RPAにできること・できないこと｜対象業務を選ぶ際の注意点も解説
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- RPAにできることの例として、データ入力・他社の価格調査・顧客情報登録などがある
- RPAには、個別の判断や臨機応変な対応が必要な業務、画像の解析はできない
- RPAの対象業務を決める際は、費用対効果が見込めるかどうかも確認すべきである
RPAはバックオフィス業務をロボットにより自動化するツールですが、得意な業務と不得意な業務があります。RPAを効果的に運用するには、向いている業務に活用することが重要です。この記事ではRPAにできること・できないことや、対象業務を決める際の注意点を解説します。
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RPAには得意なこと・不得意なことがある
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上でのルーチンワークを自動化し、バックオフィス業務を効率化するためのツールです。そのメリットとして、RPAは作業の自動化により、作業時間の削減や精度の向上を実現し、従業員の業務負担を軽減します。
また、繰り返し性が高い業務や定型的なタスクに適しており、これらの作業を効率的に処理することが可能です。ただし、RPAには得意な作業と不得意な作業があります。
RPAは定型的で繰り返し性の高い業務に向いていますが、一方で判断が必要な業務や複雑な条件に応じた処理が必要な業務には不向きです。そのため、RPAを効果的に運用するには、向いている業務に活用することが重要です。
この記事ではRPAにできること・できないことや、対象業務を決める際の注意点を解説します。
RPAとは？メリットや向いている業務、ツールの選び方などを解説
RPAとは、定型業務をロボットを活用して自動化・効率化するシステムのことを言います。RPAを導入することで、業務処理の迅速化などに繋がりますが、対応が難しい業務もあるため注意が必要です。本記事では、RPAのメリット・デメリットや導入手順などを解説しています。
RPAにできること
RPAを効果的に活用するためには、どのような業務が得意なのかを知ることが重要です。ここからは、RPAを使ってどのような業務ができるのか、具体例を挙げて解説します。
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RPAにできること
全部門に共通する業務
RPAは、全部門で共通する定型的な業務を効率的に自動化することができます。たとえば、データ入力・日報・月報の作成などです。これらの業務は、従業員が繰り返し行う必要があるため、作業効率や品質の向上が期待されます。
以下では、具体的にどのような業務を効率化できるのか詳しく解説します。
データ入力
RPAは、データ入力業務を効率的に自動化できます。従来は、手作業で行われていたデータ入力作業をRPAに学習させることで、自動的な処理が可能です。RPAは、あらかじめ設定されたルールに従って作業を行うため、データ入力作業を迅速かつ正確に処理できます。
たとえば、大量の顧客情報や売上データをデータベースに入力する作業などをRPAに任せることで、人間の手に比べて作業時間が大幅に短縮されます。そのため、従業員はより重要な業務に時間を費やせます。
日報・月報の作成
RPAを活用することで、日報や月報の作成業務を効率的に自動化できます。従来は、従業員が手作業でデータを集計し、書類を作成していましたが、RPAを導入することでこれらの作業を自動化できます。
RPAはPC上で動作し、さまざまなアプリケーションやツールに対応しているため、専用の日報作成ツールやExcel、コミュニケーションツールなどを活用できます。自動化によって、作業の精度や速度が向上し、報告書の品質や提出のタイミングを改善できます。
また、完成した日報は自動的にクラウド上にアップロードされるため、提出の手間も省けます。
日次レポートの作成
RPAによって、日次レポートの作成を自動化できます。従来は、ECサイトや広告媒体の管理画面からデータを収集し、その後に手作業でレポートを作成する必要がありました。しかし、RPAを導入することで、これらの作業を自動化できます。
