無料の勤怠管理システムおすすめ8選(全18製品)を比較！個人事業主や小規模法人に

紙のタイムカードや出退勤管理簿による勤怠管理から勤怠管理システムへ変更する際、フリーソフトや完全無料版の勤怠管理システムも検討の対象です。本記事では無料または無料トライアルを実施している勤怠管理システムを徹底比較。無料で使える仕組みや有料版との違い、入退室管理やGPS打刻などの打刻機能も解説します。

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目次

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1. 無料の勤怠管理システムでできること
2. 無料で使えるおすすめ勤怠管理システム8選
3. 無料で使える勤怠管理システムおすすめ比較一覧表
4. 無料システム・無料アプリと有料システムとの違い
5. 勤怠管理システムの選び方
6. その他のおすすめ勤怠管理システム
7. 勤怠管理をさらに効率化！関連サービスはこちら

無料の勤怠管理システムでできること

無料の勤怠管理システムでできることは上記の通りです。打刻機能や勤怠データの自動集計機能など必要最低限の機能はもちろんのこと、中には予実管理やシフト管理機能を搭載しているシステムもあります。ただ、システムによって搭載されている機能や対応できる範囲は大きく異なるので、注意しておきましょう。

無料で使えるおすすめ勤怠管理システム8選

無料システムと有料システムの違い

無料システムと有料システムの大きな違いは、従業員の登録人数やデータの保存期間に制限があることです。これらの違いを踏まえて最適な勤怠管理システムを選びましょう。

また、勤怠管理システムを初めて導入する企業であれば、有料システムが提供する無料トライアルを利用してみるのもおすすめです。十分な機能を使えるほか、充実したカスタマーシステムにより操作や運用に関する疑問点を解消してくれます。

有料システムとの違いを詳しく見る

無料で使えるおすすめ勤怠管理システム8選

勤怠管理システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理システムを選びましょう。

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無料で使える勤怠管理システムおすすめ3選

無料で使えるおすすめ勤怠管理システム比較一覧表

特徴	0円から始められる 本格的な勤怠管理	従業員30名までなら 無料で使える	必要な機能を カスタマイズして使える
初期費用	0円	0円	0円
料金	月額0円〜	月額100円 ×利用者数	月額200円 ×利用者数
お試し	30日間 資料請求	30日間	30日間

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無料トライアルがある勤怠管理システム5選

無料トライアルがあるおすすめ勤怠管理システム比較一覧表

特徴	直感的な操作性で初心者でも簡単に使える	登録人数無制限の定額制勤怠管理システム	豊富な打刻方法で業種や雇用形態を問わない	万全のサポート体制で導入しやすい	交通費精算もまとめて行える
初期費用	あり	–	0円	0円	0円
料金	月額300円 ×利用者数	月額〜9,800円(人数無制限)	月額300円 ×利用者数	月額300円 ×利用者数	月額300円 ×利用者数
お試し	30日間 資料請求	あり	30日間	30日間	最大 2ヶ月間

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無料で使える勤怠管理システムおすすめ比較一覧表

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勤怠管理システムがなぜ無料で利用できる？

無料で利用できる勤怠管理システムは、広告収入などにより運営を行なっています。無料の勤怠管理システムは、基本的な機能を利用するにはおすすめのツールです。ここでは、勤怠管理システムが無料で利用できる理由について解説します。

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Web広告表示で収益を得ているため

勤怠管理システムが無料で利用できる理由は、Web広告の表示による収益化です。無料の勤怠管理システムは、システム内に広告を表示することで広告主から収益を得ています。

システムを利用する際に広告が表示され、その広告によるクリックや、表示回数に応じて収益が得られる仕組みです。広告主は多くのユーザーに自社の広告を表示することで集客やブランド認知を図り、それによってシステム運営者は広告収入を得ます。

他の事業のきっかけにしているため

勤怠管理システムが無料で利用できる理由は、他の事業への展開や、ビジネスの機会を目的としているためです。無料提供によりユーザー数やデータ量が増加し、他の事業やサービスの展開に活用することができます。

たとえば、ユーザーからのフィードバックや要望を収集し、新たなビジネスモデルの構築や、付加価値の提供につなげることを目的としています。無料提供は利用者の獲得という一時的なコストを負担しながら、将来的な事業拡大やビジネス機会を見据えているのです。

無料システム・無料アプリと有料システムとの違い

ここでは、無料アプリや無料システムと有料製品の違いについて解説します。無料アプリや無料システムは、利用者が追加の費用を支払うことなく無償で利用できます。これは、開発元が広告収益や、他の事業からの収益によって運営されているためです。

無料アプリや無料システムは、基本的な機能や一部の拡張機能が利用できますが、高度な機能やカスタマイズ備わっていないことが多く、ユーザー数やデータ保存に一定の制約があります。

一方、有料製品は一定の価格を支払い、製品を買い切りという形で導入します。有料製品の場合、高度な機能やサポートが提供されることが一般的です。利用者は予算やニーズに合わせて、無料の利用や有料製品の購入を選択しましょう。

