車両管理システムとは？目的や機能、メリット・デメリットを解説

車両管理システムとは、企業が保有する社用車の管理ができるシステムです。営業車や技術車など、業種それぞれで社用車を保有している企業が多く、業務の効率化や事故防止につなげています。本記事では、車両管理システムの機能やメリット・デメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 車両管理システムとは
2. 車両管理システムの機能
3. 車両管理システムのメリット
4. 車両管理システムのデメリット
5. 車両管理システムのおすすめの比較ポイント
6. まとめ

車両管理システムとは

車両管理システムとは、企業が保有する社用車・リース車・トラックといった車両に関する業務を管理するシステムです。各車両に関する車種などの情報をはじめとし、ドライバーの情報や運転状況などもまとめて管理できます。
また、メンテナンスや定期点検・車検の管理もできるため、車両を多く扱う企業には欠かせません。さらに、車両に関する情報の一元管理によって、運航の管理や車両台数の最適化が行えるのも特徴です。

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車両管理システムの利用に適した業種

車両管理システムは、主に以下のような業界・業種で使われています。

1. 物流・運輸
2. 不動産・建設
3. 介護・医療関係

トラックでの移動がメインになる物流や運輸関係の企業では、車両の位置や稼働中の台数を把握することで、配送の遅延やトラブルを防いでいます。また、不動産や建設関係の企業では、内見などで使う社用車を管理して不足のない手配を実現します。

その他、車両管理システムは介護や医療の現場でも使われており、送迎車やバスの管理をすることで患者や家族の不安を軽減するなど、幅広く活用されています。

Excelを使用した車両管理の課題

車両管理はExcel（エクセル）を使って行うこともできますが、手動の入力によってミスが起こるリスクがあります。手入力で作成・管理する場合、どうしても時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーによる抜けや漏れが発生する可能性も高くなります。

しかし、車両管理システムを使えば人為的なミスを大幅に削減することが可能です。システムで徹底的に管理できるため、細かなミスや漏れの防止につながります。

車両管理システムの目的

車両管理システムには、企業の法的責任を全うしながら事故を未然に防止し、従業員の安全を守る役割があります。車両管理システムの目的に関する、詳しい内容は以下の通りです。

企業の法的責任を全うする

車両管理システムを導入すると、企業の法的責任を全うすることができます。例えば、常に危険と隣り合わせな車両の運転においては、社員が事故や法令違反を起こしてしまう場合もあるでしょう。ただし、事故や違反が度重なると、企業は社会的信用を失いかねません。

そこで、車両管理システムを事前に導入しておけば、事故や法令違反を未然に察知してリスクを回避することができます。また、社員自身も自分の行動が管理されていると感じれば、より徹底された法令順守のもとで車両の運転を行うようになります。

事故を防止して車両と社員の安全を守る

企業が保有する車両の情報をしっかりと管理すれば、社員の安全を守ることにもつながります。GPS・加速度センサー・ジャイロセンサーといった機器を搭載した車両なら、急ブレーキや急発進などを瞬時に検知して、ドライバーや管理者に警告を発します。

管理者は通知を受け取った後に、ドライバーに対して安全運転の指導ができます。このように、小さな危険要因をこまめに潰していけば、重大な事故や違反を防げます。継続した指導により、事故を未然に防いで社員の安全を守るのも車両管理システムの目的の1つです。

リスク回避によるコストの最適化

危険運転や法令違反により、事故を起こした場合には賠償金・保険金・車両の修理代など、多くの費用が発生します。さらに、通常業務も停止してしまい、企業全体として大きな損害を被るケースも少なくありません。

このような事態を防ぐためにも、車両管理システムで正しく管理を行い、事故や違反を防ぐことが大切です。起こりうるリスクを限りなく回避し、コストの最適化を行いましょう。

車両管理システムのデバイスの種類

車両管理システムのデバイスには、OBD-Ⅱポート型やシガーソケット型など複数の種類があります。以下では、主な5つのデバイスについて解説します。

OBD-Ⅱポート型

OBD-Ⅱポート型は、SIMカードを装着した車載機をOBD-Ⅱの差し込み口にセットするタイプです。差し込み口はドライバーの足元付近に設置され、ポートにセットするだけで簡単に使用できます。取り付け工事や特別な配線の必要はありません。

