RPAとマクロの違いとは？共通点やそれぞれの活用シーンも解説

RPAとマクロはどちらも業務を自動化できるツールですが、対応できる業務範囲や処理できるデータ量、他システムとの連携性など異なる点が多々あります。この記事では、RPAとマクロの違いや共通点、それぞれの活用シーンについて解説します。

目次

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1. 業務を自動化できるRPAとマクロ
2. RPAとマクロの違い
3. RPA・マクロの共通点
4. RPA・マクロの活用シーン
5. RPAとマクロの組み合わせも有効
6. まとめ

業務を自動化できるRPAとマクロ

RPAとマクロは、どちらもパソコン上の業務を自動化するツールです。そのため、この2つは混同されやすく、RPAを「ただのマクロ」と考えている人もいます。しかし、自動化の範囲や能力などに違いがあります。

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RPAとは

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略で、ほぼすべてのパソコンによる定型作業の自動化に対応するツールのことです。これにより、手作業で行っていた時間のかかる作業を自動化し、効率化することが可能になります​​​​​​。

また、複数のアプリケーションやシステム間での作業を自動化できることも大きな特徴です。

定型作業や反復作業を自動化することで、業務のスピードと正確さを向上させ、従業員がより価値の高い作業に集中できるようにします​​​​。人的ミスやコストの削減に寄与するなどのメリットも得られます。

マクロとは

マクロとは、Microsoft Officeのアプリケーション内で繰り返し行われる作業を自動化する機能です。代表的なものにExcelマクロがあり、データ入力・集計・印刷など、Excelで実行するすべての操作を自動化できます。

これにより、事務作業などで頻繁に行う単純な作業の自動化が可能になり、作業の効率化が図れます​​​​。Excel内での作業だけでなく、ExcelのデータをPowerPointやWordに転送し、文書やプレゼンテーションの自動作成も可能です。

VBAとは

VBA（Visual Basic for Applications）は、マクロを機能させるためのプログラミング言語です。これにより、Office製品間の連携や、データ取得の自動化などを実現できます。

VBAを使用するためには、ExcelなどのOffice製品で「開発」タブを表示させる必要があります。このタブにアクセスすることで、VBAを使ってマクロの記録やコードの記述を行えます。

RPAとマクロの違い

RPAとマクロには、さまざまな違いがあります。ここでは、RPAとExcelマクロを比較しながら、その違いについて解説します。

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対応できる業務範囲

RPAは、異なるアプリケーション間での作業自動化が可能です。Excel・Word・メール・Webブラウザ、ERPシステムなど、複数のソフトウェアやシステムをまたいで作業を自動化できます。

例えば、Webサイトからのデータ収集と、そのデータを基にしたレポート作成・データベースへの情報入力などの一連の作業を1つの自動化スクリプトで実行できます​​​​。

マクロは、セルのデータ操作・計算・グラフ作成・フォーマット変更など、Excelファイル間でのデータ移動や集計など、Excel内で完結する作業の自動化が可能です。

また、Excelマクロを使って、WordやPowerPointなどのMicrosoft Office製品とデータを共有することもできますが、主にOffice内の作業に限定されます​​​​。

処理できるデータ量・スピード

RPAが処理できるデータ量は、使用するPCのスペック・ネットワークの帯域・アクセスするアプリケーションの処理能力に依存します。しかし、クラウド型のRPAでは、データをクラウドサービス上で処理するため、大量のデータ処理が可能な場合もあります​​。

処理スピードも同様に、PCスペック・ネットワーク速度に依存しますが、一般的に高速で処理することができます。ただし、GUI（グラフィカルユーザーインターフェース）への負荷が大きい場合は、処理に時間を要する場合があります。

一方、マクロで処理できるデータ量・スピードは、Excelの処理能力やマクロの複雑さに依存します。Excelのワークシートは最大で約104万行までのデータを扱えますが、実際に膨大なデータ量を扱おうとすると処理速度が著しく低下します。

大量のデータを扱う場合、Excel自体の性能制限がマクロの処理能力に影響を与えます​​​​。ただし、マクロはRPAのようにGUIを介さずに直接データを操作するため、簡単なマクロなら、RPAよりも高速に動作する可能性があります。

プログラミングスキルの必要性

RPAツールは、プログラミングスキルがない人でも比較的容易に業務自動化を行えるように設計されています。多くのRPAツールは、ローコード（少ないプログラムコード）や、ノーコードで開発することができます。

