RPA運用におけるリスクとは？回避対策やツールの選び方も解説

RPAは定型的なバックオフィス業務を自動化して業務を効率化できる便利なツールですが、運用においてはリスクもあります。この記事では、RPA運用におけるリスクやその回避対策、またリスクを回避するためのRPAツールの選び方を解説します。

目次

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1. RPA運用にはリスクマネジメントが必要
2. RPA運用におけるリスク
3. RPA運用におけるリスク回避対策
4. リスクを回避するためのRPAツールの選び方
5. まとめ

RPA運用にはリスクマネジメントが必要

RPAは、コンピュータ上でのルーチンワークを自動化する技術です。この技術を用いることで、企業は定型的な業務を効率的に処理できます。しかし、RPAを運用する際にはリスクがあります。

この記事では、RPA運用におけるリスクやその回避対策、またリスクを回避するためのRPAツールの選び方を解説します。

RPA運用におけるリスク

RPA運用においては、さまざまなリスクが存在します。これらのリスクを理解し、適切に対処することがRPAを効果的に運用するために重要です。以下では、RPA運用におけるリスクについて詳しく解説します。

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誤作動を繰り返すリスク

RPAは、開発者が設定した通りに作業を繰り返すことで業務を自動化します。しかし、開発段階でのミスが検知されない場合があります。つまり、誤った指示があってもロボットはそれに気づかずに実行し続けることがあります。

たとえば、間違ったデータの登録や入力、または誤ったメールの送信などが考えられます。こうした誤作動が発覚するまでに時間がかかると、企業には信頼性の損失や重大な損害が生じる可能性があります。

そのため、RPAの運用においては常に注意深く監視し、問題が発生した場合には迅速に対処しましょう。

業務停止のリスク

RPAでは、ロボットのシステム障害や異常停止、災害やサイバー攻撃などが起こると、システムがダウンしてしまうリスクがあります。これにより、作業が停止してしまう可能性が生じます。

特に、ロボットがサーバーの能力を超えるような処理を行った場合、急にシステムがダウンしてしまうこともあります。その結果、データが失われる危険性も考えられます。

業務停止のリスクに対処するためには、システムの安定性を確保するための適切な管理や監視を行いましょう。

野良ロボット化するリスク

野良ロボットとは、開発者の引き継ぎがないまま配置転換が行われたり、必要なくなったにもかかわらず使用停止がされずに忘れられたりしたロボットのことです。

このような状況下で野良ロボットが発生すると、業務に悪影響が出るだけでなく、セキュリティリスクも高まります。野良ロボットが誤作動を続けると、業務プロセスに混乱が生じる可能性があります。

野良ロボットの発生を防ぐためには、適切なロボットの管理体制を整え、定期的な稼働のチェックやトラブル対応が必要です。

業務がブラックボックス化するリスク

ブラックボックス化とは、業務やプロセスが外部から見えにくく、内部の仕組みや詳細が分かりにくくなる状態を指します。RPAに業務を任せた状態で担当者の異動や退職が発生すると、業務の内容や処理フローが新任の担当者に正確に伝わらない場合があります。

この状況では、エラーやトラブルが発生しても担当者が業務内容を理解していないため、適切な対処が難しくなります。また、業務がブラックボックス化すると、業務プロセスの見直しやシステムのアップデートなどの改善が困難になる可能性があります。

このようなリスクを軽減するためには、業務のドキュメント化や適切なトレーニング、引継ぎ手順の整備などが必要です。

不正利用・情報流出のセキュリティリスク

RPAを導入する際には、不正利用やサイバー攻撃によるセキュリティリスクにも注意が必要です。RPAは、システムにアクセスして業務を自動化するため、機密情報や個人情報が関わる業務を処理する場合、情報漏洩のリスクが存在します。

不正なアクセスやサイバー攻撃により、機密情報や個人情報が流出してしまうと、企業の信頼性や評判に大きな損害を与える可能性があります。

このようなリスクを軽減するためには、RPAシステムのセキュリティを強化し、適切なアクセス制御やデータ暗号化などの対策を講じましょう。

既存システムと整合しないリスク

RPAは業務効率化を図るために、他のシステムと連携して機能することが重要です。しかし、自社の既存システムとRPAが完全に整合しない場合、予期せぬエラーや不具合が生じるリスクがあります。

このようなリスクを軽減するためには、RPA導入前に既存システムの仕様やインフラストラクチャーを十分に把握し、RPAがスムーズに連携できるように調整する必要があります。

また、テスト段階でのシステム間の整合性確認やトラブルシューティング体制の整備も欠かせません。

RPA運用におけるリスク回避対策

上記のようなリスクを回避するためには、対策を十分に検討する必要があります。ここからは、RPA運用におけるリスク回避対策について詳しく解説します。

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運用・管理体制を整備する

RPA運用におけるリスクを回避するためには、運用・管理体制の整備が不可欠です。適切な管理体制を整えることで、誤作動や業務停止に備えると同時に、野良ロボット化も防ぐことができます。