RPAは、あらかじめ設定されたルールに従って定型的なデータを収集し、レポートの作成を自動化します。また、データの収集やレポートの作成が自動化されるため、人的ミスや漏れが発生するリスクも低減されます。
他社サービス・商品の価格調査
RPAは、他社のサービスや商品の価格調査など、データ収集や分析を自動化するのに適しています。RPAは定期的に指定されたサイトやデータベースから価格情報を収集し、分析することができます。
また、収集した情報に基づいて、価格のトレンドや競合他社の動向を把握するための簡単な分析や検証も行えます。その調査結果を自動的に担当者にメール通知したり、チャットツールで連絡したりすることもできるため、一連の業務を効率的に進められます。
このように価格情報の収集から分析、報告までの一連の作業を効率化し、業務負担を削減できます。
人事に関する業務
人事に関する業務では、個人情報の取り扱いや定型的な書類作成などが主な作業となります。この人事に関する業務についても、RPAによる効率化が期待できます。ここからは、RPAで効率化できる人事に関する業務例について詳しく解説します。
勤怠集計・管理
勤怠集計・管理業務は、従業員の出退勤時間や有給休暇の管理など、人事部門で重要な役割を果たしています。しかし、これらの業務は定型的で繰り返し行われるため、RPAを導入することで効率化が図れます。
RPAは、従業員の出退勤データを自動的に収集し、勤務時間や時間外労働時間を正確に集計することができます。これにより、従業員や人事担当者は手動で作業する必要がなくなり、時間と労力の節約が可能です。
労務管理
従業員の有給取得状況や勤務時間などの勤怠情報は、従業員ごとに個別に管理されています。しかし、RPAを導入することでこれらの情報を一元化し、自動的に管理できます。
たとえば、勤怠管理システムに登録された従業員の勤怠情報を定期的に収集し、有給休暇の消化状況を自動的に確認が可能です。また、過重労働を行っている従業員に対してアラートを送信するなど、労務管理に関連する警告や通知も自動化されます。
RPAによる労務管理の自動化により、人的ミスや漏れが減少し、勤怠情報の正確性と信頼性が向上します。
経理・財務に関する業務
経理・財務に関する業務は、定型的な作業が多く含まれており、その多くがRPAによって自動化できます。例えば、Excelや会計ソフトウェアなど、さまざまなツールと連携してデータを処理し、帳簿の記録や報告書作成の自動化を図れます。
以下では、RPAで効率化できる経理・財務に関する業務を詳しく解説します。
請求書・見積書などの作成
RPAを活用することで、営業システムに入力された注文データから必要な情報を自動的に抽出し、人間の手がなくても請求書や見積書を作成できます。たとえば、顧客からの注文データが入力されたとき、RPAはそのデータを抽出し、自動的に請求書や見積書を作成します。
必要に応じて、作成された書類は印刷して送付することもできます。さらに、作成された書類を適切な場所に保存するなどの手続きもRPAが自動的に行います。このように、RPAを活用することで請求書や見積書の作成プロセスが効率化され、従業員の負担が軽減されます。
交通費の精算
RPAは、交通費の精算業務を効率的に自動化することができます。従来、従業員が交通費の領収書を集めて集計し、手作業で精算処理を行っていましたが、RPAの導入によりこれらの作業を効率化できます。
具体的には、RPAは交通費の申請や支払いに関するデータを自動的に収集し、計算や承認フローを処理します。これにより、計算ミスのリスクを減らし、業務の正確性を向上させるだけでなく、従業員の負担を軽減します。
従業員は、手作業でデータを入力したり承認プロセスを管理したりする必要がなくなり、より戦略的な業務に時間を割くことができるようになります。
資産管理
資産管理には、減価償却や棚卸し作業など多くの手作業が必要ですが、RPAによってこれらの作業の自動化が可能です。たとえば、RPAは減価償却の開始や終了などの重要なイベントを自動的に検知し、関係者にメール通知を送信します。
これにより、人為的なミスや抜け漏れを防ぎ、正確な資産管理を確保できます。また、商品の棚卸し作業においても、RPAは異常な数値を自動的に検知し、アラートを送れます。不正確な在庫数や紛失した商品を早期に発見することで、適切な対処につながるでしょう。
