勤怠管理システム導入の失敗例から学ぶ正しい選び方｜ポイントを解説

企業には従業員の勤怠管理が義務付けられているため、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。本記事では、勤怠管理システムを導入した際の失敗例や、失敗例を元にした失敗しない選び方を解説します。システムの入れ替えについても解説もします。

目次

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1. 勤怠管理システムの必要性
2. 勤怠管理システムの失敗例
3. 勤怠管理システムの入れ替えは簡単か
4. 失敗しない勤怠管理システムの選び方
5. まとめ

勤怠管理システムの必要性

法改正や働き方改革の影響もあり、勤怠管理システムの需要は年々高まっています。企業側が従業員の勤怠情報を客観的な方法で管理することが義務付けられ、システムによって効率的に管理する企業が増えています。

また、働き方改革や労働人口の減少によって、業務の効率化や簡素化が求められている背景もあり、勤怠管理システムに注目が集まっています。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の勤怠や労働時間を管理することができるシステムです。出勤や退勤時間の打刻や、休暇申請、勤務時間の集計や残業時間の管理をすることができます。

勤怠の打刻については、PC・スマートフォン・タブレット等の様々なデバイスから打刻を行うことができるシステムが多いです。ICカードや指紋認証で打刻可能なシステムもあります。

従業員の勤怠に関する情報を効率的に管理するための機能が実装されており、勤怠管理に関わる業務の効率化が期待できるでしょう。

法律で定められている義務

従業員の労働時間を客観的に記録し、把握することは法的に義務付けられています。

2019年に施行された法律によると、労働時間を把握していない場合や理由なく自己申告制とする場合、法律違反是正勧告の対象になります。

基本的に全ての労働者の労働時間把握は義務であり、労働時間の記録を作成する必要があります。

参考：客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました

勤怠管理システムの失敗例

勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働状況に関する情報管理を効率化することが期待できます。

しかし、勤怠管理システムには様々な特徴があるため、自社にマッチしたシステムを選定する必要があります。ここからは、勤怠管理システムの導入における失敗例を紹介していきます。

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自社の規模と見合っていない

勤怠管理システムを導入することで、労務管理を効率化することが期待できますが、企業の規模感や社員数に適したシステムを選ばなければ、かえってコストがかかってしまうだけで導入が失敗に終わってしまうケースもあります。

システムの対象規模が大きすぎる場合の失敗例

システムの対象規模が大きすぎる場合、予算やリソースの不足が問題になります。システムが自社の規模に合わないと、導入や維持にかかる費用や必要な人員が足りなくなり、適切な運用が難しくなります。システムが複雑すぎて使いこなせないという問題も発生します。

失敗を避けるためには、自社の規模に合ったシンプルで使いやすいシステムを選ぶことが重要です。予算やリソースを考慮し、カスタマイズが容易であったり、導入段階から適切なサポートが受けられるシステムを選定しましょう。

運用に向けたトレーニングやサポート体制を整え、従業員がシステムを効果的に利用できるようサポートすることも必要です。

システムの対象規模が小さすぎる場合の失敗例

システムの対象規模が自社よりも小さい場合、拡張性や適合性の不足が生じます。小規模なシステムは、大規模な環境で必要な処理やデータ量に対応できず、適切なパフォーマンスを発揮できないことがあります。

また、大規模な環境ではセキュリティ要件や処理速度が異なるため、小規模なシステムではそれらに対応できない場合があります。このような問題を避けるためには、導入前に自社の環境や要件を詳細に把握し、システムが拡張可能であるかなどを確認しましょう。

従業員が操作しにくい

勤怠管理システムは、全労働者が使うシステムのため、使いやすさも重要なのでポイントになります。

外回りが多い営業職・オフィス勤務が多い内勤等、企業によって従業員の働き方が異なるため、従業員がストレスなく使えるシステムを選ぶ必要があります。

また、従業員が使いにくいシステムを導入してしまうことで、打刻や勤務状況の記録にミスが生じるリスクもあります。管理者が確認や修正する工数が増える恐れもあります。

自社の勤務形態に合致していない

従業員の働き方を考慮してシステムを選ぶ必要もあります。テレワークや直行直帰等のワークスタイル、正社員とアルバイトといった雇用形態の違い等、全従業員の勤務形態に対応できなければ、かえって管理が煩雑になるでしょう。

一部の勤務形態に対応できず、異なる管理方法が必要になってしまうと業務負担が大きくなります。

他のシステムと連携できない

勤怠管理システムが他のシステムと連携できなければ、業務効率化が実現できなくなる可能性もあります。

勤怠に関するデータは、給与計算システム・原価計算システム・会計システム等の他システムと連携することでデータ集計の自動化を図ることができます。

システム連携ができない場合、勤怠管理システムからデータを取り出し、別システムに取り込む手間がかかってしまいます。

導入後のサポートがない

勤怠管理システムの導入時や導入後のサポートがなく、システムの運用定着までに時間がかかってしまう場合もあります。

既存の勤怠管理方法から勤怠管理システムに切り替える際、業務フローを整備したり社内に周知することが必要です。導入から運用までの支援がなく、システムを使いこなすノウハウがない状態でシステム導入を完結することは難しいでしょう。

また、運用開始後に質問や不明点が生じる際の窓口やサポート体制も確認しておきましょう。

勤怠管理システムの入れ替えは簡単か

勤怠管理システムの入れ替えはそれほど大変なものではありません。しかし、勤怠管理システムを入れ替える際、新しい業務フローの構築したり、導入に伴うセットアップを行う必要があります。