管理体制の整備には、管理者がすべてのRPAロボットや稼働状況を把握し、監視することが重要です。これにより、問題が早期に発見され、迅速な対応が可能となります。また、定期的な点検やメンテナンスを行い、ロボットの正常な動作を確認することも必要です。

さらに、ロボットの運用責任者を明確にし、適切なトレーニングを提供することで、業務を円滑に遂行することができます。

業務フローの可視化・マニュアル作成

RPA運用におけるリスク回避対策として、業務フローの可視化とマニュアル作成が重要です。業務フローを可視化し、ロボットが担当する業務内容や手順、そしてロボットの操作や設定方法、運用ルールなどをドキュメントで明確に記述することがポイントです。

このような可視化とマニュアル作成により、業務がブラックボックス化するのを防ぎます。また、担当者の配置転換や異動の際にも、業務の引継ぎがスムーズに行えるようになります。

このような対策を行うことで、エラーに対処しやすくなります。業務フローが明確になることで、問題が発生した際にも適切な対応が迅速に行え、業務の効率化と安定した運用ができます。

アクセス権限の設定・データ暗号化

RPA運用におけるセキュリティリスク回避のために、アクセス権限設定やデータ暗号化が重要です。アクセス権限を設定することで、機密情報に不正アクセスがないように制御できます。

さらに、データ暗号化を行うことで、万が一IDやパスワードが流出しても情報が保護されます。また、権限が必要なデータ領域には、暗号化されたIDやパスワードを保管することで、セキュリティをさらに強化できます。

これらの対策を講じることで、RPAシステムのセキュリティを確保し、安全な業務運用を実現します。

テスト導入を実施する

RPAを本格導入する前にテスト導入を行い、システムが想定通りに動作するかどうかを確認しましょう。テスト導入では、エラーが発生しないかどうかや、既存システムとの連携が正常に行われるかなどを評価します。

テスト導入によって、RPAシステムの不具合や問題点を早期に発見し、修正することが可能です。また、テスト導入を通じて、業務フローにおける改善点や課題も把握できます。

本格導入前に必要な調整や修正を行うことで、リスクを最小限に抑えながら効果的なRPAシステムを構築することができます。

リスクを回避するためのRPAツールの選び方

RPAツールを選ぶ際には、リスクを回避するための慎重な検討が必要です。以下では、リスクを回避するためのRPAツールの選び方について、詳しく解説します。

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サーバー型を選ぶ

RPAツールを選ぶ際には、サーバー型・クラウド型・デスクトップ型の3種類のタイプを理解することが重要です。その中でもセキュリティ性が最も高いのは、サーバー型のRPAツールです。

サーバー型RPAツールは、企業内に専用のサーバーを構築して利用します。そのため、クラウド型やデスクトップ型と比較して、セキュリティリスクが少なくなります。セキュリティを重視する企業にとっては、サーバー型RPAツールが最適な選択肢となるでしょう。

以下の表は、各種類の特徴です。

サーバー型	・企業内の専用サーバーで稼働 ・セキュリティリスクが少ない
クラウド型	・サーバー不要のため低コスト ・インターネット環境に依存
デスクトップ型	・個人のパソコン上で動作 ・部門や個人単位で利用可能

プログラミングの可否を確認する

一部のRPAツールは、プログラミング不要で簡単に利用できますが、その利便性には誤作動のリスクが伴います。これは、専門知識が必要なく、誤ったシナリオや設定が行われると、ツールが意図しない方法で動作する可能性があるためです。

しかし、プログラミングに慣れていない場合も適切なトレーニングやサポートを受けることで、RPAを効率的に活用することができます。こうしたリスクを理解し、適切な手段で対処することが重要です。

サポートが充実したツールを選ぶ

RPAツールの選択において、サポート体制の充実は非常に重要です。トラブルや停止などの緊急事態が発生した場合、迅速な対処が求められます。

そのため、いつでも相談できるカスタマーサポートやチャットサポートなどの体制が必要です。また、ベンダーがトラブル発生時の対処法や役立つ情報を公開している場合もあります。

適切なサポート体制を備えたRPAツールを選択することで、トラブルが発生しても安心して対処できます。

まとめ

RPAは業務を効率化する便利なツールですが、運用にはいくつかのリスクが潜んでいます。誤作動や業務停止、野良ロボット化、セキュリティリスクなどがその例です。

これらのリスクを軽減するためには、適切な運用体制の整備や業務フローの可視化、アクセス権限の設定が必要です。RPAツールを選ぶ際には、サポート体制やセキュリティ対策などを注意深く考慮しましょう。

効果的なRPA運用のために、本記事を参考にリスクに対する慎重な対策を行いましょう。