受発注に関する業務
RPAを用いることで、受発注に関連する業務を効率化できます。受発注業務は、一連の手続きが定型化されており、在庫管理や入金消込などの作業を自動化するのに適しています。
ここからは、RPAで効率化できる受発注に関する業務について詳しく解説します。
在庫管理
RPAは、在庫管理業務を効率的に支援するツールです。RPAを活用すると、定期的に在庫数や出荷予定数などの情報を自動的に集計し、営業担当者にメールで送信することができます。
これにより、営業担当者は常に最新の在庫情報を把握でき、自社商品の在庫状況に関するリアルタイムな情報の取得が可能です。たとえば、毎日特定の時間にRPAを設定して在庫情報を集計し、その結果を営業担当者にメールで送信するように設定できます。
そのため、在庫不足や過剰在庫などの問題を素早く把握し、適切な対策を講じることができます。
入金消込
入金消込は、企業が顧客から受け取った支払いと、請求書に記載された金額を照合して、両者が一致した場合に売掛金を減額する作業です。つまり、顧客からの入金と請求書の情報を突き合わせて、正確な会計処理を行うことを指します。
このような入金消込の作業は、手作業で行うと時間がかかりますが、RPAを利用すると、入金消込のような定型的な業務を自動化できます。RPAは、取引先からの入金データと請求書データを自動的に照合し、双方が一致する場合には自動的に入金消込を行います。
そのため、RPAを導入することで、複数のスタッフが作業を分担する必要がなくなります。
買掛金処理・支払帳票作成
RPAを活用することで、買掛金処理や支払い帳票の作成など、受発注に関する業務を効率化できます。RPAは、会社内で保有する支払い情報を元に、買掛金の処理や会計システムへの仕訳入力、転記業務、支払い帳票の作成などを自動的に行います。
従来の手作業に比べて、RPAによる自動化ではヒューマンエラーが発生しにくくなり、支払い情報を正確に処理できることで、会計処理のスムーズさも向上します。これにより、企業は時間と労力を節約し、より効率的に業務を遂行できます。
顧客管理に関する業務
顧客管理に関する業務では、CRMへの情報登録、SNS上のコメント・口コミの収集などが日常的に行われます。RPAを活用することで、これらの業務を効率化し、正確性を高められます。
以下では、RPAで効率化できる顧客管理に関する業務例について、詳しく解説します。
CRMへの情報登録
CRMへの情報登録は、新規顧客情報を複数のシステムに登録する必要がある重要な業務です。通常、これを手動で行うと時間がかかり、ミスのリスクが高まりますが、RPAを利用するとこの手間を大幅に削減できます。
RPAなら、一度だけ顧客情報を入力するだけで、自動的に各システムにログインし、情報を登録してくれます。つまり、従業員が顧客情報を一度だけ入力するだけで、その後の作業はRPAが自動的に行います。
この自動化により、重複入力や登録漏れなどのミスが防げます。また、手作業に比べて作業時間が大幅に短縮されるだけでなく、登録作業の正確性も向上します。
SNS上のコメント・口コミの収集
RPAを利用すると、SNSやウェブサイトなどのインターネット上から定期的にコメントや口コミを収集し、それらを整理することができます。たとえば、商品やサービスに関するユーザーの意見や評価を抽出し、Excelなどの表形式でまとめることができます。
さらに、RPAは特定のキーワードを指定してコメントを選別し、ポジティブなコメントとネガティブなコメントを自動的に分類する機能も持っています。
このようにして、企業やブランドは顧客の声を効率的に把握し、製品やサービスの改善点や顧客のニーズに即座に対応することが可能となります。
定型メールの配信
RPAを使うと、定型的なメールの送信作業を自動化することができます。たとえば、会社のイベントの告知や面接日程のリマインダーなど、同じ内容のメールを何度も送る場合、RPAを活用することで、手動でのメール送信作業を省けます。
この自動化により、従業員の業務負担を軽減するだけでなく、連絡漏れや送信ミスなどの人的エラーも防ぐことができます。RPAは、事前に設定された条件に基づいてメールを自動的に送信するため、作業の効率性も向上します。
