RPA導入に向けたフローチャートの作り方｜作成時のポイントも解説

RPAをスムーズに導入し効果的に運用するには、フローチャートの作成が推奨されます。フローチャートで業務フローを明確にし、RPAで業務を適切に自動化しましょう。この記事では、RPA導入におけるフローチャートの重要性や作り方、作成時のポイントを解説します。

目次

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1. RPA導入におけるフローチャートの重要性
2. RPA導入に向けたフローチャートの作成ステップ
3. RPA導入に向けたフローチャート作成時のポイント
4. まとめ

RPA導入におけるフローチャートの重要性

RPA（Robotic Process Automation）とは、ソフトウェアロボットを使用して、人間が行っていたルーチン業務などを自動化する技術です。時間のかかる反復作業や定型作業を自動化することで、生産性を向上させ、人的エラーを最小限に抑えることができます。

RPAを導入する際は、業務プロセスのフローチャートを作成して可視化することが大切です。フローチャートは複雑な業務プロセスを視覚的に表現するので、プロセス全体の流れや関連するステップなどの全体像が把握しやすくなります。

本記事では、RPA導入におけるフローチャートの重要性や作成ステップ、作成時のポイントなどについて、分かりやすく解説します。最初に、フローチャートを作成する重要性として、以下の2項目について説明します。

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自動化する業務を明確にするため

RPAの導入によって、どのような業務でも自動化できるわけではなく、適した業務を選択して適用する必要があります。RPAは、特に反復が多く手作業で行うデータ入力、ファイルの移動や整理などの業務に向いています。

また、RPAは特定の手順に従ってタスクを実行するため、業務プロセスが明確に定義されている必要があります。そのため、業務をフローチャートによって可視化することで、プロセス全体を一目で把握でき、何を自動化すべきか判断しやすくなります。

例えば、反復が多い業務やルーチンとなっているタスクなどは、フローチャートを参照することで、どの部分を自動化すべきか明確になります。また、フローチャートにより、業務プロセス内のボトルネックや無駄なステップを特定する際にも役立ちます。

社内で業務フローを共有するため

フローチャートを作成することで、業務フローが視覚的に表現され、導入部署や開発部署など、関連部署が全体の業務フローを共有しやすくなります。そのため、両部署のメンバーが業務プロセスを同じ視点で理解し、誤解や混乱の回避に繋がります。

また、フローチャートにより、導入部署は業務要件や仕様を開発部署に具体的に伝えることができます。フローチャートに基づいて、どのような業務プロセスを自動化するか、どの部分がRPAに適しているかを明確に指示できます。

さらに、フローチャートを共有することで、両部署のメンバーがより効果的に協力できる環境が整います。業務フローをベースにして、意見交換や問題解決が円滑に行われ、開発の生産性アップにも繋がります。

RPA導入に向けたフローチャートの作成ステップ

RPAは、業務プロセスの自動化において革新的な進歩をもたらす技術です。しかし、RPA導入を成功させるためには、事前の計画と入念な準備が欠かせません。従来の業務プロセスのフローチャートを作成して、全体の流れを明確に捉えることが重要です。

ここからは、RPA導入に向けたフローチャートの作成ステップとして、以下の項目について解説します。

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対象業務を選定する

RPAを導入する際は、自動化の対象となる業務を選定する必要があります。そのため、最初に組織内で実行されている業務を詳細に定義し、文書化します。このステップでは、業務プロセスや手順、それに関わる人員やシステムなどを明確に把握します。

次に、文書化された業務プロセスを分析・評価し、自動化の可能性を検討します。自動化に適している業務としては、毎日・毎週、または定期的に同じ手順を繰り返す業務などが向いています。例えば、データのエントリーやフォーマット変換などが挙げられます。

また、業務が特定のルールや条件に基づいて行われる場合、RPAはそのルールをプログラムに組み込み、自動化することができます。具体的には、請求書の承認プロセスなどが該当します。

作業内容を洗い出す

RPA導入に向けた次のステップとして、作業内容を詳細に洗い出します。対象となる業務目的や手順、関連するシステムやツールなどを明確に定義しましょう。この段階での情報は、後のフローチャート作成段階で活用されます。

業務の各ステップやタスクを詳細に記述し、対象業務を実行するために必要な作業量などを洗い出します。これには、作業にかかる時間や作業の頻度、作業を担当する人員数などが含まれます。この情報により、後のRPAのプロセス設計が容易になります。

次に、業務の各ステップやタスクがどのような順序で実行されるかを把握します。作業が特定のルールや条件に基づいて実行される場合は、その作業項目を洗い出しましょう。

例外処理も洗い出しておく

作業内容を値出す際は、作業中に発生する可能性のある例外処理やエラー処理についても洗い出しておきましょう。RPAで自動化する業務は定型業務であることが多いですが、トラブルによって情報処理ができないなどのイレギュラーが発生する可能性は十分あります。

このようなケースが発生した際に備えて、スムーズに人間に業務を引き継ぐために、「とある条件を満たす場合に自動化を停止する」「特定条件が発生したら処理を飛ばす」といった細かい対応を書き出すことが重要です。

これらの例外処理に対する設定ができないと、重大なエラーが発生するリスクもあるため留意しましょう。

フロー図を作る

洗い出した作業内容をフローチャートに落とし込むために、各作業ステップを図形や矢印を使って表現します。一般的には、長方形や楕円形などで処理を表し、菱形で分岐・判断を表示します。また、図形内には、具体的な処理内容を分かりやすく記述しましょう。