これは、RPAがGUIを利用したドラッグ＆ドロップ操作で、自動化プロセスを構築できるためです。従来のプログラミング言語を深く学習する必要はありませんが、論理的思考やプロセスを理解する能力は必要です。

また、より複雑な自動化を実現したい場合は、RPAツールが提供するスクリプティング機能やAPI連携など、基本的なプログラミング知識が役立つことがあります。

マクロの場合は、VBAの知識が必要です。VBAを効果的に使用するには、基本的なプログラミングの概念（変数・ループ・条件分岐など）の理解が求められます。複雑な機能にしたい場合は、より高度な知識が必要な場合もある点に留意しましょう。

自動起動の可否

RPAは、自動で起動させることができます。高度なスケジューリング機能を持っているため、事前に設定した日時や条件に基づいて自動でプロセスを開始でき、特定のイベントやトリガーに応じて自動的に作業を始められます。

例えば、指定したフォルダにファイルが追加されたタイミングや、メール受信したタイミングなど、起動の条件を細かく設定できます。自動起動の能力を上手に活用することで、バックグラウンドで独立して作業を実行することが可能になります。

対してマクロは、Excelファイルが開かれたときにマクロを自動的に実行する設定はできますが、基本的にExcelを手動で起動させなければいけません。特定の時間に基づいて自動起動させるには、外部ツールを使ってExcelファイル自体を開く設定をする必要があります。

また、Excelが動作しているPCが稼働していなければ、マクロは実行されないため、24時間365日の運用は難しい場合があります。

他システムとの連携性

RPAは、さまざまなアプリケーションやシステム間の連携が可能です。これは、RPAがGUIを介することで、システム間を越えた操作を模倣できるためです。これにより、特定のシステムのAPIにアクセスすることなく、異なるシステム間での作業を自動化できます。

具体的には、Webブラウザ・データベース・ERPシステム・CRMシステムなど、さまざまなアプリケーションやシステムを越えて、作業を自動化できます。

一方で、マクロにおける連携は、基本的にMicrosoft Office製品（Word・PowerPoint・Outlookなど）に限定されます。

Office製品以外のアプリケーションや外部システムと連携するためには、そのシステムがVBAをサポートしているか、API経由での連携が可能であることが求められます。

導入コスト

RPAとマクロ導入におけるコストの違いは、導入規模や目的によって大きく異なりますが、一般的には、RPAの方が導入コストが高くなります。

RPAの導入コストは多岐に渡り、初期費用に加えて、ライセンス費用・ハードウェア・開発費用・運用・保守費用・研修費用などが考慮されます​​​​​​​​。特にライセンス費用は、ツールの種類によって、年間3万〜240万円と大きく変動します。

マクロは、Microsoft Officeに含まれる機能です。Office自体のライセンス費用はかかりますが、既に導入されている場合は追加のライセンス費用は発生しません。そのため、低コストで運用することができます。

ただし、複雑なマクロを開発するために、外部の専門家に依頼する場合はそのための費用が発生します。

サポート体制

RPAツール・マクロによって作業を自動化できても、思わぬトラブルが生じる可能性はゼロとは言えません。また、シナリオや登録作業の途中に疑問点が生じることもあるでしょう。

RPAツールの場合、ツールを提供するベンダーによって、運用時のトラブルや疑問に対してサポートが提供されるケースが多いです。中には、作業の自動化のためのシナリオ作成やツールの導入支援など、充実したサポート体制が整ったベンダーもあります。

一方でマクロは、エラーや疑問点が発生しても、インターネットなどで解決方法を見つけ出すことが一般的です。また、自力で問題に対処しなければならないため、マクロによる自動化を適切に運用するには、プログラミングスキルが重要になる点に注意しましょう。

RPA・マクロの共通点

RPAもマクロも、作業の効率化と正確性の向上に寄与するツールであり、定期的なメンテナンスが必要です。ここでは、RPAとマクロの共通点について解説します。

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定型的な作業を得意とする

RPAとマクロは、どちらも定型的な作業の自動化を得意とする点について共通しています。RPAやマクロによる自動化は、データ入力・報告書作成・データの集計や分析など、時間がかかりがちなルーチンワークを瞬時に完了させることができます​​。