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登録できるユーザー数の違い

無料勤怠管理システムと有料のシステムでは、登録できるユーザー数に違いがあります。無料のシステムでは、登録できるユーザー数に制限があります。制限の範囲内であれば無償で利用できますが、ユーザー数が増えると追加の費用が発生します。

一方、有料のシステムでは、登録できるユーザー数が大幅に拡張されています。有料のシステムは、1ユーザーごとに月額を設定しているツールもあり、組織の規模に合わせて柔軟にユーザー数を拡大できます。

使用できる機能の違い

無料勤怠管理システムと有料のシステムでは、使用できる機能に違いがあります。有料のシステムでは、追加の機能や高度な機能が提供されることが一般的です。

具体的な違いとしては、有料のシステムではタスク管理機能や統計レポート機能、残業管理機能、承認フロー機能など、業務効率化や管理の向上に役立つ機能が含まれることがあります。

また、柔軟な連携機能がある場合、勤怠業務以外の業務の効率化にも期待ができます。特にGoogleカレンダーやLINEなどと連携ができると、日常業務の小さな手間を省けます。

一方、無料のシステムでは基本的な打刻機能や、自動集計機能が提供されることが多く、より高度な機能や柔軟性が求められる場合は、有料のシステムを選択する必要があります。

データ保存期間の違い

無料勤怠管理システムと有料のシステムでは、データ保存期間に違いがあります。無料のシステムでは、一般的にデータ保存期間が短い場合が多く、数か月から1年程度のデータ保存期間が設定されています。

一方、有料のシステムではデータ保存期間が長く設定され、数年や無期限のデータ保存が可能な場合もあります。有料システムでは、データのバックアップやセキュリティ対策にも積極的に取り組んでいるため、長期間のデータ保存が可能です。

サポート内容の違い

無料の勤怠管理システムと有料のシステムでは、サポート内容にも違いがあります。無料システムのサポートは、FAQやオンラインドキュメント、コミュニティフォーラムなどを通じて利用者が自己解決できるような形式が一般的です。一方、有料のシステムでは、より高度なサポートが提供されます。電話やメールによる直接的な問い合わせ窓口があり、専門のサポート担当者が利用者の問題や、要望に迅速に対応し、解決策を提供してくれます。

広告表示の違い

無料の勤怠管理システムでは、広告表示が一般的に行われます。これは、システムの提供元が広告を表示することで収益を得ているためです。

一方、有料のシステムでは、広告表示はありません。有料のシステムを利用する際には、利用者は一定の料金を支払うことで、広告表示のない環境でよりスムーズな勤怠管理を行えます。

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無料の勤怠管理システムの基本機能

無料の勤怠管理システムでは、基本的な機能を利用することができます。これらの基本機能により、従業員の勤怠管理を効率化し、正確な労働時間の把握が行えます。ここでは、無料勤怠システムで利用できる基本機能を解説します。

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打刻機能

無料の勤怠管理システムでは、基本機能の一つとして打刻機能が提供されています。この機能により、従業員はスマートフォンやパソコンを使って、出勤時と退勤時に打刻することができます。

従業員は個人のアカウントにログインし、所定のボタンをクリックするだけで打刻が完了します。そして、打刻システムにより現在時刻が自動的に記録され、正確な勤務時間が記録されます。

申請・承認機能

打刻漏れや誤打刻などの修正を行う際の申請と承認を行えます。打刻の修正を申告すると、承認者によるチェックが行われ、承認されると修正が反映されます。

申請・承認なしで自由に修正ができると不正打刻が容易にできてしまうため、リモートワークを導入している企業にとって申請・承認機能は必須と言えます。

自動集計機能

無料の勤怠管理システムでは、基本機能の一つとして自動集計機能が提供されています。この機能を利用すると、従業員の勤務時間や休暇の情報などが自動的に集計されます。

従業員が打刻を行うと、システムはそれを元に勤務時間や休憩時間、残業時間などを自動的に計算し、集計結果を表示します。また、法定の労働時間や休暇のルールにも対応しており、それに基づいて適切な集計を行います。

予実管理機能

無料の勤怠管理システムでは、基本機能の一つとして予実管理機能が提供されています。この機能では、予定された勤務時間と実際の勤務状況の実績が比較されます。

従業員が打刻を行うと、システムはそれを元に予定と実績を自動的に比較し、差異や進捗状況を表示します。これにより、管理者は簡単に予実のズレや進行状況を把握することができます。

無料の勤怠管理システムのメリット

無料の勤怠システムを利用することには、いくつかのメリットがあります。多くの無料勤怠システムは使いやすく、シンプルなインターフェースや基本的な機能を提供しています。ここでは、無料勤怠システムのメリットについて解説します。

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使いやすいシステムか比較検討できる

無料の勤怠システムを利用することにより、使いやすいシステムを比較検討できるメリットがあります。本格的にシステムを導入する際に、複数の勤怠システムを無料トライアルとして使用し、自社の要件に合ったシステムを見つけるための比較検討が可能となります。