他の車両に付け替える際も、ポートから抜いて差し替えるだけで利用できるため、非常に手軽です。国産のガソリン車であれば、ほとんどの車両にOBD-Ⅱポートがついています。小型のポートが足元にあることから、運転時にも邪魔にならないため安心です。

シガーソケット型

シガーソケット型は、車両にあるシガーソケットに差し込むタイプのデバイスです。シガーソケットはアクセサリーソケットなどとも呼ばれ、運転席と助手席の間あたりに設置されています。工事や配線がいらず、差し込むだけで設置できるのが特徴です。

本体を直接シガーソケットに差し込むような小型のタイプと、本体から伸びるコードをシガーソケットに差し込む大型のタイプがあります。大型のタイプは車内にデバイスを設置する必要があり、ある程度のスペースの確保を把握しておかなければなりません。

アプリ型

アプリ型は車両管理システムの中でも導入コストが低く、手軽に使えるタイプです。スマホやタブレットなどに該当のアプリをインストールし、設定を済ませるだけで誰でも簡単に使用できます。そして、時間や曜日を指定し、管理のON・OFFが簡単に切り替えられます。

ただし、アプリをインストールした端末の電源が切れたり、誤操作をしたりするリスクがあるため、安価で導入できる分、管理や操作には注意しましょう。

また、社用のスマホやタブレットがあれば問題ありませんが、私用の端末にアプリをインストールして使用する場合には、「会社にプライベートを監視されている」と思わせないような配慮が必要です。

ドライブレコーダー型

ドライブレコーダー型は、ドライブレコーダーと車両管理システムが一体型になったタイプです。録画した映像はリアルタイムで閲覧でき、クラウド上に保存されます。車両管理だけでなく、録画機能も欲しい場合におすすめです。

導入コストはやや高めですが、映像を一緒に管理することで安全性を高められます。実際の映像を安全運転指導に活かしたり、車両管理システムだけではわからない危険運転を認識したりする際にも便利です。また、事故が起きた際の証拠映像としても残しておけます。

【大型トラックに設置義務】デジタルタコグラフ搭載型

デジタルタコグラフ搭載型は、大型のトラックなどに設置が義務付けられています。各車両の走行距離・速度・時間などを細かく管理できるだけでなく、GPS機能によって位置情報や走行記録なども随時チェックできます。

ルートから外れたり、法定速度を越えたりするとすぐにわかり、事故やトラブルを未然に防げるのが魅力です。デジタルタコグラフ搭載義務がある場合には、こちらのタイプを選ぶようにしましょう。

高度な管理ができる分、設置コストやランニングコストは高めです。配線工事なども必要であることから導入ハードルは高いものの、各車両の情報や走行状況を細かく管理できます。

車両管理システムの機能

車両管理システムには、車両とドライバーの安全を守るための機能が多数搭載されています。ここでは、安全運転管理機能や位置情報取得機能など、以下の9個の機能について見ていきましょう。

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機能	できること
位置情報の取得機能	各車両の位置をリアルタイムで把握
走行記録の取得機能	各車両の走行ルートを把握
到着時間の予測機能	目的地の到着時間を予測でき、効率の良い配車計画が可能
危険運転アラート通知機能	急ブレーキ・急ハンドル・速度超過などを検知して事故を未然に防止
運転傾向分析機能	各ドライバーの運転傾向を分析
運転成績評価機能	各ドライバーの運転技術を評価
車両稼働管理機能	各車両の稼働状況を把握して無駄を削減
日報自動作成機能	ドライバーや車両別の日報を自動で作成
配送ルートの最適化機能	目的地を入力すると最適なルートを検索

位置情報の取得機能

位置情報の取得機能では、各車両の位置をリアルタイムで把握できます。GPSを使って詳細な位置まで把握できるため、何かトラブルがあった際には、近くにいる別の車両にヘルプの要請を出すことも可能です。

また、ルートから大きく外れたり長時間停車したりしている車両がある場合、ドライバーに呼びかけることで事故や不正・トラブルを未然に防げます。日々の業務が正しく行われているかを確認できるだけでなく、信頼低下の防止などさまざまな部分で役立つ機能です。

走行記録の取得機能

走行記録の取得機能では、各車両の走行ルートを細かくチェックできます。社用車やトラックが「いつ」「どこを」走行したのかを把握できるため、日報などの作成にも役立つでしょう。また、走行ルートを把握することで業務の進捗状況などもわかります。

