します。

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運用体制の整備が必要となる

医療業界において、RPA導入後に効率的な運用を行うためには、RPAを導入する際に運用体制を整備しておくことが重要です。

導入前には、自動化する業務プロセスを詳細に分析し、どの業務が自動化に適しているかを特定する必要があります。その際には、現在の業務プロセスについて、自動化による影響が最も大きい部分を洗い出すことが大切です。

また、自動化されるプロセスごとに手順をマニュアル化し、すべての関係者に共有できるようにしておきましょう。これにより、RPAの動作が正確に行われるように制御し、必要に応じて迅速に修正を加えることができます​。

業務停止のリスクがある

医療業界においてRPAの導入は多くのメリットをもたらしますが、エラーによって業務が停止するリスクも伴います。

RPAは、基本的にプログラムされた指示に従って操作を行うため、入力データの誤りやプロセスの変更がプログラムに反映されていない場合にエラーが発生しやすくなります。

そのため、RPAの導入では、自動化システムが停止した場合に備えて、手動で業務を行えるように準備しておくことも重要です。例えば、手動で業務を行うためのマニュアルの用意や、手動で業務を行うトレーニングなどの準備が考えられます。

また、システムが正常に機能しなかった場合に、迅速に対応できるスキルを持った人員の確保も重要です。

情報漏洩のリスクがある

RPAで自動化する業務によっては、自院の従業員の情報や患者の個人情報を取り扱う場合もあるでしょう。例えば、予約管理の場合は、患者の氏名や電話番号、メールアドレスなど、従業員の給与計算を行う場合、家族関係や口座情報などを管理するケースがあります。

特にクラウド型のRPAの場合、サイバー攻撃に遭うリスクはゼロではなく、外部からの悪意ある攻撃や不正アクセスが発生すると、RPAで管理している情報が漏洩する恐れがあります。

個人情報が流出すると、病院の信頼性失墜だけでなく法的問題に発展する可能性があるため、セキュリティには十分注意しましょう。具体的には、ベンダーがどのようなセキュリティ対策を行っているかを確認したり、自院でも対策を強化したりすることが重要です。

医療業界向けRPAの選定ポイント

RPAには、さまざまなツールがあるため、導入形態やサポート体制などポイントを押さえてツールを選ぶことが重要です。ここでは、医療業界向けRPAの選定ポイントを解説します。

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既存システムの形態に合わせて選ぶ

RPAの導入形態は、サーバー型（オンプレミス型）・デスクトップ型・クラウド型の3種類に分けられます。導入する際には、それぞれの特徴を理解した上で、適切な導入形態を選ぶことが大切です。

例えば、既存の電子カルテがサーバー型の場合、クラウド型のRPAでは業務を自動化できないため、サーバー型やデスクトップ型を選ぶ必要があります。このように、既に導入しているシステムと連携できるか考慮しましょう。

下の表に、各導入形態の特徴・メリット・デメリットをまとめたため、自院に適した種類がどれか確認しておきましょう。

	サーバー型	デスクトップ型	クラウド型
特徴	医療機関の内部にサーバーを設置する形態	PCにインストールして利用する形態	インターネット経由でRPAを利用する形態
メリット	・インターネット接続不要 ・カスタマイズ性が高い ・高度なセキュリティを 確保	・オフラインでも動作 できる ・処理が高速 ・カスタマイズ性が高い	・インストール不要 ・どこからでもアクセス 可能 ・自動的にアップデート される
デメリット	・初期投資が高め ・維持・管理に専門知識が必要	・アクセスがPCに限定 される ・継続的なメンテナンスが必要 ・複数ユーザーでの共有が難しい	・インターネット接続が 必要 ・拡張性や仕様はベンダーに依存

簡単に扱えるツールを選ぶ

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医療現場は多忙なため、RPAの研修に割く時間が取りづらい状況にあります。したがって、簡単に扱えるRPAを選ぶことは、医療従事者がRPAを活用してすぐに実務に取り入れるために重要です。

簡単に扱えるRPAの条件として、直感的なインターフェースと簡素化された操作が挙げられます。このようなRPAなら、研修を受ける時間が大幅に削減され、すぐに実務に取り入れることができます。

ツール選択時には、無料トライアルの積極的な活用がおすすめです。無料トライアルとは、本格導入前にツールの操作性や機能を実際に確認できる期間であり、自院のニーズに合っているかを評価できます。

また、他の医療機関のレビューや評価を参考にすると、実際の使用感や運用上の問題点の把握が可能です。

シナリオの作成方法が適しているか

RPAによって作業を自動化する場合、シナリオの作成が必要です。一般的にシナリオの作成方法は、画面録画とコマンドの2種類があります。画面録画では、実際に作業を行うことで、システムがマウスや画面操作を記録し、簡易的にシナリオを作成できます。

一方でコマンドは、「データを入力」「エンターキーを押す」といった作業に必要な操作をコマンドとして積み上げることで、シナリオが作れます。画面操作は簡単な操作しか記録できませんが、コマンドなら条件分岐などの複雑な処理にも対応できます。

ただし、精度の高いシナリオを作るには、適切なコマンドの選択が重要になり、知識と手間が必要な点に注意が必要です。また、RPAツールによっては、シナリオ作成の支援を行うベンダーもあるため検討してみましょう。

ベンダーのサポート体制を確認する

RPAの選定においては、ベンダーのサポート体制をしっかりと確認することが重要です。業務停止などのトラブルに備え、サポート体制が整っている製品を選ぶことで、問題発生時のリスクを軽減し、継続的な運用が保証されます。

サポート体制を確認する際には、連絡方法・サポートの対応時間・トレーニングの提供などに着目しましょう。特に、電話・メール・チャットなどの複数の連絡手段に対応しており、24時間365日対応可能なベンダーがおすすめです。

医療業界におすすめのRPAツール3選

その他のRPAの選び方

RPAを選ぶ際には、導入形態やサポート体制だけではなく、自動化できる業務や費用対効果などに注目することもおすすめです。より効果の高いRPAを選ぶために、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

【重要なポイント】

1. 必要な業務を自動化できるか

【その他の比較ポイント】

1. 費用対効果が高いか
2. セキュリティ対策は十分か

まとめ

医療業界にRPAを導入することは、医療サービスの効率化・質の向上・従事者の労働環境改善に大きく寄与します。RPAは、定型的で時間を要する業務を自動化できるため、医療従事者は、コア業務である患者ケアにより集中できるようになります。

これは、患者満足度の向上にもつながり、医療の質が全体的に高まります。また、RPAはヒューマンエラーを削減し、医療業務の正確性の向上に繋がります。疲労によるミスが減ることも医療従事者のストレス軽減に繋がり、より良い職場環境を実現します。

RPAによってこのようなメリットを得るためには、既存システムと連携でき、サポート体制が充実しているRPAを選ぶことが大切です。本記事を参考にRPAを導入して、医療機関が直面する課題を解決し、より良い医療サービスの提供を目指しましょう。