また、RPAを使って定型メールの配信を自動化することで、従業員はより重要な業務に時間を割くことができます。手作業でのメール送信作業に費やしていた時間を節約することで、他の業務に集中する余裕が生まれるでしょう。
問い合わせへの返信・情報登録
RPAを使うと、特定の問い合わせに対する返信作業を自動化することができます。たとえば、顧客からの問い合わせメールに対する返答をRPAが自動的に作成し、送信できます。
同時に、問い合わせ内容を社内の業務管理システムに記録したり、関連する部門の担当者に通知したりすることも可能です。この自動化によって、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるため、顧客満足度が向上します。
また、問い合わせ内容の正確な記録や関連部門への適切な通知が行われるため、情報漏洩やミスのリスクも低減されるでしょう。
RPAにできないこと
RPAには多くの業務を自動化する機能がありますが、一方でRPAにはできないことも存在します。ここからは、RPAにできないことについて詳しく解説します。
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RPAにできないこと
個別の判断が必要な業務
RPAは、定型的で反復的な業務を効率化するのに有効ですが、個別の判断が必要な業務には適していません。たとえば、顧客とのやり取りや問題解決など、個別の状況に応じた対応が必要な業務はRPAでは自動化が難しいです。
RPAは、事前に設定されたルールや手順に基づいて作業を行います。しかし、もし予期せぬ状況や例外が発生した場合、RPAがその状況を理解して適切に対応することができません。そのため、個別の判断や柔軟な対応が求められる業務には、人間の介入が必要です。
このような業務では、人間の感覚や判断力が必要となるため、RPAには向いていません。
臨機応変な対応が必要な業務
RPAは、定型的で繰り返しの作業を自動化するのに適していますが、臨機応変な対応が必要な業務には向いていません。事前に定義されたルールや手順に基づいて作業するため、作業プロセスの頻繁な変更や例外的な状況へ対応する能力には限界があります。
たとえば、顧客との交渉や契約交渉のように、状況に応じて柔軟に対応する必要がある業務は、RPAでは自動化が難しいです。
画像・手書き文字の解析
RPAは、テキストデータから情報を読み取るのには適していますが、画像や手書き文字からの解析には向いていません。手書きの注文書や伝票などの情報をRPAで解析しようとする場合、手書き文字を正確に読み取ることが難しく、精度が低下します。
同様に、画像中の文字や数字をRPAが自動的に解釈することもできません。そのため、手書き文字や画像からの情報を処理する場合は、RPAではなく別の技術やツールが必要です。
OCRなどの専門的なソフトウェアを使用して、画像や手書き文字をテキストデータに変換する必要があります。
RPAに向いている業務・不向きな業務を見分けるポイント
RPAは、効率化や自動化を目的として、さまざまな業務に導入されています。しかし、RPAを導入する際はどの業務がRPAに向いているか、どの業務が不向きかを見分ける必要があります。
業務の自動化による効果やメリットを検討することで、最適な業務を選択し、効果的にRPAを活用できます。そのためには、業務の特性を正しく把握し、RPAの導入によって得られる利益を明確に把握することが重要です。
以下では、RPAに向いている業務と不向きな業務を見極めるポイントについて、詳しく解説します。
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単純か複雑か
RPAは、主に単純な業務に向いています。これは、RPAがルーチンで繰り返し行われる業務を効率的に自動化するためです。たとえば、データ入力やフォームの記入、ファイルの移動などの単純で繰り返し性の高い業務がRPAに最適です。
RPAは、あらかじめプログラムされた手順に基づいて自動化を行うため、複雑な処理や判断が必要な業務には向いていません。RPAを導入する際には、自動化したい業務が単純かつ繰り返し性が高いかどうかを考慮することが重要です。