走行ルート・走行時間・走行距離などを確認しながら、ドライバーの負担が大きくなりすぎていないかをチェックすることも可能です。より最適なルート・計画で業務を進めていくためにも、日々の走行記録の取得は欠かせません。

到着時間の予測機能

目的を入力すると到着時間を予測してくれる機能を使えば、無駄なく走行できます。どの車が何時にどこに着くかが把握できるため、効率の良い配車計画が可能です。また、取引先から到着時間の問い合わせがあった際にも、スムーズに回答できます。

何度もやり取りをする必要がなく、問い合わせにもすぐ回答できるため、企業の信頼アップにもつなげられるでしょう。時間通りに到着すれば業務がスムーズに進むだけでなく、クライアントからの信頼も向上します。

危険運転アラート通知機能

危険運転アラート通知機能では、急ブレーキや急発進などの危険運転をした際に、ドライバーと管理者に通知をします。ドライバーが自身で認識できるだけでなく、管理者がドライバーに対して注意をすれば事故を未然に防げるでしょう。

また、あらかじめ設定した速度を超過した場合に、知らせを受け取ることもできます。細かな危険運転を放置せずにしっかりと対処すれば、事故やトラブルは回避可能です。常に小さな危険を見逃さず、適切に対処するようにしましょう。

運転傾向分析機能

ドライバーは全員が全く同じ運転の仕方をしているわけではなく、どうしても各々の個人差が出てしまいます。運転傾向分析機能では、そのようなドライバーの「クセ」を分析し、セルフチェックをはじめ、より安全な走行に向けた運転指導にも役立てられます。

急ブレーキや急発進などの危険運転がないかどうかの安全評価、アイドリングストップの有無をチェックするエコドライブ評価を行ってくれるタイプなども便利です。

運転成績評価機能

運転成績評価機能は、各ドライバーの運転状況を評価してくれる便利な機能です。運転傾向分析機能の結果などをもとに、各ドライバーの運転技術をスコアリングし、ランキング形式で表示してくれるシステムもあります。

ランキング化すると、ドライバーのモチベーションアップにもつながるため、人事評価などに利用することも可能です。年間で最も安全な運転をしたドライバーを表彰するなどして、全員が安全を意識した走行ができる工夫をしてみましょう。

車両稼働管理機能

車両稼働管理機能は、各車両の稼働状況を管理できる機能です。運行がストップしている無駄な車両はないか、車両が出払っていて不足している時間帯がないかなどを、常に詳しくチェックできます。

稼働状況が正確に把握できれば、車両台数の最適化が行えるでしょう。無駄な車両があれば減車をしてコストの削減ができ、不足があれば増車をして効率の良い稼働状況を作れます。人件費などのコスト・ドライバーの負担なども考えながら、車両数を最適化しましょう。

日報自動作成機能

日々、運転をしているドライバーの負担の1つに日報の作成がありますが、日報自動作成機能があれば負担を大きく軽減できます。走行記録の取得機能などをもとに日報や月報を作成して一覧表示したり、作成したデータを簡単にダウンロード・印刷したりできます。

日報はドライバー別・車両別で作成できるため、事務作業も減らせます。今までの煩雑な作業を減らせるため、事務員などのスタッフに対する人件費の削減にも貢献するでしょう。また、業務コストを削減すれば、より効率の良い業務に注力できるようになります。

配送ルートの最適化機能

複数の目的地がある場合、自身でルートを考えて走行するのはなかなか難しいものです。その際に、配送ルートの最適化機能があればスムーズに走行できるルートを自動で作成し、ドライバーに知らせてくれます。

自身でルートを考える必要がないのはもちろん、業務の効率化にも期待できるでしょう。各地の到着時間を予測し、取引先との連絡も取りやすくなります。「どの車両が」「どの目的地を」「どのルートで」走行すれば良いのか細かく指示してくれるため、非常に便利です。

複数の車両で複数の目的地を周る場合も、最適なルートを自動で作成してくれます。無駄な走行をせずに済むことにより、時間効率も良くなるでしょう。

車両管理システムのメリット

車両管理システムを導入すると、業務の効率化やサービスの向上など、さまざまなメリットが得られます。以下では、車両管理システムのメリットを詳しく紹介します。

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業務効率化・営業生産性の向上

車両管理システムは位置情報の取得により、ドライバーの位置をリアルタイムで把握できるため、早急に適切な指示出しが行えます。その結果、企業全体の作業効率化を図れるのが大きなメリットです。