作業がループや反復処理を含む場合は、その部分をループ図形で囲み、適切な矢印を使用してループの開始と終了を示します。これにより、ループ内での作業の流れが明確になります。

作成したフローチャートをチームや関係者と共有して、チェックを依頼します。フィードバックを受け取り、必要に応じて修正や調整を行うことで、フローチャートが完成します。

テスト運用する

作成したフローチャートに基づいて、RPAによる自動化プロセスをテスト運用します。テストを通じて、各ステップやタスクが正常に動作し、業務の要件を満たしているかどうかを確認しましょう。

テスト運用の実行結果を詳細にチェックし、RPAによる自動化が期待通りに機能しているかどうかを検証します。同時に、自動化によって得られる効果やメリットを評価し、事前に設定した目標に対する達成度などを確認しましょう。

本格運用・改善

テスト運用で問題がないことが確認されたら、RPAの本格導入に向けた計画を立てます。これには、導入スケジュールの策定、必要なリソースの確保、トレーニングプログラムなどが含まれます。

導入計画に基づいて、RPAの実際の運用を開始し、RPAシステムへの業務展開や運用手順の確立、関係者へのトレーニングなどを実施します。また、RPAを実際の業務に適用した後の効果や効率化の実績を検証しましょう。

RPAの本格導入後は、定期的なモニタリングや評価を通じて、RPAの運用状況や効果を分析します。また、運用データや利用者のフィードバックを反映して、必要に応じて見直し・改善を繰り返し行うことが重要です。

RPA導入に向けたフローチャート作成時のポイント

RPAを導入する際には、効果的なフローチャートの作成が求められます。そのためには、インプット・アウトプットを明確にする、業務担当者の明示などが必要になります。ここからは、フローチャート作成時のポイントとして、以下の項目の詳細を解説します。

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インプット・アウトプットを明確にする

RPA導入に向けたフローチャート作成時には、各タスクのインプットとアウトプットの明確な定義が必要です。インプットは、業務プロセスに必要な情報やデータです。例えば、注文処理におけるインプットとしては、顧客名や商品名、数量などが挙げられます。

アウトプットは、業務プロセスの結果として生成される情報やデータです。注文処理の場合のアウトプットには、注文確認メールの送信、在庫データベースの更新、請求書の生成などが該当します。

このように、各ステップにおけるインプットとアウトプットの関連を明確化することが大切です。各タスクで必要なインプットが何で、それを元にどのようなアウトプットが生成されるかを明示することで、業務プロセスの流れが理解しやすくなります。

業務の担当者を明示する

各業務ステップやタスクのフローに担当者を明示することで、各部署や担当者の責任が明確になります。これにより、業務プロセスの進行状況や問題の発生時などに、適切な担当者に迅速に連絡を取り、対応することができます。

また、フローチャートに担当者を明示することで、部署間の情報共有とコミュニケーションがスムーズに行われます。さらに、各担当者が自身の役割や業務フローの全体像を把握しやすくなり、チーム全体での連携が強化されます。

誰でも理解できる内容にする

RPA導入に向けたフローチャート作成時には、誰でもフローが理解できるような内容にすることが重要です。現場の担当者しか分からないような専門用語を使用すると、業務プロセスの理解が困難になり、誤った理解や意思疎通の面で問題が生じる可能性があります。

業務フローが分かりやすい表現で記述されている場合、トレーニングや教育などが容易になります。そのため、新規担当者などが業務を短時間で理解でき、生産性の向上に繋がります。

1枚のシートにまとめることが有効

RPAのフローチャートを作成する際は、1枚のシートにまとめることが大切です。担当者や作業員といった業務に必要な登場人物とRPAをそれぞれまとめて、誰がどのフローチャートに関わって担当するのかをひと目見ただけでわかるようにしておきましょう。

また、RPAにおけるフローチャートは、上から下もしくは左から右に手順をまとめるのが一般的です。これにより、フローチャートが煩雑・複雑にならず、適切にRPAの自動化作業を行えるでしょう。

図形や記号の意味を統一する

RPA導入に向けたフローチャート作成時に、図形や記号の意味を統一することは非常に重要です。1つの図形や記号に1つの意味や用途を割り当てることで、フローチャート全体の一貫性が保たれ、読みやすく理解しやすくなります。

例えば、長方形は具体的なアクションや処理を表し、「データの処理」「文書の作成」など、具体的なアクションを記載します。また、楕円形は、フローチャートの始まりと終わりを示す記号として、それぞれ「開始」や「終了」などの意味を割り当てます。

菱形は、プロセスの中での条件分岐や判断を示し、条件によって分岐する場合や、異なる処理を行う場合に使用します。矢印は、各プロセス間の流れや連結、プロセスからプロセスへの動きを表現し、業務フローの流れを明確にできます。

まとめ

RPA導入に向けたフローチャート作成では、明確な業務プロセスの可視化が求められます。このプロセスでは、業務の詳細な理解や部署間の連携の確保、専門用語の回避、図形や記号の統一が重要です。

フローチャートは、業務フローの流れや役割、条件分岐などを明確に表現し、RPAの導入プロセスをスムーズに進めるために役立ちます。また、統一されたフローチャートは、部署間のコミュニケーションを円滑にし、RPA導入後の効果的な運用と改善に繋がります。

RPAを導入する際には、対象となる業務全体をフローチャートで表わし、それぞれのステップの関連や処理の流れを明確にして、導入をスムーズに行いましょう。