これにより、作業にかかる時間を大幅に削減し、従業員は戦略的かつ創造的なタスクに集中できるようになります。

正確な作業が可能

RPAとマクロは、どちらも正確な作業が可能な点で共通しています。人による作業はミスが発生しやすいですが、RPAやマクロを使用することで、作業の正確性が向上します。

また、これらのツールは、一度設定すれば毎回同じ手順でタスクを完了させるため、エラーが大幅に減少し、作業品質が標準化されます​​​​。自動化された作業により、人が直接介入する必要はなくなり、人的ミスを大幅に削減できます。

定期的なメンテナンスが必要

RPAとマクロは、どちらも定期的なメンテナンスを必要とします。これらのツールが長期間にわたり効果的に機能し続けるためには、適切な管理と定期的な更新が不可欠です。

メンテナンスが必要な理由には、環境の変化が挙げられます。システムやソフトウェアのアップデート・業務プロセスの変更など、これらの環境の変化に対応するためには、自動化されたプロセスを定期的に見直し、更新する必要があります。

また、自動化プロセスの実行中に発生する可能性のあるエラーや問題を修正し、プロセスの安定性を保つためには、定期的なチェックとメンテナンスが必要です。

さらに、より効率的な技術や方法が登場した場合、既存の自動化プロセスもそれらの導入に合わせて変更する必要性が生じる可能性があります。

RPA・マクロの活用シーン

RPAは、企業内の多岐にわたる業務の自動化に役立ち、マクロは、Excel内のさまざまな繰り返し作業の自動化で活躍します。ここでは、RPAマクロの活用シーンについて解説します。

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RPAの活用シーン

RPAは、さまざまな形で活用されています。例えば、財務部門における請求書処理が挙げられます。これは、データ入力・検証・承認などの一連のステップから成り立ち、この反復作業は、RPAによって自動化することが可能です。

また、顧客データを管理する場面では、RPAを活用して新しい顧客情報を入力したり、既存の顧客情報を更新したりする作業を自動化できます。在庫管理においても、在庫が特定のレベルに達したら自動的にRPAが発注処理を行うように設定できて便利です。

他にも、レポート作成や人事部門の業務など、RPAならさまざまな部門に存在する定型的な業務を自動化し、効率化を図ることができます。

マクロの活用シーン

マクロの活用シーンには、データ入力・レポート作成・複雑な計算などが挙げられます。例えば、繰り返し行われるデータ入力作業を自動化することにより、日々の業務を効率化できます。

また、入力フォームから収集したデータを定期的にExcelに転記し、分析用にフォーマットを整える作業も自動化可能です。レポート作成では、毎週や毎月決まったフォーマットでレポートを作成する際に、データ集計・グラフの作成・レポート書式設定を自動化できます。

複雑な計算が必要な場面には、財務分析や統計分析などがあります。これらの場面でもマクロが役立ち、特定の計算手順をマクロとして記録し、必要なデータを入力するだけで、煩雑な計算を瞬時に実行できます。

RPAとマクロの組み合わせも有効

RPAとマクロは、組み合わせることでさらに業務を効率化できます。例えば、Excelの作業を自動化したい場合はExcelマクロの活用が有効です。

Excelの作業を自動化する場合、RPAは数式を保持したまま演算処理を行うことができず、都度演算処理をシナリオに組み込む必要があります。しかし、Excelマクロなら、数式を保持したまま演算処理を実行でき、シナリオの作成時間を削減できます。

このように、RPAとマクロにはそれぞれ得意・不得意があるため、自社の自動化したい作業を全てRPAで一本化するのではなく、RPAとマクロの併用がおすすめです。

まとめ

業務の自動化は、企業が競争力を維持し、効率を最大化するための必須戦略です。RPAとマクロは、どちらも異なるアプローチで業務自動化を実現します。RPAはほぼ全てのパソコン作業の自動化に対応し、マクロはMicrosoft Officeの繰り返し作業を自動化できます。

RPAは高い柔軟性と広範な連携能力を持ち、事前設定による自動起動が可能です。マクロは、ExcelやOffice製品内での自動化に限定され、複雑なプログラミングが求められる場合もありますが、低コストで始められます。

両者を選択する際は、自社の業務要件・予算・既存システムとの連携の必要性を慎重に評価することが重要です。本記事の内容を参考に、RPAやマクロを導入して業務プロセスの改善に繋げましょう。