訪問先や訪問ルートの可視化により、適切な施策立案ができるため、営業生産性の向上にも期待できます。配車管理・人員配置が上手くできれば業務の偏りを防止し、各車両や各ドライバーごとの生産性を向上させられるでしょう。

また、日報や月報も自動で作成してくれるため、ドライバーの事務作業や管理者の負担も大きく軽減できます。運送に関わる業務を効率化し、不要な負担を減らすことでドライバーの快適かつ安全な運転につながります。

正確な情報提供で信頼度を向上

車両管理システムにはGPSが搭載されているため、常に車両の位置を把握できます。取引先企業や顧客などのクライアントから「いつ到着するか」と問い合わせがあった際、位置情報が把握できていれば正確な情報を伝えることが可能です。

正確な情報を伝えられることで、クライアントへの信用度につながるため、GPSを使ってできるだけ明確な到着時間を提示できるようにしましょう。問い合わせや連絡の手間を減らし、正確な時間を伝えることで信用度のアップにもつなげられます。

労働環境の改善につながる

車両の稼働状況を可視化し、日報などの作成にかかる負担を軽減することで、集計作業・管理作業といった業務の削減にもつながります。そして、データが管理されていることをドライバーに意識させることで、業務が迅速に進行して業務時間の短縮化にも寄与します。

残業を含めた長時間労働・長時間運転は事故のリスクを高め、個々の体調管理としても問題となるため、車両管理システムの導入は労働環境の改善にもつながることが期待できます。

管理コストを削減できる

常に社用車やトラックを活用するような業種では、車の保険料が非常に大きな負担になります。その点、車両管理システムによって事故やトラブルを削減すれば、保険料の見直しなどによるコストの削減が可能です。

事故やトラブルがあれば修理費なども発生しますが、システムの導入で安全性が向上すれば、費用負担の機会も少なくなるでしょう。さらに、エコドライブの促進をすれば燃費も削減できます。

また、稼働状況を管理する上で余分な車両がある場合には、車両台数を見直しましょう。保有している台数が減る分だけ管理・保守コストも下がります。稼働していない車両を所有していてもコストがかさむ一方であるため、システム導入の機会に見直すのがおすすめです。

事故防止・安全運転の指導

車両管理システムによって走行データを分析すれば、ドライバーの運転のクセや傾向を可視化でき、事故を未然に防げます。各ドライバーに合わせた安全運転指導を行い、より安全で最適な運転ができるようにしましょう。

また、ルートの最適化機能を使えばドライバーの作業時間を短くし、効率よく目的地を巡ることができます。その結果、今までよりも短い時間での作業が可能になり、業務効率をアップさせられるほか、負担を減らして安全性を高められるのもメリットです。

車両管理システムのデメリット

車両管理システムには、業務の効率化や事故防止といった複数のメリットがある一方、導入コストやドライバーの心理的ストレスなどのデメリットも存在します。よって、導入の検討時には、メリットだけでなくデメリットも把握しておきましょう。

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導入・運用コストがかかる

車両管理システムの導入・運用には一定のコストがかかります。特に、導入時にはデバイスの用意や工事・配線の必要があり、高額な初期費用がかかるケースもあるでしょう。なお、サービス内容や選ぶオプションによっても、全体でかかる費用は異なります。

導入後に運用コストの高さから継続が困難にならないように、費用はあらかじめ確認しておくのがおすすめです。例えば、アプリやシガーソケットタイプは初期費用が安価な傾向にあり、デジタルタコグラフ搭載型は初期費用・運用コストともに高額になります。

そのため、オプションや契約内容をよく確認し、自社の予算などを加味しながら最適な種類を選びましょう。費用対効果をチェックし、導入にメリットがあるかどうか検討するのも大切です。

ドライバーの心理的ストレスになる可能性がある

運用管理システムを導入すると、ドライバーの運行状況を漏らさず把握できるようになります。しかし、ドライバーによっては「監視されている」と感じて、休憩時や走行時に安心できなくなってしまう可能性もあるでしょう。

つまり、心理的なストレスを抱えるドライバーが出てくるケースもあるため、導入・運用は慎重に行うのがおすすめです。対策としては、システムの導入目的やメリットなどを事前に説明し、スムーズに受け入れられる体制を整えておくことが推奨されます。