一定のスイッチングコストはかかるため、勤怠管理システムの入れ替えを検討する際のポイントを解説していきます。

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勤怠管理の比較・検討にかける時間

勤怠管理システムを比較検討する場合、短くても1~3ヶ月程度の時間をかけて検討すると良いでしょう。

30日間の無料トライアル期間を設けているサービスが多く、複数のサービスを比較検討する場合は一定の時間が必要になります。

無料トライアルで使用感を試した後に社内検討することになるため、導入スケジュールには余裕を持っておきましょう。

また、導入後の運用イメージを固めるために、業務フローの検討期間が必要になるケースもあります。

勤怠管理システムに必要なコスト

勤怠管理システムは大別するとオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型の方がコストは高くなりますが、カスタマイズ性やセキュリティの安全性に優れているという特徴があります。

自社の求める要件やコストを比較した上で検討すると良いでしょう。

	初期費用	月額費用
オンプレミス型	20～100万円	1万円～
クラウド型	0～40万円	300～500円/1ユーザーあたり

失敗しない勤怠管理システムの選び方

自社にマッチした勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化等の導入効果に期待ができます。

一方で、自社の勤務形態や規模感等に適していないサービスを導入してしまうと、業務が煩雑になり期待していた導入効果が得られないこともあるでしょう。勤怠管理システムを選定する際に失敗しないよう、選定のポイントを解説していきます。

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事前調査を行う

勤怠管理システムの導入にあたって、事前調査が重要です。管理者や各部門の従業員に勤怠管理システム導入において何を求めるかを聞いておくと良いでしょう。

例えば、使いやすさや打刻方法を重視する等、従業員のニーズに合ったシステムを選ぶことが導入を成功させるポイントです。

また、導入目的や従業員のニーズを満たす機能が備わっているかの確認も必要になります。

勤怠管理システムの多くは、導入前に無料トライアルが可能です。複数の勤怠管理システムの使用感を試すことをおすすめします。

導入形態を検討する

勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型であれば低コストで導入することができるという特徴があり、小規模から中規模の企業に適しているでしょう。

オンプレミス型は導入コストが高くなるサービスが多いですが、カスタマイズ性やセキュリティの安全性が高い点が特徴です。

導入形態によって上記のような特徴の違いがあるため、自社に適した形態のシステムを選定しましょう。

簡単に設置できるか

入退室を管理するにはスマートロックの設置が必要なため、簡単に設置できるかを確認しましょう。昨今では自宅にも設置できるほど簡単なものも多いですが、設置費用が発生する場合もあるため、事前の確認が必須です。

後付け型

後付け型は、設置の工事なしで既存の鍵の上に貼り付けるタイプです。工事もドアの交換もせずに取り付けられることが多く、賃貸オフィスでも導入できます。

ただし、後付け型のすべてがどのようなドアにも対応しているわけではないため、自社のドアに設置できるか確認しましょう。また、固定が不十分だと外れてしまうため、しっかりと固定する工夫が必要です。

交換型

鍵そのものを交換して設置するタイプのため、後付け型のように外れる心配がないタイプです。専門業者に依頼せずとも交換できる場合もありますが、穴を開ける必要があるケースもあります。その場合、別の鍵に交換する時や退去する際に取り外さなくてはなりません。

賃貸オフィスの場合は原状回復費用がかかることを把握した上で、管理会社の許可を得てから設置しましょう。

適切な規模かどうか確認する

自社の規模感や従業員数に適したサービスを選ぶことは重要です。企業の規模感によって、勤怠管理システムに何を求め、どこまでの機能を必要とするか変わってきます。

例えば、小規模企業が勤怠管理の電子化に取り組むのか、大規模企業が勤怠データ管理の効率化を目的にするのかによってシステムの選定軸が変わるでしょう。

勤怠管理システムの導入事例を参考に、自社と同じ規模感の企業の取り組みを検討材料にすることをおすすめします。

費用対効果を考慮する

勤怠管理システムを検討するにあたって、導入コストだけでなく運用コストも確認しましょう。

勤怠管理システムはクラウド型のサービスが多く、初期費用と月額費用がかかる料金形態がほとんどです。

また、勤怠管理システムの運用を管理する担当者の工数や業務負担も考慮しておくと良いでしょう。担当者が行う集計作業や確認作業に時間がかかれば人件費もかさむことになります。

打刻方法は適しているか

従業員がストレスなく使用するためには打刻方法がワークスタイルに合致しているかの確認が必要です。

PCから打刻できないのか、スマートフォンやタブレットからでも打刻できるのか、システムによって打刻方法は異なります。

外回りが多くスマートフォンから打刻できたら便利等、従業員のニーズに合わせた打刻が可能なシステムを選びましょう。

導入・運用サポートは十分か

勤怠管理システムの提供会社がどのようなサポート体制かも重要な選定ポイントになります。導入時と運用開始後で、専任の担当者がいるのか・サポートセンターでの一括対応なのか等、サービス毎にサポート体制に特色があります。

システム導入時のセットアップやシステム導入してから運用定着までのフォローが手厚ければ、安心して導入することができます。

まとめ

勤怠管理システムは従業員の勤怠管理に伴う業務を効率化し、ワークスタイルに合わせた打刻方法を実現したり、コストの削減に繋げることができるシステムです。他のシステムと連携することで、周辺業務の効率化にも期待することができます。

ただし、勤怠管理システムは色々な種類があり、自社の状況に適したサービスを選定することが重要です。

勤怠管理における課題を的確に把握し、適切なシステムをスムーズに導入できるよう本記事で紹介した複数の観点で導入検討すると良いでしょう。