使いやすさや機能性を比較することで、自社に最適な勤怠システムを選べ、勤怠管理の効率性と正確性の向上が期待できます。

コストがかからない

無料の勤怠システムは、コストがかからないことが最大のメリットと言えます。特に予算が限られている中小企業や個人事業主にとって、無料の勤怠システムは大きな負担軽減となり、経済的なメリットとなります。

自社で必要な機能を把握できる

無料の勤怠システムのメリットの1つは、自社で必要な機能を把握できることです。無料のシステムは通常、基本的な機能を提供しますが、有料のシステムほど多機能ではありません。

無料の勤怠システムを利用し、機能を絞ったシンプルなシステムの利用により、無駄な機能や複雑さを排除し、使いやすさと効率性を向上させることができます。

また、必要な機能が明確になるため、本格的に導入する前に要件を詳細に洗い出せ、現場のニーズに合わせたカスタマイズや改善が容易になります。自社で必要な機能を把握できることで、効果的な勤怠管理を実現し、業務の効率化や生産性の向上につながります。

無料の勤怠システムがおすすめの企業

無料の勤怠システムは、特に中小規模の企業や個人事業主におすすめです。無料であれば、限られた予算の中でも効率的な勤怠管理を実現することができます。ここでは、無料の勤怠システムがおすすめの企業について解説します。

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基本機能だけで十分な小規模企業

無料の勤怠システムは、基本機能である打刻機能と自動集計機能において、特に小規模企業におすすめです。打刻機能では、従業員の出勤・退勤時間を簡単に記録できます。自動集計機能では、従業員の勤務時間を自動的に集計し、労働時間の管理が容易になります。

小規模企業では、従業員数が限られているため、これらの基本機能だけで十分な勤怠管理が実現できます。無料の勤怠システムはシンプルで使いやすく、コストをかけずに効率的な勤怠管理を実現できるため、小規模企業におすすめです。

勤怠システムを試してみたい企業

無料の勤怠システムは、勤怠管理を試してみたい企業におすすめです。従来の手動での勤怠管理やエクセルファイルによる管理では、手間やヒューマンエラーが発生しやすく、効率的な管理が難しい場合があります。

無料の勤怠システムを導入することで、勤怠管理の効率化や正確性の向上が期待できます。また、無料で利用できるため、コストをかけずにシステムの利用や導入の検討が可能です。試験的な導入や、検討段階での比較検討に適しており、企業にとって有益なツールです。

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無料の勤怠管理システムを導入する際の注意点

無料の勤怠システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。セキュリティや制限を確認し、無料の勤怠システムを有効活用しましょう。ここでは、無料の勤怠システムの注意点を3つ解説します。

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セキュリティが十分でない可能性がある

無料の勤怠システムを利用する際の注意点の1つは、セキュリティの面です。無料のシステムは、運営者が広告収入などを通じて収益を得る場合があります。そのため、セキュリティ面において、有料のシステムほど厳密に対策が行われていない可能性があります。

また、自作のWeb勤怠管理システムもセキュリティに不安が残り、個人情報や勤怠データが第三者に漏れるリスクがあるため、注意が必要です。運営元の信頼性や、セキュリティ対策について事前に調査し、セキュリティが十分であることを確認することが大切です。

制限がある場合が多い

無料の勤怠システムを利用する際の注意点の一つは、制限がある場合が多いことです。例えば、利用期間に制限がある場合、無料プランの利用期間が一定期間で終了すると有料プランに移行する必要がある場合があります。

ユーザー数の制限がある場合、無料プランでは限られたユーザー数までしか登録できず、追加のユーザーを登録するには有料プランへの移行が必要となることがあります。

機能の制限がある場合、無料プランでは基本的な機能しか利用できず、高度な機能やカスタマイズが必要な場合は、有料プランが必要となることがあります。これらの制限は、無料システムによって異なるので、利用前に利用条件や制限事項をよく確認することが大切です。

法改正への対応が遅れる可能性がある

勤怠に関する法改正が行われた際に、迅速にシステムのアップデートが行われない可能性があります。速やかに対応するシステムがほとんどですが、有料システムと比べて遅れを取るケースが多いです。

法改正に対応済みの他のシステムに切り替えを余儀なくされることも考えられるため、過去の法改正に素早く対応していたか確認しましょう。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に勤怠管理システムと言っても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。そのため自社の勤怠管理に関する課題を整理することで、必然的に必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべく加工をせずに連携できるものを選びましょう。

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、従業員や担当者にとって使いやすいかどうかも重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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まとめ

無料の勤怠管理システムを検討する際は、メリットと注意点を把握することが重要です。メリットとしては、コスト削減や効率化、正確なデータ管理などがあります。また、無料トライアルを利用して使いやすさや機能を比較検討できる点も魅力です。

一方で注意点としては、セキュリティの確保や機能制限の存在などがあります。無料の勤怠管理システムは、低コストで導入できる利点がありますが、利用する前に、自社の要件やセキュリティについて確認しておきましょう。

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