システムの乗り換えがしにくい

車両管理システムの利用には、基本的に車載器の搭載が必要です。そのため、1つの事業者（ベンダー）を使い始めると、別のシステムに乗り換えるのが困難になり、ベンダーロックインと呼ばれる状態になってしまいます。

車載器によって表示や設置方法が異なるため、途中でシステムを変更すると従業員が混乱してしまう場合も想定されます。したがって、導入後は乗り換えが難しい点も考慮し、無料トライアルなどを活用しながら自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。

車両管理システムのおすすめの比較ポイント

自社に適した車両管理システムを選ぶためには、導入の目的を明確にしてコストが見合っているか、デバイスが対応しているかどうかなどを確認する必要があります。導入を失敗しないためにも、以下の比較ポイントを考慮しましょう。

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導入する目的を明確にする

車両管理システムの導入を検討する際は、自社の課題や目的を明確にしましょう。課題や目的がわかれば、おのずと必要な機能も見えてきます。先に必要な機能を把握しておくと、機能の不足を防ぐことができるだけでなく、使わない機能を持て余す心配もありません。

よって、まずは自社が最優先で求めるものは何か、抱えている課題や達成したい目的は何かを考えてみましょう。例えば、ドライバーの安全を守るなら、運転傾向分析や危険運転アラート通知などが搭載されたシステムを選ぶのがおすすめです。

必要な機能をチェックする

目的や課題を明確にしたら、必要な機能をチェックしましょう。車両管理システムにはさまざまな機能が搭載されています。業務の効率化や事故防止がメインなら、運転分析機能やルート作成機能が優れているシステムがおすすめです。

また、サービスの向上や生産性のアップを期待するなら、位置情報をより詳しくリアルタイムで把握できるものや、「IT点呼」「アルコールチェック」などの機能があるシステムを選びましょう。

自社車両に適したデバイス対応か

車両管理システムには、OBD-Ⅱポート型・シガーソケット型・アプリ型など、さまざまな種類があります。OBD-Ⅱポート型やシガーソケット型は、ほとんどの車両に対応しているため、使えないといったトラブルは起きない可能性が高いです。

一方、デジタルタコグラフなどは配線処理などが必要であり、デバイスを車内に搭載するため、車両によっては適していない場合があります。

また、選ぶデバイスによって利用できるサービスや機能にも違いがあるため、目的に合ったものを選ばなければなりません。トラックなどデジタルタコグラフの搭載が義務付けられている場合は、対応していないデバイスを選ばないように注意してください。

費用対効果が得られるかを確認する

システムの導入には初期費用や運用コストがかかります。費用は利用するユーザー数やサービス内容によって大きく異なるため、導入前に必ず確認しておきましょう。その際、導入から運用までのコストを上回る、費用対効果が得られるかを十分に検討することが重要です。

デバイスには購入とレンタルの2種類があり、購入は初期費用が高額になる分、運用コストは低い傾向にあります。対して、レンタルは初期費用が抑えられますが、デバイスのレンタル料が加算されるため、ランニングコストが高い傾向にあると覚えておきましょう。

利用するドライバーが使いやすいか

システムを選ぶ際は、実際に使うドライバーや管理者が使いやすいかどうかも確認しましょう。使いやすい表示形式なのはもちろんですが、安心して使い続けられるサポート体制が整っているかどうかも重要な比較ポイントです。

その他にも、システムの導入により、ドライバーや管理者の負担をどれほど軽減できるのかも考える必要があります。ベンダーが用意する無料トライアルなどを活用して、まずは実際に試してから契約できるシステムを選ぶと安心です。

まとめ

車両管理システムは事故防止や業務の効率化など、導入によって得られるメリットが豊富です。特に、輸送業者や医療関係、不動産業界などは社用車やトラックを使う機会が多いことから、システムを最大限に活用することができるでしょう。

ただし、導入の際には一定のコストがかかり、監視されていると感じることによるドライバーのストレスにも気を付けなければなりません。導入のメリット・デメリットを双方理解した上で、自社のスタイルや予算に合ったシステム選びが重要です。

車両管理システムを導入すれば、企業としてもドライバーとしても安全で快適な走行ができるようになります。本記事を参考に、さまざまな業務効率化につながるシステムの導入を検討してみましょう。