RPAとChatGPTで業務効率化｜違いや連携方法も解説

RPAとChatGPTはどちらも業務効率化・自動化に役立つツールですが、できることや使用の難易度などが異なります。この記事では、RPAとChatGPTの違いやそれぞれの活用例、また連携させて使う方法などについて解説します。

目次

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1. RPA・ChatGPTで業務効率化
2. RPAとChatGPTの違い
3. RPA・ChatGPTで自動化できる業務の例
4. RPA・ChatGPTの注意点
5. RPAとChatGPTを連携して業務自動化を促進
6. まとめ

RPA・ChatGPTで業務効率化

RPAとChatGPTは、どちらも業務効率化・自動化に役立つツールですが、できることや使用の難易度などが異なります。そのため、自身の業務ニーズに応じて、適切なツールを選択し、効果的に活用することが重要です。

この記事では、RPAとChatGPTの違いやそれぞれの活用例、また連携させて使う方法などについて解説します。

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RPAとは

RPAは、繰り返し行われる定型業務を自動化する技術です。これは、パソコン上でのファイルの複製やデータ入力などのルーチン作業を、ソフトウェアに組み込まれたロボットが自動的に行います。

例えば、毎日同じフォームを入力したり、複数のデータベースから情報を収集して統合したりするような作業がこれに該当します。RPAは、このような繰り返しの作業をロボットに委任することで、従業員の負担を軽減し業務の効率化に繋がります。

従業員はより高度な業務に時間を割くことができ、ミスや作業の遅れを最小限に抑えることができます。組織全体の生産性を向上させるために、RPAは現在多くの企業で活用されています。

ChatGPTとは

ChatGPTは、AI（人工知能）の技術を活用したチャットサービスです。この技術は、大量のテキストデータを学習し、そのパターンや文脈を理解した上で、自然な文章を生成することができます。

ChatGPTは、さまざまな用途に活用されており、カスタマーサポートや教育、エンターテイメントなどの分野で広く使用されています。例えば、情報の取得や疑問を解決する際に、ChatGPTを使用して対話することができます。

ChatGPTを使用することで、ユーザーは簡単にコミュニケーションを取ることができ、必要な情報を迅速に得られます。そのため、さまざまな分野での利用が広がっており、その有用性が高く評価されています。

RPAとChatGPTの違い

RPAとChatGPTのそれぞれの特性や機能を理解することで、適切な場面で効果的に活用できます。以下では、RPAとChatGPTの違いについて、詳しく解説します。

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業務範囲

RPAとChatGPTは、それぞれ異なる業務範囲を自動化するツールです。RPAは主にパソコン上の操作を自動化することに特化しています。具体的には、定型業務やルーチンワークを自動化し、データのコピー・貼り付け、フォームの入力、ファイルの移動などを行います。

一方で、ChatGPTはテキストベースの出力を自動化するツールです。自然言語処理の技術を活用し、文章の生成や言い換え、アイディアの提供、プログラミングコードの生成など、テキストに関する作業を効率化します。

ChatGPTコンテンツの作成や意思疎通において、人間のような自然なテキストを生成することができます。RPAとChatGPTは、それぞれの特性を活かして、異なる業務範囲の自動化が可能です。

使用の難易度

RPAとChatGPTの使用の難易度には、明確な違いがあります。RPAは操作の手順書であるシナリオを作成する必要があります。これは、特定の業務プロセスを1から手順書として作成し、それに基づいてロボットが自動的にタスクを実行する仕組みです。

シナリオの作成には、操作の理解やプログラミング的なスキルが必要であり、使用の難易度は高いと言えます。

一方でChatGPTの場合、使い始めるハードルは非常に低いです。自然言語処理技術により、シンプルなチャット形式で指示内容を入力するだけで、自動的に処理を行います。

例えば、「◯◯して」とチャットするだけで、ChatGPTがそれに応じた行動を取るため、特別なトレーニングや技術的な知識は必要ありません。

サポート体制

RPAとChatGPTのサポート体制には大きな違いがあります。RPAツールでは、一般的に提供元のベンダーから手厚いサポートを受けられます。問題や不明点に直面した場合、ベンダー側のサポートチームが迅速に対応し、解決策を提供してくれます。

対してChatGPTは、オープンソースサービスとして提供されているため、ベンダーからの個別サポートは期待できません。ChatGPTを利用する際は、コミュニティフォーラムやドキュメント、オンラインリソースなどを活用して、自己解決する必要があります。