簡単な作業をRPAに任せることで、従業員はより高度なタスクに時間を費やせるでしょう。
定型か非定型か
RPAは、定型的な業務に向いています。定型的な業務とは、一貫して同じ手順やプロセスに従って行われる作業のことです。たとえば、顧客からの問い合わせに対する自動応答やデータベース更新などの定型的な顧客対応業務などが向いています。
RPAは、これらの業務をプログラムされた手順に従って自動化するため、繰り返し性が高く、あらかじめ設定された条件に基づいて行動します。従業員が毎回同じ手順で作業を行う必要がある場合、RPAを導入することで作業の効率化や精度の向上が期待できます。
一方で、都度判断が必要な業務や、複雑な条件に応じて柔軟に対応する必要がある業務にはRPAは向いていません。
定期的か不定期か
RPAは、定期的な業務に向いています。定期的な業務とは、一定の周期やタイミングで繰り返し行われる作業のことで、月次のレポート作成や定期的なデータバックアップなどが該当します。
定期的な業務をRPAによって自動化することで、作業のコストや時間を節約できます。また、人的ミスや忘れがちな作業の漏れを防止し、業務の効率性向上に繋がります。
つまり、RPAは定期的な業務の自動化によって、業務プロセス全体を効率的に管理し、企業の生産性向上に寄与します。
仕事量・所要時間
RPAは、仕事量が多く長時間を要する業務に適しています。通常、大量のデータを処理する作業や反復的なタスクは、人間が行うと時間と労力がかかりますが、RPAはこれらの作業を効率的に処理することができます。
たとえば、大量のデータエントリーや請求書の処理など、多くの時間と手間がかかる業務をRPAに任せることで、作業時間が大幅に短縮されます。RPAはルーチン作業の自動化に特化しており、反復性の高いタスクを正確に実行します。
このように、RPAを導入することで、従業員はより重要な業務に集中できるようになります。
RPAを活用する際の注意点
RPAを活用するためには、専門知識を持った人材の確保や費用対効果が見込めるかどうかが重要です。ここでは、RPAを効果的に活用するための注意点としてこの2点について解説します。
知識を有した人材が必要
RPAを活用するためには、RPAを作成できる知識を有した人材が必要です。RPAによって業務を効率化するためには、業務フローの確認やテストで課題や改善点を洗い出すことが重要です。これらの作業を効率的に行うには、複数の担当者が社内にいることが大切です。
また、RPAは属人化しやすいツールです。担当者が一人しかいない場合、その担当者が異動や退職などによって不在になった際に、業務フローが変更になってもシナリオを更新することができません。
その結果、エラーの発生や以前のシナリオのまま作業を進めて、業務が滞るリスクがあります。このようにRPAを適切に運用するためには、複数の専門知識を持った人材の確保が必要な点に注意しましょう。
費用対効果が見込めるか
RPAを導入する際に重要なのは、費用対効果が見込めるかどうかを事前に検討することです。RPAの導入によって得られるメリットが、導入にかかる費用を上回るかどうかをしっかり考慮する必要があります。
また、RPAの活用に際して、どの業務が最も効果的かを判断することも重要です。業務の自動化による効果を最大限に引き出し、企業の生産性向上やコスト削減につなげるためには、事前の計画と適切な業務選定が不可欠です。
RPAの導入には慎重な検討が必要ですが、適切に活用すれば、効率化や業務効果の向上に大きく貢献するでしょう。
まとめ
RPAはバックオフィス業務を自動化するツールであり、得意な業務と不得意な業務があります。業務の自動化には、向いている業務を選定することが重要です。RPAはルーチンで反復的な作業に向いており、これらの業務を自動化することで生産性の向上に寄与します。
RPAを導入する際には、費用対効果を検討し、導入にかかるコストと効果をバランスよく考慮しましょう。自社に適したRPAを導入するためには、業務の特性やRPAの適用範囲を理解し、効果的な活用方法を模索する必要があります。
本記事で紹介したポイントを参考に、RPAを活用することで業務の効率化や生産性向上が期待できるでしょう。
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