RPA・ChatGPTで自動化できる業務の例

RPAとChatGPTは、それぞれ異なる方法で業務を自動化できるツールです。以下では、RPAとChatGPTそれぞれがどのような業務を自動化できるかについて、具体的な例を解説していきます。

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RPAで自動化できる業務

RPAは、ルーチンワークや定型業務を効率化するための技術です。この技術を活用することで、企業は時間を節約し、生産性の向上に寄与します。ここでは、RPAがどのような業務を自動化できるかについて、具体的な例を解説していきます。

データの集計や転記

RPAを利用した自動化は、データの集計や転記といったルーチン業務を効率的に処理するのに非常に有効です。例えば、複数のExcelファイルからデータを集計し、結果をまとめたり、Webサイトから情報を取得してデータベースに転記したりする作業が該当します。

RPAは人間が行う手作業の代わりに、データの入力や移動を自動的に行います。これにより、時間の節約やヒューマンエラーの軽減が可能となります。

イベントの参加者リストを作成する際や調査データの集計を行う際など、繰り返しの作業が発生する場面でRPAを活用することで、作業効率の向上を図れます。

メールの送付

RPAを用いることで、メールの送付業務を自動化できます。例えば、定期的に送信しなければならない報告書や通知メールなどを自動で送信することが可能です。

メールの送信スケジュールを自動化することで、特定の日時や条件に応じて自動的にメールを送信できます。これにより、従業員の手動での送信作業が不要となり、作業時間の節約が実現されます。

また、RPAは事前に設定されたテンプレートや条件に基づいて、自動的にメールを生成して送信することも可能です。

出荷・発注管理

RPAを利用した自動化は、出荷や発注の管理業務を効率的に処理するのに役立ちます。例えば、RPAは在庫が一定数以下になった場合に自動的に発注をしたり、顧客からの注文に応じて自動的に出荷手続きを行ったりすることができます。

具体的には、取得した情報を元に発注書や出荷スケジュールを自動的に作成します。これにより、在庫の管理や受注処理などの手作業を大幅に削減し、ヒューマンエラーや遅延のリスクを軽減します。

仕入れた商品を販売する際やイベントの資材を手配する際など、発注や出荷のプロセスが繰り返し発生する業務では、RPAを導入することで作業の効率化と正確性の向上が期待できます。

ChatGPTで自動化できる業務

ChatGPTは、自然言語処理技術を応用したAIツールであり、様々な業務を自動化するのに役立ちます。以下では、ChatGPTがどのような業務を自動化できるのか、その具体的な例を解説していきます。

問い合わせ対応

ChatGPTを利用した業務の一例として、問い合わせ対応が挙げられます。ChatGPTは与えられた質問を解析し、適切な回答を生成する能力を持っています。

与えられたテキストデータに基づいて自然な会話を模倣することができるため、顧客が問い合わせた内容に合わせて適切な返答を生成できます。そのため、人手を介さずに効率的に問い合わせ対応を行えます。

そのため、人手を介さずに効率的に問い合わせ対応を行うことが可能となります。顧客からの問い合わせに即座に対応できるため、顧客満足度の向上が期待できます。

アイデア出しや文章作成

ChatGPTを利用すると、アイデア出しや文章作成などの業務を自動化することが可能です。ChatGPTは大規模な自然言語データを学習し、文脈を理解する能力を持っています。

そのため、与えられたテーマやキーワードに基づいて、人間が書いたかのようなリアルな文章を生成することができます。また、アイデア出しの際にもChatGPTは有用です。与えられたテーマや問題に対して、多様な視点やアイデアを提供できます。

簡単なプログラムコードの生成

ChatGPTを活用すると、簡単なプログラムコードの生成も自動化することができます。ChatGPTは、プログラミングに関する基礎的な知識がなくても、シンプルな問いかけに対してプログラムコードの作成が可能です。

これにより、プログラムの作成にかかる時間や労力を大幅に削減できます。例えば、特定の処理を自動化したい場合や、簡単なアプリケーションを作成したい場合に、ChatGPTを使用することでプログラムコードの骨格を自動的に生成することができます。

RPA・ChatGPTの注意点

RPAとChatGPTは、業務効率化や自動化において非常に有用なツールですが、利用する際には注意点も存在します。ここでは、RPAとChatGPTの利用に際して注意すべきポイントについて解説していきます。

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RPAの注意点

RPAは、業務の自動化や効率化に大きな貢献をする一方で、導入や運用には注意が必要な点もあります。ここからは、RPAの注意点に焦点を当て、詳しく解説します。

導入にはコストがかかる

RPAの導入には、ソフトウェアの購入費用や導入コンサルティング、開発および設定のための費用などが必要です。さらに、導入後も運用やメンテナンスに人件費がかかる場合もあります。

このように、RPAの導入には一定の初期費用が必要であり、その後も定期的なコストがかかることが考えられます。

一方で、ChatGPTなどのAIツールは無料で利用できる範囲が広く、導入コストが低いため、初めての導入や小規模な業務への適用にはより適しています。ただし、各ツールの利用目的や業務要件に応じて、適切なツールを選択することが重要です。

誤作動・業務停止のリスクがある

RPAはプログラミングに基づいて作業を自動化するため、誤った指示が与えられた場合には意図しない動作が発生する可能性がある点に注意が必要です。

例えば、データ入力ミスやファイルの誤操作、業務フローが誤って設定されると、システムの停止や間違った情報を処理する危険性があります。

さらに、システムの障害や不具合が発生した場合も、業務の停止や中断を引き起こすリスクがあります。このような場合を踏まえて、RPAを導入する際には、適切なシステム監視やトラブル対応体制を整備する必要があります。

ChatGPTの注意点

ChatGPTは、様々な業務やタスクの自動化に活用できますが、その導入には注意が必要です。ここからは、ChatGPTの注意点について解説していきます。

情報が正確とは限らない

ChatGPTの利用にあたって注意が必要な点は、生成される回答や文章が必ずしも正確であるとは限らないということです。

ChatGPTは大量のデータから学習を行い、与えられたテキストに基づいて回答や文章を生成しますが、その過程で誤った情報や推論が含まれることがあります。特に、専門的な分野や最新の情報に関する質問では、正確性が低くなる傾向があります。

そのため、ChatGPTを利用する際には、生成された内容を確認し、必要に応じて他の情報源と照らし合わせることが重要です。

情報漏洩のリスクがある

ChatGPTの利用には、情報漏洩のリスクが潜んでいることに注意が必要です。ChatGPTは与えられたテキストを学習し、それに基づいて回答や文章を生成しますが、その際に入力された情報が第三者に使用される可能性があります。

特に、個人情報や機密情報をChatGPTに入力する場合、それが回答や生成された文章に含まれるリスクがある点に留意しましょう。このような情報は、意図しない第三者に漏洩する恐れがあるため、慎重に扱う必要があります。

ChatGPTを利用する際には、機密情報や個人情報を入力しないよう注意するとともに、信頼できる環境での利用やセキュリティ対策の強化が重要です。

RPAとChatGPTを連携して業務自動化を促進

RPAとChatGPTを連携することで、それぞれを単体で利用する場合と比較してさらなる業務の自動化や効率化を促進できます。ここでは、RPAとChatGPTを連携するメリットと具体的な活用方法について解説します。

RPAとChatGPTを連携するメリット

RPAとChatGPTを組み合わせることで、それぞれの不得意を補完し合うことができます。具体的には、ChatGPTとの連携によって、RPA単体よりも自動化できる業務の幅が拡大します。

これにより、さらなる業務の効率化を図ることができ、従業員の作業負担の軽減や人的リソースの割り当てを最適化できます。

RPAとChatGPTの連携による活用方法

RPAとChatGPTを連携して活用する例として、RPAで自動化する作業の中で文章のカテゴリー分類や要約などの作業をChatGPTが行うことで、より効率的に業務を進められます。

また、RPAで自動化したい業務の手順やロジックをChatGPTに質問して作成することができます。これにより、RPAの開発や設定作業を効率化し、専門的なプログラミング知識がなくても自動化の実現が可能です。

このように、RPAとChatGPTを連携させることで、より広範囲で複雑な業務を自動化し、効率的な業務処理を実現することが可能です。

まとめ

RPAとChatGPTは業務を自動化するツールですが、それぞれ異なる特性を持っています。RPAは定型業務の自動化に優れていますが、設定や管理には一定のスキルが必要です。

一方、ChatGPTは自然言語処理技術を活用し、より柔軟なタスクに対応できますが、情報の正確性には注意が必要です。両者を組み合わせることで、業務の自動化範囲が広がります。

RPAは操作の自動化、ChatGPTはテキスト処理に長けており、それぞれの得意領域を活かした連携が可能です。本記事を参考に、RPAとChatGPTを適切に活用して、業務の効率化と生産性向上に繋げましょう。